中小企業(yè)物資管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

羅 瑋

(中鐵大橋局集團(tuán)有限公司，湖北武漢430050)

中小企業(yè)在創(chuàng)造大量就業(yè)機(jī)會(huì)、活躍市場(chǎng)、技術(shù)創(chuàng)新等方面，都有著越來(lái)越重要的作用［1］。統(tǒng)計(jì)資料表明，全國(guó)工商注冊(cè)企業(yè)中，中小企業(yè)占了99%，其產(chǎn)值和利潤(rùn)分別約占60%和40%;而且，中小企業(yè)還提供了75%的城鎮(zhèn)就業(yè)機(jī)會(huì);在2012年1 500億美元的出口總額中中小企業(yè)占有約60%的份額;此外，中小企業(yè)在滿足人們的多樣化需求、培養(yǎng)企業(yè)家、進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新、參與專業(yè)協(xié)作等方面都具有重要的作用［2］。

近年來(lái)，中小企業(yè)在信息化這塊發(fā)展非常迅速。但是在其信息化過(guò)程中，也發(fā)現(xiàn)了不少問(wèn)題，如:缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、信息系統(tǒng)不符合企業(yè)要求、價(jià)格偏高、系統(tǒng)沒(méi)有能夠幫助企業(yè)解決急需問(wèn)題等等［3］。企業(yè)信息化簡(jiǎn)單而言就是要中小企業(yè)上馬各種管理信息系統(tǒng)，通過(guò)作者調(diào)研發(fā)現(xiàn)對(duì)中小企業(yè)而言物資管理這塊一直是企業(yè)的一個(gè)老大難問(wèn)題，對(duì)企業(yè)而言，解決物資管理是迫在眉睫，急需解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

物資管理是指企業(yè)對(duì)其生產(chǎn)所需各類物資的采購(gòu)、供應(yīng)、倉(cāng)儲(chǔ)、發(fā)放、消耗、回收復(fù)用等活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督控制、指揮調(diào)度。其任務(wù)概括地講，就是以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，快速、高效、準(zhǔn)確地做好物資的信息調(diào)研反饋、計(jì)劃、采購(gòu)、供應(yīng)、運(yùn)輸、保管發(fā)放、使用等項(xiàng)工作，適時(shí)適量供給，達(dá)到供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低的目標(biāo)，合理、正確科學(xué)地解決好物資供需矛盾［4］。

物資管理系統(tǒng)服裝專賣店管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)(MIS)，其基本模塊包括基礎(chǔ)信息模塊、物資管理模塊、信息查詢模塊、紅字沖銷模塊。

1 物資管理系統(tǒng)需求分析

目前，物資管理在各個(gè)中小企業(yè)都是必須要開展的業(yè)務(wù)。根據(jù)分析，我們認(rèn)為中小企業(yè)在物資管理上還存在著以下問(wèn)題:

1)倉(cāng)庫(kù)、物資基礎(chǔ)信息不全，很難及時(shí)按照要求進(jìn)行物資的出入庫(kù)。在一個(gè)企業(yè)中每天出入庫(kù)的物資是很龐大的，如果基本的基礎(chǔ)信息不全，要想做到后期的出入庫(kù)操作是不可能的。例如:物資的基本信息不全，就會(huì)在后期的查詢以及出入庫(kù)操作中出現(xiàn)錯(cuò)誤。有些動(dòng)作還是不可操作。

經(jīng)過(guò)以上分析，物資管理系統(tǒng)必須具有以下功能:

◆倉(cāng)庫(kù)基本信息:包括填寫倉(cāng)庫(kù)的基本信息，并且能夠?qū)}(cāng)庫(kù)信息進(jìn)行查詢修改;

◆物資基礎(chǔ)信息:包括填寫物資的基本信息，并且能夠?qū)ξ镔Y信息進(jìn)行查詢修改;

◆供應(yīng)商信息管理:包括填寫供應(yīng)商的基本信息，并且能夠?qū)?yīng)商信息進(jìn)行查詢修改;

◆員工信息管理:包括填寫員工的基本信息，并且能夠?qū)T工信息進(jìn)行查詢修改。

2)出入庫(kù)手續(xù)過(guò)程復(fù)雜，從而導(dǎo)致物資出入庫(kù)過(guò)程緩慢，并且人工管理容易出錯(cuò)。由于物資的多樣性，有時(shí)需要多人管理物資的出入庫(kù)，這也容易導(dǎo)致員工對(duì)各自的職責(zé)相互推諉，從而影響物資發(fā)放與接受。同時(shí)，在實(shí)際的操作過(guò)程中，有些物資出庫(kù)后又被退回倉(cāng)庫(kù)。這就需要系統(tǒng)有入庫(kù)退貨的功能。在物資的保管中，有些物資不可避免地會(huì)出現(xiàn)報(bào)損和報(bào)廢的現(xiàn)象。這種情況也需要系統(tǒng)有處理的接口。經(jīng)以上分析，系統(tǒng)必須具備物資出入庫(kù)管理、物資出庫(kù)管理、物資入庫(kù)退貨、物資報(bào)廢管理等功能。

