新世紀檔案之變與基層檔案工作現(xiàn)狀及對策

摘 要：今日之檔案非昔日之檔案。在信息化的今天，檔案作為一種重要的信息資源，本身也在發(fā)生著顯著的變化?；鶎訂挝粰n案管理體制不一，各單位檔案工作發(fā)展不平衡，檔案業(yè)務工作不夠規(guī)范，檔案利用方式單一，不夠主動等存在較多問題。

關(guān)鍵詞：檔案事業(yè)；發(fā)展；變化；問題

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）10-0168-02

一、檔案事業(yè)發(fā)展的六大變化

（一）檔案之變

今日之檔案非昔日之檔案。在信息化的今天，檔案作為一種重要的信息資源，本身也在發(fā)生著顯著的變化，即由政府記錄逐漸社會化、由官檔文化開始平民化、突破傳統(tǒng)紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)而數(shù)字化等等。

根據(jù)一項調(diào)查，2007年我國中央和國家基層及其直屬企業(yè)事業(yè)單位生成的電子文件數(shù)量占文件總數(shù)的72.7%；49%的受訪單位生成的電子文件數(shù)量占文件總數(shù)的50%以上，14.3%的受訪單位生成的文件全部為電子文件。48%的受訪單位認為未來5年，50%以上的文件將僅以電子文件的形式存在。

(二)管理方法之變

業(yè)務復雜化（實時歸檔、雙重鑒定、信息保護、元數(shù)據(jù)應用），管理精細化（目標：真實性、可靠性、完整性和可用性，要求：管理更加規(guī)范、精細、周密和標準），運用新理念（資源、風險、集成管理）。

（三）工作職能之變

延伸、拓展、融合（文件管理融入業(yè)務管理中、文件管理嵌入電子政務中、電子商務系統(tǒng)、電子文件管理納入信息化戰(zhàn)略和電子化業(yè)務體系）。

（四）管理體制之變

管理手段的多元化（行政指令性向指導性、服務性、監(jiān)督性過度），組織結(jié)構(gòu)的形式多樣化（檔案館、文件中心、寄存中心、電子文件中心、私人檔案館、聯(lián)合檔案室等）。

（五）檔案機構(gòu)形象之變

服務形象，館藏檔案貼近公民需求；檔案服務方式多樣、便利；檔案檢索工具便捷、開放；服務態(tài)度周到、親切等。館舍設施形象等都發(fā)生較大變化。

（六）檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略之變

從行政主導的、以手工模式為基礎(chǔ)的、內(nèi)斂式的發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變?yōu)橐婪ㄖ螜n、技術(shù)強檔、開放興檔的發(fā)展戰(zhàn)略，依法治檔（多種檔案關(guān)系需要法律—調(diào)節(jié)知情權(quán)、隱私權(quán)、公布全、代理權(quán)），技術(shù)強檔（硬技術(shù)：搭建文件管理平臺，檔案保護技術(shù)等、軟技術(shù)：元數(shù)據(jù)管理、格式化管理、版本管理、流程管理、個性化服務等），開放興檔（資源的開放、檔案館職能的開放）。

二、基層檔案工作現(xiàn)狀

（一）基層單位檔案管理體制不一

隨著機構(gòu)改革的深化，各級基層變化頻繁，經(jīng)歷多次機構(gòu)改革，導致各級基層單位檔案工作管理體制也呈多元化。舉例隸屬關(guān)系多樣：館、處、科、室。

(二)各單位檔案工作發(fā)展不平衡

隨著經(jīng)濟體制、政治體制改革的進一步深化，多數(shù)單位檔案工作得到提升，有少數(shù)單位上級機關(guān)對檔案工作有要求的單位，檔案管理工作扎實，各個環(huán)節(jié)的工作有條有序。也有個別單位對檔案工作產(chǎn)生一些負面影響，有的單位出現(xiàn)撤并檔案管理機構(gòu)，減少對檔案工作的投資，減少檔案管理人員和人員不穩(wěn)定的現(xiàn)象時有發(fā)生?；鶎訖n案管理的工作人員一般都是兼職，很少有主要的一個人負責。換得很勤，資料就容易找不著，或丟失。

