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中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

摘要：學(xué)校檔案的收集、整理、保存和利用是管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結(jié)果的一個重要因素。提高高校教學(xué)檔案的管理，才能發(fā)揮其對教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用，才能有效地促進教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。因此，研究教學(xué)檔案的特點及重要作用、高校教學(xué)檔案的歸檔范圍、教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，提出加強教學(xué)檔案管理工作的建議是一件十分有意義的事情。

關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔范圍；管理現(xiàn)狀；管理建議

高校教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實力和辦學(xué)水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結(jié)果的一個重要因素。提高高校教學(xué)檔案的管理，才能發(fā)揮其對教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用，才能有效地促進教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。

一、教學(xué)檔案的特點及重要作用

教學(xué)檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強的專業(yè)性、多樣性、系統(tǒng)性、周期性、分散性等特點。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動是一種很復(fù)雜的實踐活動，其產(chǎn)生于教學(xué)實踐和教學(xué)管理活動的各個環(huán)節(jié)之中。

盡管如此，高校教學(xué)檔案對學(xué)校的發(fā)展卻具有重要作用。高校教學(xué)檔案在高校教育教學(xué)評估中發(fā)揮的基礎(chǔ)和依據(jù)作用，它能幫助教學(xué)、科研人員利用知識成果，促進教育科學(xué)事業(yè)的發(fā)展。教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載，其中記錄著教學(xué)活動中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，反映著教學(xué)改革和研究的成果，對于提高教學(xué)管理工作水平，適應(yīng)現(xiàn)代化教育改革的要求，無疑是非常有益的。另外，教學(xué)檔案還可供院校間相互學(xué)習(xí)和交流。

二、高校教學(xué)檔案的歸檔范圍

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，作用重大，教學(xué)檔案的歸檔范圍包括教學(xué)管理活動和教學(xué)業(yè)務(wù)活動中形成的材料，主要包括：上級機關(guān)下達的有關(guān)教育、教學(xué)工作指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的決定、規(guī)定、規(guī)章制度、校長有關(guān)教學(xué)工作的批示；學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、計劃的報告及上級批復(fù)；全校教學(xué)工作計劃、總結(jié)及有關(guān)材料；各專業(yè)教學(xué)計劃，重點課程教學(xué)大綱及課程簡介；學(xué)年教學(xué)運行計劃，任課教師名單及職稱；實踐教學(xué)計劃、實踐環(huán)節(jié)教學(xué)大綱、實踐教學(xué)大綱，實驗指導(dǎo)書、實踐環(huán)節(jié)指導(dǎo)書；教師的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)考核、課程安排進度表、考試試題、試題分析、優(yōu)秀教學(xué)設(shè)計與教案等；教師培訓(xùn)的計劃、進修成績單、鑒定表等；教務(wù)處會議記錄：召開的重要會議記錄、文件材料；有關(guān)教學(xué)管理工作的各種統(tǒng)計表；各種教學(xué)工作簡報；有關(guān)專業(yè)設(shè)置、調(diào)整、撤銷、合并、更改名稱的報告及上級批復(fù)；教學(xué)評估和各類教學(xué)情況調(diào)查材料；學(xué)校承擔(dān)高等學(xué)校統(tǒng)編教材規(guī)劃、上報推薦教材情況材料、學(xué)校召開的教材編審、編寫會議紀(jì)要；校級一等以上教學(xué)、教材優(yōu)秀獎，教學(xué)改革、建設(shè)成果獎評審材料及名單等；各類市級以上組織的競賽通知、規(guī)則、賽題及獲獎獎杯、獎狀等；對在教學(xué)管理活動中拍攝的有價值的照片、錄像帶以及制作的光盤等。

三、教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

從高校檔案的現(xiàn)狀，我們不難發(fā)現(xiàn)，高校教學(xué)檔案工作雖然在長期的發(fā)展過程中取得了不小的成就，但隨著時代的發(fā)展，很多的問題日漸突出，給教學(xué)檔案管理工作帶來了很多的消極影響。

（一）教學(xué)檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。

（二）對教學(xué)檔案的重視不夠。隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快，不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點在發(fā)展上，而對發(fā)展的基礎(chǔ)之一——教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計、機構(gòu)和專兼職人員的配置，還是現(xiàn)代化檔案管理條件的完善，人員的培訓(xùn)，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

（三）教學(xué)檔案缺少開放性。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應(yīng)用價值，缺少開放性。檔案室門口“安全重地，嚴(yán)禁入內(nèi)”的牌子讓人望而卻步，教學(xué)檔案也被誤認(rèn)為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強，這樣就嚴(yán)重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)。

（四）教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低。目前計算機教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將長期共存互動，并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔，但教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化將大大改善其管理和利用的效率。

（五）教學(xué)檔案管理工作隊伍不穩(wěn)定。目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時敷衍了事，給教學(xué)檔案管理帶來很大不利。

四、加強教學(xué)檔案管理工作的建議

（一）建立相應(yīng)的管理制度。教學(xué)檔案管理制度的建設(shè)要由學(xué)校分管的校長負(fù)責(zé)組織，由校檔案室具體牽頭草擬制訂，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。主要的工作制度應(yīng)當(dāng)包括：檔案的編目分類制度，檔案的分級管理制度，檔案的存儲借閱制度，各級檔案管理人員的職責(zé)與獎勵制度等。

（二）提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設(shè)中發(fā)揮其作用。教學(xué)檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘，及時為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供高效能的檔案信息服務(wù)。檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識，學(xué)校其他人員應(yīng)提高對檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。

（三）加強教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案信息化是適應(yīng)信息化時代的需要，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫，及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學(xué)院的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。

（四）提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)與水平。高校檔案信息化建設(shè)是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，需加強對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。同時，應(yīng)引進高層次計算機專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。

總之，在信息被普遍重視的今天，做好教學(xué)檔案的信息化和開發(fā)利用工作十分重要。搞好教學(xué)檔案管理工作需要檔案研究人員不斷的研究與探索，更需要學(xué)校其它部門大力配合。

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作者簡介：

宋淵淵（1980-），女，河南駐馬店市人，駐馬店職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案助理館員。