試論醫(yī)院檔案信息化管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：21世紀(jì)是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，信息化已然成為當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的潮流，在各行各業(yè)的管理與發(fā)展中占據(jù)了越來(lái)越重要的地位，醫(yī)院檔案管理的信息化運(yùn)行過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的多樣化信息，傳統(tǒng)的手工處理為主的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)今現(xiàn)代化醫(yī)院全面開(kāi)展信息化建設(shè)的需要。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院整體正常運(yùn)作的重要組成部分，是現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要手段之一，它必須緊跟時(shí)代步伐，充分利用各種信息管理的新技術(shù)，積極促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，更好的為社會(huì)為人民服務(wù)。本文中筆者分析了醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題提出了五個(gè)方面的對(duì)策，以期為醫(yī)院檔案信息化管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化管理；問(wèn)題與對(duì)策

中圖分類號(hào)：G270.7

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代化醫(yī)院必然會(huì)全面開(kāi)展信息化建設(shè)，信息化管理也會(huì)逐步滲透到醫(yī)院的整體管理工作中來(lái)。所謂檔案信息化管理主要指通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、通信技術(shù)等高科技要素對(duì)本單位的檔案進(jìn)行管理，如圖1所示。醫(yī)院檔案是整個(gè)醫(yī)院活動(dòng)中具有保存價(jià)值的記錄，是醫(yī)院制定計(jì)劃和決策的重要參考依據(jù)，包括了大量的醫(yī)療、科研、管理、基建、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)、聲像等多門類、多載體的檔案，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理已迫在眉睫。因此在醫(yī)院檔案信息化管理勢(shì)在必行的今天，如何能提高醫(yī)院檔案信息化管理水平變得尤為重要。

1 醫(yī)院檔案信息化管理工作存在的問(wèn)題

1.1 缺乏檔案信息化管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)不足

雖然醫(yī)院檔案涵蓋了醫(yī)院管理的各個(gè)方面，但醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在絕大多數(shù)醫(yī)院的管理工作中重視醫(yī)療而輕視檔案的觀念十分常見(jiàn)。很多醫(yī)院對(duì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段。雖然目前在國(guó)內(nèi)的醫(yī)院中，信息系統(tǒng)已經(jīng)較為普遍的應(yīng)用到各項(xiàng)診療和管理工作中。但一些領(lǐng)導(dǎo)還是不能充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義和作用，醫(yī)院的信息化建設(shè)并未將檔案信息化建設(shè)納入其中，致使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

1.2 檔案信息化管理軟件不能滿足醫(yī)院檔案管理的要求

不可否認(rèn)當(dāng)今時(shí)代計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代的速度越來(lái)越快，計(jì)算機(jī)硬件水平也愈來(lái)愈高，相比較而言，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)水平明顯落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展，特別是醫(yī)院檔案信息化管理軟件系統(tǒng)，其專業(yè)性功能的研發(fā)相對(duì)滯后，開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)，且長(zhǎng)期應(yīng)用單機(jī)版計(jì)算機(jī)檔案管理，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的要求，無(wú)法連接醫(yī)院的信息系統(tǒng)，缺乏可兼容性和可擴(kuò)張性，迫切需要更新升級(jí)。另外，醫(yī)院檔案信息化管理中的存儲(chǔ)技術(shù)相對(duì)落后，這也給電子檔案資料的保存和后續(xù)使用帶來(lái)了極大的困擾。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，專業(yè)水平過(guò)低

由于檔案信息化管理意識(shí)的缺乏，檔案管理部門也受到冷落，部門內(nèi)的大多數(shù)工作人員都是從其他崗位調(diào)派而來(lái)，這部分工作人員既沒(méi)有受過(guò)檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，又沒(méi)有熟練的計(jì)算機(jī)操作水平，無(wú)法適應(yīng)逐漸深入的檔案信息化管理模式。而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟與普及，新時(shí)代對(duì)檔案信息化管理提出了新要求，電子檔案的大幅度增加急需具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能、熟悉計(jì)算機(jī)操作、懂得衛(wèi)生管理等具有較高綜合素質(zhì)的復(fù)合型人才。

1.4 檔案信息化管理的規(guī)范體系有待健全

一是現(xiàn)階段的醫(yī)院管理中，涉及檔案管理的制度較少，缺少統(tǒng)一的立卷歸檔制度，這在一定程度上造成了很多有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料的丟失，進(jìn)而阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展。二是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，減緩了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，導(dǎo)致了無(wú)意義的重復(fù)建設(shè)，醫(yī)院各部門系統(tǒng)通用性差、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式不同，無(wú)法交互使用，致使檔案信息資源無(wú)法完全實(shí)現(xiàn)共享這一特性。三是醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出多部門的格局，如文書(shū)、人事、專業(yè)技術(shù)、聲像、基建、病歷、財(cái)務(wù)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等檔案歸綜合檔案室管理，醫(yī)療、影像檢查等檔案分屬醫(yī)務(wù)部門管理，這種管理格局嚴(yán)重阻礙了管理標(biāo)準(zhǔn)化的形成。

