曲靖市疾控系統(tǒng)醫(yī)療儀器設備檔案現(xiàn)狀與對策分析

張艷瓊 徐洪呂

云南省曲靖市疾病預防控制中心，云南曲靖 655000

曲靖市疾控系統(tǒng)醫(yī)療儀器設備檔案現(xiàn)狀與對策分析

張艷瓊 徐洪呂▲

云南省曲靖市疾病預防控制中心，云南曲靖 655000

醫(yī)療儀器設備檔案是醫(yī)療設備從購置、驗收、使用、維修、報廢等全過程中形成的設備資料、影像載體、審批文件以及校準和維護記錄。隨著公共衛(wèi)生事業(yè)和科學技術的不斷發(fā)展，監(jiān)測、檢測能力的不斷提高，醫(yī)療儀器設備在疾控中心工作中越來越重要，所以儀器設備檔案是疾控中心設備管理的重要一環(huán)。從曲靖市疾控系統(tǒng)現(xiàn)有的正常運行的醫(yī)療儀器設備及檔案現(xiàn)狀出發(fā)，探討儀器設備檔案建設和管理的新方法。

疾控中心；儀器；檔案；管理

隨著疾病預防控制機構能力建設的加強，儀器設備日趨先進和復雜化，實驗室檢驗對儀器設備的依賴程度也日益增大，儀器設備已經(jīng)成為疾控機構開展疾病檢測、衛(wèi)生監(jiān)測、科研等工作的重要手段和保證[1]。疾病預防控制機構實驗室是疾病預防控制和應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的重要技術保障。近年來各級疾病預防控制機構實驗室儀器設備更新力度加大，使其應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力得到了很大的提高[2]。醫(yī)療設備檔案是醫(yī)療設備從購置、驗收到使用、維修、報廢等全過程中形成的設備資料、影像載體、審批文件以及校準和維護記錄[3]，同時又是各種儀器設備的正常使用、維護以及進行技術性能開發(fā)的不可缺少的材料，是疾病預防控制機構的重要技術儲備[4]。設備檔案在疾控中心設備管理中的作用將越來越凸顯。本研究從曲靖市疾控系統(tǒng) （市疾控中心及各縣市區(qū)疾控中心）現(xiàn)有的正常運行的醫(yī)療儀器設備及檔案現(xiàn)狀出發(fā)，分析存在的問題，探討儀器設備檔案建設和管理的新思路。

1 曲靖市疾控系統(tǒng)醫(yī)療設備檔案的現(xiàn)狀

1.1 儀器設備地區(qū)分布

曲靖市及各縣市區(qū)現(xiàn)有正常運行的醫(yī)療儀器設備共599件（臺），其中，曲靖市疾控中心187件（臺），各縣市區(qū)平均46件（臺）。曲靖市疾控中心是全市公共衛(wèi)生的業(yè)務管理和技術指導中心，各類儀器設備相對比較齊全，這是工作順利開展的基礎。各縣市區(qū)疾控中心儀器設備數(shù)量略有差異，其中會澤縣和師宗縣相對較多，分別為57件（臺）和56件（臺），富源縣、羅平縣、馬龍縣、麒麟?yún)^(qū)、宣威市、沾益縣儀器設備數(shù)量相當，分別為44、44、41、44、49和43件（臺）。陸良縣相對較少，只有34件（臺）。各地區(qū)設備數(shù)量差異可能與開展工作的不一致有關。

1.2 正常運行的主要儀器設備分布

曲靖市及各縣市區(qū)現(xiàn)有正常運行的醫(yī)療儀器設備最多的是恒溫培養(yǎng)箱（34臺）和生物安全柜（32臺）。真空冷凍干燥機（28臺）、生物顯微鏡（27臺）、多頭移液器（26臺）、高壓滅菌器（25臺）、低溫冰箱（-20℃）（24臺）、恒溫水浴箱（22臺）、自動洗板機（19臺）、酶標儀及純水處理器各（17臺）等常規(guī)儀器設備數(shù)量也較多。部分昂貴、大型、精密的儀器數(shù)量相對較少，但是這部分儀器設備的檔案建設更為重要，如全自動酶聯(lián)免疫分析儀，其校準和維護記錄尤為重要，因為是某些疾病準確診斷的基礎。

