事業(yè)單位人事檔案管理信息化對策分析

摘 要：人事檔案具有儲(chǔ)藏人才信息的功能，是發(fā)掘人才的重要信息源頭，是篩選人才的主要工具，所以就需要做好針對認(rèn)識(shí)檔案的管理工作。隨著我國信息化的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理信息化已成必然。本文針對事業(yè)單位人事檔案管理信息化進(jìn)行分析，并為此推出幾點(diǎn)對策以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化

人事檔案是人才履歷的重要載體，在事業(yè)單位當(dāng)中主要是以個(gè)人為單位，真實(shí)的反映和記載了單位干部的詳細(xì)信息，是單位機(jī)關(guān)對內(nèi)部干部進(jìn)行了解、考察以及加以提拔的主要依據(jù)。人事檔案由事業(yè)單位組織人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，做好人事檔案的管理工作，能夠充分的發(fā)揮出員工們的最大潛力，從而有效的提升事業(yè)單位內(nèi)部的績效，推動(dòng)了力事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)問題

1.人事檔案真實(shí)度不高，檔案材料不齊全

人事部門在整理檔案的同時(shí)發(fā)現(xiàn)有些檔案當(dāng)中的材料所記載的內(nèi)容存在前后不同的情況，甚至是直接缺少某些檔案材料，這種情況主要以下幾個(gè)方面：（1）檔案本人的出生年月隨意填寫，內(nèi)部的兩張檔案資料前后相差一個(gè)月，甚至是一年的差距，很次就很難判斷出檔案本人的具體出生年月，這就使得在其退休時(shí)間的認(rèn)定方面有一定的麻煩。同時(shí)覺得有些檔案的內(nèi)容已經(jīng)填寫過，就覺得沒必要填寫，導(dǎo)致一些材料缺失。（2）入黨、團(tuán)，還有參加工作的時(shí)間填寫隨意，一些需要領(lǐng)導(dǎo)蓋章的材料嫌麻煩故意空著，使得一些材料因?yàn)樯w章而缺乏一定的作用。（3）有些人對檔案管理的意識(shí)不高，沒有上交檔案資料的意識(shí)，導(dǎo)致檔案沒有歸檔。以上問題都導(dǎo)致檔案進(jìn)行信息化管理起來有一定的困難，檔案缺失、真實(shí)度不高，難以錄入。

2.軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不足

各級事業(yè)單位對于人事檔案信息化的管理需求并不一致，因此相應(yīng)的各個(gè)單位內(nèi)部所研發(fā)的認(rèn)識(shí)檔案管理軟件都各不相同，很多軟件相互之間無法兼容，造成在對檔案的傳輸和管理工作存在一定的困難，一些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和通用的軟件研發(fā)比較落后，而且在要想真正的實(shí)現(xiàn)人事檔案人事化管理就需要一些必備的基礎(chǔ)性計(jì)算機(jī)設(shè)備，像掃描儀和其他的網(wǎng)絡(luò)軟硬件等，很多事業(yè)單位內(nèi)部都沒有配齊此類基礎(chǔ)性的設(shè)施設(shè)備。使用的管理方式也大都是以員工手動(dòng)為主，加以計(jì)算機(jī)為輔的檔案信息管理模式，這就在一定的程度上阻礙了事業(yè)單位認(rèn)識(shí)檔案信息化管理工作的發(fā)展。

3. 管理方式落后，缺乏規(guī)范完善的信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)

要想做好事業(yè)單位檔案管理信息化就必須要制定一套完善規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，并以此標(biāo)準(zhǔn)為管理工作的主要參考和依據(jù)，來對事業(yè)單位人事檔案管理信息化的建設(shè)效率和質(zhì)量加以保證。不過，在實(shí)際的工作過程當(dāng)中，各個(gè)人事單位通常都只是從自身單位的利益以及管理特點(diǎn)出發(fā)，很難形成較為規(guī)范和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案數(shù)據(jù)的共享也就無從提起。另外，如今大多數(shù)的人是檔案管理工作仍然處于一種傳統(tǒng)的手工或者是半手工的狀態(tài)，所以有的事業(yè)單位即使是將檔案信息存入了電子檔案當(dāng)中，也都僅僅是停留在對基本信息的記錄之上，因此存在系統(tǒng)和管理的操作性不足，很難真正提高人事檔案管理水平以及工作效率，主要原因也是由于如今仍然在事業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足信息化和數(shù)字化的發(fā)展需求。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息化問題的對策

