探索建立集中采購管理模式有效提升企業(yè)競爭力

朱英華

采購在任何企業(yè)都是一項關(guān)鍵的工作，它與生產(chǎn)、銷售一樣為實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)貢獻著重要力量。企業(yè)要在激烈的市場競爭中生存下來并不斷發(fā)展，就必須要建立一個適合企業(yè)自身、符合行業(yè)現(xiàn)狀、貼合市場動態(tài)的采購管理模式，從而有助于降低企業(yè)成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

一、加強采購管理對提升企業(yè)競爭力具有重要意義

加強采購管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動順利開展的重要保障。生產(chǎn)所需要的原材料、設(shè)備和工具都要由物資采購來提供，沒有采購就沒有生產(chǎn)條件，沒有物資供應(yīng)就不可能進行生產(chǎn)。采購物資質(zhì)量的好壞直接決定了企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量。

加強采購管理是降低成本的重要途徑和環(huán)節(jié)。采購成本是大多數(shù)企業(yè)經(jīng)營成本的主要組成部分，比如建筑施工企業(yè)，需要采購的材料價值可以占到工程總造價的60%-80%，采購價格和庫存數(shù)量對企業(yè)的經(jīng)營成本和費用起著決定性作用。相對于其他管理活動，強化采購管理在開源節(jié)流、降本增效方面見效最快，成果能直接轉(zhuǎn)化為企業(yè)的利潤。

二、建立集中采購管理模式是現(xiàn)代企業(yè)采購管理的發(fā)展趨勢之一

隨著經(jīng)濟的進步和市場的發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營越來越規(guī)范化，對企業(yè)管理水平也提出了更高的要求。特別是當(dāng)企業(yè)規(guī)模不斷擴大、出現(xiàn)企業(yè)集團運營模式的情況下，原有的、分散的、各自為政的采購管理模式已無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，而集中采購管理模式在企業(yè)集團運營管理模式逐漸流程化的基礎(chǔ)上，以其分工、協(xié)作、專業(yè)化的管理思想和在資源監(jiān)控及整合方面的優(yōu)勢得到了企業(yè)界的廣泛關(guān)注，已成為許多集團公司加強采購管理的重要選擇。

集中采購是在信息技術(shù)的支持下發(fā)展起來的一種新的采購模式，它是將采購環(huán)節(jié)內(nèi)部分包給企業(yè)所屬的專業(yè)采購部門，專業(yè)采購部門利用其在采購管理方面的專業(yè)優(yōu)勢，借助完善的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)資源和信息化手段，為企業(yè)提供采購過程的全方位服務(wù)甚至增值服務(wù)。相對于傳統(tǒng)模式，集中采購具有明顯優(yōu)勢：

更有利于降低采購成本和費用支出，這是集中采購最重要的優(yōu)勢所在。集中采購將分散的、零星的采購整合起來，形成集中、穩(wěn)定、批量的采購需求，實行更大范圍的招標(biāo)采購，采購量增大后必然會增強企業(yè)在采購過程中的話語權(quán)和議價能力，獲得更優(yōu)的價格。此外，集中采購減少了交易次數(shù)，避免了機構(gòu)重復(fù)設(shè)置，既提高了效率又節(jié)省了管理費用。

有利于與供應(yīng)商建立起長期的戰(zhàn)略合作關(guān)系，形成穩(wěn)定的供應(yīng)鏈。集中采購執(zhí)行部門由于具有更為專業(yè)的工作能力，可以在采購過程中建立起更為完善的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，對供應(yīng)商的管理更為有效，對供應(yīng)商的評價和選擇更為科學(xué)合理，更有可能與少數(shù)規(guī)模大、信譽高、實力強的供應(yīng)商建立起長期的戰(zhàn)略合作關(guān)系，保證采購質(zhì)量，減少由于供應(yīng)商數(shù)量過多造成管理混亂。

有利于提升企業(yè)以庫存為核心的物資管理水平。庫存占用著企業(yè)的流動資金，如果庫存過大，流動資金占用量多，既影響企業(yè)運營又影響企業(yè)的經(jīng)濟效益，如果庫存量過小，又難以確保企業(yè)正常生產(chǎn)的順利進行。實行集中采購可以做到統(tǒng)籌規(guī)劃內(nèi)部各項目、各部門、各分公司的供需數(shù)量，不足或過剩的部分實行統(tǒng)一調(diào)配，有效降低庫存。

有利于發(fā)揮資金優(yōu)勢，緩解企業(yè)資金壓力。集中采購部門一般都會被給予一定的資金支持，在采購中，通過為項目、企業(yè)墊付部分資金、互相調(diào)撥使用資金，加快資金周轉(zhuǎn)，緩解企業(yè)資金壓力。

有利于加強監(jiān)督，提高采購過程的透明度，減少腐敗。采購環(huán)節(jié)如果管理不好、監(jiān)管不嚴，很容易發(fā)生以次充好、收受回扣、以權(quán)謀私等腐敗行為。實行集中采購后，計劃、采購、使用“三權(quán)”相互分離，采購執(zhí)行部門可以按照合同實行獨立的采購業(yè)務(wù)，并接受多方利益牽制體的監(jiān)督，各方相互制約，最大限度的避免自行采購所造成的監(jiān)督缺失。

