外貿(mào)英語函電撰寫技巧

蔣桂容

[提要] 在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，外貿(mào)英語函電幾乎貫穿于全過程。而現(xiàn)今實(shí)際操作中外貿(mào)英語函電的寫作與某些課本上有一定的出入。本文就針對(duì)出入點(diǎn)以及實(shí)際寫作中的原則及技巧進(jìn)行闡述，為寫作外貿(mào)英語函電的人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)；英語函電；技巧

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

原標(biāo)題：基于理論教學(xué)與項(xiàng)目實(shí)踐相結(jié)合的外貿(mào)英語函電撰寫技巧的研究

收錄日期：2014年3月13日

在國(guó)際貿(mào)易中，一筆交易從買賣雙方取得聯(lián)系開始直至合同履行完畢，往往需要經(jīng)過以下步驟：建立業(yè)務(wù)聯(lián)系→交易磋商→合同簽訂→合同履行。其中，各環(huán)節(jié)都會(huì)使用外貿(mào)函電進(jìn)行聯(lián)系，尤其是前兩個(gè)環(huán)節(jié)的使用頻率最高。在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，外貿(mào)函電并不局限于紙質(zhì)版的，也可以是電子郵件、傳真或MSN。

一、撰寫外貿(mào)英語函電應(yīng)遵循的“7C”原則

外貿(mào)英語函電并不要求作者使用華麗優(yōu)美的詞句，而是用一些簡(jiǎn)單樸實(shí)的語言準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以清楚地了解自己想說什么。一般地，外貿(mào)函電有以下寫作原則：

1、體諒原則（consideration）：就是強(qiáng)調(diào)對(duì)方的情況而不是自己的情況，要體現(xiàn)一種站在他人角度去考慮、多體諒對(duì)方心情和處境。

2、禮貌原則（courtesy）：禮貌不僅僅是指有禮而已，或者簡(jiǎn)單的用一些禮貌用語就可以，它是從一個(gè)“You attitude”的角度考慮問題。如何讓對(duì)方覺得是禮貌呢？盡量不用大寫英文字母；不應(yīng)使用過激、冒犯和輕視的詞語；第一盡量用被動(dòng)態(tài)；第二用疑問句；最后用虛擬句。

3、完整原則（completeness）：在函電中信息完整很關(guān)鍵，一封外貿(mào)英語函電應(yīng)概括各項(xiàng)必需的事項(xiàng)。如，邀請(qǐng)信應(yīng)說明時(shí)間、地點(diǎn)等，切忌寄出含糊不清的信件或一件事分多次書信傳達(dá)給對(duì)方。

4、清楚原則（clarity）：是外貿(mào)英語函電寫作最重要的原則。一封含糊不清、詞不達(dá)意的書信會(huì)引起誤會(huì)，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。要注意修飾詞的位置；選擇正確、簡(jiǎn)練的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。

5、簡(jiǎn)潔原則（conciseness）：要求用最少的語言表達(dá)最豐富的內(nèi)容。要做到簡(jiǎn)潔，必須避免廢話連篇；能用單詞表達(dá)短語的就用單詞，能用短語表達(dá)句子的就用短語，能用短句表達(dá)長(zhǎng)句的則用短句。

6、具體原則（concreteness）：外貿(mào)英語函電必須避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句，應(yīng)盡量運(yùn)用具體的事實(shí)和數(shù)字，這樣將有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。

7、正確原則（correctness）：語言和內(nèi)容都要正確。具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的運(yùn)用；單詞的位置；介詞的表達(dá)，數(shù)字前如果要用介詞則須十分小心。

二、寫作外貿(mào)英語函電的技巧

1、函電不宜寫得過長(zhǎng)。一般地，很多歐洲客戶處理每一封函電的時(shí)間是2～3秒，也就是大致掃一眼。重要的函電，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)；不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從in box拉到相應(yīng)的子目錄里。

