當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策

【摘 要】醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院檔案管理中有著至關(guān)重要的作用，是醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮臨床效用的可靠保障，關(guān)系著診斷的正確性和及時(shí)性。本文從醫(yī)療設(shè)備檔案管理的特性出發(fā)，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)：管理難度大、資料缺失、過(guò)程管理難等難點(diǎn)進(jìn)行了探討。并在筆者實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出了幾點(diǎn)參考性意見(jiàn)，希望對(duì)醫(yī)療工作有所幫助。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備；檔案管理難點(diǎn)；對(duì)策

2014年8月河北省對(duì)醫(yī)療器械“五整治”的工作成果進(jìn)行了總結(jié)，并積極制定了《醫(yī)療器械企業(yè)自查情況定期報(bào)告制度》等監(jiān)督機(jī)制。這對(duì)改善醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展有著十分重要的作用。但由于各市縣情況不同，當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理依舊存在諸多難點(diǎn)。因此，我們需要在認(rèn)真分析醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作難點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出具有實(shí)效的改良策略，使得醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作高效開(kāi)展，發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的主要內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的主要內(nèi)容有：商務(wù)資料、技術(shù)資料和管理資料。[1]商務(wù)資料包括購(gòu)置設(shè)備的申購(gòu)材料、審批文件、可行性報(bào)告、資金來(lái)源、供應(yīng)商（生產(chǎn)商）資質(zhì)、招標(biāo)文件、商檢證明、驗(yàn)收材料、相關(guān)發(fā)票、訂購(gòu)合同等。技術(shù)資料則包括醫(yī)療設(shè)備的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、使用說(shuō)明、維修線路、操作手冊(cè)等。管理資料則包括醫(yī)療設(shè)備信息登記表、申領(lǐng)單、維修記錄、技術(shù)鑒定表、常規(guī)檢驗(yàn)表、檢修記錄、保養(yǎng)記錄、報(bào)廢文件、聲像記錄等等。

二、當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)

（一）重視度不夠，管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理是醫(yī)院日常運(yùn)作工作中非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。但是從目前河北石家莊294家大型或公立或民營(yíng)的醫(yī)院來(lái)看，過(guò)半數(shù)的醫(yī)院都存在不重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的問(wèn)題。這種不重視主要體現(xiàn)為沒(méi)有設(shè)立醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門(mén)，沒(méi)有全職的醫(yī)療設(shè)備管理人員。因此，造成管理人員在收集檔案時(shí)，態(tài)度不一，存在應(yīng)付心理。而醫(yī)療設(shè)備檔案管理又區(qū)別于一般的醫(yī)療檔案管理，其管理內(nèi)容、管理方式更加復(fù)雜，并且存在不斷變化、更新的情況。當(dāng)前主要表現(xiàn)為設(shè)備操作說(shuō)明書(shū)、驗(yàn)收資料、設(shè)備技術(shù)論證、運(yùn)行情況記錄、檢修記錄等資料的缺失。

（二）各部門(mén)之間的管理協(xié)作難度大

在醫(yī)療設(shè)備檔案管理的各個(gè)階段會(huì)涉及多個(gè)部門(mén)，需要各部門(mén)相互配合才能完成。很多環(huán)節(jié)，檔案管理人員都未能參與其中。例如，在前期的醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置階段，檔案管理人員就很少參與，主要是資產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)參與相關(guān)資料的搜集與記錄。[2]而在設(shè)備日常使用中，設(shè)備的維護(hù)、檢修記錄則由該設(shè)備使用科室部門(mén)管理。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)貫穿始終的系統(tǒng)工作，需要管理者、維護(hù)者、使用者所在的部門(mén)一起協(xié)作完成。當(dāng)前由于醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間的管理系統(tǒng)不同、主管領(lǐng)導(dǎo)不同而造成的協(xié)調(diào)工作意識(shí)差、檔案資料缺失等問(wèn)題也不在少數(shù)。

