淺談物資管理信息化實現(xiàn)方式

[摘 要] 圍繞重慶煙草物流建設(shè)“一體化、智能化、高效率”的建設(shè)目標(biāo)，以重慶煙草物流新建項目為契機，以信息化為手段，以物流管控平臺的建立為載體，結(jié)合目前物資管理工作的現(xiàn)狀和反映出的問題，對如何更好地利用信息技術(shù)突破物資管理的瓶頸，實現(xiàn)管理方式的轉(zhuǎn)變進行討論。

[關(guān)鍵詞] 物資管理；信息化；具體實現(xiàn)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 07. 027

[中圖分類號] F270.7 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）07- 0043- 02

企業(yè)的物資管理，就是對企業(yè)生產(chǎn)過程中所需各種物資的采購、儲備、使用等進行計劃、組織和控制。物資管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中不可缺少的重要組成部分，也是比較復(fù)雜、麻煩的工作。本文借由物流管控平臺建設(shè)的時機，結(jié)合“無紙化”辦公的要求，對物資管理的實現(xiàn)方式進行討論。

1 現(xiàn) 狀

物流分公司物資管理內(nèi)容包括固定資產(chǎn)、低值易耗品、耗材、包裝物、備品備件等類別，品種繁多、范圍較廣。

由于缺乏有效的信息化手段，目前物資管理完全依靠管理人員按照自己的方式，將紙質(zhì)資料數(shù)據(jù)輸入到電子表格內(nèi)，不僅效率低、不規(guī)范、易出錯，而且缺乏統(tǒng)一管理，信息無法共享，給盤點、對賬工作帶來不必要的麻煩。

為了便于管理，也曾有部門自己編制物資管理軟件，也有一定成效，但畢竟屬于個別行為，適用范圍窄，存在不兼容和不穩(wěn)定等問題。

2 主要問題

綜上所述，目前物資管理工作主要存在以下3個問題：①缺少標(biāo)準(zhǔn)、臺賬較多；②流程繁雜、容易出錯；③數(shù)據(jù)分散、缺乏支撐。

3 原因分析

針對以上問題，原因分析如下

（1）缺少標(biāo)準(zhǔn)、臺賬較多。一是物資管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)，目前物資管理大多使用電子表格的形式建立臺賬，而各部門賬目的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，由于缺少相對固定的管理程序?qū)ζ溥M行規(guī)范，難以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。二是不同的物資需建立相應(yīng)的臺賬，而物資管理分類較細，導(dǎo)致目前存在較多的臺賬。

（2）流程繁雜、容易出錯。由于缺少統(tǒng)一、固化的管理流程，目前物資管理涉及的計劃、采購、驗收、領(lǐng)用、報廢、轉(zhuǎn)移等多種工作，管理流程繁雜，紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)，簽字較多，容易出錯。

（3）數(shù)據(jù)分散、缺乏支撐。目前物資管理工作臺賬由歸口部門、使用部門臺賬組成，由于缺乏信息系統(tǒng)支撐，各種數(shù)據(jù)分散，匯總、核對困難。雖然財務(wù)系統(tǒng)和市局資產(chǎn)管理系統(tǒng)有部門功能，但由于關(guān)注點不一樣，達不到精細管理、全程管控的要求。

4 對 策

根據(jù)以上分析，要較好地實現(xiàn)物資管理，必須實施物資管理信息化，從傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式轉(zhuǎn)變。

也許有人會說，使用電子表格進行物資管理不也是信息化了嗎？的確，電子表格是一種信息工具，但處于非常初級的階段，單純的電子表格管理只是把基礎(chǔ)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)放到了計算機上，而無法解決數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，管理流程缺乏，共享困難等問題。

實施物資管理信息化的好處：信息化管理不是單純地將紙質(zhì)管理工具直接放到計算機上，而是一種富有邏輯思維的管理方式，是一種有機的，將物資管理各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，緊密聯(lián)系在一起，按照各物資的生命周期管理設(shè)計的信息化管理方式。通過信息化手段減少管理節(jié)點、統(tǒng)一各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，將物資管理流程固化到系統(tǒng)中，實現(xiàn)無紙化管理以及信息共享。這不僅可以簡化管理工作，而且能夠為決策者提供數(shù)據(jù)支持。

5 具體實現(xiàn)

