學校檔案管理的信息化實現(xiàn)

摘 要：學校檔案管理信息化是信息時代發(fā)展的必然結(jié)果，使學校檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、安全化是大勢所趨，以及論證了基于云技術(shù)的檔案管理信息系統(tǒng)的技術(shù)可行性。

關(guān)鍵字：學校檔案管理；信息化；云技術(shù)

中圖分類號：G472；G270.7

學校檔案是廣大教職工在開展教育教學活動、管理學生的過程中形成的具有參考價值的檔案資料，是衡量學校管理水平、教育質(zhì)量等各方面的重要標準。尤其在當今社會，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，如何使學校檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、安全化，高效、安全、有序、快捷地實現(xiàn)學校檔案管理，是檔案管理工作的重中之重。

1 學校檔案管理的現(xiàn)狀

學校檔案通常包括教職工人事檔案、賬務檔案、教學檔案、學生檔案等，分別屬于人事部門、賬務部門、教務部門、學生部門等部門分別管理，由于多部門分別管理，再加上思想不夠重視、管理水平有限、硬件設(shè)施不完善等各種因素影響，現(xiàn)階段，學校檔案管理主要存在以下問題。

1.1 思想重視度不夠

長期以來，人們對學校檔案管理的認識度就不夠，認識不到檔案對教學的促進作用，認識不到檔案對學校管理的規(guī)范作用，要求不嚴格，經(jīng)費投入不足，這使檔案管理長期受不到重視。

1.2 檔案管理人員缺乏，素質(zhì)不高

檔案管理人員不是專業(yè)出身或未經(jīng)培訓就上崗，致使檔案管理人員的知識層次、年齡結(jié)構(gòu)等均不合理，很多學校檔案管理就一個人，甚至有的學校檔案管理人員還要身兼數(shù)職，不僅檔案管理的知識掌握不夠，還有更多沒有掌握計算機操作等信息技術(shù)手段，從而使得檔案管理很難專業(yè)化、規(guī)范化、信息化。

1.3 收集資料混亂、不完整

學校的檔案管理部門通常不是一個權(quán)威的主管部門，要向?qū)W校人事部門、教務部門、學生部門等部門搜集資料，有時無法有效溝通。例如學生檔案信息，有時招生部門和教務部門提供的資料可能就不一致，造成原始數(shù)據(jù)的混亂。再如，關(guān)于有些教職工的教案、獲獎課題、獲獎證書等檔案，有的職工不想交到學校管理，造成資料采集的不完整。

1.4 硬件設(shè)施不達標

檔案資料的存放要具備通風、防潮、防火、防霉等的基本要求，但現(xiàn)在很多學校只是找一間房，買幾個檔案柜存放檔案，檔案保管設(shè)備不齊全，甚至亂堆亂放，致使檔案實體嚴重損壞。更多學校則沒有配備電子檔案室，有的即使有電子檔案，信息管理水平也不高，更沒有形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

1.5 檔案管理信息化建設(shè)認識不足

很多學校當前的檔案管理方式落后，依舊是手工檔案、紙質(zhì)檔案的管理，只停留在日常檔案的簡單管理上，沒有建立專門的信息檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化程序嚴重落后，致使重復性勞動多，檢索效率不高，費時費力，與現(xiàn)代化教育教學要求嚴重脫節(jié)。

2 學校檔案管理信息化建設(shè)的對策思考

2.1 加大資金投入，提高思想認識

首先，學校領(lǐng)導應把檔案管理信息化建設(shè)納入學校現(xiàn)代化建設(shè)的整體規(guī)劃中，加大資金投入，推進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。其次，提高全體師生檔案管理信息化的認識，營造一個檔案信息化建設(shè)重要性的氛圍，明確檔案信息化建設(shè)的中心任務和重點目標。最后，應該建立相應的考核制度，把檔案信息化建設(shè)工作納入到相關(guān)人員的業(yè)績考核中。

