關(guān)于計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的發(fā)展創(chuàng)新探究

摘 要：在信息時(shí)代的今天，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為一個(gè)必然的發(fā)展趨勢，計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，能夠有效提高辦公效率，規(guī)范辦公管理，對于促進(jìn)企事業(yè)單位管理水平的提高也有著重要作用。本文闡述了計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的基本概念和內(nèi)涵，分析了計(jì)算機(jī)辦公的功能并且提出了計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；辦公自動(dòng)化；創(chuàng)新

中圖分類號：TP309

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛和發(fā)展，給各個(gè)行業(yè)都帶來的深刻的變革，對于辦公自動(dòng)化來說也是如此，或者說辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)也正是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)在提高辦公效率方面所具有的優(yōu)勢也是傳統(tǒng)辦公方式所不具備的。一般而言，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)平臺，利用一些辦公軟件來達(dá)到自動(dòng)化辦公管理目的的。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用發(fā)展中，如何針對企事業(yè)單位的切實(shí)需求進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新，以提高計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效果便是非常重要的一個(gè)方面。

1 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化概念及內(nèi)涵

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化是計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域中應(yīng)用的一種常見形式，在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的辦公中，針對一些行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等辦公工作的具體特點(diǎn)設(shè)計(jì)開發(fā)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公的目的。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的核心內(nèi)涵便是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，來提高辦公效率，縮減辦公人員，降低人力成本，而且通過自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，還能對于企事業(yè)單位的辦公管理活動(dòng)起到一定的規(guī)范作用[1]。針對不同類型企事業(yè)單位的辦公需求，在辦公系統(tǒng)上也往往進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，因而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企事業(yè)單位的應(yīng)用中也存在一定的差異性。

2 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化功能簡析

2.1 文檔管理

文檔管理是計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用所實(shí)現(xiàn)的一個(gè)基本功能，通過相應(yīng)的文檔管理軟件對于企事業(yè)單位辦公中產(chǎn)生的各種文檔進(jìn)行分類儲存，并且歸納到一定的索引程序中，便于文檔的搜索和查詢。文檔管理并不是簡單的將各種文檔儲存在計(jì)算機(jī)中，而是通過自動(dòng)化、智能化的系統(tǒng)對于文檔進(jìn)行管理，特別是對于一些文檔數(shù)據(jù)較多的企事業(yè)單位來說，如果進(jìn)用計(jì)算機(jī)儲存文檔而不進(jìn)行管理，就是去了計(jì)算機(jī)在辦公中的應(yīng)用作用。因而可以看出，文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠極大提高文檔管理的效率，降低了辦公人員在文檔查詢中的時(shí)間消耗，同時(shí)完善的文檔管理系統(tǒng)還能增強(qiáng)穩(wěn)定數(shù)據(jù)的安全性。

2.2 信息交流與共享

要實(shí)現(xiàn)信息交流與共享，首先就應(yīng)當(dāng)建立起一個(gè)相關(guān)的信息共享平臺，在這個(gè)平臺上可以進(jìn)行各種信息的公布，并且單位中的人員還能通過這一平臺進(jìn)行內(nèi)部交流，傳輸數(shù)據(jù)文件等等。在當(dāng)前，信息平臺的構(gòu)建主要是建立在局域網(wǎng)中的，有專門的局域網(wǎng)管理人員負(fù)責(zé)平臺的正常運(yùn)行與維護(hù)，利用這一途徑，可以實(shí)時(shí)在企事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行信息傳遞，提高工作效率[2]。同時(shí)，對于一些規(guī)模較大、分支機(jī)構(gòu)較多的企事業(yè)單位來說，信息共享平臺所能起到的作用也就更加突出，通過信息共享平臺能夠有效的將各個(gè)分支結(jié)構(gòu)聯(lián)系起來。