1.3 儀器設備購置時間分布

曲靖市及各縣市區(qū)現(xiàn)有正常運行的醫(yī)療儀器設備購置數(shù)量從2004年起迅速增加，2009年達到峰值，2010年購置數(shù)量下降。由此可見，自2003年“非典”過后，國家加大公共衛(wèi)生的投入，各級疾控中心實驗室儀器設備在極短時間內(nèi)迅速完備，保證了常規(guī)檢測工作的順利開展，曲靖市公共衛(wèi)生事業(yè)上了一個新臺階。儀器設備購置時間分布見圖1。

圖1 醫(yī)療儀器設備購置數(shù)量隨時間變化圖

2 儀器設備檔案存在的問題

2.1 儀器設備檔案的整理、歸檔和利用過程欠規(guī)范

儀器設備從申購、論證、審批等文件的整理到使用和維修過程中的文字材料凌亂，不完整。有些有重要歸檔價值的儀器設備檔案流失，導致一些大型檢驗儀器設備無法形成完整的檔案資料[5]。同時，部分儀器設備沒有進行定期校準和維護，即使定期維護，維護記錄也不規(guī)范。各地區(qū)、各單位沒有采用統(tǒng)一的校準和維護記錄表嚴格記錄，部分單位只是隨便用筆記錄一下，對后期的歸檔造成困難。某些儀器設備的管理和使用知識偏重實體管理，忽視文字材料，導致許多儀器設備的申購、論證、審批文件長期滯留在設備采購人員手中[6]，使得現(xiàn)有的重要儀器檔案不完整，直接影響到后期的檔案利用。

2.2 設備檔案信息化程度低，利用率低

目前全市疾控系統(tǒng)儀器設備檔案信息化程度比較低，主要檔案還是紙質(zhì)版的檔案，或者是紙質(zhì)版掃描成電子版的PDF文檔。這樣的檔案數(shù)量多，保管難，要用檔案時不易查找，浪費時間。同時，在對儀器設備進行維護和校準時，工作人員看不到之前的相關記錄，容易造成較大的誤差。

3 對策分析

3.1 加強儀器設備檔案專業(yè)人力資源建設

隨著國家對公共衛(wèi)生投入的加大和高新技術的不斷發(fā)展，各類先進儀器設備多功能化、自動化程度越來越高，其對儀器設備檔案管理的專業(yè)技術人員的要求也越來越高，所以加強儀器設備檔案專業(yè)人力資源建設尤為重要和緊迫。單位要有計劃、有目的地引進高學歷、高層次并且專業(yè)對口的技術人才來開展儀器設備管理和建檔的工作，提高整體專業(yè)人員素質(zhì)[7]。

3.2 加強儀器設備基本檔案的建設和管理

儀器設備檔案的基本信息是檔案的主要內(nèi)容，是最重要的部分，也是檔案工作的基礎。這些檔案材料包括儀器設備購買的論證報告、招標文件、購買合同、價格、保修合同等。采購至單位后，檔案管理人員要認真登記儀器設備的型號、出廠日期、生產(chǎn)單位、購入價格、保修時限、出廠合格證書、環(huán)保證書、操作手冊、相關的SOP文件等[8]。設備鑒定的證書原件及鑒定符合性確認表、自校準報告、維護保養(yǎng)記錄、歷年的使用記錄、期間核查記錄、輔助設備功能性確認記錄、其他與技術性能有關的資料、維修記錄、報廢或調(diào)用申請表等應及時歸檔[9]。建檔后由檔案管理員錄入儀器設備總目錄，便于儀器設備的管理和查閱。同時，盡快處理報廢的儀器設備，并在檔案中做好報廢注銷記錄及結(jié)檔。檔案借閱需填寫儀器設備檔案借（領）用登記表，在借閱過程中，保證案卷完整、安全[10]。