3)對(duì)物資的各種查詢也一直是對(duì)物資管理的難點(diǎn)，由于物資管理涉及方方面面，比如:物資本身、供應(yīng)商、倉(cāng)庫(kù)等。由人工來(lái)進(jìn)行查詢明顯是費(fèi)力得不到好結(jié)果的做法，而且不能及時(shí)更新。相應(yīng)管理者需要某種查詢結(jié)果時(shí)，往往要耗費(fèi)大量的人力物力來(lái)完成，而且還需要等待。這在市場(chǎng)快速變化的今天，是不合時(shí)宜的。經(jīng)以上分析，系統(tǒng)需要包括物資出入庫(kù)查詢、物資報(bào)銷查詢、供應(yīng)商結(jié)賬查詢、物資退貨查詢等等。

4)會(huì)計(jì)科目用錯(cuò)或會(huì)計(jì)科目雖未用錯(cuò)，但實(shí)際記賬金額大于應(yīng)記金額的錯(cuò)誤賬款。一般情況下，在及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，沒(méi)有影響后續(xù)核算的情況下多使用紅字沖銷法。物資賬目的紅字沖銷對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)人員也是必須要具備的功能，經(jīng)以上分析，系統(tǒng)需要包含:入庫(kù)票號(hào)沖銷、出庫(kù)票號(hào)沖銷、入庫(kù)退貨票號(hào)沖銷、維修票號(hào)沖銷、報(bào)廢票號(hào)沖銷、報(bào)損票號(hào)沖銷、報(bào)溢票號(hào)沖銷、供應(yīng)商結(jié)款票號(hào)沖銷等功能。

2 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)采用B/S模式的高可靠性和方便性來(lái)架構(gòu)系統(tǒng)應(yīng)用，這樣只要能夠連接上Internet就可以在各個(gè)不同的辦公地點(diǎn)的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作管理。不論對(duì)具體物資操作人員還是公司的管理層人員來(lái)說(shuō)，都是一種很好的架構(gòu)模式。

2.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)整體需要的表很多，主要有入庫(kù)單表、入庫(kù)明細(xì)表、入庫(kù)類別表、出庫(kù)單表等。

通過(guò)主鍵建立表與表之間的關(guān)系，在設(shè)計(jì)過(guò)程中要盡量保持較小的數(shù)據(jù)冗余度。

3 系統(tǒng)功能模塊實(shí)現(xiàn)

根據(jù)系統(tǒng)的需求分析，可以將系統(tǒng)從功能上分為基礎(chǔ)信息、物資管理、信息查詢、紅字沖銷、系統(tǒng)五大部分。

圖1 系統(tǒng)功能圖

3.1 基礎(chǔ)信息

基礎(chǔ)信息模塊主要由倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)信息、物資基礎(chǔ)信息、供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、員工基礎(chǔ)信息小模塊等組成。這些小模塊都能夠提供用戶對(duì)各種基礎(chǔ)信息的收集功能，通過(guò)這些模塊界面用戶可以將企業(yè)所涉及到的各種信息都收集到數(shù)據(jù)庫(kù)中，以備下一步應(yīng)用。這個(gè)步驟很簡(jiǎn)單，但是也很重要，是后面各個(gè)步驟的信息來(lái)源。其中物資基礎(chǔ)信息模塊是基礎(chǔ)信息收集的重點(diǎn)模塊，在這個(gè)模塊中主要實(shí)現(xiàn)物資的相關(guān)信息查詢、添加、取消、修改、刪除等操作。物資基礎(chǔ)信息包括:物資名稱、物資編碼(由公司內(nèi)部統(tǒng)一制定)、價(jià)格、采購(gòu)單位、條形碼等信息需要用戶進(jìn)行輸入。同時(shí)在物資基礎(chǔ)信息模塊中也要提供簡(jiǎn)單的查詢功能，可以設(shè)置多種查詢條件，以備用戶在當(dāng)前界面進(jìn)行查詢。其它的模塊功能基本和物資基礎(chǔ)信息模塊類似，只是各有各自的具體輸入收集內(nèi)容。

