ERP對會計(jì)信息質(zhì)量的影響

一、 ERP概述

ERP是Enterprise Resource Planning （企業(yè)資源計(jì)劃）簡稱，是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財(cái)務(wù)資源管理（資金流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。ERP可以是管理者解決企業(yè)管理問題的一種工具，它依靠計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，有效地組織和實(shí)施企業(yè)的人、財(cái)、物管理，并實(shí)現(xiàn)各類信息的集成性、實(shí)時(shí)性和統(tǒng)一性。ERP的核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

體現(xiàn)對整個(gè)供應(yīng)鏈的資源進(jìn)行管理的思想。 在知識經(jīng)濟(jì)的時(shí)代僅靠自身的企業(yè)資源不可能有效地參與市場競爭，還必須把經(jīng)營過程中的有關(guān)各方如供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入一個(gè)緊密的供應(yīng)鏈中，這樣才能有效地安排企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動，滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營的需求，以期能進(jìn)一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。也就是說，如今企業(yè)競爭不是單一企業(yè)與單一企業(yè)間的競爭，而是一個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈與另一個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈之間的競爭。ERP系統(tǒng)的集成性實(shí)現(xiàn)了對整個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈的管理，適應(yīng)了企業(yè)在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代市場競爭的需要。

體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造思想。ERP系統(tǒng)支持對混合型生產(chǎn)方式的管理，其管理思想表現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一是“精益生產(chǎn)LP（Lean Production）”的思想，即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織生產(chǎn)時(shí)，把客戶、銷售代理商、供應(yīng)商、協(xié)作單位納入生產(chǎn)體系，企業(yè)同其銷售代理、客戶和供應(yīng)商成為利益共享的合作伙伴關(guān)系。其二是“敏捷制造（Agile Manufacturing）”的思想，即當(dāng)市場發(fā)生變化，企業(yè)會組織一個(gè)由特定的供應(yīng)商和銷售渠道組成一個(gè)短期或一次性的供應(yīng)鏈，形成“虛擬工廠”，用最短的時(shí)間將新產(chǎn)品打入市場，時(shí)刻保持產(chǎn)品的高質(zhì)量、多樣化和靈活性。

體現(xiàn)事先計(jì)劃與事中控制的思想。ERP系統(tǒng)中的計(jì)劃體系主要包括：主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、能力計(jì)劃、采購計(jì)劃、銷售執(zhí)行計(jì)劃、利潤計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和人力資源計(jì)劃等，而且這些計(jì)劃功能與價(jià)值控制功能已完全集成到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。另一方面，ERP系統(tǒng)通過定義事務(wù)處理（Transaction）相關(guān)的會計(jì)核算科目與核算方式，以便在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動生成會計(jì)核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。從而實(shí)現(xiàn)了根據(jù)財(cái)務(wù)資金現(xiàn)狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實(shí)現(xiàn)事中控制和實(shí)時(shí)做出決策。此外，計(jì)劃、事務(wù)處理、控制與決策功能都在整個(gè)供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)，這要求在每個(gè)流程業(yè)務(wù)處理過程中最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的工作潛能與責(zé)任心，流程與流程之間則強(qiáng)調(diào)人與人之間的合作精神，以便在有機(jī)組織中充分發(fā)揮每個(gè)人的主觀能動性與潛能。實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理從“高聳式”組織結(jié)構(gòu)向“扁平式”組織機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，提高企業(yè)對市場動態(tài)變化的響應(yīng)速度。

總之， ERP系統(tǒng)配合現(xiàn)今的很多先進(jìn)的管理思想，并在配合管理的同時(shí)發(fā)揮自身的功能，使企業(yè)管理更有效。

二、ERP對會計(jì)信息質(zhì)量的影響

ERP系統(tǒng)集成了物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財(cái)務(wù)資源管理（財(cái)流）、信息資源管理（信息流）各個(gè)模塊，各模塊之間相互集成，其中，財(cái)務(wù)會計(jì)模塊處于相對核心的地位。這使得ERP系統(tǒng)對企業(yè)會計(jì)信息質(zhì)量產(chǎn)生了巨大影響。