3.3 加強儀器設備檔案信息化建設與管理

隨著科技的發(fā)展和時代的進步，信息化、自動化已經(jīng)成為時代的“風向標”。儀器設備檔案也一樣，只有加強信息化，才能跟上時代的步伐，完善檔案的管理，加強儀器設備檔案的利用，把醫(yī)療設備檔案以及建檔過程中產(chǎn)生的文檔資料通過計算機錄入到醫(yī)療設備管理系統(tǒng)中，以實現(xiàn)檔案信息的登記、檢索、匯編以及檢查、維修記錄的及時補充，方便后期的檔案管理和查閱。儀器設備檔案信息化途徑可概括為以下幾步[11]：①靜態(tài)檔案部分（包括電子化的審批文件和紙質(zhì)資料、磁盤資料、影像資料）儲存到醫(yī)療設備檔案管理平臺。②動態(tài)檔案部分（包括設備基本信息、目前狀態(tài)、設備使用記錄、維修校準記錄、維護費用、故障排除情況）及時傳輸?shù)结t(yī)療設備檔案管理平臺。③檔案管理人員從醫(yī)療設備檔案管理平臺進行日常性統(tǒng)計輸出及檔案調(diào)用。這樣，檔案的管理就成為一種網(wǎng)絡化、自動化的從計算機對設備的出入庫管理到對設備維修維護的動態(tài)化管理。需要使用檔案時，只需要從計算機終端輸入儀器設備的名稱或者編號，就可以迅速檢索出儀器的運行狀況。另外，每一次儀器校準、維護和使用后，可以從計算機及時錄入相關數(shù)據(jù)，方便管理和利用。

[1]趙雪芳.淺談疾病預防控制機構儀器設備檔案管理[J].中國醫(yī)藥指南，2012，10（12）：725-726.

[2]齊敬東，齊敬英，成曉美，等.淺談疾控系統(tǒng)公共衛(wèi)生實驗室儀器設備的管理[J].中國衛(wèi)生檢驗雜志，2012，22（2）：388-389.

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[4]陳琳.淺談疾病預防控制機構儀器設備檔案管理及利用[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠程教育，2009，7（6）：201-202.

[5]萬蓉.設備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性探討[J].職業(yè)衛(wèi)生與病傷，2013，28（5）：312-313.

[6]麥瑋婷.淺談疾控中心檢驗儀器設備檔案的管理[J].南方論刊，2013，（1）：90-110.

[7]郭傳廣，舒高亭.加強疾控中心儀器設備管理，不斷提高使用效率[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2010，48（19）：110-111.

[8]丁秀芝.淺談疾預防控制機構儀器設備檔案的管理及利用[J].大家健康，2013，7（6）：180-181.

[9]傅暉蓉.淺談疾控機構實驗室儀器設備的管理[J].現(xiàn)代測量與實驗室管理，2011，19（5）：46-47.

[10]李海超.疾病預防控制機構儀器設備檔案管理工作探析[J].黑龍江檔案，2013，（2）：73.

[11]徐世寧，晁勇，帥萬鈞.醫(yī)療設備檔案信息化管理及新技術應用探討[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34（3）：125-140.

Analysis of the archives situation of medical equipment and countermeasures in the disease prevention and control system in Qujing city

ZHANG Yan-qiong XU Hong-lv▲
Center for Disease Control and Prevention of Qujing City in Yunnan Province,Qujing 655000,China

The archives of medical equipment are formed from the equipment data,image carrier,approval documents and calibration and maintenance records,which come from the whole process of medical equipment purchase,approval to use,repair and abandoned.With the continuous development of public health and science and technology,and enhance the ability of monitoring and detection,medical equipment became more and more important in the center for disease control and prevention work.So the equipment archives are an important part of the equipment management.To explore the new method of construction and management of equipment archives on the basis of what medical equipment that normal operation and file status in the center for disease control and prevention system of Qujing city.

Center for disease control and prevention;Equipment;Archive;Management

R197.39

B

1674-4721（2014）03（c）-0152-03

2014-01-27本文編輯：袁 成）

張艷瓊（1980-），女，助理農(nóng)藝師，曲靖市疾控中心辦公室機要秘書，主要從事辦公室日常工作

▲通訊作者：徐洪呂（1985-），男，碩士，醫(yī)師，主要從事艾滋病性病的防治研究工作