1.5 基礎(chǔ)設(shè)施尚待完善，技術(shù)、資金支持力度不夠

目前，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量在持續(xù)增加，檔案信息化管理的工作量也隨之增加，這無(wú)疑給檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)，但大多數(shù)醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還不夠完善、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)未徹底落實(shí)，檔案信息化管理設(shè)備陳舊，管理工作受到嚴(yán)重制約。另一方面，雖然現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛普及，但是由于技術(shù)及資金投入的不到位，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化管理缺少設(shè)備、缺少信息安全防護(hù)系統(tǒng)、部分生命周期較短的設(shè)備不能及時(shí)維修或更新，這也在一定程度上制約了檔案信息化管理的開(kāi)展。

2 提高醫(yī)院檔案信息化管理水平的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)全員檔案信息化管理的意識(shí)

檔案信息化管理意識(shí)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成因素，加之檔案管理工作覆蓋面廣，內(nèi)容繁多，需要全員的參與和支持，所以提高檔案信息化管理水平需要：第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，只有醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃，才能發(fā)揮其在決策階段的重要作用，使其跟上現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展需要。第二，增強(qiáng)各科室人員對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使其在思想上提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。第三，加強(qiáng)宣傳，通過(guò)舉辦各類檔案專題會(huì)議和多種宣傳欄目等方式擴(kuò)大檔案信息化管理的宣傳，多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作中的成績(jī)和遇到的困難，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。

2.2 注重檔案信息化管理軟件的開(kāi)發(fā)與引進(jìn)

先進(jìn)的檔案管理軟件是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理不可缺的重要工具，因此面對(duì)當(dāng)前檔案管理軟件開(kāi)發(fā)水平落后的現(xiàn)狀，我們一方面應(yīng)積極引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的綜合管理軟件和專業(yè)的檔案管理軟件，以滿足當(dāng)前檔案管理需要；一方面應(yīng)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，從注重實(shí)用的實(shí)際出發(fā)，開(kāi)發(fā)適用于醫(yī)院的檔案信息管理軟件，并努力將其與醫(yī)院的信息系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案形成全過(guò)程的計(jì)算機(jī)管理。另外，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)強(qiáng)化電子文件和檔案一體化管理。一般應(yīng)在完成邏輯歸檔后，把需要?dú)w檔的電子文件集中下載到綜合檔案室可脫機(jī)保存的存儲(chǔ)介質(zhì)上，完成物理歸檔，使文件信息不會(huì)隨著時(shí)間的變遷而丟失或破壞。

2.3 培育一支具有較高綜合素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)決定了檔案信息化管理的水平，因此作為現(xiàn)代化檔案管理者不僅要掌握豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，還必須具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力，并可以靈活運(yùn)用于實(shí)際工作中。一是醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際，有計(jì)劃的組織在崗檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育；二是安排檔案管理人員接受計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等信息管理技術(shù)方面的培訓(xùn)，并提高其在檔案數(shù)據(jù)信息管理方面的運(yùn)用能力；三是積極引進(jìn)各層次、多類型的人才，調(diào)整檔案隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和個(gè)體知識(shí)結(jié)構(gòu)。

2.4 系統(tǒng)一體化是檔案信息管理的必然趨勢(shì)

醫(yī)院檔案信息化管理的順利開(kāi)展離不開(kāi)健全的制度、標(biāo)準(zhǔn)化的管理、有序的管理格局等，這就需要醫(yī)院逐步形成檔案信息化管理的系統(tǒng)一體化。首先醫(yī)院應(yīng)結(jié)合檔案工作的實(shí)際逐步完善檔案的借閱、歸檔及其他相關(guān)制度，做到檔案管理工作有章可循、有法可依，保證檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。其次加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的檔案管理制度進(jìn)行收集和歸檔，做到歸檔資料條理清楚、分類合理、查詢方便，形成具有綜合效益的資源庫(kù)。最后規(guī)范管理格局，集中統(tǒng)一檔案管理，可以將檔案管理子系統(tǒng)融入到醫(yī)院整體信息化工作中，方便檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，做到資源共享，充分發(fā)揮檔案資源的整體效益。

2.5 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金與技術(shù)投入

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化管理的前提，資金和技術(shù)是檔案信息化管理的必要條件。因此若想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化就必須完善基礎(chǔ)設(shè)施，加大投資力度和技術(shù)支持?；A(chǔ)設(shè)施包括檔案信息化管理的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)，如微機(jī)局域網(wǎng)的建設(shè)及計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等設(shè)備的配備。技術(shù)支持主要是對(duì)軟件系統(tǒng)及安全防護(hù)軟件進(jìn)行選用和研發(fā)，并使之與醫(yī)院的行政辦公系統(tǒng)相連接。資金的投入主要用于電子產(chǎn)品的更新升級(jí)及后續(xù)維修，進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化管理穩(wěn)步前進(jìn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化管理對(duì)促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的快速發(fā)展具有不可忽視的重要意義，繼續(xù)大力深化和推進(jìn)我國(guó)醫(yī)院的檔案管理信息化工作是勢(shì)在必行的選擇。因此，為了提高醫(yī)院檔案信息化管理水平，各醫(yī)院亟待結(jié)合自身的情況進(jìn)行深入思考和研究，并提出相應(yīng)的整改措施，從根本上改進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作，才能讓醫(yī)學(xué)真正的服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于人民。

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作者簡(jiǎn)介：何小飛（1955-），女，海南三亞人，副研究館員，研究方向：檔案管理。

作者單位：海南省中醫(yī)院，?？?570203