數(shù)據(jù)采集方式的改變對會計(jì)信息質(zhì)量產(chǎn)生了影響。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集方式主要依靠會計(jì)人員直接或間接地獲得數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性雖然與會計(jì)人員自身專業(yè)素質(zhì)有關(guān)，但其相互稽核的關(guān)系非常嚴(yán)謹(jǐn)，因此信息質(zhì)量有相當(dāng)程度的保障，而ERP系統(tǒng)將各個(gè)數(shù)據(jù)采集終端深入分布到企業(yè)各部門與崗位，其數(shù)據(jù)信息采集的功能也隨之分散到各崗位員工身上，由其主觀意識產(chǎn)生錯誤與失誤的可能性被放大。

會計(jì)數(shù)據(jù)傳輸介質(zhì)方式的改變對會計(jì)信息質(zhì)量產(chǎn)生影響。傳統(tǒng)的會計(jì)數(shù)據(jù)信息傳遞大多依賴紙介方式，相關(guān)信息被記錄在紙介媒體上，該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第543期2014年第11期-----轉(zhuǎn)載須注名來源通過各項(xiàng)審核后傳遞到會計(jì)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，雖然傳遞速度較慢，但相關(guān)的審核記錄具有一定程度的不可更改性。而ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息以磁性介質(zhì)及網(wǎng)絡(luò)為媒介進(jìn)行傳輸，只要具有相應(yīng)權(quán)限，就可以不留痕跡地進(jìn)行更改，雖然系統(tǒng)有操作記錄可查，但該操作記錄也是可以人為刪除的，且其更改的具體內(nèi)容也難以被全面記錄。因此，會計(jì)部門審核工作將發(fā)生很大變化，傳統(tǒng)的事后審核方式對ERP電子數(shù)據(jù)將不再產(chǎn)生作用。

數(shù)據(jù)處理方式的改變對會計(jì)信息產(chǎn)生影響。 傳統(tǒng)的會計(jì)信息處理方式是會計(jì)人員通過手工或其他輔助工具按照既定的方式方法進(jìn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)處理，會計(jì)人員在處理過程中很容易發(fā)現(xiàn)各種勾稽關(guān)系錯誤，并及時(shí)更正。ERP系統(tǒng)的各類數(shù)據(jù)運(yùn)算與數(shù)據(jù)選擇均在既定程式下自動完成，并生成會計(jì)憑證或賬表，雖然大大簡化了會計(jì)核算工作，但一旦數(shù)據(jù)源頭出現(xiàn)錯誤，很可能導(dǎo)致系統(tǒng)整體錯誤。

三、 對企業(yè)會計(jì)部門如何使用ERP的建議

ERP系統(tǒng)的實(shí)施改變了諸多企業(yè)會計(jì)行為模式，企業(yè)會計(jì)人員應(yīng)對其監(jiān)督和審核的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。

會計(jì)信息的及時(shí)性和安全性要求更加穩(wěn)定可靠的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境。 在依賴電腦和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行會計(jì)工作的情況下，一旦出現(xiàn)電腦故障，無論硬件的或軟件的，就會影響正常的會計(jì)核算工作。

會計(jì)信息的可靠性要求企業(yè)建立成熟完善的信息化監(jiān)督系統(tǒng)。由于信息系統(tǒng)犯罪的技術(shù)越來越高，對于某些熟練電腦技術(shù)和會計(jì)操作的人來說，篡改賬目和隱藏真實(shí)數(shù)據(jù)也許變得更加容易，這將使會計(jì)信息的可靠性受到影響，因此，為確保會計(jì)信息的真實(shí)可靠，會計(jì)信息化系統(tǒng)應(yīng)建立成熟完善的監(jiān)督機(jī)制。需要更成熟的技術(shù)來建立信息化監(jiān)督系統(tǒng)，比如系統(tǒng)應(yīng)能識別采用非正常途徑操作軟件更改的信息數(shù)據(jù)或從系統(tǒng)中篩選出沒有經(jīng)過任何更改的源數(shù)據(jù)，這需要成熟技術(shù)的支持和軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的累積。

