淺析檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案統(tǒng)計(jì)以及人事管理制度也受到了現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程的影響，許多的企業(yè)以及行政單位都采用了電子計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理統(tǒng)計(jì)以及記錄。將檔案統(tǒng)計(jì)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中對(duì)于人事管理部門有著重要的意義，主要闡述了檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì)；檔案管理；后勤部門

通過(guò)多年的實(shí)踐以及總結(jié)的工作經(jīng)驗(yàn)可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作有其自身發(fā)展的特殊規(guī)律。要想將檔案管理工作做好，就要遵循檔案管理工作的自身規(guī)律加以發(fā)展，最重要的是在檔案管理工作中引用檔案統(tǒng)計(jì)制度。

一、檔案統(tǒng)計(jì)以及檔案統(tǒng)計(jì)分析管理

檔案統(tǒng)計(jì)是什么？檔案統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)單地說(shuō)：就是對(duì)檔案工作以及檔案的數(shù)量加以統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行工作總結(jié)以及數(shù)據(jù)的分析，將一些瑣碎的檔案加以統(tǒng)計(jì)整理，進(jìn)行分析。

大多數(shù)的人都認(rèn)為檔案統(tǒng)計(jì)制度就是簡(jiǎn)單單純地將不同的數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行分類整理，用一個(gè)簡(jiǎn)單的表格或者圖文結(jié)合的方式，表達(dá)出整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)存在的特征以及其存在的規(guī)律性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)。統(tǒng)計(jì)的表達(dá)方式往往都是通過(guò)數(shù)字與圖標(biāo)結(jié)合起來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作，因?yàn)閿?shù)字的變化可以很明顯地將整個(gè)統(tǒng)計(jì)工作的變化表現(xiàn)出來(lái)，所以，只要抓住檔案的變化與發(fā)展的規(guī)律以及內(nèi)在聯(lián)系就可以很簡(jiǎn)單地做好整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)以及管理工作。

二、檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)用的作用與意義

1.為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)分析數(shù)據(jù)的藍(lán)本

首先，檔案統(tǒng)計(jì)工作最重要的一個(gè)作用就是可以為領(lǐng)導(dǎo)階層進(jìn)行檔案指導(dǎo)工作提供借鑒的重要材料，起到了領(lǐng)導(dǎo)發(fā)展的“參謀”作用。同時(shí)，有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整個(gè)工作情況的了解與發(fā)展。

檔案統(tǒng)計(jì)工作需要做好對(duì)各個(gè)部門的工作計(jì)劃有一個(gè)簡(jiǎn)單的了解、對(duì)于每個(gè)部門工作人員的數(shù)量以及編制有一個(gè)了解，對(duì)于設(shè)備的數(shù)量也要做好統(tǒng)計(jì)工作。要了解整個(gè)企業(yè)或者行政單位的具體規(guī)章制度以及所執(zhí)行的各項(xiàng)規(guī)定條文等。對(duì)于這些東西的了解有利于做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，需要檔案統(tǒng)計(jì)工作人員進(jìn)行不斷的實(shí)踐與積累總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，檔案統(tǒng)計(jì)工作者做好這些不同的工作，有利于為不同的工作發(fā)展提供借鑒的材料，更有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整個(gè)工作大局進(jìn)行指導(dǎo)工作。通過(guò)統(tǒng)計(jì)工作者反映出的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，領(lǐng)導(dǎo)可以間接地看出整個(gè)企業(yè)或者行政單位發(fā)展的情況做出了解與分析。檔案統(tǒng)計(jì)已經(jīng)在我國(guó)大多數(shù)的檔案管理工作中普遍應(yīng)用，使檔案管理工作變得更加完善，起到了很好的效果。

2.檔案統(tǒng)計(jì)工作有利于提高工作效率

在檔案管理工作中應(yīng)用檔案統(tǒng)計(jì)制度，有利于提高整個(gè)檔案管理工作的工作效率，有利于進(jìn)一步對(duì)檔案進(jìn)行整理工作、有利于檔案的編排以及進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)分析。

檔案管理工作人員在進(jìn)行對(duì)檔案的數(shù)據(jù)收集、簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)整理、對(duì)于數(shù)據(jù)的分析與編排以及數(shù)據(jù)的分類工作時(shí)，可以將檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)用到其中，利用檔案統(tǒng)計(jì)制度與針對(duì)不同階段不同時(shí)期發(fā)展的情況，此外，針對(duì)不同工作類型也要制定不同的檔案統(tǒng)計(jì)制度，檔案統(tǒng)計(jì)工作人員不能僅僅憑借一小部分人進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)分析，要縱觀全局不能“怕麻煩”，要對(duì)大局有所了解進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理與分析工作。對(duì)于統(tǒng)計(jì)后的數(shù)據(jù)與分析結(jié)果要反復(fù)檢查，找出其中存在的問(wèn)題與弊端，在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中更要對(duì)統(tǒng)計(jì)人員加大監(jiān)督與管理力度，確保整個(gè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，保證整個(gè)檔案的真實(shí)性，以確保整個(gè)檔案管理能夠起到真實(shí)的作用?？偠灾瑢n案統(tǒng)計(jì)制度應(yīng)用到檔案管理工作中有利于提高整個(gè)檔案管理工作的工作效率，同時(shí)可以減小檔案的誤差，增加整個(gè)檔案的真實(shí)性，使得統(tǒng)計(jì)出來(lái)的檔案有著真實(shí)可靠的作用。

3.檔案統(tǒng)計(jì)工作可以為各項(xiàng)工作提供一個(gè)基礎(chǔ)的材料

最后檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)用到檔案管理工作中有著重要的作用，檔案統(tǒng)計(jì)可以利用整個(gè)檔案管理工作的自身發(fā)展規(guī)律為企業(yè)或者行政單位提供一個(gè)各項(xiàng)工作發(fā)展的基礎(chǔ)材料，為各項(xiàng)工作的未來(lái)發(fā)展提供一個(gè)可靠的數(shù)據(jù)，通過(guò)檔案數(shù)據(jù)某一些方面的專業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，可以為各項(xiàng)工作科學(xué)性的發(fā)展提供一個(gè)發(fā)展規(guī)劃，對(duì)于以前的工作計(jì)劃有所了解，找出存在的發(fā)展問(wèn)題，通過(guò)一系列的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表現(xiàn)出來(lái)的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)與下降情況分析出未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)于不同的工作部門有著不同的數(shù)據(jù)需求，對(duì)于檔案的整理以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)要從不同的角度出發(fā)，滿足不同工作崗位對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)需求，在檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面對(duì)于目錄的設(shè)計(jì)要滿足不同的需求，方便查找與閱覽。所以，一個(gè)完整的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以為不同的工作需求提供一個(gè)基礎(chǔ)的材料，為其未來(lái)的發(fā)展提供發(fā)展的“藍(lán)本”。

檔案統(tǒng)計(jì)制度應(yīng)用于檔案管理工作上有著十分重要的歷史性作用，做好檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)有利于企業(yè)或者行政單位的未來(lái)發(fā)展，可以為各個(gè)不同的工作部門提供一個(gè)發(fā)展的“藍(lán)本”，使得我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著更好的發(fā)展前景。

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？誗編輯 孫玲娟