會計電算化的內(nèi)部控制問題及對策

【文章摘要】

隨著電算化使用的普及和深入，使得會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，對于企業(yè)的內(nèi)部控制是一個挑戰(zhàn)，同時也為企業(yè)財務(wù)信息安全等方面帶來了安全隱患，面對這些內(nèi)部控制的風(fēng)險，本文對會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用中企業(yè)內(nèi)部控制凸顯出來的問題，提出了相應(yīng)的解決對策，只有不斷加強內(nèi)部控制的制度建設(shè)，才能夠使企業(yè)將遇到的經(jīng)營風(fēng)險值降到最小。

【關(guān)鍵詞】

會計電算化；內(nèi)部控制；問題；對策

會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計控制的特殊形式。計算機技術(shù)應(yīng)用于會計領(lǐng)域，為企業(yè)帶來了巨大的效益，但也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。內(nèi)部控制越來越多的依賴于計算機系統(tǒng)，無紙化會計事項處理和無形化操作加大了會計信息真實性的風(fēng)險，對會計電算系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容的擴展和技術(shù)提出了更高的要求。

1 會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

1.1數(shù)據(jù)處理弱化了傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)處理都通過會計軟件由計算機進(jìn)行自動處理，相關(guān)會計人員及其他外部人員都可以通過計算機來瀏覽相關(guān)的會計信息，也可以進(jìn)行修改，這樣就會破壞會計信息資料和相應(yīng)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，會給數(shù)據(jù)的安全帶來一些潛在的隱患，盡管對于每個操作員都設(shè)置了相對應(yīng)的權(quán)限和口令，且各自的口令都應(yīng)當(dāng)保密，但是個別單位對于操作員的權(quán)限管理相對松懈，單獨的操作員可以通過不同的身份登錄到系統(tǒng)當(dāng)中，并進(jìn)行不同的操作，使得崗位責(zé)任制制度形同虛設(shè)。

1.2內(nèi)部審核形同虛設(shè)

企業(yè)在實現(xiàn)電算化之后，許多業(yè)務(wù)的處理都已經(jīng)程序化，由計算機自主進(jìn)行完成，相關(guān)的人員不再直接參與和控制。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，目前會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系發(fā)生了重大的變化，簡化了相應(yīng)的程序，減輕財務(wù)人員的勞動強度，提高了工作的效率，但是與此同時，一些內(nèi)部強制措施卻難以執(zhí)行，使得內(nèi)部審計形同虛設(shè)。

1.3會計檔案無紙化存在風(fēng)險

實現(xiàn)會計電算化后，會計資料儲存在磁性介質(zhì)上，然而磁性介質(zhì)本身容易損壞，容易造成數(shù)據(jù)的丟失，雖然在企業(yè)會計電算化檔案管理制度當(dāng)中都會規(guī)定，單位應(yīng)該堅持定期進(jìn)行雙公允性、雙重以上備份，并且分人分處保管。但是在實際的工作當(dāng)中，有些單位并沒有真正的執(zhí)行，一旦發(fā)生事故或者磁性介質(zhì)損壞時，會計資料的損失嚴(yán)重。

1.4部分會計人員的觀念落后

企業(yè)雖然實現(xiàn)了會計電算化，然而有些會計人員的觀念仍然處于初始狀態(tài)。認(rèn)為實現(xiàn)了電算化，但是會計工作仍然需要人工輸入數(shù)據(jù)和進(jìn)行人工調(diào)整，這樣浪費時間；也有人認(rèn)為，既然已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化了，那么只要依樣畫葫蘆，僅僅掌握了軟件的操作就做夠了，沒有深層次的發(fā)掘軟件的功能。這些落后的觀念同樣也會導(dǎo)致內(nèi)部控制出現(xiàn)松懈。

1.5電算化會計基礎(chǔ)管理工作不完善

財政部要求手工記賬被計算機所取代的單位必須具有一套相對完善的會計電算化管理機制，但企業(yè)在實現(xiàn)會計電算化之后并沒有按照要求制定嚴(yán)格的包括上機操作管理機制、軟硬件管理機制和會計檔案管理機制等內(nèi)容明確、成文的內(nèi)部管理制度。對于會計電算化的內(nèi)部管理制度仍然采取傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)的管理方法執(zhí)行，繼而沒有使電算化會計下的基礎(chǔ)管理工作得到完善。

