中職學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

摘 要：本文以一個(gè)筆者所在學(xué)校的實(shí)際開發(fā)的項(xiàng)目為主線，結(jié)合學(xué)校學(xué)生管理的具體工作任務(wù)和要求，根據(jù)學(xué)生管理的實(shí)際需要，采用B/S三層架構(gòu)，設(shè)計(jì)和開發(fā)了學(xué)生檔案管理軟件平臺(tái)。主要目的是降低學(xué)生管理工作的勞動(dòng)強(qiáng)度和復(fù)雜度，規(guī)范學(xué)生管理工作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程，從而大大提高學(xué)校學(xué)生管理工作的水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息系統(tǒng)；B/S

中圖分類號(hào)：TP311.52

1 系統(tǒng)研究的目的和意義

由于近年來(lái)國(guó)家扶持中職教育的政策增多，以往一些通用的管理軟件解讀國(guó)家政策的能力差，跟不上政策的發(fā)展，只適合短時(shí)期、通用功能的使用。對(duì)于中等職業(yè)學(xué)校這一特定的學(xué)校，很難滿足其個(gè)性化的需求，難以在短時(shí)間內(nèi)生產(chǎn)出成熟的軟件產(chǎn)品。在這種情況下，軟件項(xiàng)目對(duì)數(shù)字校園的整體理解不夠，尤其是在整合學(xué)校各方面資源為學(xué)生事務(wù)處理工作服務(wù)方面考慮不夠，因此無(wú)法對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)工作準(zhǔn)確的進(jìn)行管理。針對(duì)目前我校學(xué)生人數(shù)多，采取文件管理學(xué)生數(shù)據(jù)比較困難的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了這一學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，以解決學(xué)生管理中的工作量大、數(shù)據(jù)繁多、效率低下的問(wèn)題。

2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)采用B/S模式的三層架構(gòu)，即客戶機(jī)、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器三層結(jié)構(gòu)，該架構(gòu)是目前比較流行的架構(gòu)。在三層結(jié)構(gòu)中，客戶機(jī)通過(guò)Internet/Intranet網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)應(yīng)用服務(wù)器，應(yīng)用服務(wù)器根據(jù)客戶請(qǐng)求自動(dòng)完成對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的操作，然后把處理結(jié)果返回客戶機(jī)。整個(gè)系統(tǒng)以ASP.NET開發(fā)技術(shù)，采用SQL server為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)[1]。B/S結(jié)構(gòu)主要是利用了不斷成熟的WWW瀏覽器技術(shù)，結(jié)合瀏覽器的多種Script語(yǔ)言和ActiveX技術(shù)，用瀏覽器就實(shí)現(xiàn)原來(lái)需要復(fù)雜專用軟件才能實(shí)現(xiàn)的強(qiáng)大功能，并節(jié)約了開發(fā)成本。

學(xué)校目前的網(wǎng)絡(luò)較完善，實(shí)現(xiàn)了辦公場(chǎng)所、實(shí)訓(xùn)室、課室的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，能滿足學(xué)校基本的網(wǎng)上辦公和實(shí)訓(xùn)的需要。學(xué)校原有的網(wǎng)絡(luò)資源，也能滿足學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理復(fù)雜程度和業(yè)務(wù)需求。

3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)的功能

本系統(tǒng)總體任務(wù)是實(shí)現(xiàn)各種信息的系統(tǒng)化、規(guī)范化和自動(dòng)化，需要完成的功能有：

系統(tǒng)管理：

（1）用戶管理功能：這個(gè)功能包括添加、編輯和刪除用戶的功能，并且能修改用戶的密碼，并能對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行管理；

（2）系統(tǒng)維護(hù)功能：主要是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)還原備份。要求系統(tǒng)能通過(guò)人工和自動(dòng)兩種方式進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，使得數(shù)據(jù)不會(huì)應(yīng)為故障而丟失或破壞了。人工系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份是指通過(guò)系統(tǒng)管理員來(lái)隊(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份。自動(dòng)備份是指設(shè)定一個(gè)時(shí)間段，每隔一個(gè)設(shè)定的時(shí)間段系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份。同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的操作也要求具有方便性，使得非計(jì)算機(jī)專業(yè)用戶也可以完成日常數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)功能[2]。

（3）招生管理：這是對(duì)學(xué)生初始化數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，學(xué)生進(jìn)校后會(huì)登記一些基本信息，這些信息將作為初始數(shù)據(jù)記錄在系統(tǒng)中。

（4）學(xué)籍管理：這是系統(tǒng)的核心功能，需要實(shí)現(xiàn)錄入學(xué)籍信息的功能。另外需要按班級(jí)，學(xué)號(hào)，姓名等方式對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行瀏覽、編輯、查詢和刪除操作。根據(jù)本學(xué)校的特點(diǎn)，需要特別實(shí)現(xiàn)方便地查看學(xué)生的緊急聯(lián)系人的功能。