1.提高對人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)

要想提高人事檔案管理的管理水平和質(zhì)量，就必須提高單位內(nèi)部工作人員以及各級領(lǐng)導(dǎo)所具有的檔案意識(shí)，及其對人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)，要促使其真正的將人事檔案的管理工作轉(zhuǎn)化為自身部門的本職工作。主要可以通過多種形式來對檔案管理人員的工作宗旨和觀念進(jìn)行宣傳和教育，使其能夠真正認(rèn)識(shí)到在當(dāng)今信息化發(fā)展迅速的形式下，人事檔案信息化管理工作的重要作用。充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理崗位的價(jià)值，從而真正培養(yǎng)出其所具有的工作責(zé)任感以及事業(yè)心，從而推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

2. 構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理制度

這就需要根基事業(yè)單位對人事檔案管理工作的真實(shí)需求，以及對信息化管理的需要來開展，對認(rèn)識(shí)檔案管理工作制度的管理流程進(jìn)行改善，同時(shí)加強(qiáng)人事檔案在計(jì)算機(jī)管理輔助方面的制度，問抓落實(shí)上下間的功夫。并針對人事檔案的檔案收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出方面的管理工作加以規(guī)范，構(gòu)建完善對策內(nèi)部控制制度和相應(yīng)的人員責(zé)任糾察制度，以此來保證人事檔案信息化管理的安全可靠性。另外，人事檔案的管理制度要不斷的隨著時(shí)代的發(fā)展和信息管理技術(shù)的提升而不斷的變化和更新，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)實(shí)用性。

3.完善人事檔案信息化管理工作，提高檔案信息化管理安全性

在對人事檔案信息化管理工作當(dāng)中，必須重視對檔案進(jìn)行操作的每一個(gè)過程，像檔案生成、收集和驗(yàn)證，還有歸檔和利用等。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注重針對人事檔案在入檔程序過后的檔案檢查和修復(fù)工作，相關(guān)的工作人員必須要定期的做好對歸檔檔案的修復(fù)和檢查工作，一旦出現(xiàn)問題就必須及時(shí)的參照原始紙質(zhì)檔案來進(jìn)行對比和修復(fù)，這樣才能保證認(rèn)識(shí)檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。另外，還應(yīng)當(dāng)做好人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠有效的幫助檔案的入庫做好人事鑒別的工作，不過建立數(shù)據(jù)庫的同時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵守?cái)?shù)據(jù)庫相關(guān)的規(guī)定來進(jìn)行。同時(shí)強(qiáng)化對人事檔案管理人員的安全技術(shù)教育，加強(qiáng)其在信息保密安全方面的意識(shí)，從而保證人事檔案信息化的信息安全。

三、結(jié)語

綜上所述，要想做好事業(yè)單位人事檔案管理信息化就需要提高對人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)、構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理制度、完善人事檔案信息化管理工作，提高檔案信息化管理安全性等，這樣才能真正做好人事檔案管理信息化的工作，保證檔案信息化的信息安全。

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作者簡介 杜娟（1964-2-1），女，漢族，籍貫：河北省石家莊市，出生河北省承德市，1992年12月畢業(yè)于北京科技大學(xué)函授管理工程專業(yè)、本科學(xué)歷，學(xué)士學(xué)位，現(xiàn)工作于河北省承德市疾病預(yù)防控制中心，1996年晉升會(huì)計(jì)師，2002年至2007年任財(cái)務(wù)科主任，2008年至2013年任人事科主任，現(xiàn)在人事科負(fù)責(zé)檔案工作，2014年職稱由會(huì)計(jì)師改平為檔案館員。