2 加強會計電算化內(nèi)部控制的具體對策

2.1加強程序操作控制，確保安全運行

為了保證財務(wù)軟件系統(tǒng)的運行數(shù)據(jù)不被隨意查看、操作和修改，要制定內(nèi)部操作規(guī)定，嚴(yán)禁違規(guī)操作。軟件在硬盤自行備份，并建立檢查數(shù)據(jù)完整性機制，不定期更新軟件。同時聯(lián)網(wǎng)的計算機需要安裝有效的安全軟件，預(yù)防病毒、黑客的入侵，數(shù)據(jù)的輸入員如對輸入的數(shù)據(jù)存有疑問，應(yīng)及時同相關(guān)人員核對，不得自行修改。只有通過完整、詳細(xì)制度監(jiān)管，才能減少錯誤的發(fā)生，從根本上來保證會計信息的真實性及可靠性。

2.2確保系統(tǒng)的安全性和保密性

由于在企業(yè)部門的內(nèi)部資料中，財務(wù)資料的地位非常重要。而且所有的會計數(shù)據(jù)都保存在計算機中，會計工作的正常運行完全依賴計算機系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全，如果出現(xiàn)斷電、病毒爆發(fā)、錯誤的操作、非人為災(zāi)害、盜竊等意外事故，那么計算機中的會計數(shù)據(jù)會發(fā)生丟失，甚至系統(tǒng)癱瘓，一旦會計數(shù)據(jù)發(fā)生丟失，那么對企業(yè)來講，后果不堪設(shè)想。 因此，這項控制是為了使計算機系統(tǒng)避免受到外部環(huán)境的干擾，從而能穩(wěn)定、安全運行。

2.3把內(nèi)部審計工作落到實處

內(nèi)部審計是內(nèi)控系統(tǒng)的重要部分，也是強化企業(yè)內(nèi)控的有力手段，內(nèi)部審計在某種程度上可理解為對內(nèi)部會計控制的進(jìn)一步控制，企業(yè)對內(nèi)部會計控制環(huán)節(jié)的檢查、監(jiān)督、相關(guān)的評價通過內(nèi)部審計來完成。會計電算化系統(tǒng)中，因為存在 “人機”交互形式，因此我們對內(nèi)部審計就要提出更為嚴(yán)格的要求。企業(yè)內(nèi)部審計機構(gòu)是內(nèi)控監(jiān)督的執(zhí)行部門，內(nèi)部審計要根據(jù)不斷變化的環(huán)境采取新的審計方法。實現(xiàn)會計電算化后，審計部門不僅對會計核算的方法、過程、會計賬簿、憑證進(jìn)行審計，還要對原始數(shù)據(jù)的輸入、輸出審計，由于內(nèi)部審計人員熟悉本企業(yè)的業(yè)務(wù)和核算流程，通過內(nèi)部審計及時發(fā)現(xiàn)會計電算化過程中存在的漏洞，及時整改，可以使企業(yè)資產(chǎn)的安全性、完整性得到有效保護(hù)，保證經(jīng)濟工作有序運轉(zhuǎn)，保證會計核算的及時性、準(zhǔn)確性。

2.4確保分工明確，權(quán)限合理

企業(yè)應(yīng)建立一系列內(nèi)控制度，用來強化對會計信息系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。對于會計崗位要進(jìn)行明確的分工，明確崗位的職責(zé)，加強組織控制，職責(zé)不相容的崗位必須分離，使系統(tǒng)中各個部門發(fā)揮各自的職責(zé)，通過相互集合，監(jiān)督以及制約的體制來來降低會計工作的風(fēng)險性，從而保證會計信息的真實度和可靠性。

2.5加強法制建設(shè)，防止電算化犯罪

目前，由于我國法律法規(guī)的不完善，導(dǎo)致控制會計電算化犯罪非常困難。例如，對未經(jīng)許可接觸會計電算化信息系統(tǒng)或有關(guān)數(shù)據(jù)文件的行為，在法律上未規(guī)定為偷竊行為，因此就無法對下載重要機密數(shù)據(jù)的行為進(jìn)行治罪。實行會計電算化后，一方面為企業(yè)帶來了科學(xué)、高效的管理方式，另一方面，也可能導(dǎo)致發(fā)生新科技、新技術(shù)條件下的高科技犯罪，因此，專門制定相關(guān)的法律法規(guī)對此加以控制是非常有必要的。

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【作者簡介】

王一歌，女，1964年10月出生，烏蘭察布市人，畢業(yè)于內(nèi)蒙古管理干部學(xué)院經(jīng)濟管理專業(yè)，大專文化，會計師，烏蘭察布市經(jīng)濟作物工作站從事出納工作