關于高?；n案管理工作的思考與探討

摘 要：本文介紹了高?；n案的重要作用、特點及措施等，從不同方面解析高?；n案管理工作，希望能為廣大高校基建檔案管理人員提供建議，共同促進高校基建檔案管理工作的發(fā)展。

關鍵詞：高校 基建檔案管理 思考

一、高?；n案的重要作用

高?；n案對高校維權很重要，是高校維權的主要憑證和依據(jù)。以某個具體的基建項目為例，高校是建設單位，高校與施工單位分別為甲、乙方，代表著各自的利益。在同一個建設項目中雙方目標指向不同，所以甲方、乙方會存在一些必不可少的矛盾。甲方的希望是在工程造價最低的情況下工程能夠保質保量按期完成，而乙方則在工程施工中盡最大可能降低成本，以實現(xiàn)利益最大化。因此，甲方工作人員既要嚴格履行雙方之間的各種通知、報告的送達和交接等手續(xù)，還要保管好項目的變更、變增等重要文件，防止乙方在工程決算時有機可乘，利用甲方工作中的紕漏鉆空子。

高校基建檔案還關系到學校未來改擴建和維修。高?；n案記錄了項目建設的整個過程，地面設施和地下設施的具體方位都有著準確的記錄，這些原始材料是日后改建、擴建的最佳依據(jù)。工程項目建設完成后還存在維護、修理工作，尤其是地下管線等設施都屬于隱藏工程，只有依據(jù)這些工程設計圖、施工圖等資料施工人員才可以進行維修。改建、擴建對高校來說是一項巨大的工程，為了節(jié)約時間和成本，就得根據(jù)原始資料找到切實可行的辦法。因此基建檔案不僅具有史料和憑證作用，而且對以后的校園擴建、維護具有很重要的參考意義，發(fā)揮著非常重要的作用。

二、高?；n案的特點

1.專業(yè)性?；üこ掏ǔ６际浅绦驈碗s的系統(tǒng)工程，因此基建檔案管理涉及到的部門較多，包括外部和內部。而且檔案內容多數(shù)涉及到工程建設過程的各個環(huán)節(jié)和許多專業(yè)的工程問題，這些環(huán)節(jié)和專業(yè)有機地融合后會形成一個完整的單位工程?；n案就是因為它的內容、來源等因素變得更加專業(yè)化和復雜化。

2.成套性。基建檔案在整個高校的檔案中相對于其他檔案是獨立的，通常是單獨整理立卷的，而且不同的工程建設項目的檔案之間也是相互獨立的。基建工程檔案整理是以單位工程為對象，獨立地形成一整套相關資料，每一套完整的基建項目檔案內容有相似性，均包括：工程竣工驗收階段結論性文件材料、工程實施階段過程性文件材料、工程設計階段基礎性文件材料、工程建設準備階段依據(jù)性文件材料及其他工程建設檔案材料，是記錄整個工程的一套完整材料，因此高?；n案具有成套性的特點。

3.實用性?；n案是工程項目建設的完整、原始記錄，涵蓋了高校進行建設活動中形成的真實的資料和信息，在校園改建、擴建、維修等工作中起著重要的作用，對高校的建設、管理有很重要的使用價值，而且在較長時期內都將發(fā)揮它的這種不可代替的作用。

4.歷時長。一個完整的基建工程從工程項目的建議書到竣工驗收，涉及到政府主管審批、設計部門、施工單位、監(jiān)理單位等多個單位，既有文件材料，又有設計、施工圖紙，報表、統(tǒng)計資料，這都使基建檔案材料的來源非常廣泛，資料收集整理歷時長，給檔案管理工作帶來了難度。

三、加強高校基建檔案的管理的措施

1.健全制度、更新觀念

建立健全高?；n案管理的規(guī)章制度，是做好基建檔案管理工作的前提，有章可循、有法可依是檔案管理準確、高效的關鍵因素。高校應根據(jù)自己的實際情況設立檔案管理組織機構，從管理體制、崗位職責、獎懲措施等方面制定規(guī)范，使基建檔案管理規(guī)范化、制度化。

以前高校對于基建項目總是“重質量、輕檔案”，這種管理觀念在當今必須要轉變，高校相關領導要對基建檔案管理工作予以足夠重視，在人員、經(jīng)費、設施上給予大力的支持，將基建檔案工作納入學校統(tǒng)一管理。只有這樣才可以調動檔案管理人員的工作積極性，實現(xiàn)基建檔案的現(xiàn)代化管理。

2.加強人才建設、提高業(yè)務水平

基建檔案管理工作具有專業(yè)性、成套性、適用性、歷時長等特點，難度較高，科學性、條理性、嚴謹性、特定性在工作中十分重要，缺一不可，這就要求檔案管理人員必須具備高素質。管理人員至少要有兩方面的知識，一個是檔案管理方面的專業(yè)知識，還有一個是基建方面的專業(yè)知識，因此，擁有一支專業(yè)水平高的人才隊伍是至關重要的。所以，加強基建檔案管理人員的業(yè)務培訓就顯得更加重要，特別是現(xiàn)代化管理能力，如信息化管理模式的運用能力等。當今社會基建管理模式多種多樣，管理規(guī)范及標準不斷更新，基建檔案的管理向科學化、信息化不斷發(fā)展，這就要求檔案管理員要掌握現(xiàn)代化的管理方式，不斷提高自身業(yè)務素質。

3.加強同步化

高?；椖坑腥齻€同步，第一，要求檔案建立工作與項目啟動同步進行；第二，項目建設過程中，資料的收集、整編、審定要與項目進度同步進行；第三，項目竣工驗收時，項目整套合格的竣工資料提交要與工程驗收同步進行，這就是基建檔案管理工作的三同步。檔案管理員應該加強三同步，本著高度負責的工作態(tài)度，多了解正在進行的基建項目，對檔案材料的形成過程要十分熟悉，利用一切資源及時、準確、完整、有效地收集資料，保證項目檔案材料的標準化、規(guī)范化。

4.提高現(xiàn)代化管理水平

當今世界是信息化的時代，信息化對社會的各個方面都影響甚大，基建檔案管理也不例外，信息化給基建檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇，在這樣的時代背景下，發(fā)展基建檔案的信息化管理就是順應時代發(fā)展的舉措。信息化檔案管理具有操作簡便、查詢快捷、存貯安全等優(yōu)勢，能大大提高工作效率和工作質量。高校還擁有強大的技術優(yōu)勢，更應當將這種現(xiàn)代化的管理手段運用在檔案管理工作中。以計算機和數(shù)據(jù)庫為基礎建立檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理從靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài)，使檔案管理更加靈活，這樣在提高管理效率的同時減輕了管理人員的勞動強度。

當前檔案管理的整理和編輯主要依靠手工操作，勞動強度大，管理成本高，而且工作效率較低。因此，只有采用現(xiàn)代化管理手段，借助現(xiàn)代化的管理工具，才可以改變這種困境。

四、結語

高?；椖筷P乎高校百年大計，基建檔案是工程建設全過程的真實記錄，是高校進行整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，對高校日后的改建、擴建工作意義重大，因此，高校的有關部門要對基建檔案管理工作予以重視，采取切實可行的措施建立健全規(guī)章制度，提高管理人員業(yè)務水平，加強信息化管理，確保高?；n案的完整性、準確性及系統(tǒng)性，開創(chuàng)高校基建檔案工作的新局面。

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