辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

摘 要 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)執(zhí)行一系列辦公操作。傳統(tǒng)開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)開(kāi)發(fā)以及人員權(quán)限的變動(dòng)和流程的改變會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的重新建模和重新設(shè)計(jì)，針對(duì)這種情況，本文提出了“公共模板”的概念，利用“公共模板”實(shí)現(xiàn)了一個(gè)具體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 公共模板 Lotus Domino 工作流

中圖分類(lèi)號(hào)：TP316 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

利用網(wǎng)絡(luò)通訊基礎(chǔ)及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)安全、可靠、開(kāi)放、高效的信息網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化、信息管理電子化系統(tǒng)，為管理部門(mén)提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和辦公事務(wù)處理自動(dòng)化，以提高辦公效率和管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門(mén)日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)檔案部門(mén)文書(shū)檔案、人事檔案、科技檔案、 財(cái)務(wù)檔案等檔案的可管理性，實(shí)現(xiàn)信息的在線(xiàn)查詢(xún)、借閱，最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙”辦公。

1需求分析

1.1功能需求

本系統(tǒng)是為某校辦公自動(dòng)化的需要而開(kāi)發(fā)的，該學(xué)校需要解決如下問(wèn)題：創(chuàng)造一個(gè)集成化的辦公環(huán)境；支持信息傳遞；提供具有工作流性質(zhì)的處理過(guò)程和監(jiān)督功能；提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺(tái)；實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化；提供與其它管理信息系統(tǒng)（ MIS ）的信息交流。

1.2功能介紹

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能介紹

1.3 流程圖

公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)分為三個(gè)功能模塊。

（1）發(fā)文管理模塊：發(fā)文管理即各個(gè)部門(mén)提交報(bào)文，文件不指定路線(xiàn)，由發(fā)文的個(gè)人制定流程，報(bào)文以附件方式傳送，每個(gè)用戶(hù)只需要選擇“轉(zhuǎn)呈”下拉菜單中的下一轉(zhuǎn)呈人，該公文就會(huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一個(gè)處理人手中，由每個(gè)客戶(hù)端成員查看文件，履行相應(yīng)動(dòng)作，并繼續(xù)流轉(zhuǎn)。管理員進(jìn)行最后的處理。

（2）收文管理模塊：收文管理模塊顯示了所有需要簽收的公文記錄，處理人只要點(diǎn)擊查看，并進(jìn)行相應(yīng)的動(dòng)作，公文就會(huì)按照流轉(zhuǎn)路線(xiàn)向下一個(gè)處理人傳遞。

（3）公文跟蹤模塊：公文跟蹤管理功能提供對(duì)單位內(nèi)部所有在流轉(zhuǎn)公文狀態(tài)的跟蹤、查詢(xún)，根據(jù)工作的實(shí)際需要可以對(duì)這些功能進(jìn)行催辦、刪除和改變流程負(fù)責(zé)人等功能。

2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)目標(biāo)是：基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，提供一個(gè)安全可靠的、方便實(shí)用的辦公平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上，該學(xué)校用戶(hù)可以高效地處理各種公文。根據(jù)前文的用戶(hù)需求和總體設(shè)計(jì)目標(biāo)，我們將某校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的具體目標(biāo)歸納為：（1） 切實(shí)可行的公文處理能力；（2） 穩(wěn)定性、健壯性和安全性；（3） 可定制的流程控制；（4） 可監(jiān)控的辦文痕跡；（5）良好的集成功能；（6） 快速的開(kāi)發(fā)過(guò)程。

2.2系統(tǒng)框架及功能劃分

2.2.1系統(tǒng)框架

初步?jīng)Q定將系統(tǒng)劃分為五個(gè)部分：

（1）公文處理，包括發(fā)言、行文、通告、會(huì)議紀(jì)要；

（2）個(gè)人工作臺(tái)，包括個(gè)人郵箱、日程安排、修改密碼；

（3）公文監(jiān)控，包括來(lái)文監(jiān)控、查閱監(jiān)控、公文痕跡；

（4）系統(tǒng)管理，包括編號(hào)管理、流程安排、權(quán)限管理；

（5）系統(tǒng)集成，包括與Word和Excel在集成。

2.2.2系統(tǒng)功能劃分

（1）公文處理模塊。公文處理模塊負(fù)責(zé)處理各類(lèi)公文的辦理，各類(lèi)公文從起草、審核到發(fā)布等這些過(guò)程都是在這個(gè)模塊完成的，在這個(gè)模塊里要為各種公文設(shè)置不同的外觀，每種公文的界面里有調(diào)用WORD和導(dǎo)出WORD的功能。

