電力企業(yè)產(chǎn)品檔案分類管理的探討

摘要：產(chǎn)品檔案是指產(chǎn)品在設(shè)計(jì)、制造以及質(zhì)量檢驗(yàn)等生產(chǎn)流程中，所形成的具有保存價(jià)值的文件材料。供電企業(yè)產(chǎn)品檔案在一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)間幾乎成為空白，直到前些年，由于供電企業(yè)所屬多經(jīng)企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)，即電器制造企業(yè)不斷發(fā)展，產(chǎn)品檔案才列入供電企業(yè)科技檔案。以大連電力電器集團(tuán)公司為例，通過對企業(yè)產(chǎn)品資料的分析，在產(chǎn)品檔案分類管理方面闡述了看法和觀點(diǎn)，提出了產(chǎn)品檔案分類管理模式。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；產(chǎn)品檔案；分類方法

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）12-0218-02

產(chǎn)品檔案是由產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝流程、生產(chǎn)制造以及質(zhì)量檢驗(yàn)等資料構(gòu)成。具體而言，它是指產(chǎn)品在設(shè)計(jì)、制造以及質(zhì)量檢驗(yàn)等生產(chǎn)流程中，所形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、計(jì)算材料、表卡、照片、錄像、光盤等文件材料。產(chǎn)品檔案是科技檔案的組成部分，同樣具有科技檔案的專業(yè)性、多樣性、成套性、工具性、保密性、時(shí)效性等特征。產(chǎn)品檔案不僅凝結(jié)著產(chǎn)品設(shè)計(jì)及制造人員的勞動(dòng)，也凝結(jié)著檔案管理人員的勞動(dòng)，這兩種勞動(dòng)統(tǒng)一于產(chǎn)品檔案及其管理的全過程。

由于歷史形成的原因，電力企業(yè)并不是純而又純的發(fā)電、供電的國有企業(yè)，也囊括了規(guī)模不同、所有制不同的輔業(yè)，或者稱為多經(jīng)企業(yè)，如電力電器制造企業(yè)、電力施工企業(yè)，乃至電力商飲服務(wù)企業(yè)等。基于此，電力企業(yè)科技檔案不僅僅包括電力企業(yè)在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理等電力生產(chǎn)與運(yùn)行活動(dòng)中以及主要設(shè)備（設(shè)施）等形成的歸檔保存的文件資料，也就是與主業(yè)相關(guān)的科技檔案，而且也包括與輔業(yè)相關(guān)的科技檔案，如電力電器產(chǎn)品檔案就是其中的主要組成部分。本文所說的電力企業(yè)產(chǎn)品檔案，即指電力企業(yè)所屬輔業(yè)的電力電器企業(yè)的產(chǎn)品。筆者根據(jù)從事科技檔案管理工作多年的實(shí)踐，就電力企業(yè)產(chǎn)品檔案分類管理予以闡述。

一、電力企業(yè)產(chǎn)品檔案分類管理的需求分析

檔案管理尤其是科技檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作，是企業(yè)活動(dòng)的信息依據(jù)，是企業(yè)科技進(jìn)步的必然要素，對于企業(yè)的發(fā)展具有寶貴的借鑒意義和推動(dòng)作用。產(chǎn)品檔案管理理所當(dāng)然是為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的。

從事產(chǎn)品開發(fā)、銷售的企業(yè)所形成的產(chǎn)品資料，不進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范歸檔管理的弊端主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是各種合同、檢驗(yàn)報(bào)告等資料在不同部門管理，過程不銜接，易產(chǎn)生漏洞。二是產(chǎn)品的多樣化，使原有產(chǎn)品資料的管理方式無法滿足對產(chǎn)品信息準(zhǔn)確和規(guī)范的管理要求。資料的安全性也沒有保障。三是隨著產(chǎn)品數(shù)量的日益增多，生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，以上問題愈加不容忽視。綜上所述，有必要對產(chǎn)品資料進(jìn)行規(guī)范化、統(tǒng)一管理——形成產(chǎn)品檔案管理模式。

近年來，在市場經(jīng)濟(jì)日益完善的形勢下，電力企業(yè)的壟斷化、行政化色彩逐漸消褪，特別是電力電器制造企業(yè)依賴主業(yè)庇護(hù)的優(yōu)勢逐漸減弱乃至消失，同樣面臨著市場經(jīng)濟(jì)大潮的無情沖擊，電力電器產(chǎn)品的“皇帝女兒不愁嫁”的局面一去不復(fù)返。因此，電力電器產(chǎn)品必須以“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”等關(guān)鍵因素去贏得市場份額，創(chuàng)造較好的經(jīng)濟(jì)效益，這就需要做好各方面工作，而電力電器產(chǎn)品檔案管理就是不可或缺的因素之一。

