醫(yī)院檔案信息化建設(shè)分析探討

摘 要：隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，特別是在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中，信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到廣泛的應(yīng)用，不僅是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然要求，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，更是加快了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。這文章從醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性入手，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理的具體措施進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)；信息資源；數(shù)字化

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7

當(dāng)前隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在這種情況下，檔案管理的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生著較大的變化，加快醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，提高對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化水平，具有極其重要的意義。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志就是信自北醫(yī)院檔案管理的信自北就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通訊技術(shù)全面的運(yùn)用到檔案管理之中，對(duì)醫(yī)院更好的適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的發(fā)展，及加快信息化建設(shè)工作具有極其重要的意義，同時(shí)也是醫(yī)院管理工作發(fā)展必然趨勢(shì)。我們不僅需要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化技術(shù)水平，還要加快醫(yī)院改革的深入進(jìn)行，促進(jìn)醫(yī)院更健康的發(fā)展。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中不斷的進(jìn)行創(chuàng)新。

1 醫(yī)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀

醫(yī)院發(fā)展速度加快，醫(yī)院檔案門(mén)類(lèi)多隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，以開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)形成的醫(yī)德教育行風(fēng)建設(shè)的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案等門(mén)類(lèi)眾多。同時(shí)也為檔案管理提出了新的要求

1.1 醫(yī)院管理檔案的理念和模式滯后導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理存在著管理格局的不規(guī)范，難以適應(yīng)新形勢(shì)下現(xiàn)代醫(yī)院快速發(fā)展和醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。管理機(jī)構(gòu)不健全等問(wèn)題，醫(yī)院管理中普遍認(rèn)為檔案部門(mén)不是主要職能部門(mén)，不是臨床工作的一線(xiàn)，對(duì)醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)重視的程度高于檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，因此導(dǎo)致了管理職能不明確。由于傳統(tǒng)的管理理念和行業(yè)管理的要求，有關(guān)醫(yī)療工作中產(chǎn)生的臨床、醫(yī)技等部門(mén)形成的檔案分屬于病案室、科教科、信息科、影像室等部門(mén)，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)提高、人才的培養(yǎng)沒(méi)有納入到醫(yī)院培養(yǎng)人才的總體規(guī)劃之中。影響了檔案管理的作用發(fā)揮。醫(yī)院設(shè)立的綜合檔案室主要是對(duì)文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、部分影像檔案和部分實(shí)物檔案進(jìn)行管理，檔案管理人員一般為非檔案專(zhuān)業(yè)人員兼職，不利于檔案資源的利用和共享

1.2 檔案管理人員的結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)素質(zhì)與醫(yī)院管理發(fā)展不相適應(yīng)醫(yī)院在管理和發(fā)展中，較普遍的現(xiàn)象是一般比較重視醫(yī)療技術(shù)人員的業(yè)務(wù)能力的提高和繼續(xù)教育，專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)存在著衰減和老化的趨勢(shì)，自己管理在醫(yī)院內(nèi)形成了多科室、多部門(mén)管理不同類(lèi)別檔案的格局，非專(zhuān)業(yè)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，普遍缺乏專(zhuān)業(yè)背景，難以滿(mǎn)足用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行檔案管理、收集整理、開(kāi)發(fā)和利用的要求。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

2.1 可以對(duì)于檔案原件起到更好的保護(hù)作用醫(yī)院檔案信息化后，為了提高了瀏覽的速度，避免檔案材料丟失現(xiàn)象的發(fā)生，有效的避免了檔案原件在反復(fù)使用過(guò)程中受到破壞，其對(duì)原件進(jìn)行掃描并收藏，從而在使用人員對(duì)檔案進(jìn)行提取和使用時(shí)都為其提供掃描件，這樣而且也實(shí)現(xiàn)了對(duì)原件的很好保護(hù)。

2.2 可以對(duì)檔案文件的歸檔形式進(jìn)一步進(jìn)行改善。長(zhǎng)期以來(lái)在醫(yī)院的檔案管理工作中，不僅需大量的人力，而且在醫(yī)院檔案管理工作中，沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員。管理人員普遍年齡較大能力比較有限。還要通過(guò)手工的形式來(lái)對(duì)檔案文件進(jìn)行歸檔和整理，需要較長(zhǎng)的時(shí)問(wèn)才能完成，工作效率低下。全新的檔案管理方式有效的提高了檔案管理的效率。為了使檔案管理人員從大量的體力勞動(dòng)中解脫出來(lái)，能夠更快的實(shí)現(xiàn)利用檔案人員的查閱，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件來(lái)完成檔案歸檔工作，對(duì)檔案進(jìn)行著錄，對(duì)其自動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)及整理，使檔案歸檔方式進(jìn)一步完善。

2.3 可以加強(qiáng)信息資源的整合和共享。利用統(tǒng)一的軟件來(lái)對(duì)對(duì)醫(yī)院的信息進(jìn)行錄入、整合和提取工作，醫(yī)院檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化以后，提高了醫(yī)院檔案信息的搜索和應(yīng)用功能，醫(yī)院各部門(mén)都可以根據(jù)自身的需要來(lái)對(duì)信息進(jìn)行調(diào)取，有效的提高了醫(yī)院檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源管理的系統(tǒng)和共享性。

