文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

當(dāng)前對(duì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的理論及業(yè)務(wù)方面的研究已經(jīng)比較成熟，相關(guān)管理方面的軟件也不在少數(shù)。文書工作和文書檔案工作的信息輸入和查詢，基本能夠通過(guò)這些理論研究和管理軟件完成。該文主要介紹了中文文書檔案管理的設(shè)計(jì)方法和數(shù)據(jù)處理技術(shù)如何通過(guò)微型計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，并對(duì)ZDGX中文檔案管理的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)過(guò)程進(jìn)行了具體介紹。

一、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

開(kāi)發(fā)目標(biāo)。本系統(tǒng)主要由內(nèi)網(wǎng)及外網(wǎng)兩個(gè)部分組成，文書工作（登記發(fā)文、登記收文、登記信訪）、文件著錄、案卷著錄（文件組卷）、文件掃描、創(chuàng)建檔案、文件借閱歸還、文件鑒定銷毀、更正變更文件以及綜合查詢等功能都是由內(nèi)網(wǎng)部分進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)性能網(wǎng)絡(luò)化、權(quán)限角色管理化、流轉(zhuǎn)流程化、對(duì)操作日志進(jìn)行相應(yīng)的操作并且預(yù)留接口和實(shí)現(xiàn)共享綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)的信息。綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)中獨(dú)立性較強(qiáng)的子系統(tǒng)由其來(lái)實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)上預(yù)訂和預(yù)訂情況查詢、業(yè)務(wù)流程辦理情況查詢由外網(wǎng)部分實(shí)現(xiàn)。內(nèi)外數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

應(yīng)用目標(biāo)。能夠讓單位有效的掌握、共享文件資源，對(duì)文件進(jìn)行保護(hù)，促進(jìn)文件管理、檔案管理的信息化、規(guī)范化和集成化，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的智能化管理，使工作效率和資源的利用率得到大幅度的提高，在單位的決策方面提高有力的數(shù)據(jù)依據(jù)。

用戶特點(diǎn)。產(chǎn)品用戶：本單位領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和檔案室一般員工以及有借閱權(quán)限的單位職工。

一般對(duì)于員工的要求，具備以下技能：熟悉WINDOWS操作系統(tǒng)環(huán)境；熟悉一般圖形界面應(yīng)用軟件的操作方法；能夠錄入漢字；對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)最好有所了解；能夠?qū)呙鑳x熟練使用；有流程化意識(shí)。

二、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

檔案管理的大量工作主要花費(fèi)在檔案檢索上，所以檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量?jī)?yōu)劣，是否有較高的效率就主要體現(xiàn)在檢索功能的強(qiáng)弱和檢索效率的高低上。而檔案管理系統(tǒng)實(shí)際上就是把檔案信息存入計(jì)算機(jī)內(nèi)、外存儲(chǔ)器中按照數(shù)據(jù)的某種邏輯關(guān)系以某種組織形式，之后再以某種方式進(jìn)行檢索操作。所以，檔案檢索信息中的各項(xiàng)信息的組織方式和邏輯關(guān)系，以及選擇什么樣的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，采用何種語(yǔ)言編寫程序，這些都是會(huì)直接影響到整個(gè)系統(tǒng)質(zhì)量和效率的重要因素。

目前，各種各樣的信息檢索系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)層出不窮，但絕大多數(shù)都是用高級(jí)語(yǔ)言編制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3編制的。這樣使得內(nèi)存利用率較低，文件控制也不甚靈活，特別是在檢索速度方面也很不理想。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第543期2014年第11期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源由于ZDGX系統(tǒng)所具有的中文操作系統(tǒng)、中文編輯程序、中文調(diào)試程序以及中文匯編程序等中文支持軟件，故能方便的用匯編語(yǔ)言進(jìn)行中文信息處理。由于匯編語(yǔ)言的采用，對(duì)于內(nèi)存空間和磁盤空間的管理進(jìn)行起來(lái)更加方便快捷，控制和存儲(chǔ)檔案文件更加靈活。與此同時(shí)，與其他語(yǔ)言編寫的同類系統(tǒng)相比較，檢索速度得到大幅度的提高，從而存在于檔案檢索系統(tǒng)中致命的效率偏低的缺點(diǎn)基本得到了克服。

約束標(biāo)準(zhǔn)

運(yùn)行環(huán)境：?jiǎn)挝痪钟蚓W(wǎng)內(nèi)的裝有WINDOWS操作系統(tǒng)的電腦，裝有IE瀏覽器，配有內(nèi)網(wǎng)軟件系統(tǒng)的客戶端。

外部接口需求

用戶接口。 操作界面使用第三方控件設(shè)計(jì)出來(lái)的，布局合理、單獨(dú)支持鼠鍵操作、設(shè)有大量快捷鍵，合理易懂的操作思維真正做到人性化設(shè)計(jì)。

硬件接口?，F(xiàn)有的普通PC機(jī)即可作為客戶端，服務(wù)器端配置在小型機(jī)上，另外需要配備打印機(jī)和掃描機(jī)。

軟件接口。客戶端軟件運(yùn)行于普通配置的PC機(jī)，服務(wù)器端軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)配置在小型機(jī)上，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的接口可以由服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行提供，進(jìn)行訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的所有操作，配置客戶端和連接服務(wù)器端數(shù)據(jù)庫(kù)，在服務(wù)器端服務(wù)器編寫批處理文件添加到操作系統(tǒng)的計(jì)劃任務(wù)中，以便進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的操作。

通信接口。需要有局域網(wǎng)暢通的保證，使客戶端電腦和服務(wù)器時(shí)刻處于連通狀態(tài)。

安全性

內(nèi)網(wǎng)部分是在不與Internet連接的局域網(wǎng)中運(yùn)行的，網(wǎng)絡(luò)安全不存在問(wèn)題。外網(wǎng)部分與外界的溝通只通過(guò)發(fā)布機(jī)進(jìn)行，只有發(fā)布機(jī)才能訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)安全也不存在問(wèn)題。軟件操作實(shí)現(xiàn)流程化、權(quán)限分配、記錄操作日志以及輸入規(guī)范提醒等功能，也保證了操作的安全性。

通過(guò)實(shí)際的應(yīng)用表明，本系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)具有非常重要的意義，首先，本系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)在單位文書工作和文書檔案工作方面，當(dāng)前單位文書工作和文書檔案工作在信息化方面的需求基本得到了滿足。其次，流程化管理得到了實(shí)現(xiàn)，業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，節(jié)省大量人工輸入量，很多不必要的輸入錯(cuò)誤得到了規(guī)避，文書工作和文書檔案工作的枚舉得到統(tǒng)一，并且使兩項(xiàng)工作得到了有機(jī)的結(jié)合。

本系統(tǒng)就ZDGX系統(tǒng)仍需完善，所以對(duì)于以后的系統(tǒng)拓展還需要做相應(yīng)的需求調(diào)研和設(shè)計(jì)。最后在今后可能出現(xiàn)的一些新的問(wèn)題和新的訴求，都需要實(shí)現(xiàn)和完善在今后的維護(hù)與開(kāi)發(fā)中。

（作者單位：河北省唐山市疾病預(yù)防控制中心）