（三）管理周期長(zhǎng)，資料收集難度較大

醫(yī)療設(shè)備檔案管理不同于其他醫(yī)療資料管理。其管理貫穿始終，從申報(bào)、購(gòu)置、驗(yàn)收到使用、維護(hù)以及后期的降級(jí)、報(bào)廢、處理等都需要詳細(xì)的記錄。這比一般的醫(yī)療資料管理周期更長(zhǎng)，信息系統(tǒng)更為龐大，管理難度也相對(duì)增加。因此，在搜集、保存、管理相關(guān)資料時(shí)所面臨的難點(diǎn)就更多。2002年，我國(guó)實(shí)行醫(yī)療糾紛舉證責(zé)任倒置制度，其中規(guī)定一旦發(fā)生與醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的事故、糾紛就要求查看醫(yī)療設(shè)備檔案。這一規(guī)定也在一定程度上引起了各醫(yī)療單位對(duì)醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行階段的數(shù)據(jù)搜集重視，但前期設(shè)備購(gòu)置和后期設(shè)備處理的檔案資料依舊缺乏有效的搜集和管理。

（四）信息化管理手段的應(yīng)用不成熟

按照醫(yī)療設(shè)備的用途歸類(lèi)，當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備可分為超聲、核醫(yī)學(xué)、心電、腦電、輔助裝置等17大類(lèi)，每一類(lèi)設(shè)備都有其不同的特點(diǎn)與技術(shù)指標(biāo)，需要一機(jī)一檔，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)。但目前大多數(shù)醫(yī)院采取的檔案管理方式還是以傳統(tǒng)的手工搜集和檢索為主，現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用還不夠成熟，特別是在儀器設(shè)備的使用記錄和維修記錄檔案管理方面。

三、加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的策略分析

（一）加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備管理的重視，提升管理人員的技能水平

領(lǐng)導(dǎo)的重視是開(kāi)展一切工作最為關(guān)鍵的因素。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備管理的重視一方面需要政府出臺(tái)相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范的法律法規(guī)，引導(dǎo)醫(yī)療單位建立相關(guān)制度。另一方面需要引起醫(yī)療單位主管領(lǐng)導(dǎo)的重視，成立專(zhuān)門(mén)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理團(tuán)隊(duì)，并制定相應(yīng)的管理制度，定期或不定期進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作的抽查及督促整改。同時(shí)，提升管理人員的技能水平也十分重要。管理人員的專(zhuān)業(yè)與否關(guān)系著資料搜集、管理的完整度。提升管理人員的技能的措施包括培訓(xùn)醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，加大宣傳醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性的力度等，以促使他們認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案管理對(duì)臨床醫(yī)療的重要性。

（二）完善管理制度，加強(qiáng)管理考核

首先，中央、省、市相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)將醫(yī)療設(shè)備檔案管理納入對(duì)醫(yī)療單位的質(zhì)量評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，納入ISO9001質(zhì)量認(rèn)證管理體系。其次，切實(shí)做到“四建”：建制、建賬、建檔、建卡。建制即根據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案法及規(guī)章制度建立符合自身的檔案管理制度與規(guī)范，例如《醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法》。[3]建賬即指建立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，其中包括名稱(chēng)、使用部門(mén)、價(jià)格、廠家信息、設(shè)備初用時(shí)間等。建檔則是指與醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的購(gòu)置、運(yùn)行、維護(hù)、檢修等記錄。建卡則是貼在設(shè)備上的編號(hào)、名稱(chēng)、單價(jià)、型號(hào)、保管人等信息。這“四建”即包括紙質(zhì)檔案也包括電子信息。

