事半功倍 用好Excel2013的自動(dòng)功能

自動(dòng)更正文本

Excel 2013的自動(dòng)更正功能，和Word比較相似，可以在輸入文本時(shí)自動(dòng)更正拼寫錯(cuò)誤。而該功能只要稍加變換，就可以實(shí)現(xiàn)一些特殊的作用。比如我們?cè)谳斎霐?shù)據(jù)時(shí)，某些內(nèi)容是重復(fù)的，此時(shí)就可以借助“自動(dòng)更正”來(lái)實(shí)現(xiàn)快速輸入，這里我們以輸入“xxmc”就自動(dòng)更正為“江蘇省海安縣大公鎮(zhèn)中心小學(xué)”為例，介紹自動(dòng)更正的的設(shè)置方法。

打開(kāi)Excel 2013，單擊菜單“文件”，選擇“選項(xiàng)”彈出對(duì)話框，切換到“校對(duì)”選項(xiàng)（如圖1），這里列舉著自動(dòng)更正拼寫選項(xiàng)，如忽略大小寫、標(biāo)記重復(fù)單詞等，和Word非常相似。

單擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)”按鈕，彈出設(shè)置框（如圖2），切換到“自動(dòng)更正”選項(xiàng)，這里列出了關(guān)于英文的更正選項(xiàng)，如自動(dòng)更正大小寫，單擊“例外項(xiàng)”按鈕，可自定義某些特殊的英文拼寫更正規(guī)則。勾選下方的“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”，在“替換”下輸入“xxmc”，“為”下輸入“江蘇省海安縣大公鎮(zhèn)中心小學(xué)”，再單擊“添加”按鈕，這樣在Excel的單元格中輸入xxmc后就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成“江蘇省海安縣大公鎮(zhèn)中心小學(xué)”。

自動(dòng)定位小數(shù)點(diǎn)

有時(shí)我們需要輸入大量的小數(shù)，為了提高輸入速度，我們可以啟用自動(dòng)定位，它能根據(jù)設(shè)置的小數(shù)尾數(shù)自動(dòng)加上小數(shù)點(diǎn)。比如要輸入的數(shù)據(jù)中以2位小數(shù)為主，我們可以這樣進(jìn)行設(shè)置。

在輸入數(shù)據(jù)前，單擊“文件”菜單選擇“選項(xiàng)”彈出對(duì)話框，切換到“高級(jí)”選項(xiàng)，勾選“自動(dòng)插入小數(shù)點(diǎn)”并設(shè)置位數(shù)為2（如圖3），單擊“確定”按鈕后，在單元格中輸入數(shù)字則會(huì)自動(dòng)添加小數(shù)點(diǎn)，如：輸入1258則自動(dòng)轉(zhuǎn)換成12.58。如果此時(shí)要輸入整數(shù)或其它位數(shù)的小數(shù)，則這樣輸入如128則手動(dòng)輸入128.00，168.8則手動(dòng)輸入168.8，156.288則手動(dòng)輸入156.288。

自動(dòng)調(diào)整字符格式

我們?cè)谔幚頂?shù)據(jù)時(shí)，由于某些單元格的字符比較多，經(jīng)常需要對(duì)單元格進(jìn)行調(diào)整，讓字符完全顯示出來(lái)，可一般情況下單元格的寬度是固定的，這就需要調(diào)整字符字號(hào)讓其適應(yīng)單元格，比較麻煩，此時(shí)就可以啟用自動(dòng)調(diào)整格式功能。

選中要輸入數(shù)據(jù)的列，右擊選擇“設(shè)置單元格格式”彈出對(duì)話框，切換到“對(duì)齊”選項(xiàng)（如圖4），勾選“文本控制”下的“縮小字體填充”，這樣以后在該列單元格輸入文本，只要超過(guò)了單元格的寬度，都會(huì)自動(dòng)縮小字體，非常方便。

自動(dòng)切換輸入法

通常我們?cè)谔幚頂?shù)據(jù)時(shí)，電子表格中的字符可能涵蓋了漢字、字母和數(shù)字，那么在輸入數(shù)據(jù)時(shí)就需要頻繁在中英文輸入法之間切換，這樣無(wú)疑降低了工作效率。Excel中可以為單元格指定英文輸入法，當(dāng)鼠標(biāo)指向該單元格后就會(huì)自動(dòng)選擇英文輸入法。

打開(kāi)Excel2013，選中需要輸入數(shù)字的列，然后切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕，選擇“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，彈出對(duì)話框，切換到“輸入法模式”選項(xiàng)（如圖5），在“模式”下選擇“關(guān)閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕即可。這樣當(dāng)鼠標(biāo)指針移動(dòng)到設(shè)定的單元格后，就會(huì)自動(dòng)切換到英文輸入法，非常方便。

