信息時(shí)代民辦高校教學(xué)檔案管理的思考

摘 要：針對教學(xué)檔案管理的重要性，對教學(xué)檔案管理形成現(xiàn)狀進(jìn)行分析，應(yīng)從各管理部門領(lǐng)導(dǎo)重視、制定檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)檔案管理專員的培訓(xùn)和實(shí)行檔案管理系統(tǒng)的信息化網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞： 民辦高校 管理措施 質(zhì)量 教學(xué)秘書

隨著民辦高校進(jìn)行大力發(fā)展職業(yè)教育，部分民辦高校規(guī)模已過萬人。在民辦高校成長的過程中教學(xué)檔案是教學(xué)發(fā)展的有效的歷史證明，教學(xué)檔案往往又是各項(xiàng)檢查、評估佐證材料中的重中之重。教學(xué)檔案工作組織且管理得好，對規(guī)范民辦高校的教務(wù)管理模式，對進(jìn)一步提高教務(wù)管理質(zhì)量，促進(jìn)民辦高校的可持續(xù)發(fā)展有著不容忽視的作用。

“高等學(xué)校教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)活動過程中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、實(shí)物、聲像等不同載體的文件材料的總和，是不可再生的寶貴歷史資源，它反映了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理的重要標(biāo)志。”[1]

那么，在高新科技泛濫的時(shí)代，我們應(yīng)該如何高效高質(zhì)地管理民辦高校教學(xué)檔案工作。我覺得應(yīng)該從以下幾點(diǎn)入手：

一、做好民辦高校教學(xué)檔案管理工作，就要得到學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)的重視

民辦高校的教學(xué)檔案管理工作是貫穿著整個(gè)院校各項(xiàng)工作，體現(xiàn)著大學(xué)校園生活的多姿多彩的活力及個(gè)性的氣息，記錄著“教”與“學(xué)”的過程。是校園文化建設(shè)的重要基地，也是社會文化及歷史的部分縮影。從學(xué)院對教學(xué)檔案工作的管理措施也能粗略反映學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)對此項(xiàng)工作的重視程度。要做好此項(xiàng)工作首先學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)要重視，可以在各項(xiàng)會議、活動中倡導(dǎo)全校老師要認(rèn)識教學(xué)檔案管理內(nèi)容對教師個(gè)人檔案管理的重要性，端正教師對教學(xué)檔案管理工作的態(tài)度，增強(qiáng)老師們處處、時(shí)時(shí)都要有建立檔案的意識；單憑教學(xué)檔案管理人員收集資料是不夠全面的，要提倡老師們養(yǎng)成事事關(guān)已、時(shí)時(shí)關(guān)注的、自覺、主動地良好習(xí)慣。

很多民辦高校沒有將教學(xué)檔案管理工作的地位擺正。單方面將教學(xué)檔案管理工作當(dāng)作是教學(xué)工作中的小部分，認(rèn)為只是教學(xué)秘書管理工作，純粹是整理文件、資料等放進(jìn)檔案盒就行的教學(xué)相關(guān)資料。從而導(dǎo)致了教學(xué)檔案管理工作從根本上無人重視，進(jìn)而影響了教學(xué)檔案管理工作人員的對檔案管理工作的熱情、積極性，如教學(xué)檔案資料不健全、凌亂等，也在一定程度上影響了工作質(zhì)量和效果。要真正做好教學(xué)檔案管理工作，必須從源頭抓起，領(lǐng)導(dǎo)重視是前提。只要領(lǐng)導(dǎo)重視、認(rèn)可了，工作的重心明確了，得到老師們支持、協(xié)助的教學(xué)檔案管理人員在以后的工作才能有條不紊的進(jìn)行。

二、制定適合本院校的教學(xué)檔案管理辦法。制定民辦高校教學(xué)檔案管理，是民辦高校管理工作的組成部分

為了加強(qiáng)民辦高校教學(xué)檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，為民辦高校各項(xiàng)工作服務(wù)，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類方法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案管理方法》等法規(guī)，結(jié)合本院校實(shí)際的教學(xué)、檔案工作特點(diǎn)，與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、求真務(wù)實(shí)且科學(xué)地界定歸檔范圍和保管期限。特制定適合本院校的教學(xué)檔案管理辦法，成立檔案管理小組，落實(shí)到人。

應(yīng)該按照各學(xué)年度各學(xué)期，由學(xué)院系部門老師所屬系列分別進(jìn)行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙質(zhì)文件的不同載體分別歸類檔案并進(jìn)行保管。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理方法》在保管期限具體操作要對電子文件進(jìn)行備份，對紙質(zhì)文件進(jìn)行清查、銷毀前整理并制作銷毀清冊，完善教學(xué)檔案管理制度。

三、對民辦高校的教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行定時(shí)、定量和定質(zhì)的培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