3.2 物資管理

物資管理模塊主要由物資出入庫(kù)管理、物資入庫(kù)退貨、物資維修管理、盤點(diǎn)打印等小模塊組成。物資管理的基本功能是對(duì)出入庫(kù)的物資進(jìn)行管理，還包括對(duì)物資維修、物資報(bào)損等情況進(jìn)行處理，最后還要能進(jìn)行簡(jiǎn)單盤點(diǎn)打印，實(shí)際就是一個(gè)小結(jié)統(tǒng)計(jì)功能。物資出入庫(kù)管理包括入庫(kù)和出庫(kù)兩個(gè)方面，在入庫(kù)方面主要功能是記錄物資進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的相關(guān)信息，在出庫(kù)方面主要功能是記錄物資流出倉(cāng)庫(kù)的相關(guān)信息。這兩個(gè)模塊是物資管理功能的主要模塊，其在實(shí)現(xiàn)原理上也是類似，只是出入方向不同。入庫(kù)管理需要登記供應(yīng)商名稱、操作員、負(fù)責(zé)人、物資名稱、單價(jià)、數(shù)量、金額、存放倉(cāng)庫(kù)等信息。將這些錄入信息都存放到后臺(tái)數(shù)據(jù)表中，方便企業(yè)對(duì)物資的管理。出庫(kù)管理則是物資的流出，需要登記領(lǐng)取人、操作員、庫(kù)管員、物資名稱、數(shù)量、倉(cāng)庫(kù)名稱等信息。出庫(kù)物資實(shí)施登記保存后，實(shí)際上是從數(shù)據(jù)庫(kù)表中刪除或者減除掉相關(guān)的物資記錄數(shù)量。物資維修管理是對(duì)維修物資的修繕進(jìn)行管理，有些物資由于時(shí)間的原因或者其它原因，出現(xiàn)了一些問(wèn)題。這時(shí)需要有員工對(duì)其進(jìn)行處理維修。

3.3 信息查詢

信息查詢模塊主要由物資出入庫(kù)查詢、物資退貨查詢、物資維修查詢、物資報(bào)廢查詢、物資報(bào)損查詢等模塊組成。在實(shí)際的應(yīng)用中，很多情況下都要查詢物資的當(dāng)前狀況。在手工階段，查詢信息的獲取是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。同時(shí)也達(dá)不到時(shí)間的要求，往往員工整理好信息以后，這條信息對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的參考價(jià)值大大降低。所以，有一個(gè)能夠及時(shí)查詢物資各種信息的模塊對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是非常必要的。物資出入庫(kù)查詢模塊可以設(shè)置各種查詢條件，包括模糊查詢，要有一定的靈活度才能滿足用戶各種各樣的查詢要求。查詢結(jié)果可以在界面直接顯示，同時(shí)如果有需要也可以以不同的格式進(jìn)行保存，以方便調(diào)閱。各種查詢都是基于后臺(tái)的各個(gè)表單，因此往往涉及到多個(gè)表之間的鏈接查詢。這就要求在代碼部分設(shè)計(jì)好查詢語(yǔ)句，以高效率完成查詢工作。

3.4 紅字沖銷

紅字沖銷模塊主要是由入庫(kù)票號(hào)沖銷、出庫(kù)票號(hào)沖銷、入庫(kù)退貨票號(hào)沖銷、維修票號(hào)沖銷、報(bào)廢票號(hào)沖銷、報(bào)損票號(hào)沖銷等模塊組成。在企業(yè)中，在需要沖銷功能時(shí)，可選擇此處的紅字沖銷模塊，按照各自的需求進(jìn)行相應(yīng)操作。

3.5 系統(tǒng)

系統(tǒng)模塊由系統(tǒng)登錄、口令修改、系統(tǒng)退出模塊組成。這個(gè)模塊功能主要是對(duì)于登陸用戶的選擇、口令的修改等，屬于輔助功能模塊。

4 結(jié)束語(yǔ)

該物資管理系統(tǒng)構(gòu)建于B/S模式，適合于中小企業(yè)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)合理、功能完善、操作方便、擴(kuò)充性能好，在投入實(shí)際運(yùn)行中反映效果良好、穩(wěn)定可靠，能夠大大提高工作效率，具有一定的推廣價(jià)值。后期還可以根據(jù)用戶的反饋和要求進(jìn)一步完善系統(tǒng)的功能，使其更加具有實(shí)際應(yīng)用性。

［1］肖居孝.中小企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的地位和作用分析［J］.黨史文苑(學(xué)術(shù)版)，2007(7):51－52.

［2］張建.中小企業(yè)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的作用［OL］.［2009－11 －27］.http://www.sxjsh.net/dectial2.asp?Nid=284.2009－11－27.

［3］劉丹.我國(guó)中小企業(yè)信息化問(wèn)題研究［J］.經(jīng)濟(jì)師，2006(2):173－176.

［4］陽(yáng)汝民.淺談材料管理系統(tǒng)在建筑企業(yè)的應(yīng)用［J］.中小企業(yè)管理與科技，2011(15):296－297.