再次，需要根據(jù)各個(gè)管理部門(mén)和工作人員的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)對(duì)其職責(zé)進(jìn)行定位并且與績(jī)效掛鉤，建立薪資檔案評(píng)級(jí)制度、人員考核晉升機(jī)制。最后，醫(yī)療單位還需要完善從設(shè)備申購(gòu)、購(gòu)置、驗(yàn)收到維護(hù)、檢修、廢棄、轉(zhuǎn)讓等全過(guò)程管理內(nèi)容細(xì)分。例如對(duì)醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)品本身的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)記錄，包括設(shè)備名稱(chēng)、價(jià)格、型號(hào)、等級(jí)、購(gòu)置日期、許可證號(hào)、購(gòu)入價(jià)格、生產(chǎn)廠家、使用期限、生產(chǎn)廠家注冊(cè)號(hào)、運(yùn)行狀態(tài)等等。

（三）實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證管理資料的完整性

首先，要實(shí)行高度集中的統(tǒng)一管理， 設(shè)立專(zhuān)門(mén)的科室集中管理醫(yī)療設(shè)備檔案。同時(shí)，以醫(yī)療儀器的功能性質(zhì)及使用部門(mén)屬性建立相關(guān)的檔案管理小組。例如以醫(yī)學(xué)工程科為核心設(shè)立，建立起以各科室主要領(lǐng)導(dǎo)為小組組長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)集體，從而保證管理質(zhì)量[4]。

其次，加強(qiáng)各科室之間的溝通，提升各科室之間的協(xié)作意識(shí)。這之中包括儀器使用的各科室和儀器管理維護(hù)的各科室。一般而言，主要是以器械科為核心，加強(qiáng)器械科與財(cái)務(wù)科、醫(yī)務(wù)科、設(shè)備部、信息科等部門(mén)之間的溝通、交流，提高各部門(mén)對(duì)醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理的認(rèn)識(shí)水平和重視程度，以使得檔案的收集更加全面、完備。

最后，提高醫(yī)療設(shè)備檔案的使用率。以頻繁使用的需要來(lái)促使設(shè)備檔案管理不斷更新，同時(shí)也達(dá)到保證整個(gè)管理工作有序進(jìn)行的目的。不僅可以減少醫(yī)療設(shè)備故障，而且可以讓醫(yī)療設(shè)備檔案管理參與到醫(yī)療工作中去，在設(shè)備購(gòu)置、簽約驗(yàn)收、日常運(yùn)行、管理維護(hù)、廢棄處理等方面發(fā)揮相應(yīng)的作用。例如河北省某人民醫(yī)院就開(kāi)啟了醫(yī)療設(shè)備檔案查詢(xún)通道，方便相關(guān)人員快捷查詢(xún)醫(yī)療設(shè)備信息。

（四）充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)

一是要依托局域網(wǎng)，構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備檔案信息管理平臺(tái)，建立功能齊全的檔案管理系統(tǒng)和醫(yī)療設(shè)備全城監(jiān)控系統(tǒng)。這不僅方便檔案管理人員和維護(hù)人員查閱設(shè)備狀況，而且能夠提高工作效率。二是利用現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）為管理平臺(tái)，采用先進(jìn)的技術(shù)方式，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案電子化管理。[5]其中包括自動(dòng)射頻技術(shù)和自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。例如，當(dāng)前使用最為廣泛的條形碼，其不能能夠方便信息查閱，還能避免因?yàn)樵O(shè)備卡遺失或人為涂改等出現(xiàn)的不必要的麻煩。三是以檔案綜合資源管理系統(tǒng)為平臺(tái)，保障醫(yī)療設(shè)備檔案資源地有效利用。以應(yīng)用來(lái)促進(jìn)工作開(kāi)展，并通過(guò)使用的實(shí)際情況來(lái)不斷補(bǔ)充、完善檔案管理內(nèi)容。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性工作，貫穿與設(shè)備相關(guān)的整個(gè)過(guò)程。需要專(zhuān)職檔案管理與兼職人員相互配合，在不同的階段對(duì)資料進(jìn)行搜集整理并且應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)將相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。在條件允許的情況下可以采用相關(guān)軟件進(jìn)行輔助性管理。此外，還要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，提升其管理水平和職業(yè)素質(zhì)，避免出現(xiàn)檔案材料缺失的情況出現(xiàn)，更好地為醫(yī)療單位和社會(huì)公眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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