（三）并、轉(zhuǎn)單位檔案的歸屬流向問題

并、轉(zhuǎn)單位所有制變更后，檔案的歸屬、流向問題顯現(xiàn)出來，如檔案文件丟失等。

（四）檔案意識淡薄，檔案形成、積累不及時、收集渠道不夠暢通，有一些死角漏洞

不論是領(lǐng)導、教師還是管理人員本身，檔案意識都不強。有的領(lǐng)導，文件到手里之后，就自己收起來，甚至弄不見了。如果檔案管理員不去主動索取，就會造成檔案文件材料的遺漏。統(tǒng)計報表、內(nèi)部制度、出版物、聲像資料、基建檔案、科研檔案、設備檔案、會計檔案、電子檔案、業(yè)務檔案等沒有及時歸檔，綜合管理。

（五）文件材料的成分更加復雜種類增多，載體不一

隨著技術(shù)的發(fā)展，文件材料的成分更加復雜，種類增多，載體不一，歸檔門類不全，比較注重紙質(zhì)資料的搜集?，F(xiàn)在很多高校只注重公文、財務、人事、基建等方面的檔案收集，而對于磁帶、圖片、光盤、錄像帶一類檔案的收集往往不重視，沒有及時歸檔，造成這些寶貴資料的遺失。比如，在校企合作過程中形成的一些圖片資料和影像資料保存不全，平時進行社會調(diào)研以及學生到企業(yè)頂崗實習的圖片資料不注意收集，沒有及時歸檔。隨著人員的變動和時間的流逝，這些寶貴的一手資料就遺失了。

電子文件與紙質(zhì)文件的沖突，多媒體資源和關(guān)系數(shù)據(jù)庫等無法表現(xiàn)為紙質(zhì)材料，使檔案的整理、保管難度加大，這就要求檔案人員熟悉電子技術(shù)等方面的知識；還有失、泄密現(xiàn)象在技術(shù)市場和私自交易中時有發(fā)生。

（六）檔案業(yè)務工作不夠規(guī)范

基層單位檔案人員的監(jiān)督、指導職能發(fā)揮不夠，檔案歸檔有一定的質(zhì)量要求，檔案人員如對新的檔案業(yè)務規(guī)范學習、掌握不及時，導致檔案業(yè)務工作不夠規(guī)范。

（七）檔案利用方式單一，不夠主動

很多單位延用坐等上門的被動服務方式。基層檔案管理人員以兼職人員為主，主要是系部秘書、輔導員等兼任，工作人員的精力分散，檔案收集工作的責任心不強，日常資料的收集沒有形成制度化。另外，基層檔案管理的工作人員以兼職為主，缺乏必要的檔案管理意識，檔案業(yè)務素質(zhì)不高。

三、提高檔案管理工作水平的對策

（一）要加強檔案工作的宣傳，增加全員檔案意識

各級檔案工作人員要樹立服務意識，做好本部門的檔案資料收集和整理工作。比如，可以將一些檔案利用后產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的成果做成宣傳圖片，大力宣傳，使領(lǐng)導、教職工知道檔案的巨大作用。增強檔案工作的服務意識，有義務向大家普及檔案知識，建立暢通的溝通渠道，這對檔案收集工作會有很大的促進作用。通過宣傳，使大家認識到檔案的形成、積累與每個人有關(guān)，檔案是不可再生資源，無價之寶，檔案必須集中統(tǒng)一，歸國家所有。否則，將會違法，受到制裁。

（二）建立檔案管理網(wǎng)絡和規(guī)章制度

建立檔案管理網(wǎng)絡，培訓工作人員。建立本單位的檔案管理規(guī)章制度，統(tǒng)一內(nèi)部的做法及規(guī)范，是科學管理、有效利用的需要。檔案管理制度、分類大綱及不歸檔范圍、保管期限表、控制措施、考核制度與經(jīng)濟掛鉤等。檢查各部門日常工作的義務；產(chǎn)生原始資料的部門應負有收集、整理的責任，加大對個職能部門的監(jiān)督、指導力度。