（2）個(gè)人工作臺(tái)。個(gè)人工作臺(tái)用于對(duì)本人各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。個(gè)人郵箱存放著屬于自己的各類(lèi)公文，別的用戶(hù)無(wú)法進(jìn)入，郵箱有提示功能，突出顯示未辦或未閱公文，郵箱里的草稿公文是由于是自己創(chuàng)建的，可以刪除，已經(jīng)閱讀過(guò)的成文公文也可以刪除，待辦公文不能刪除；日程安排用來(lái)安排本人的日程和活動(dòng)，起到提醒的作用；修改密碼用來(lái)更改用戶(hù)個(gè)人的密碼；公文查詢(xún)用來(lái)搜索查看自己有權(quán)限的公文。

（3）公文監(jiān)控。公文監(jiān)控提供公文從草稿到成文的辦文痕跡，記錄什么人什么時(shí)間對(duì)該公文做了什么事情。

（4）系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的公文字號(hào)管理，用戶(hù)權(quán)限管理和流程走向管理。

（5）信息集成。信息集成模塊負(fù)責(zé)向該學(xué)校門(mén)戶(hù)網(wǎng)站發(fā)送通知公告類(lèi)的公文。在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與門(mén)口網(wǎng)站的連接。

2.3系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

2.3.1 公共模板的設(shè)計(jì)

柔性工作流著重強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可重構(gòu)性、可重用性和可擴(kuò)展性，系統(tǒng)框架圖里公文處理模塊里面包括了多種公文處理子模塊，但這些公文處理子模塊其實(shí)有很多過(guò)程是相似的，如果我們把這些功能相似的部分做成可重用的模塊，即可以達(dá)到快速開(kāi)發(fā)的目的又能使系統(tǒng)增加一定的柔性，再者，如果要修改各公文處理子模塊代碼時(shí)，只需更改模板的代碼，而由模板生成的其他子模塊則能夠自動(dòng)更新。在本文中，我們把這個(gè)模塊稱(chēng)為“公共模板”。

2.3.2 流程部分設(shè)計(jì)

在設(shè)計(jì)流轉(zhuǎn)機(jī)制時(shí)，本系統(tǒng)在處理時(shí)將所有待處理的公文進(jìn)行分類(lèi)，然后針對(duì)每一類(lèi)公文和處理該公文的對(duì)象來(lái)確定相應(yīng)的流轉(zhuǎn)規(guī)則，并在系統(tǒng)建模階段將該規(guī)則寫(xiě)入數(shù)據(jù)庫(kù)中。

假設(shè)現(xiàn)有部門(mén)A、部門(mén)B和部門(mén)C，同時(shí)有公文a、公文b和公文c。針對(duì)這三個(gè)部門(mén)和三類(lèi)公文，我們可以設(shè)計(jì)一個(gè)簡(jiǎn)單的流轉(zhuǎn)規(guī)則。對(duì)于公文a，只能由部門(mén)C起草，部門(mén) B和部門(mén)C可以接收、發(fā)送，而部門(mén)A只能回復(fù)；對(duì)于公文b ，部門(mén)B和部門(mén)C都能起草，但只有部門(mén)C能接收和發(fā)送，其它部門(mén)只能回復(fù)；對(duì)于公文c，所有部門(mén)都能起草、發(fā)送和接收。該規(guī)則可以用相應(yīng)的狀態(tài)

2.3.3 權(quán)限管理的設(shè)計(jì)

一個(gè)OA系統(tǒng)中有很多參與者，而且一般也有多種公文；每一類(lèi)公文針對(duì)不同的參與者又有不同的權(quán)限。為了解決這個(gè)問(wèn)題，可以引入RBAC（Role-Based Access Control）技術(shù)，先將用戶(hù)按部門(mén)和職責(zé)分組，再根據(jù)需要定義一些角色（比如起草、審核、回復(fù)、簽發(fā)、發(fā)布等） ，然后將相應(yīng)的組分配相應(yīng)的角色。實(shí)現(xiàn)時(shí)要將角色設(shè)置游離出業(yè)務(wù)邏輯，設(shè)計(jì)可配置的單獨(dú)模塊，獨(dú)立于業(yè)務(wù)邏輯；而業(yè)務(wù)邏輯里判斷的只是角色，不涉及到具體用戶(hù)。這樣設(shè)計(jì)后，人員變動(dòng)、權(quán)限更改就不會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用邏輯。

3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

3.1公共模板實(shí)現(xiàn)

（1）所有文檔：顯示所有文檔；

（2）草稿文檔：顯示起草后未提交審核但保存了的文檔；

（3）刪除的草稿文檔：從草稿文檔視圖內(nèi)刪除了的文檔；

（4）已發(fā)布公文：已經(jīng)成文并經(jīng)過(guò)校辦公室發(fā)布成功的文檔；

（5）已回收公文：由于起草錯(cuò)誤或發(fā)送錯(cuò)誤而傳遞到用戶(hù)郵件數(shù)據(jù)庫(kù)里的已成為公文可以被回收，所有回收的公文被放入該視圖；