二、企業(yè)科技檔案的分類原則

企業(yè)科技檔案按照一般的分類原則可以分為：一是科學(xué)技術(shù)研究檔案，是指在自然科學(xué)的研究活動(dòng)中形成的檔案；二是產(chǎn)品生產(chǎn)檔案，是指設(shè)計(jì)、生產(chǎn)部門在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造、加工、檢驗(yàn)、裝配等生產(chǎn)活動(dòng)中形成的檔案；三是基本建設(shè)檔案，是指各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的設(shè)計(jì)、施工、使用維修等活動(dòng)中形成的檔案；四是設(shè)備儀器檔案，是指作為固定資產(chǎn)的設(shè)備、儀器、儀表在安裝調(diào)試、使用維修中形成的科技文件材料；五是標(biāo)準(zhǔn)化檔案，是指各種專業(yè)機(jī)構(gòu)在推行標(biāo)準(zhǔn)化、通用化、系列化過程中制訂和頒布的各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；六是環(huán)保檔案，是指在安全、文明、清潔的生產(chǎn)過程中形成的檔案；七是其他專業(yè)性質(zhì)的檔案。

供電企業(yè)科技檔案一般可以遵循上述分類原則，但是又不能以此完全代替供電企業(yè)科技檔案的分類。這是因?yàn)楣╇娖髽I(yè)畢竟有其特殊的行業(yè)屬性，如上所述，產(chǎn)品生產(chǎn)檔案在一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)間，幾乎成為供電企業(yè)科技檔案中的空白，直到前些年，由于供電企業(yè)所屬多經(jīng)企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)，即電器制造企業(yè)不斷發(fā)展，產(chǎn)品生產(chǎn)檔案才名正言順地列入供電企業(yè)科技檔案。

三、電力企業(yè)產(chǎn)品檔案分類依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)

電力企業(yè)產(chǎn)品檔案管理分類分別依據(jù)國家制訂的標(biāo)準(zhǔn)和國家電網(wǎng)公司制訂的標(biāo)準(zhǔn)。所依據(jù)的國家標(biāo)準(zhǔn)是《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，而依據(jù)的國家電網(wǎng)公司制訂的標(biāo)準(zhǔn)是2010年9月修訂的《國家電網(wǎng)公司供電企業(yè)檔案分類表（6-9）》。

四、電力企業(yè)產(chǎn)品檔案分類存在的問題和難點(diǎn)

本文闡述的電力企業(yè)產(chǎn)品檔案分類管理，是以大連電力電器集團(tuán)公司為例。大連電力電器集團(tuán)公司是大連供電公司所屬電力生產(chǎn)企業(yè)，是以電力產(chǎn)品制造為主的多經(jīng)企業(yè)。主要經(jīng)營：箱式變電站、戶外高壓真空開關(guān)、低壓計(jì)量裝置、配電變壓器、高（低）壓開關(guān)成套設(shè)備生產(chǎn)及電力設(shè)備維修。生產(chǎn)的產(chǎn)品種類繁多，形成的資料復(fù)雜。

檔案部門對產(chǎn)品資料進(jìn)行歸檔管理，應(yīng)首先從產(chǎn)品檔案的分類做起。產(chǎn)品檔案的分類就是根據(jù)產(chǎn)品檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，將一定范圍的產(chǎn)品的檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的產(chǎn)品檔案庫藏系統(tǒng)。

結(jié)合實(shí)際工作，產(chǎn)品檔案應(yīng)作為科技檔案類目體系的組成部分。而在電力企業(yè)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)《國家電力公司供電企業(yè)檔案分類表（6-9大類）》中，有適用于供電企業(yè)“電力系統(tǒng)生產(chǎn)、調(diào)度”、“科學(xué)技術(shù)研究”、“基本建設(shè)”、“設(shè)備儀器”類檔案的分類，沒有明確“產(chǎn)品”類。要在實(shí)際工作中形成產(chǎn)品檔案，必須首先確定科技檔案的分類方案，方案必須滿足企業(yè)的產(chǎn)品檔案管理需求。依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，滿足《國家電網(wǎng)公司供電企業(yè)檔案分類表（6-9）》的要求。