（三）選準切入點，疏通檔案收集渠道，保證文件材料收集齊全、完整、準確

必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，避免分散在業(yè)務部門或個人手中。收集工作要遵循檔案的自然形成規(guī)律。收集工作要保證按制度接收，有切實可行的控制措施。疏通和確定收集渠道，定向、定內(nèi)容收集，對具體文件應落實到人，做到“三納入、四參加”。做好收集工作的幾個“結(jié)合”接受歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合；隨時收集和集中收集相結(jié)合；收集工作同計劃管理相結(jié)合；對內(nèi)收集和對外收集相結(jié)合?？偟闹v，加強控制手段，發(fā)揮檔案人員的監(jiān)督職能，保證文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。各職能部門收集職責范圍形成的文件。涉外、協(xié)作的大項目應各單位負責各自形成的文件。以能夠反映單位整體面貌為基本原則。根據(jù)文件材料的查考、保存價值確定歸檔范圍。根據(jù)責任主體確定歸檔范圍?！稒C關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施）10號令《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。文件材料的質(zhì)量必須字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備；需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料書寫、繪制；復印、打印文件及照片的字跡、線條和

影像的清洗劑牢固程度應符合設備標定質(zhì)量的要求；錄音、錄像文件應保證載體的有效性；長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

（四）掌握業(yè)務規(guī)范，夯實基礎(chǔ)工作

學習、掌握現(xiàn)行法規(guī)、標準。《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國家檔案局令第8號公布實施）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）《會計檔案管理辦法》、（財會字[1998]32號）《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）《照片檔案管理辦法》（GB/T11821-2002）《磁性檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-95）《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1987]19號）《檔號編制規(guī)則》(DA/T13-94)《科學技術(shù)檔案案卷卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《電子文件歸檔技術(shù)要求和應用規(guī)范》（DA/T38-2008）《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T40-2008）實施標準和法規(guī)應注意件的概念、件號（會議材料、會議記錄）歸檔章（頁數(shù)可填可不填）裝訂（成冊成套的可算一件）歸檔文件目錄（可裝盒）成套性、完整、齊全、準確、分類宣傳、質(zhì)量跟蹤、用戶反饋前期、原材料出廠證明、竣工圖前期調(diào)研、安裝調(diào)試、維修紀錄，原始記錄、數(shù)據(jù)計算，照片、底片的編號，實物檔案。檔案室設施與安全保管也必須重視。配備適合的庫房和設施，安全隱患如老化電線、水管、灶房。檔案管理現(xiàn)代化與單位管理現(xiàn)代化同步，搭建計算機管理文件平臺、實時歸檔、雙重鑒定、信息保護、元數(shù)據(jù)應用文件管理融入業(yè)務管理之中；文件管理嵌入電子政務、電子商務系統(tǒng)；電子文件管理納入信息化戰(zhàn)略和電子化業(yè)務體系。

（五）牢固樹立服務意識、改進服務手段、提供主動服務

牢固樹立服務意識為領(lǐng)導決策服務；為基層管理、政務公開、民主管理、綜合考核等各項工作提供有效憑證；搭建服務平臺：檢索工具-案卷級、文件級、機讀目錄、編研資料、局域網(wǎng)、展室；改進服務方式:上門、發(fā)放目錄、電話調(diào)卷；建立工作渠道：了解情況、跟蹤、超前服務；拓展服務功能：政策、法規(guī)公布、門戶網(wǎng)站、愛國主義教育。

（六）引進、培養(yǎng)人才，加強檔案人才隊伍建設

檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性管理工作，其收集、甄別、修復、立卷、歸檔和安全保管有很強的技術(shù)性。隨著知識經(jīng)濟時代的到來，數(shù)字化和網(wǎng)絡化已成為檔案管理的必由之路，更對檔案管理人員的素質(zhì)有更高的要求。可以說，“以后的檔案信息員”必須是既懂檔案專業(yè)、又懂現(xiàn)代信息技術(shù)；既有書本知識，又有豐富的社會經(jīng)驗的復合型人才。現(xiàn)在就是要加強計算機應用、信息網(wǎng)絡等知識和技術(shù)的培訓，強化電子檔案制作、接收、保管、應用等方法和技術(shù)的學習，以應對信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應用對檔案工作做準備。

總之，在這日新月異的年代，檔案工作充滿著挑戰(zhàn)和機遇。挑戰(zhàn)是對傳統(tǒng)管理方式而言，而機遇則是對新的管理方式而言。因此，作為一名檔案工作人員，要有德、識、學、才得能力，勇于探索、勇于實踐的勇氣，檔案工作才能適應社會的發(fā)展和時代的要求。