2.4 可以實(shí)現(xiàn)信息資源的快捷使用。醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的智能檢索，使用者可以在最快時(shí)問(wèn)內(nèi)獲得自己所需要的檔案信息，通過(guò)檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)快速的檢索，具有較高的效率，而且可以進(jìn)行搜索的信息范圍較大。

2.5 可以使檔案管理模式更加完善。而醫(yī)院檔案信息化后，其不僅可以實(shí)現(xiàn)快速的檢索，對(duì)電子文件進(jìn)行保管減少所占的空問(wèn)，而且保管起來(lái)較為容易，就這使醫(yī)院檔案的利用率得到較大程度的提高，而且使檔案的原件實(shí)現(xiàn)了更好的保護(hù)。長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院檔案為了避免檔案受到侵蝕和損壞，在保管過(guò)程中還人受到環(huán)境的限制，都是以紙質(zhì)載體的形式存在的，這不僅受到紙張的限制，而且還要做好防蟲(chóng)工作，管理費(fèi)用也較高，不僅管理工作難度較大，紙質(zhì)檔案還需要占用較大的空問(wèn)進(jìn)行保存，而且使醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中成本增加。

3 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

3.1 醫(yī)院檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施不到位。目前，在我國(guó)的醫(yī)院中不能充分的將檔案部門(mén)具備的功能發(fā)揮出來(lái)。醫(yī)院的檔案信息化管理還存在著建設(shè)體制不完善、分工職責(zé)不明確、構(gòu)建機(jī)制不健全的情況，檔案信息工作沒(méi)有安裝完善的軟件和硬件設(shè)備。還存在著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視度不高、局域網(wǎng)建設(shè)不夠完善的情況。進(jìn)而不能很好的對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，例如：運(yùn)用計(jì)算機(jī)主要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，整體的信息化基礎(chǔ)設(shè)施水平不夠高。導(dǎo)致相關(guān)的檔案信息法律規(guī)范不夠完善。

3.2 缺乏信息化建設(shè)人員。層次老化，并且多為兼職人員，給醫(yī)院的檔案管理工作產(chǎn)生巨大的影響。兼職的檔案管理人員檔案管理知識(shí)不夠系統(tǒng)。

4 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

4.1 加大對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)設(shè)施的投入。在對(duì)檔案信息化進(jìn)行建設(shè)時(shí)，建設(shè)軟件和硬件設(shè)施是十分有必要的。目前，在我國(guó)的大多數(shù)醫(yī)院中，考慮到檔案存儲(chǔ)的空問(wèn)比較大，其檔案資料主要運(yùn)用紙質(zhì)和照片兩種形式。這兩種形式會(huì)給醫(yī)院的檔案管理庫(kù)房帶來(lái)不利的影響。受到通風(fēng)因素、溫度因素以及防火因素等因素的影響，另外，不能有效地將檔案的指標(biāo)進(jìn)行永久保存。因此，其中，硬件設(shè)施指的是計(jì)算機(jī)設(shè)備、多媒體技術(shù)設(shè)備、錄入系統(tǒng)以及存儲(chǔ)設(shè)備等；軟件設(shè)施指的是檔案的管理軟件以及文件等。

4.2 加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。首先，對(duì)于已經(jīng)保存過(guò)的醫(yī)院檔案管理資料來(lái)說(shuō)，醫(yī)院通過(guò)運(yùn)用數(shù)字化的方式制定相關(guān)的文件規(guī)范，將其保存為電子文檔；其次，有效的保證檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，對(duì)其進(jìn)行重新錄入工作。

4.3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)。想要提高該部分人員對(duì)檔案管理工作的重視度。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作是十分有必要的。主要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息設(shè)備以及檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)等方面進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，主要對(duì)檔案管理內(nèi)容、思想以及方法等進(jìn)行著重講解，在技術(shù)方法上，提高其操作水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

加快檔案管理信自北建設(shè)，沖破檔案利用的種種局限，從封閉走向開(kāi)放，用現(xiàn)代化的信息技術(shù)是加快醫(yī)院檔案管理信自北建設(shè)的必要手段，檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中非常重要的部分，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中具有非常重要的意義，需要利用現(xiàn)代化的管理理念來(lái)加快醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的水平，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的更快發(fā)展。在資源處置、保存、管理、利用等環(huán)節(jié)中，獲得最好的管理結(jié)果和最佳的工作效率從而改善了檔案管理的工作現(xiàn)狀，檔案管理信自北建設(shè)一次投入、多次產(chǎn)出，可以廣泛服務(wù)于臨床和科研，利用檔案信自、的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院管理提供支持，使檢索與查詢(xún)更加便捷，更加智能。

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作者單位：吉林省人民醫(yī)院，長(zhǎng)春 130021