（5）綜合素質(zhì)管理：主要是實(shí)現(xiàn)學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)處分、品德評(píng)語(yǔ)的編輯更新功能。

（6）成績(jī)管理：需要實(shí)現(xiàn)學(xué)生成績(jī)的添加、錄入、修改、刪除和查詢等功能。

（7）助學(xué)金管理：這是近年來(lái)適應(yīng)廣東省對(duì)中職學(xué)校農(nóng)村戶口學(xué)生和城市低保戶學(xué)生實(shí)行政策補(bǔ)助而特別設(shè)立的功能，主要是對(duì)學(xué)生助學(xué)金補(bǔ)助發(fā)放進(jìn)行管理。由于政策還在不斷變化，所以這塊功能應(yīng)具備良好的擴(kuò)展性。主要是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的對(duì)導(dǎo)入、查詢、編輯、統(tǒng)計(jì)、打印等功能。

3.2 系統(tǒng)總體功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)前面系統(tǒng)功能需求分析，可知本校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的參與主體對(duì)象有招生部門管理員、學(xué)生工作部門管理員、班主任和學(xué)生。本系統(tǒng)主要是對(duì)全校學(xué)生的信息進(jìn)行宏觀管理以及全校學(xué)生檔案信息的數(shù)據(jù)維護(hù)，實(shí)現(xiàn)日益增長(zhǎng)的學(xué)生信息的查詢統(tǒng)計(jì)和打印等功能。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)基本上由招生子系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、成績(jī)管理系統(tǒng)和助學(xué)金管理系統(tǒng)等幾個(gè)部分組成，其主要功能結(jié)構(gòu)圖如圖1所示：

圖1 系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)圖

3.3 子系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

3.3.1 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊能夠?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行初始化的設(shè)置，能實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份還原、用戶管理、代碼管理、日志管理、密碼管理、學(xué)生信息管理等工作。

（1）用戶管理：本系統(tǒng)需要提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限分配功能。從權(quán)限的大小一般可以分為：超級(jí)管理員、一般管理員、班主任和學(xué)生。系統(tǒng)安裝完后，默認(rèn)的超級(jí)管理員為Adimin。超級(jí)管理員是本系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員，也是權(quán)限最大的用戶，它擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。并且只有超級(jí)管理員才擁有添加、刪除用戶的功能。一般管理員根據(jù)身份的不同，所擁有的權(quán)限和負(fù)責(zé)的工作也不一樣。本系統(tǒng)包括的一般管理員有招生管理員、學(xué)籍管理員、成績(jī)管理員和助學(xué)金管理員。招生管理員主要是完成招生時(shí)學(xué)生基本數(shù)據(jù)的錄入；學(xué)籍管理員可對(duì)學(xué)生進(jìn)行班級(jí)劃分，同時(shí)擁有記錄和修改學(xué)生學(xué)籍信息和綜合素質(zhì)信息的功能，能對(duì)學(xué)生學(xué)籍的變化做出修改；成績(jī)管理員主要是對(duì)學(xué)生的成績(jī)信息進(jìn)行錄入完善；助學(xué)金管理員主要是對(duì)學(xué)生助學(xué)金的申請(qǐng)和發(fā)放進(jìn)行管理。班主任的權(quán)限僅限于本班學(xué)生信息的錄入和修改操作，完善學(xué)生的檔案信息。學(xué)生只擁有查看自己信息的權(quán)限，不能對(duì)信息進(jìn)行修改。當(dāng)然，所有的用戶都擁有修改自己密碼的權(quán)限。

（2）日志管理：日志用來(lái)記錄每個(gè)用戶的操作信息如操作模塊和操作時(shí)間等。

（3）代碼管理：為了對(duì)數(shù)據(jù)的錄入和修改做統(tǒng)一而規(guī)范的管理設(shè)置的。

（4）密碼管理：為了系統(tǒng)的安全性，在用戶保存密碼時(shí)，應(yīng)采取加密算法把密碼變成密文。

（5）數(shù)據(jù)管理：為了提高系統(tǒng)的可靠性，系統(tǒng)應(yīng)具有數(shù)據(jù)備份的功能?？商峁┑臄?shù)據(jù)備份格式有.DBF，.TXT，.XLS，.DB等。

3.3.2 招生管理模塊

學(xué)校招生辦公室招生錄取后，可將新生的基本數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入到學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中，作為學(xué)生的初始數(shù)據(jù)記錄共享給學(xué)校其他各部門使用。招生管理主要包括：新生信息的錄入，新生信息的更新修改，新生信息的查詢統(tǒng)計(jì)等，并能實(shí)現(xiàn)exl格式的數(shù)據(jù)的直接導(dǎo)入。招生管理錄入的學(xué)生數(shù)據(jù)將為整個(gè)系統(tǒng)提供原始的數(shù)據(jù)。

