我國高校檔案管理存在的問題與對策分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

摘要：高校檔案是高等院校活動的直接記錄，檔案和檔案管理對于高校發(fā)展來說意義重要。隨著社會主義建設(shè)的不斷發(fā)展，高校對檔案管理的要求也越來越高，對檔案管理的信息化程度也有更高要求。然而我國的高校檔案管理方面存在著各種問題，需要進一步改進。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；對策分析

高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。它記錄著學(xué)校的過去和現(xiàn)在的每一項工作、活動的過程，記錄著失敗與成功的教訓(xùn)和經(jīng)驗。隨著改革開放和市場經(jīng)濟的不斷深入，高校檔案工作成為高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容。高校檔案管理的信息化現(xiàn)代化進度也在不斷深入，信息化管理規(guī)劃也迫在眉睫。

一、高校檔案管理概述

高校檔案包括高校從招生、教學(xué)、科研、管理等直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄。包括檔案資源管理和檔案中所包含的信息管理兩部分內(nèi)容。就工作性質(zhì)而言，高校檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負責(zé)管理學(xué)院各部門檔案的一種獨立的業(yè)務(wù)工作，是國家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。就工作特點而言檔案管理活動與其他文獻管理活動一樣，包含信息的輸入、儲存、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。但它又表現(xiàn)出自己的特點：第一，檔案資源累計過程的緩慢性；第二，檔案管理過程的階段性；第三，檔案管理活動對檔案形成者的依附性；第四，檔案管理工作對社會的相對封閉性。盡管不同類型的檔案管理有不同的方法，但基本要求是一致的。如我國高校檔案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求、安全性要求、科學(xué)性要求、規(guī)范性要求、經(jīng)濟性要求、現(xiàn)代化要求等。

二、檔案管理模式比較

傳統(tǒng)的檔案管理模式是人工管理模式。人工管理模式下，檔案資料的長期積累產(chǎn)生了大量的信息與資料，使得文件的歸檔及檢索都極其的繁瑣，對于文檔的更新與維護也有著不少困難，嚴重影響著檔案管理人員的工作效率，同時檔案接觸的主體較多，這給檔案的保密工作也帶來了很大威脅。而運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理的現(xiàn)代化檔案管理，經(jīng)過初步的實踐與嘗試，現(xiàn)代的信息化管理具有原來手工管理所無法比擬的優(yōu)勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些特點能極大地提高檔案管理效率及利用工作的水平，也是學(xué)校檔案管理正規(guī)化科學(xué)化的重要條件，工作效率高，質(zhì)量好，同時大大減少了人力、物力、財力。

三、我國高校檔案管理中存在的問題

（一）各級管理層面上的檔案意識薄弱，對歸檔和建檔的意義重視不夠

高校各教學(xué)院（系）及管理職能部門與檔案的建立密切相關(guān)，但許多基層單位并沒有制定和執(zhí)行檔案的歸檔細則，缺乏規(guī)范化操作程序。檔案管理人員的服務(wù)意識淡薄，只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作，建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。鑒于對檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認識，導(dǎo)致了歸檔材料的不齊全或不完整。

（二）歸檔內(nèi)容程式化，不符合時代發(fā)展需求，生成的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性和完整性

高校教育在結(jié)構(gòu)、類型、層次等方面的多元化的發(fā)展趨勢，使得高校檔案的門類、數(shù)量、信息量大為增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜和多樣。但許多高校的檔案規(guī)范性管理目標不明確，檔案資料的整理缺乏統(tǒng)一的分類和可執(zhí)行標準，檔案處理不科學(xué)。由此導(dǎo)致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規(guī)范化程度不高，歸檔材料不齊，難以全面反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量。

（三）管理體制不完善，檔案管理手段落后，效率低下，管理模式呆板陳舊

有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當(dāng)今電子技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè)，檔案管理技術(shù)跟不上時代的步伐，很多高校檔案部門硬件設(shè)備落后，軟件還使用單機版，更新不及時。而目前我國的大多數(shù)高校對檔案管理主要依賴的仍舊是傳統(tǒng)的手工管理方式，工作效率低，無法滿足學(xué)校和社會各方面工作，特別是難以適應(yīng)高校評估工作方便快捷地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求。

（四）經(jīng)費不足、設(shè)備不全、硬件建設(shè)差

檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須安排一定的專項經(jīng)費，一是用于檔案庫房設(shè)備的不斷完善，保障檔案保管的基礎(chǔ)條件；二是用于從事檔案的科研工作，將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過分強調(diào)科研建設(shè)，科研經(jīng)費比重大，不重視檔案工作，對檔案事業(yè)的經(jīng)費投入不足，有的高校根本沒有把檔案工作經(jīng)費列入規(guī)劃行列中，即使列入了規(guī)劃，所占比例也很少。

