談對(duì)檔案管理適應(yīng)信息化發(fā)展的探討

【摘要】檔案管理信息化一直是新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo)，上個(gè)世紀(jì)末開始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國(guó)檔案信息化管理的契機(jī)。本文首先對(duì)檔案管理應(yīng)向信息化發(fā)展及所遵循的原則進(jìn)行闡述，然后就當(dāng)前檔案管理信息化的現(xiàn)狀進(jìn)行了初步的分析，最后探討了檔案管理信息化發(fā)展過程中應(yīng)采取的具體措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；發(fā)展；原則；措施

在現(xiàn)代社會(huì)迅速發(fā)展的情況下，信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，尤其是檔案信息化建設(shè)以及檔案信息化的發(fā)展已經(jīng)成為了現(xiàn)代信息社會(huì)的一個(gè)必然需求。并且黨和國(guó)家也在社會(huì)發(fā)展的過程中提出了——以信息化帶動(dòng)工業(yè)化發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，再到國(guó)家檔案局所提出的——以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。各個(gè)方面的社會(huì)趨勢(shì)都使得檔案信息化是發(fā)展建設(shè)工作成為了為現(xiàn)代社會(huì)服務(wù)的必然措施。下文主要針對(duì)檔案管理適應(yīng)信息化發(fā)展進(jìn)行了全面詳細(xì)的探討。

一、檔案管理信息化及原則

檔案信息化的檔案管理模式應(yīng)當(dāng)以我國(guó)的檔案實(shí)體保管轉(zhuǎn)變作為根本的目的，將以往的模式轉(zhuǎn)變成為以數(shù)字化形式存在的形式。并且在這一過程中，還要切實(shí)有效的實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化，讓信息的利用方式更加便捷；要實(shí)現(xiàn)檔案信息所具有的傳遞、接收、存儲(chǔ)、提供這整個(gè)操作流程的一體化發(fā)展；要保證信息檔案能夠最大限度的貢獻(xiàn)，只有在這樣的情況下，才能夠使得檔案管理模式完全革新。

檔案管理信息化遵循什么原則呢？

1、規(guī)范性原則。目前，人們?cè)跈n案管理工作中人們必須要對(duì)檔案工作的規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)其嚴(yán)格的要求，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，使其檔案工作的質(zhì)量和效率得到有效的提高。而且隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們也將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到其中，這樣使得人們?cè)趯?duì)檔案管理的過程中，可以將相關(guān)的文字信息轉(zhuǎn)化成電子數(shù)字化信息，而且我們也可以將檔案文檔轉(zhuǎn)化為電子文件，這樣不僅方便了人們對(duì)檔案信息的管理，還實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和有序化，從而使得的檔案管理工作的質(zhì)量得到有效保障。

2、安全性原則。伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來，人們也將許多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到了檔案管理工作中，不過，由于檔案信息化管理的過程中，網(wǎng)絡(luò)信息的安全性存在著一定的問題，因此我們還有采用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的處理，從而使得檔案管理信息工作的安全性得到有效的提高，這樣就有效的保障了人們?cè)跈n案管理的過程中，檔案信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏、丟失等方面的情況。

3、效益性原則：檔案管理信息化的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要我們?cè)趯?shí)際工作中投入大量的人力、物力與財(cái)力，因此我們必須要以效益性原則為基礎(chǔ)，根據(jù)檔案信息管理工作的實(shí)際能力，在原有基礎(chǔ)上不斷滿足用戶的要求，選用數(shù)字化的內(nèi)容，檔案管理信息與數(shù)字化必須要與社會(huì)的熱點(diǎn)相互結(jié)合，通過充分利用信息而提高其社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化與數(shù)字化，從而提高其經(jīng)濟(jì)利益。另外，我們還可以通過館藏資源建設(shè)來實(shí)現(xiàn)檔案的信息化與數(shù)字化，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為檔案管理創(chuàng)造更多價(jià)值與利益。

總而言之，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，檔案管理必須要朝向信息化不斷發(fā)展，這樣才能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，才能夠?yàn)橛脩艏吧鐣?huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

就我國(guó)當(dāng)前的檔案管理信息化情況而言，隨著無紙化辦公理念的不斷深入人心，在企業(yè)辦公中，利用信息化技術(shù)來管理檔案資料和辦公文件已經(jīng)成為一種常見現(xiàn)象。信息化社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)了檔案生成方式的改變，當(dāng)紙質(zhì)文件逐漸轉(zhuǎn)變成電子文件時(shí)，相應(yīng)的檔案管理方式也必定會(huì)隨之發(fā)生改變。綜觀我國(guó)當(dāng)前的檔案信息化管理，盡管管理形式已經(jīng)有了根本上的改變，信息化程度也有了基本的普及，但從技術(shù)手段上來說，檔案管理信息化中所引入的各項(xiàng)新事物在實(shí)際應(yīng)用時(shí)還是存在一定的問題。主要表現(xiàn)如下：

1、信息管理軟件不統(tǒng)一。當(dāng)前，各大企業(yè)在檔案管理工作中所采用的信息化管理手段大不相同，與管理技術(shù)相應(yīng)的管理軟件也同樣存在差異。且不論軟件的機(jī)型機(jī)號(hào)，單就功能特點(diǎn)而言，各大企業(yè)所使用的檔案管理軟件都是不同的。拿計(jì)算機(jī)來說，當(dāng)前市場(chǎng)上所擁有的計(jì)算機(jī)機(jī)型很多，不同企業(yè)單位在配備計(jì)算機(jī)時(shí)，所選擇的計(jì)算機(jī)型號(hào)也不同。如果工作需要，想將某一企業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)移搬到另一企業(yè)中加以應(yīng)用，由于計(jì)算機(jī)型號(hào)、規(guī)格不同，所以極有可能發(fā)生不適用的問題。由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進(jìn)程。

2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案工作信息化。

三、加強(qiáng)檔案管理應(yīng)向信息化發(fā)展及措施

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。

1、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。

2、加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。檔案的信息化：所謂檔案信息化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。

（1）加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵：做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效應(yīng)。

（2）解決好檔案電子文件的保存問題：以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

3、檔案信息化人才的培養(yǎng)。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人。管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。要熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法。因此必須通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作，提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。