3.3.3 學(xué)籍管理模塊

學(xué)籍管理是系統(tǒng)的核心功能模塊，需要實(shí)現(xiàn)錄入和管理學(xué)籍信息的功能。另外需要按班級(jí)，學(xué)號(hào)，姓名等方式對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行瀏覽、編輯、查詢和刪除操作。器具體的功能見圖2。

圖2 學(xué)籍管理模塊圖

（1）班級(jí)管理：本系統(tǒng)中，用到的原始數(shù)據(jù)來(lái)自于招生部門提供的數(shù)據(jù)。學(xué)生工作部工作人員根據(jù)入學(xué)的學(xué)生，按照專業(yè)和學(xué)生男女比例等實(shí)際情況進(jìn)行分班，并給各班安排相應(yīng)的班主任。

（2）基本信息管理：學(xué)生入學(xué)后要對(duì)基本信息進(jìn)行完善，基本信息內(nèi)容主要是依據(jù)廣東省中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生信息標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，另外根據(jù)本學(xué)校的實(shí)際工作需要，特別需要添加學(xué)生的緊急聯(lián)系人的功能。班主任老師具有添加、錄入、修改本班的學(xué)生基本信息的權(quán)限，并能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出打印，供學(xué)生核對(duì)。學(xué)生也可登錄系統(tǒng)查看自己的學(xué)籍信息。學(xué)生工作部的學(xué)籍信息管理員具有修改和管理全校學(xué)生基本信息的權(quán)限。

（3）學(xué)籍變動(dòng)管理：中職學(xué)校學(xué)生流動(dòng)相對(duì)較大的情況，如學(xué)生在第一學(xué)期期末可以申請(qǐng)轉(zhuǎn)專業(yè)，還有學(xué)生退學(xué)等實(shí)際情況，需要更改學(xué)生的學(xué)籍信息。學(xué)籍變動(dòng)主要包括退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等類別，給模塊應(yīng)對(duì)學(xué)籍變動(dòng)的學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、變動(dòng)日期、審批日期、審批文號(hào)等進(jìn)行記錄和保存。并能對(duì)這些信息進(jìn)行添加、刪除、修改、查詢和打印輸出等功能。

（4）綜合素質(zhì)管理：檔案管理離不開學(xué)生的在校表現(xiàn)記錄，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，學(xué)生檔案主要記錄班主任對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)和學(xué)生獎(jiǎng)懲情況為主。所以該系統(tǒng)提供給班主任每學(xué)期添加和修改本班學(xué)生評(píng)語(yǔ)的功能。學(xué)生工作部門的基本信息管理員也可以添加和修改全校學(xué)生的獎(jiǎng)勵(lì)記錄和處分記錄。

（5）統(tǒng)計(jì)和打?。合到y(tǒng)應(yīng)提供學(xué)籍的查詢統(tǒng)計(jì)和打印的功能。查詢可以按班級(jí)、學(xué)號(hào)、專業(yè)等條件或任意條件的組合來(lái)查詢學(xué)生信息。對(duì)查詢的結(jié)果，可實(shí)現(xiàn)將其導(dǎo)出和打印。統(tǒng)計(jì)功能可以實(shí)現(xiàn)在校人數(shù)的統(tǒng)計(jì)，并能分別統(tǒng)計(jì)各班的總?cè)藬?shù)、男女人數(shù)比例。

3.3.4 成績(jī)管理模塊

目前學(xué)校的成績(jī)管理主要是由成績(jī)管理是以.xls的文件形式保存的。成績(jī)管理員負(fù)責(zé)對(duì)全校學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)存檔。學(xué)生或老師需要查詢成績(jī)也必須親自到教務(wù)部的成績(jī)管理員處查詢，這樣非常麻煩。該系統(tǒng)能詳細(xì)記錄學(xué)生在校期間每個(gè)學(xué)期每個(gè)學(xué)習(xí)環(huán)節(jié)的成績(jī)，并提供查詢和打印的功能。學(xué)生可在網(wǎng)上查看自己的成績(jī)，班主任和其他各部門老師可以查看學(xué)生的成績(jī)，這樣可以為學(xué)生綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)和畢業(yè)審核等提供依據(jù)。成績(jī)管理員主要是對(duì)成績(jī)進(jìn)行添加、修改、刪除、查詢等操作。