2.3 辦公流程實(shí)時(shí)監(jiān)督與管理

在企事業(yè)單位辦公中，提高辦公效率的一個(gè)難點(diǎn)問題就是很難對辦公過程、辦公流程進(jìn)行實(shí)施監(jiān)督和管理，由于辦公事務(wù)十分瑣碎，一些傳統(tǒng)的管理方法很難取得較好效果。而通過計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，就能對于各種辦公事務(wù)的流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督管理，控制各項(xiàng)辦公事務(wù)的進(jìn)度，結(jié)合相應(yīng)的目標(biāo)管理方法和相關(guān)制度，能夠提高辦公效率。這一功能的實(shí)現(xiàn)也需要提高辦公人員的個(gè)人素質(zhì)，并且建立起更加規(guī)范的辦公管理制度，相關(guān)辦公人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)依照規(guī)定將辦公事務(wù)進(jìn)度信息錄入到系統(tǒng)中，管理人員便可以通過辦公進(jìn)度實(shí)施有效的監(jiān)督和管理。

3 計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化創(chuàng)新策略

3.1 針對辦公需求開發(fā)相應(yīng)文檔管理系統(tǒng)

在文檔管理這一功能的實(shí)現(xiàn)上，目前還缺乏較為統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)，一些文檔管理軟件也各有特點(diǎn)，很難適用所有企事業(yè)單位，因而在相應(yīng)軟件的選擇與開發(fā)上，應(yīng)當(dāng)針對企事業(yè)單位的具體需求，如需要處理的文檔數(shù)據(jù)規(guī)模、對于功能的具體需求等等。在開發(fā)中，主要的創(chuàng)新點(diǎn)應(yīng)當(dāng)放在文檔管理功能便捷性的提高上，在功能界面上進(jìn)行優(yōu)化，刪掉一些不必要的功能，力求簡單、便捷，這也是提高文檔管理效率的基本要求。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注重于提高文檔管理的安全性，如文檔查詢?nèi)藛T的權(quán)限問題，完善相關(guān)木馬文件、網(wǎng)絡(luò)病毒的防范功能。

3.2 建立統(tǒng)一的辦公信息管理平臺

建立統(tǒng)一的辦公信息管理平臺也是計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用中一個(gè)十分重要的方面，完善的辦公信息管理平臺有助于更好的實(shí)現(xiàn)辦公信息共享和交流，提高企事業(yè)單位內(nèi)部管理的信息傳遞效率。而統(tǒng)一的辦公信息管理平臺能夠?qū)⒏鞣N辦公信息進(jìn)行匯總，施行統(tǒng)一管理，在這種管理模式下，管理人員可以實(shí)時(shí)對各種辦公活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。對于一些規(guī)模較大、分支結(jié)構(gòu)較多的企事業(yè)單位而言，建立統(tǒng)一的辦公信息管理平臺就更加重要，利用辦公信息管理平臺可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一監(jiān)督，有利于提高整體管理水平[3]。

3.3 建立應(yīng)用于計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化平臺的監(jiān)督機(jī)制

針對辦公中難以施行有效監(jiān)督的問題，可以在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)系統(tǒng)中納入相應(yīng)的監(jiān)督管理功能，對于一些辦公效率低下的事務(wù)進(jìn)行督促，并且結(jié)合相應(yīng)的辦公管理規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲制度，提高辦公效率。監(jiān)督機(jī)制的實(shí)現(xiàn)主要由兩方面構(gòu)成，一方面是企事業(yè)單位制定出相應(yīng)的辦公規(guī)章制度，結(jié)合計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)，進(jìn)行更加細(xì)致的規(guī)定。另一方面則是要在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的監(jiān)督功能，對于辦公進(jìn)度不符合要求的事務(wù)進(jìn)行相應(yīng)的提示，管理人員也可以進(jìn)行相應(yīng)的督促，這樣一來，也有助于提高辦公人員的責(zé)任心。

4 結(jié)束語

在現(xiàn)代企事業(yè)單位辦公中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高對于計(jì)算機(jī)在辦公應(yīng)用中的重視，正確認(rèn)識到計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的核心內(nèi)涵和優(yōu)勢，加大在相關(guān)方面的投入。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用中，也應(yīng)當(dāng)針對企事業(yè)單位的具體需求進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，特別是在設(shè)計(jì)開發(fā)方面，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出對于辦公效率提升的明顯優(yōu)勢。積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的創(chuàng)新，將能夠促進(jìn)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的發(fā)展，有利于其在提升企事業(yè)單位管理水平方面發(fā)揮更大的作用。

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作者簡介：李本明（1978-），男，團(tuán)委書記，助理工程師，研究方向：計(jì)算機(jī)。

作者單位：青島市黃島區(qū)泊里鎮(zhèn)人民政府，山東青島 266409