充分理解ERP系統(tǒng)各模塊數(shù)據(jù)信息的處理方式，明確傳輸?shù)綍?jì)模塊的數(shù)據(jù)來源與加工方式。在ERP系統(tǒng)中，會計(jì)模塊有其自身的一套核算方式，例如月末對庫存原材料的重新估價(jià)，傳統(tǒng)會計(jì)核算是按原材料的月末加權(quán)平均計(jì)算，而在ERP系統(tǒng)中則可能是對所有未形成產(chǎn)品的原材料（包括在產(chǎn)品）進(jìn)行加權(quán)平均計(jì)算。如果會計(jì)人員不明白上述計(jì)算過程，必將做出錯誤的會計(jì)信息分析。因此，會計(jì)人員必須熟悉ERP系統(tǒng)中與會計(jì)數(shù)據(jù)相關(guān)的處理流程，在出現(xiàn)異常波動時(shí)，通過手工測算進(jìn)行復(fù)核，并據(jù)此展開分析工作。

改變會計(jì)數(shù)據(jù)復(fù)核方式。ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳輸過程中最大限度地減少了人為干預(yù)，在正常處理數(shù)據(jù)的過程中，其計(jì)算過程在理論上比人工計(jì)算精確，其數(shù)據(jù)傳遞也非常精確，但是，如果在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入時(shí)產(chǎn)生失誤，則將直接影響最終計(jì)算結(jié)果，由于這類操作被分散到各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，其風(fēng)險(xiǎn)被放大了很多。同時(shí)在系統(tǒng)程式既定的計(jì)算過程中，對由于四舍五入產(chǎn)生的數(shù)據(jù)溢余，系統(tǒng)也進(jìn)行了自我調(diào)整，這就有可能將數(shù)據(jù)錄入時(shí)的失誤當(dāng)作數(shù)據(jù)溢余處理，難以復(fù)核計(jì)算結(jié)果。因此，會計(jì)人員對會計(jì)數(shù)據(jù)的復(fù)核工作必須從源頭開始，對其負(fù)責(zé)的項(xiàng)目在采集數(shù)據(jù)階段就必須與終端采集人員保持高度的溝通，并對數(shù)據(jù)錄入情況進(jìn)行即時(shí)監(jiān)控與復(fù)核，在數(shù)據(jù)信息未進(jìn)入系統(tǒng)運(yùn)算程序之前，就進(jìn)行有效地復(fù)核，最終保證輸出結(jié)果的正確性。

在對會計(jì)信息進(jìn)行分析和深加工時(shí)，必須遵循會計(jì)稽核的基本要求，先對ERP系統(tǒng)的會計(jì)信息質(zhì)量進(jìn)行分析。企業(yè)ERP系統(tǒng)在實(shí)施初期并不是一個(gè)成型的系統(tǒng)，它需要在運(yùn)行過程中逐步按照企業(yè)構(gòu)架和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，并將各個(gè)模塊進(jìn)行集成，而在集成過程中，一方面ERP會計(jì)模塊與我國傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件思路原本就存在很大差異，由此帶來的核算模式與方法的變化還需要驗(yàn)證。因此，會計(jì)人員應(yīng)對ERP會計(jì)模塊所提供的信息質(zhì)量先進(jìn)行分析與評測，在運(yùn)行過程中對結(jié)果的準(zhǔn)確性進(jìn)行調(diào)試與糾正。

（作者單位：沈陽嘉榆房地產(chǎn)開發(fā)有限公司）