（6）預(yù)歸檔文檔：在前文已經(jīng)介紹，歸檔部分要與該學(xué)校的另一個(gè)系統(tǒng)銜接，所以本系統(tǒng)里的歸檔只是預(yù)歸檔，僅僅將公文的狀態(tài)設(shè)置為歸檔；

（7）在審核文檔：所有起草完畢并已提交審核但未成文文檔。

3.2表單

我們采用了三種表單：草稿表單、審核表單和成文表單。

（1）輸入文本：公文草稿，當(dāng)用戶(hù)起草時(shí)，使用該表單，它有“本部門(mén)審核”、 “校辦公室審核”、“校對(duì)”等操作，

（2）處理文本：審核公文表單，整個(gè)審核期間的文檔都用此表單，它有“獲取編號(hào)”、“提交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核”、“提交校領(lǐng)導(dǎo)審核”、“保存”、“回復(fù)”操作等。

（3）成文表單，當(dāng)公文完成上述流程后，公文接收者看見(jiàn)的文檔就是以Doc表單打開(kāi)的，它含有“關(guān)閉”和“打印”操作，除了這兩個(gè)操作外，還為秘書(shū)設(shè)計(jì)了錯(cuò)發(fā)而設(shè)計(jì)的“收回”操作和因?yàn)槁┌l(fā)而設(shè)計(jì)的“補(bǔ)發(fā)”操作以及公文歸檔設(shè)計(jì)的。

3.3郵件模板的實(shí)現(xiàn)

3.3.1 代理

為了自動(dòng)或后臺(tái)運(yùn)行一些任務(wù)，我們?yōu)猷]件數(shù)據(jù)庫(kù)定義了一些代理，其中有個(gè)使用最頻繁的代理mailprocess，此代理的觸發(fā)條件設(shè)置為“郵件到達(dá)之前”，主要的功能是將收到的文檔按狀態(tài)分類(lèi)，供不同的視圖使用。

3.3.2 應(yīng)用與郵件的集成

在工作流的應(yīng)用開(kāi)發(fā)中，郵件和應(yīng)用程序?qū)⒓稍谝黄稹．?dāng)需要時(shí)，可以通過(guò)開(kāi)發(fā)的應(yīng)用程序向上級(jí)部門(mén)發(fā)送一個(gè)郵件，在郵件中將申請(qǐng)以及連接文檔以郵件的形式發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.4數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)采用用戶(hù)-角色-模塊的三層安全模式，第一層為用戶(hù)，第二層為角色，第三層為系統(tǒng)模塊。用戶(hù)和角色之間建立關(guān)系，角色和模塊權(quán)限之間建立關(guān)系，而用戶(hù)和模塊權(quán)限之間沒(méi)有直接的關(guān)系。此模型將系統(tǒng)的模塊權(quán)限和用戶(hù)分開(kāi)，使用角色作為一個(gè)中間層。用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)模塊時(shí)，通過(guò)其所在的角色對(duì)模塊的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限來(lái)獲得訪(fǎng)問(wèn)該模塊的權(quán)限，通過(guò)這種分層的管理模式可以實(shí)現(xiàn)有效的權(quán)限管理。

3.5權(quán)限管理實(shí)現(xiàn)

Domino在實(shí)現(xiàn)時(shí)可以用ACL來(lái)完成，Domino是帶有RBAC技術(shù)的群件開(kāi)發(fā)工具，它的Domino Admin可以進(jìn)行用戶(hù)設(shè)置和群組劃分，它的Domino Designer除了可以進(jìn)行正常的程序開(kāi)發(fā)之外，還可以針對(duì)某個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件定義角色，并可以通過(guò)該數(shù)據(jù)庫(kù)文件的ACL將角色分配給相應(yīng)的用戶(hù)組和用戶(hù)。具體實(shí)現(xiàn)時(shí)可以在某類(lèi)公文數(shù)據(jù)庫(kù)的ACL里定義一些角色。

3.6監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)現(xiàn)

監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫(kù)在實(shí)現(xiàn)時(shí)主要是創(chuàng)建了三張表單和若干個(gè)視圖和一個(gè)代理。三張表單，每張表單對(duì)應(yīng)一類(lèi)監(jiān)控信息。在表單的上半部顯示公文的基本信息，下半部顯示公文痕跡信息，在下半部的這個(gè)帶附簽的表格里，第一項(xiàng)標(biāo)簽有“收文單位”、所有應(yīng)接收人員、補(bǔ)發(fā)收文情況、流轉(zhuǎn)序列四項(xiàng)；代理用來(lái)將辦公痕跡寫(xiě)到文檔里。