自動(dòng)審查輸入的內(nèi)容

在輸入初始數(shù)據(jù)時(shí)，卻不能自動(dòng)檢測(cè)數(shù)據(jù)的正確性，而正確的原始數(shù)據(jù)是進(jìn)行后期運(yùn)算的基礎(chǔ)。因此我們有必要激活Excel內(nèi)置的自動(dòng)化功能，這樣在輸入原始數(shù)據(jù)時(shí)可以自動(dòng)進(jìn)行檢測(cè)，從而在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。

（一）審查數(shù)據(jù)順序

在輸入某些數(shù)據(jù)時(shí)，我們必須按照前后順序來(lái)輸入，如：在列A輸入日期，必須先前再后，由遠(yuǎn)到近，后面的日期必須晚于前面的日期，則先選中列A，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕，選擇“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”彈出對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下選擇“日期”（如圖6），“數(shù)據(jù)”下選擇“大于或等于”，再在“開(kāi)始日期”下輸入“=MAX （$A$1：$A1）”，單擊“確定”按鈕即可，這樣在列A輸入日期時(shí)，A2中的日期必須晚于A1，A3必須晚于A2……反之，如果要實(shí)現(xiàn)由小到大輸入，則輸入“=MIN（$A$1：$A1）”。這樣在輸入日期時(shí)，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)彈出提示框，提示：輸入值非法，其它用戶已經(jīng)限定了可以輸入該單元的數(shù)值。

（二）審查數(shù)據(jù)范圍

某些時(shí)候數(shù)據(jù)必須在某個(gè)范圍之內(nèi)，如果某個(gè)單元格中的數(shù)值超出范圍，就說(shuō)明我們輸入錯(cuò)誤，比如：錄入分?jǐn)?shù)時(shí)通常數(shù)值范圍應(yīng)該在0-100之間，超出范圍則進(jìn)行提醒。

選擇輸入分?jǐn)?shù)的列，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”彈出對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下選擇“整數(shù)”（如圖7），“數(shù)據(jù)”下選擇“介于”，再在“最小值”中輸入0，“最大值”中輸入“100”，單擊“確定”按鈕即可，這樣該列單元格中的數(shù)值超出范圍，則會(huì)彈出提示。

對(duì)于提示的文本信息，也可以進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)（如圖8），“樣式”下選擇“停止”，然后在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”中輸入提示內(nèi)容，單擊“確定”按鈕，這樣在該單元格輸入不符的數(shù)據(jù)，則會(huì)出現(xiàn)自定義的提示。在“樣式”下還可以選擇“警告”，則輸入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤后會(huì)出現(xiàn)提示，但是錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)依然能夠輸入。

（三）審查數(shù)據(jù)前綴

在輸入某些數(shù)據(jù)時(shí)，數(shù)據(jù)的前一部分字符是固定的，如dgz…，abcd…，為了防止數(shù)據(jù)的前綴輸入錯(cuò)誤，也可以通過(guò)函數(shù)來(lái)進(jìn)行審查，確保輸入無(wú)誤。比如：列A中的數(shù)據(jù)有固定前綴，則可以這樣進(jìn)行設(shè)置。

選中列A，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，彈出對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下選擇“自定義”（如圖9），在“公式”中輸入：=OR（LEFT（A1，3）=\"DGZ\"，LEFT（A1，4）=\"ABCD\"），單擊“確定”按鈕，這樣該列單元格中的數(shù)值前面必須是預(yù)設(shè)的字符。

（四）自動(dòng)突出重復(fù)數(shù)據(jù)

如果輸入的數(shù)據(jù)不能有重復(fù)，可輸入前并沒(méi)有設(shè)置對(duì)單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行審查，此時(shí)還可以使用Excel 2013的“條件格式”功能突出顯示重復(fù)數(shù)據(jù)，從而便于進(jìn)行“亡羊補(bǔ)牢”。

選中數(shù)據(jù)所在列，切換到“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“條件格式”按鈕（如圖10），選擇“突出顯示單元格規(guī)則”下的“重復(fù)值”，然后設(shè)置重復(fù)數(shù)值的格式，這樣列中所有的重復(fù)數(shù)據(jù)都會(huì)用設(shè)置的格式顯示出來(lái)。

數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能與Excel的函數(shù)結(jié)合起來(lái)，可以讓自動(dòng)審查功能更強(qiáng)大，更全面，有需要的朋友可以深入研究一下Excel的函數(shù)。