2.2 建立一支高水平檔案管理人員隊伍

檔案管理人員隊伍的素質(zhì)對檔案管理信息化建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。首先要加強檔案管理人員檔案專業(yè)素質(zhì)的培訓，掌握檔案工作流程，提高檔案管理水平，熟悉檔案分類、裝訂、整理等工作。此外，提高檔案管理人員的計算機技能更是重中之重。檔案管理信息化建設(shè)不僅要求檔案管理人員具備檔案專業(yè)素養(yǎng)，更要有熟練的計算機技能，這要求掌握基本的計算機知識，能夠熟練操作計算機，能夠熟練應用檔案管理軟件。檔案工作人員應增強責任心，提高服務意識，做好各部分的協(xié)調(diào)工作，保質(zhì)高效地完成自己的工作。

2.3 推進檔案信息化建設(shè)，提高信息安全性

主要措施如下：（1）及時準確地做好電子檔案的收集和整理。學校教育教學活動中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文檔，要及時地錄入，建立數(shù)據(jù)庫，形成電子檔案保存起來。本身就是電子文件的檔案，也要及時的鑒定、歸檔，做好保存和備份；（2）加強辦公自動化建設(shè)，健全規(guī)范安全制度。利用計算機進行檔案管理，可以提高資料檢索的效率，延長檔案的保管期限，檔案資料的準確度也更高，但同時也要注意資料的備份，防止一旦計算機損壞，造成大量有用資料的丟失；（3）加強信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，同時確保網(wǎng)絡(luò)安全。檔案信息化建設(shè)不僅要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化，更要加大檔案信息化的利用，把檔案信息上網(wǎng)，最終實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)網(wǎng)化，真正實現(xiàn)各部門之間的互聯(lián)，校?；ヂ?lián)，提高檔案信息的利用率，真正實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

3 檔案信息化建設(shè)的技術(shù)保證

隨著檔案資料的不斷增多，必然要加大檔案信息存貯的容量，同時可能需要加大人力、物力、財力的投入，這會造成檔案信息化建設(shè)的瓶頸。

針對學校檔案信息管理，最好利用數(shù)據(jù)倉庫與云技術(shù)綜合管理檔案資料?；谔摂M化和并行計算的云技術(shù)，不僅能夠滿足檔案信息的存貯和檢索，而且能夠提高檔案信息的資源利用率。檔案信息的供需雙方只要通過互聯(lián)網(wǎng)和云計算平臺，就可以提供數(shù)以萬計的信息，提供強大的網(wǎng)絡(luò)服務。通過Web技術(shù)，用戶可以通過計算機、手機等終端設(shè)備實現(xiàn)文檔、圖片、音頻、視頻等資源的共享，實現(xiàn)資料的集中存貯、檢索和下載，實現(xiàn)檔案信息共享的需要。

云技術(shù)方案可以在全校范圍內(nèi)建立一個云存儲空間，用戶通過私有云管理和維護自己的檔案資料，公共云會定期訪問用戶的私有云空間，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步更新。

基于數(shù)據(jù)倉庫與云技術(shù)的檔案管理信息系統(tǒng)，降低了信息管理門檻，方便了用戶操作，便于后續(xù)資料的分析與統(tǒng)計，便于檔案資料管理，便于學校內(nèi)部與相關(guān)部門的聯(lián)系，實現(xiàn)了信息資源的共享，大大提高了學校檔案信息利用率，不失為當前檔案信息管理中最佳的技術(shù)解決方案。

參考文獻：

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[2]陳鋒，孫淼洋.數(shù)據(jù)倉庫與云存儲技術(shù)在高校教學檔案管理中的研究與應用[J].中國教育信息化，2014（05）.

作者簡介：高長城（1976-），女，河南南陽人，講師，主要研究方向：云計算的安全及應用；高長江（1978-），男，河南南陽人，本科，主要負責學校人事檔案管理。

作者單位：南陽經(jīng)濟貿(mào)易學校，河南南陽 473000；南陽醫(yī)學高等?？茖W校，河南南陽 473000