“很多系部兼職檔案管理人員常常不明白檔案意識，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高，另外監(jiān)督管理機(jī)制不健全，使得當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍不能很好地適應(yīng)教學(xué)檔案工作的開展，從而直接影響檔案工作的質(zhì)量。”[2]

近幾年來，不少的民辦高校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，在校學(xué)生數(shù)急劇增加，號稱“人人有機(jī)會讀大學(xué)”時(shí)期，由此也為民辦高校教學(xué)檔案的管理工作帶來了巨大的壓力和前所未有的挑戰(zhàn)。這讓使民辦高校各部門的工作增加的同時(shí)，也必定會給教學(xué)檔案管理人員帶來很大的工作量，如此一來，教學(xué)檔案管理工作任務(wù)量的急劇增加，且在人力資源管理方面不能及時(shí)跟進(jìn)時(shí)，必然要求教學(xué)檔案管理人員在技術(shù)上過得硬，在思想上經(jīng)得起考驗(yàn)。民辦高校在人事師資配備計(jì)劃中必須重視檔案管理專業(yè)人才引進(jìn)外，還要做好對現(xiàn)有在職教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的培訓(xùn)工作，提高她們的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有這樣，才能讓教學(xué)檔案管理人員無懼任何壓力，出色地完成本職工作及其它各項(xiàng)工作任務(wù)?！敖虒W(xué)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠是指教學(xué)檔案管理人員很少接受經(jīng)常性的檔案管理技能培訓(xùn)。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中曾明文規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)需開展學(xué)校檔案管理人員檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。但實(shí)際上真正接受培訓(xùn)的人員并不多?！盵3]

在許多民辦高校的教學(xué)檔案管理，沒有配備人員專門負(fù)責(zé)，幾乎是由該院（系）的教學(xué)或行政秘書兼任。但由于秘書工作任務(wù)較多，在每學(xué)期初、中、末的一段時(shí)間，兼職教學(xué)檔案管理工作事務(wù)的人員無暇顧及，從而使教學(xué)檔案損壞、或丟失。又或者常常是教學(xué)或行政秘書工作不受重視而做不長久，就給剛分配來的新人負(fù)責(zé)，而到了交接工作時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)沒把本院（系）檔案工作的任務(wù)明確交付好的情況，這些情況，不僅影響了檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性，而且讓沒有受過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的人員進(jìn)行管理，也影響了管理的質(zhì)量。所有這些，都在直接嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案的管理水平。因此，對教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行定時(shí)、定量、定質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)是勢在必行的。

四、“實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化，是提高高校教學(xué)檔案管理效率的必由之路。現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，改善了檔案服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，把高校檔案工作帶入了自動化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段”[4]

目前，很多民辦高校在教學(xué)檔案管理方面還采用比較原始的管理方法，通過手動操作完成工作任務(wù)，以紙張和案卷為工具進(jìn)行檔案的收集、歸檔與檢索，沒有將比較先進(jìn)的數(shù)字化多媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，不難想象，在民辦高校的學(xué)生人數(shù)不斷增加、辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，僅憑傳統(tǒng)的檔案管理方法想要做好檔案管理工作談何容易。

“院系級的教學(xué)檔案管理依然處于保管原始資料的狀態(tài)，按照科學(xué)的方法進(jìn)行分類管理有待進(jìn)一步加強(qiáng)。因此，教學(xué)教案管理按科學(xué)分類，建立文檔信息數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)管理軟件形成信息數(shù)據(jù)庫是非常有必要的，這樣才能利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)施教學(xué)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，從而提高教學(xué)教案管理工作的效率?！盵5]因此，利用教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，使教學(xué)教務(wù)檔案管理人員從繁瑣、低效的工作中解脫出來，進(jìn)一步提高工作效率和教學(xué)質(zhì)量勢在必行。在不滿足自行開發(fā)符合本院校的民辦高校教學(xué)教務(wù)檔案管理系統(tǒng)的需求情況下，可先對目前市場上的教學(xué)教務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行考察，針對本院校的現(xiàn)狀，結(jié)合本院校自身的辦學(xué)層次復(fù)雜、形式多樣、靈活多變等特點(diǎn)，再與開發(fā)商研究、探討共同研制出相對適合本院校實(shí)際情況的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]林紀(jì)華.高校教學(xué)檔案管理工作思考 [G].內(nèi)蒙古民族大學(xué)學(xué)報(bào)，2011，（01）.

[2]丁鋒，唐國俊.淺談高職院校教學(xué)檔案管理 [G]. 湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（01）.

[3]尹翔.高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及其原因探析[G].文史月刊，2012（08）.

[4]龍?zhí)鞕?quán).高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及對策 [G]. 江西圖書館學(xué)刊，2009，（04）.

[5]張峰，涂蓉等.高校院系級教學(xué)檔案管理的規(guī)范與優(yōu)化[G].教育教學(xué)論壇，2012，（10）.