要形成產(chǎn)品檔案，就要對其編制科技檔案號?？萍紮n案號是科技檔案案卷的編號或代號，是檔案部門用以反映案卷內(nèi)容特征和管理特征的一組符號。按照國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》5.2.7，檔案號應(yīng)填寫全宗號、分類號（項(xiàng)目代號或目錄號）、案卷號。全宗號是由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設(shè)定、需向國家檔案館移交的檔案。其全宗號另定。分類號是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號。目錄號一般是指分類目錄號。案卷號是指科技檔案按一定順序排列后的流水號。

五、電力企業(yè)產(chǎn)品檔案分類的解決途徑

通過長期對企業(yè)產(chǎn)品檔案的具體內(nèi)容組成、形成特點(diǎn)和規(guī)律的研究，并在遵循分類規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出了科學(xué)、合理的產(chǎn)品檔案類目體系。

產(chǎn)品檔案檔號是由全宗號+目錄號+分類號+案卷號構(gòu)成。

全宗號的確定：大連電力電器集團(tuán)公司是大連供電公司所屬企業(yè)，全宗號應(yīng)為所屬大連供電公司全宗下的全宗號。

目錄號：用以表示檔案的形成或完成年度、建設(shè)項(xiàng)目的類型和順序號等，稱之為“目錄代號”。

由于在《國家電網(wǎng)公司供電企業(yè)檔案分類表（6-9）》中，沒有明確產(chǎn)品檔案分類，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》中3.6檔案分類，根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容特點(diǎn)、形成和相互聯(lián)系，將檔案區(qū)分為不同類別的邏輯方法。產(chǎn)品是以型號為標(biāo)識的。因此，產(chǎn)品檔案的基本分類方法是型號分類法，即以一個(gè)型號產(chǎn)品的產(chǎn)品檔案作為分類單元，對檔案進(jìn)行類別劃分，是按產(chǎn)品的品種、使用性質(zhì)等特征對產(chǎn)品檔案進(jìn)行科學(xué)分類。比較常用的有：一是性質(zhì)——型號分類法。以型號為基礎(chǔ)，將產(chǎn)品按使用性質(zhì)進(jìn)行類別劃分，然后再按型號分類。二是系列——型號分類法。以型號作為分類基礎(chǔ)，將產(chǎn)品檔案按不同系列劃分類別，然后再按型號進(jìn)行分類。三是年度——型號分類法。以十進(jìn)制代替產(chǎn)品型號。應(yīng)用于專業(yè)化生產(chǎn)方式和產(chǎn)品的通用化、組合化程度較高的工業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品檔案方面。

筆者認(rèn)為大連電力電器集團(tuán)公司以性質(zhì)—型號分類法作為公司的產(chǎn)品檔案歸檔方法，這樣能建立完整的企業(yè)生產(chǎn)信息系統(tǒng)，滿足企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營及管理等各方面的工作需求，分類也將更加詳細(xì)、科學(xué)、規(guī)范。

在《國家電網(wǎng)公司供電企業(yè)檔案分類表（6-9）》中，分類號的一級類目應(yīng)定為6大類電力系統(tǒng)生產(chǎn)、調(diào)度。二級類目需在分類表后排出一位。在《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》3.3.2產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件材料，按其結(jié)構(gòu)或階段等分別組卷。在具體工作中，三、四級類目按文件形成階段組卷是比較科學(xué)的。例如：01計(jì)劃決策階段，02設(shè)計(jì)階段，03試制、試驗(yàn)、鑒定階段，04生產(chǎn)階段，05評優(yōu)階段，06圖紙。以上形成了產(chǎn)品檔案分類模式。

形成科學(xué)的產(chǎn)品檔案管理模式，對企業(yè)開發(fā)新的產(chǎn)品，技術(shù)改造，提高經(jīng)濟(jì)效益，提供信息服務(wù)等方面起到關(guān)鍵作用。

六、結(jié)束語

產(chǎn)品檔案科學(xué)分類，使得電力生產(chǎn)企業(yè)能夠科學(xué)管理產(chǎn)品檔案。產(chǎn)品檔案分類管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后，不僅保障了產(chǎn)品檔案的規(guī)范和安全，也為企業(yè)提供了快速、準(zhǔn)確、方便的檔案利用，滿足了企業(yè)生產(chǎn)管理的需求，真正意義上實(shí)現(xiàn)了管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]華林.檔案管理學(xué)新論[M].北京：中國社會(huì)科學(xué)出版社，2010.

[2]馮明.科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1987.

[3]王英瑋.專門檔案管理[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2004.

[4]洪漪.檔案管理原理與方法[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，1996.

（責(zé)任編輯：孫晴）