（五）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作開展難度大

一般學(xué)校沒有設(shè)定專職檔案管理崗位，或有的學(xué)校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理手段落后，嚴重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

（六）相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不達標，檔案資料不全

學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校發(fā)展留下真實的軌跡。但目前在很多學(xué)校普通存在的現(xiàn)象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象，也使得學(xué)校檔案管理工作的開展進一步加大難度。

四、對策

（一）開拓思路，更新觀念

由于高校檔案工作是一項基礎(chǔ)性的管理工作，同時又是一項服務(wù)性工作，因而很難產(chǎn)生明顯的直接的經(jīng)濟效益，所以在學(xué)校工作大舞臺上，它是一項默默無聞、專為他人“鋪路”、當(dāng)配角的工作。檔案工作者既是腦力勞動者，又是體力勞動者，面對的是大量、繁瑣的檔案收集整理、鑒定、立卷、保管、統(tǒng)計、利用等工作。這就要求檔案工作者要以事業(yè)為重，無私奉獻，淡薄名利，樂為人梯，甘為無名英雄。志存高遠、胸懷博大，重事業(yè)、輕名利的品格，應(yīng)該成為檔案工作者的一種美德。有了這種奉獻的理念，才能有良好的心態(tài)，寬大的胸懷，才能使自己腳踏實地、兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。在做好檔案工作的同時要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系。首先要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，爭取良好的工作環(huán)境；再次是協(xié)調(diào)好與公文處理部門的關(guān)系，從管理制度化、規(guī)范化和標準化來加強公文處理的統(tǒng)一性；最后要協(xié)調(diào)好學(xué)校各職能部門的關(guān)系，確保歸檔文件的齊全完整。檔案來源于學(xué)校各職能部門的職能活動，從文件產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷一段時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都會影響文件材料的質(zhì)量，影響文件材料的齊全性、完整性和準確性，如歸檔學(xué)生學(xué)籍的管理，教師和教職員工的人事檔案。檔案工作人員必須與各職能部門及時溝通，確保歸檔文件的齊全完整。

（二）要科學(xué)地制定，貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化

計算機技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標準化為基礎(chǔ)的，要適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。

（三）要強化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來，做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，在提高黨政機關(guān)檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜。

（四）加強檔案隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型

要盡快在高校檔案干部隊伍中普及現(xiàn)代知識教育，改善他們原有知識結(jié)構(gòu)，加強對他們的新思想、新知識、新技術(shù)的培養(yǎng)，尤其注重培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新方法，用各種適于檔案工作的新知識和新技術(shù)（特別是信息技術(shù)）來武裝高校檔案工作者。如“文檔圖情資一體化”思路及信息網(wǎng)絡(luò)化的趨勢。那么，培養(yǎng)高校檔案工作者的途徑和措施主要有：加強高校的檔案人才意識；建立并完善高校檔案人才培養(yǎng)的競爭激勵機制；進行定期或脫產(chǎn)培訓(xùn)；通過各種途徑提高高校檔案工作者的素質(zhì)，保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展。人的因素是主要的，檔案管理體制領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復(fù)合人才，提高隊伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性適合不同崗位的學(xué)習(xí)進行知識更新，適應(yīng)對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作。

（五）領(lǐng)導(dǎo)重視，完善檔案管理工作體系

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，成立以校長為組長、各科室負責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

（六）全體參與，增強檔案管理工作意識

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識競賽，來提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校各科（組、處）室設(shè)兼職檔案員，積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。

（七）完善硬件，保證檔案管理工作質(zhì)量

硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立綜合檔案室，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

（八）多點開花，豐富檔案管理工作內(nèi)容

檔案工作是一項積累性工作，首先需要檔案工作者在日常工作中注重學(xué)校各類材料的收集和整理，全方位收集相關(guān)檔案資料，倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校，積極提供有記錄價值的教育教學(xué)資料，也要努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內(nèi)容豐富充實起來。

（九）加強檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)

要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識，提高運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，主動提供檔案利用服務(wù)，做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標準化，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現(xiàn)，推進教育事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介：

趙林華，女，1972年7月出生，河南鄭州人。大學(xué)本科學(xué)歷，經(jīng)濟師，河南財經(jīng)政法大學(xué)檔案館工作。