2、要有明確的主題。主題明確的寫法舉例“ ABC inc/Home Depot vendor-solar desk/DEF Co.Ltd.”其中，ABC inc代表了客戶的公司名，主題里首先加上對(duì)方公司名，表示對(duì)對(duì)方公司的尊重；Home Depot是美國(guó)第二大零售商，Home Depot vendor-solar desk明確表示自己是北美第三大零售商，既表明了實(shí)力，也勾起對(duì)方的興趣；最后的DEF Co.Ltd.代表自己公司。

3、函電開頭不宜使用“From the internet……”。實(shí)際操作中，“From the internet，we get your company name.”類似的話千萬不要說！可以這樣寫：“We're glad to hear that you're on the market for...”。（我們很高興獲悉你對(duì)某某產(chǎn)品有興趣）。

4、不要長(zhǎng)篇大論的介紹公司或工廠。但是可以這樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you！簡(jiǎn)單的一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起對(duì)方的胃口，讓他反過來問各種問題，這樣容易達(dá)到目的。

5、不要為炫耀英文水平而不簡(jiǎn)潔。外貿(mào)英語函電的精髓就是“簡(jiǎn)單、簡(jiǎn)單、再簡(jiǎn)單”。能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對(duì)不用兩個(gè)詞或短語，能用一句話寫清楚的絕對(duì)不寫兩句！

6、不宜用異樣的字體。很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體、顏色、甚至放大、加粗、斜體等等，其實(shí)一眼看上去會(huì)讓人很不舒服。歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial、Verdana、Calibri、Times new roman，有時(shí)用Tahoma字體的，但相對(duì)少一點(diǎn)。一部分臺(tái)灣和香港客戶會(huì)用PMingLiU字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色。切忌在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇掛怪的顏色，像彩虹一樣，讓對(duì)方感覺不舒服。

7、主動(dòng)語態(tài)不宜用得過多。老外在英文函電寫作中很少會(huì)用“We”、“I”之類的人稱。相反，大多會(huì)用被動(dòng)語態(tài)。比如“我們明天會(huì)寄給你樣品”。中國(guó)人喜歡表述為“We'll send you the samples tomorrow. ”這句話沒錯(cuò)，語法正確、意思清楚。但是老外通常會(huì)這樣寫“Samples will be sent to you tomorrow.”用的是被動(dòng)語態(tài)，人稱也就沒有了。

8、切忌問一些毫無意義的話。比如“Do you want our products？”如果對(duì)方說No，怎么回復(fù)？外貿(mào)函電尤其是開發(fā)信還是要直接一點(diǎn)，直接告訴對(duì)方你是誰，做什么，優(yōu)勢(shì)在那里。只要清楚表述出這三點(diǎn)就可以了。

9、慎用附件和圖片及URL鏈接。附件和圖片很容易被國(guó)外的服務(wù)器攔截的。所以，第一次聯(lián)系對(duì)方的時(shí)候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。

10、語氣要委婉，不要過于生硬?！皃lease，help，kindly，could，thank you，appreciate”這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和對(duì)方已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平?？梢圆挥昧?。

三、外貿(mào)英語函電案例

假如寫一封郵件告訴客戶John，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS，而是PP，需要價(jià)格他們重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價(jià)，希望貴方能盡快確認(rèn)，以便我方采購(gòu)原材料并安排生產(chǎn)。

Hi John，

Samples received and already passed to vendor. The material was PP，not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

By the way，raw material increased these days，please make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production. Thanks and best regards.

上述函電幾句話點(diǎn)到主題，簡(jiǎn)潔、清楚、準(zhǔn)確。能用一句話表達(dá)的，不寫兩句，省掉一切能省的廢話；表達(dá)方式盡量少用第一人稱，多用了被動(dòng)語態(tài)。這就是一封好的外貿(mào)英語函電。

主要參考文獻(xiàn)：

[1]毅冰.外貿(mào)操作實(shí)務(wù)系列外貿(mào)高手客戶成交技巧.中國(guó)海關(guān)出版社，2012.1.

[2]暴金玲.外貿(mào)英語函電.對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2008.1.