三、建立和推行集中采購模式應(yīng)注意的問題和關(guān)鍵點

集中采購中心的設(shè)置要獨立、專業(yè)，管理關(guān)系要有利于集中采購的執(zhí)行。集中采購要獨立于采購物資的使用部門，管理層級要高于經(jīng)營部門，避免在采購工作中受到過多的干預(yù)，同時采購是為經(jīng)營服務(wù)的，集中采購中心又不能過于凌駕在經(jīng)營部門之上，脫離實際需求。

要處理好各利益方關(guān)系。由傳統(tǒng)的分散采購向集中采購轉(zhuǎn)型時，在經(jīng)營部門中插入獨立的集中采購中心，必然會造成多方利益主體間發(fā)生一些難以協(xié)調(diào)的事項，成本控制、服務(wù)、質(zhì)量等都可能成為矛盾點，或者經(jīng)營部門領(lǐng)導(dǎo)和采購人員未能從全局利益上思考，甚至來自一些既得利益者的潛在阻力，都會影響集中采購目標(biāo)的實現(xiàn)。因此一定要處理好利益分配和關(guān)系問題，對集中采購取得的利益用適宜的方法加以分配，讓各方都受益。必要時需要建立一個強有力的協(xié)調(diào)小組，由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)直接領(lǐng)導(dǎo)。

要確定集中采購的范圍，處理好成本、效率和質(zhì)量三方面的關(guān)系。一個企業(yè)所需的生產(chǎn)物資眾多，如果都進行集中采購，有時會以犧牲效率為代價，因此采購物資的定位是集中采購成功與否的關(guān)鍵之一，即哪些物資需要集中采購。不同的企業(yè)確定集中采購范圍的方式會有所不同，可以采用ABC分類法確定，即按照種類和資金占用的大小確定其管理類別，也可以根據(jù)經(jīng)營和采購策略，對重要的生產(chǎn)經(jīng)營物質(zhì)進行集中采購。

要做好采購計劃的編制。集中采購的采購計劃是在匯總了各項目部、各子（分）公司的采購申請的基礎(chǔ)上形成的，計劃編制是否符合實際，與生產(chǎn)經(jīng)營順利進行和成本控制密切相關(guān)，如果采購量不足、采購商品型號不全不對，會影響生產(chǎn)，如果采購量過多，又會增加庫存和流動資金壓力，增加企業(yè)成本。因此集中采購中心的計劃人員要具備過硬的專業(yè)知識和責(zé)任心，要經(jīng)常深入基層，掌握基層的生產(chǎn)和庫存情況，使采購計劃更加合理。

要注重采購人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)，切實做好集中采購工作。由于在中國傳統(tǒng)的買賣關(guān)系中，很多時候都是買方市場，因此采購一直被認為是一種沒有技術(shù)含量的工作。然而隨著經(jīng)濟發(fā)展，市場形勢不斷變化萬千，對采購人員的要求也越來越高，要根據(jù)采購價格和供應(yīng)數(shù)量的變動，隨時改變策略，或者提前預(yù)知市場的變化，實現(xiàn)結(jié)果最優(yōu)化。特別是當(dāng)實行了集中采購模式后，采購管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)就顯得更加重要了，采購后的供應(yīng)、驗收等后續(xù)工作也對采購管理人員的要求越來越高。如何保證采購的物資及時按需供應(yīng)到各項目、各子（分）公司去，是集中采購管理模式設(shè)計中要注意的重要環(huán)節(jié)。

要切實做到采購管理過程和結(jié)果的公開，引入全員監(jiān)督。集中采購與傳統(tǒng)采購模式相比的優(yōu)勢之一就是有條件做到采購公開透明，從而減少腐敗。因此在集中采購過程中，要采取有效的方式方法，保證過程的透明度，讓每位員工都可以詢問并切實享有知情權(quán)，可以隨時監(jiān)督采購員是否稱職辦事。比如通過內(nèi)部文件、企業(yè)網(wǎng)站、采購管理信息系統(tǒng)、采購信息平臺等渠道公布供貨商電話、報價、審批情況等，并設(shè)立信息交流和意見反饋的空間。

利用好信息化手段推動集中采購的順利實施。信息技術(shù)的進步是集中采購能夠得以推廣使用的重要因素。利用網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用軟件，可以將集中采購過程中的信息流、商流、資金流和物流科學(xué)合理地整合起來，提高效率，降低成本。有條件的企業(yè)最好能建立統(tǒng)一的集中采購信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)計好集中采購的操作流程，構(gòu)建企業(yè)采購模式，在企業(yè)與供應(yīng)商之間形成無縫的訂單履行信息流，從而優(yōu)化采購流程、提高工作效率、縮短采購周期、減少過量庫存、降低采購管理成本、降低采購產(chǎn)品價格、增進企業(yè)間的合作，使交易雙方均能獲得長期的收益。而且，電子采購的過程是與企業(yè)其它系統(tǒng)優(yōu)化整合的過程，從而使成本節(jié)約的幅度及改進過程的效益更加凸顯。

（作者單位：中國新興（集團）總公司）

責(zé)任編輯：楊再梅endprint