3.3.5 助學(xué)金管理模塊

本模塊是根據(jù)廣東省惠州商貿(mào)旅游高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校的特殊工作流程而設(shè)立的。本校是一所公辦的中等職業(yè)學(xué)校，近年來(lái)國(guó)家為了加大對(duì)職業(yè)教育的扶持力度，決定對(duì)農(nóng)村戶口和城市低保戶口的學(xué)生進(jìn)行資助，資助標(biāo)準(zhǔn)為對(duì)在校的學(xué)生每人每年1500元。對(duì)于搜集符合資助條件的學(xué)生以及按申請(qǐng)資助的標(biāo)準(zhǔn)登記學(xué)生的數(shù)據(jù)是一件工作量非常大的工作，以往主要是由班主任統(tǒng)計(jì)上報(bào)，再由學(xué)生工作部的工作人員搜集整理，耗時(shí)耗力。為了解決這一難題，所以本系統(tǒng)特別開辟了助學(xué)金管理這一子模塊。該模塊的主要功能如下圖3：

圖3 助學(xué)金管理模塊圖

（1）數(shù)據(jù)導(dǎo)入：由于符合資助條件的學(xué)生是在校學(xué)生中的農(nóng)村戶口和城市低保戶口的學(xué)生，學(xué)生數(shù)據(jù)已存在系統(tǒng)中。數(shù)據(jù)的獲取只需要從學(xué)生數(shù)據(jù)導(dǎo)入即可。導(dǎo)入學(xué)生數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)先進(jìn)行判斷，判斷該學(xué)生信息是否存在，如果不存在，則直接導(dǎo)入；如果存在，則需要判斷數(shù)據(jù)是否有更新，將更新的數(shù)據(jù)導(dǎo)入；也可根據(jù)提示覆蓋原有的數(shù)據(jù)。

（2）助學(xué)金申請(qǐng)信息的添加、修改、刪除：通過(guò)導(dǎo)入方式獲取的數(shù)據(jù)，已經(jīng)大大減少了錄入的工作量，但申請(qǐng)助學(xué)金的資料還是有所不同，特別是需要提供受助學(xué)生的銀行卡號(hào)，以便發(fā)放時(shí)將助學(xué)金直接打入學(xué)生的銀行賬戶。所以對(duì)于申請(qǐng)助學(xué)金的學(xué)生還需要對(duì)其信息進(jìn)行完善。所以該模塊還必須實(shí)現(xiàn)對(duì)申請(qǐng)助學(xué)金的學(xué)生的信息進(jìn)行補(bǔ)充錄入、修改等操作，對(duì)于審核不合格的學(xué)生還可以進(jìn)行刪除[3]。

（3）查詢統(tǒng)計(jì)與打印：對(duì)于滿足條件并申請(qǐng)成功的學(xué)生數(shù)據(jù)，應(yīng)能方便地進(jìn)行查詢與統(tǒng)計(jì)，能提供按班級(jí)和專業(yè)的查詢和統(tǒng)計(jì)。助學(xué)金的申請(qǐng)和發(fā)放流程中，需要進(jìn)行兩次學(xué)生數(shù)據(jù)的導(dǎo)出和打印，并要求學(xué)生進(jìn)行核對(duì)簽名。第一次是對(duì)申請(qǐng)成功的學(xué)生在助學(xué)金發(fā)放前核對(duì)自己的卡號(hào)，第二次是該年助學(xué)金發(fā)放成功后學(xué)生確認(rèn)簽名。這兩次簽名都必須書面存檔。所以本系統(tǒng)需實(shí)現(xiàn)為兩次的簽名提供符合條件的打印簽名單的功能。

（4）擴(kuò)展功能：由于國(guó)家近年來(lái)大力發(fā)展職業(yè)教育，每年對(duì)中等職業(yè)學(xué)校在校學(xué)生的資助政策不斷發(fā)生變化，如今年即將為貧困農(nóng)村戶口學(xué)生減免學(xué)費(fèi)的資助等。所以該系統(tǒng)應(yīng)能適應(yīng)政策的新變化，為后面不同的資助提供管理功能。

綜上所述，學(xué)生檔案管理軟件應(yīng)充分依托校園網(wǎng)，認(rèn)真解讀國(guó)家的相關(guān)政策，根據(jù)中等職業(yè)學(xué)校的特點(diǎn)，結(jié)合和吸收中等職業(yè)學(xué)校的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)信息的集中管理、分散操作、信息共享，使傳統(tǒng)的學(xué)生信息數(shù)據(jù)管理方式朝數(shù)字化、無(wú)紙化、智能化、綜合化的方向發(fā)展，將中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作提升到一個(gè)新的層次，更好的為學(xué)校管理服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：容湘萍（1982-），女，湖南邵陽(yáng)人，計(jì)算機(jī)講師，在職碩士研究生，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用、計(jì)算機(jī)教育。

作者單位：惠州商貿(mào)旅游高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校，廣東惠州 516000