解決目前物資管理面臨的難題，實現(xiàn)物資管理信息化，應(yīng)該從以下5個方面著手。

5.1 過程管理流程化

過程管理流程化是指：通過搭建物流管控平臺，將物資管理納入管理體系，將合同簽訂、計劃、審批、采購、驗收、領(lǐng)用、存儲、消耗、報廢、信息反饋以及供應(yīng)商評價等事件進行整合，使物資管理工作所有任務(wù)固化于系統(tǒng)流程之中。

過程管理流程化的好處在于：不僅可以保證物資采購過程規(guī)范，還可以實現(xiàn)資源信息的共享，并對各種信息進行有效的控制和統(tǒng)計。物資的申請采購部門也可以通過查詢了解物資的庫存情況以及物資采購的實際進程，領(lǐng)導(dǎo)可以通過查詢物資情況，了解相關(guān)部門的實際生產(chǎn)狀況。物資儲存部門可以利用消息的方式通過申請采購部門領(lǐng)取到庫的物資，從而使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程變得更加合理高效。通過統(tǒng)一管理流程、步驟和口徑，使管理工作變得更加嚴(yán)密、緊湊。

物資管理作業(yè)系統(tǒng)流程如圖1所示。

5.2 管理全程無紙化

管理全程無紙化是指：通過搭建物流管控平臺，建立物資管理各功能模塊，加入審批功能，將物資管理的各事件、動作進行信息化處理，不再借助紙質(zhì)載體流轉(zhuǎn)，減少原來需人力完成的大量繁瑣、無序工作，讓有限的人力去完成對企業(yè)更有價值的工作。

管理全程無紙化的好處在于：一是大大減少了各種物資的使用（比如紙張），有效地降低管理成本。二是結(jié)合移動云平臺可實現(xiàn)電子公文的隨時處理和查閱，節(jié)約了各級管理人員簽字審批花費的時間，可提高工作效率、提升管理水平。

5.3 事件管理精細化

事件管理精細化是指：將流程中每個事件發(fā)生的內(nèi)容和數(shù)據(jù)完整充分地記錄，不缺項、不漏項、不錯項。

事件管理精細化的好處在于：詳細記錄各事件數(shù)據(jù)，便于系統(tǒng)后期篩選、查詢統(tǒng)計，滿足各種要求匯總臺賬、報表的需要。例如計劃事件里就會包含部門、時間、需求內(nèi)容、填報人、需求人等字段。

采購計劃單如圖2所示。

5.4 身份管理關(guān)系化

身份管理關(guān)系化是指：將各物資在系統(tǒng)中貼上身份標(biāo)簽，該標(biāo)簽將與該物資的各類信息相關(guān)聯(lián)，只需點擊屬性就能知道該物資的各種信息。例如該物資隸屬的合同、供應(yīng)商、采購時間、價格、領(lǐng)用部門、責(zé)任人、存放地點等信息會作為標(biāo)記跟隨該物資直到消耗或報廢。

身份管理關(guān)系化的好處在于：能夠?qū)Ω魑镔Y的信息一目了然，讓管理者能夠非常直觀地了解物資的來路和狀態(tài)。

5.5 實物管理電子化

實物管理電子化是指：通過搭建物流管控平臺，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對需要進行重點管理的物資（基礎(chǔ)設(shè)施、固定資產(chǎn)、部分低值易耗品）進行電子管理，管理者只需使用手機等設(shè)備掃描條碼就能了解相關(guān)信息。

實物管理電子化的好處在于：通過粘貼管理信息標(biāo)簽，可用手機等終端直接對其掃描獲取信息，乃至進行實物盤點。

條碼標(biāo)簽如圖3所示。

6 結(jié)束語

本文提出以物流管控平臺建設(shè)為契機，按照“五化”的模式進行物資管理功能開發(fā)，結(jié)合云移動平臺以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將管理思想與信息化手段深度融合，使物資管理簡單化、條理化、人性化，實現(xiàn)管理方式從傳統(tǒng)管理向信息化的轉(zhuǎn)變。

這不僅能夠強化、細化基礎(chǔ)工作，提升物資管理水平，更重要的是通過物資管理信息化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，有利于資源配置、成本控制等多項后續(xù)工作的開展，為重慶煙草全面實現(xiàn)精益物流打下堅實的基礎(chǔ)。

本文是從物資管理人員、系統(tǒng)使用者的角度對物資管理信息化實現(xiàn)方式的一些思考。若有不妥之處，請指正。