淺談?wù)畽C(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理的有效應(yīng)用

摘 要：新時期，隨著我國政府機(jī)關(guān)各項工作效率的提升，內(nèi)部其檔案管理工作的重要性逐漸凸顯了出來。政府機(jī)關(guān)檔案管理工作不容忽視，這不僅關(guān)乎黨和國家事業(yè)的切身利益，也直接關(guān)系到能否維護(hù)政府機(jī)關(guān)歷史的真實面貌。隨著信息時代的發(fā)展以及計算機(jī)技術(shù)的不斷革新，如何發(fā)揮計算機(jī)在政府機(jī)關(guān)檔案管理工作中的作用成為了一項新課題，政府機(jī)關(guān)不僅要完成檔案管理，更要準(zhǔn)確、安全、高效地完成檔案管理，這就離不開計算機(jī)在其中的作用。在該背景下，本文就以計算機(jī)在政府機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用為探討對象，在自己多年工作實踐的基礎(chǔ)上提出一些拙見。

關(guān)鍵詞：政府機(jī)關(guān)；檔案管理；計算機(jī)；技術(shù)；檔案

中圖分類號：G270.7

1 政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理的必要性及重要性

時代在進(jìn)步，技術(shù)在革新，政府機(jī)關(guān)檔案管理工作必須要緊跟時代的發(fā)展。檔案計算機(jī)管理的概念呼之欲出，從狹義上講，檔案計算機(jī)管理就是指檔案通過硬盤、軟盤、磁盤及光盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲，進(jìn)而形成電子文書、電子報表、電子圖紙等形式的電子材料；從廣義上講，檔案計算機(jī)管理就是在組織內(nèi)部通過搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，使各機(jī)構(gòu)之間、各部門之間形成良性的、開放式的檔案信息平臺，讓檔案資源更高效、更便捷、更安全以及更共享。

政府機(jī)關(guān)檔案實現(xiàn)計算機(jī)管理是十分必要的，這不僅是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的要求，也是政府機(jī)關(guān)檔案管理人員信息化和現(xiàn)代化意識的體現(xiàn)。首先，為了提高檔案管理工作中對檔案檢索的效率，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案自然而然受到了電子檔案形式的沖擊，放眼全世界，放眼新時期的各企業(yè)單位，檔案計算機(jī)管理高效便捷的特點(diǎn)已經(jīng)形成共識，這是計算機(jī)技術(shù)本身賦予這項工作的優(yōu)勢；其次，實行政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理勢必能夠提高相關(guān)管理人員的信息化和現(xiàn)代化意識，只有讓這種意識武裝了頭腦，現(xiàn)代化管理才能真正實現(xiàn)政府檔案的計算機(jī)高效管理。

2 政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理的應(yīng)用策略探討

2.1 加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)的普及，實現(xiàn)檔案計算機(jī)管理最大化

這是政府層面、國家層面的策略意識問題，我國國內(nèi)檔案工作計算機(jī)管理的普及程度已十分可觀，在此基礎(chǔ)上應(yīng)進(jìn)一步加大計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及力度，為檔案事業(yè)的信息化建設(shè)開辟更廣闊的空間。多年以來，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，其快速高效的信息處理能力為政府部門的管理工作起到了基礎(chǔ)性的保障作用。對于政府機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，計算機(jī)技術(shù)的注入勢必會帶來高效的工作，從基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)管理到檔案采集、歸類、整理、檢索及編目環(huán)節(jié)等，操作功能完善了，專業(yè)化程度高了，大大提升了檔案信息資源信息化管理的效率，也提高了檔案信息資源開發(fā)利用的效率。

2.2 傳統(tǒng)檔案與電子檔案做好優(yōu)勢互補(bǔ)

政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理的進(jìn)程中，傳統(tǒng)的檔案管理形式并未消亡，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)還不能解決我國政府機(jī)關(guān)檔案管理中的所有問題，舊形式與新技術(shù)需要長時期的磨合。我們發(fā)現(xiàn)，政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理的過程中，電子文件的信息自身存在著一些不足和局限性，如隨意增刪的問題、原始性和憑證性模糊的問題、法律效率低下的問題等等，這就使得政府機(jī)關(guān)內(nèi)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的形式在相當(dāng)一段長的時期內(nèi)還會存在，這套內(nèi)部的雙軌制檔案管理系統(tǒng)會長期并存，兩種形式的優(yōu)勢互補(bǔ)能夠保證文件的真實性和憑證性。現(xiàn)在的問題在于如何將兩套體系做到有的放矢，這就需要在兩種機(jī)制之間建立一個互補(bǔ)的通道，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。

2.3 檔案計算機(jī)管理的安全性是重中之重

計算機(jī)技術(shù)給政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作帶來的好處不言而喻，但隨之而來的就是安全性的問題，對于電子檔案而言，一旦安全性出現(xiàn)問題，整個政府機(jī)關(guān)的工作都會面臨著威脅。所以，檔案管理過程中使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，必須把安全、保密的原則放在第一位。檔案的重要性眾所周知，是記錄組織和個人活動的重要憑證，尤其是其中的一些涉密文件、涉密材料等，如果這些不采取相應(yīng)的保密措施，一定會給機(jī)關(guān)帶來損失。信息安全的關(guān)鍵在于“管理”，建立相應(yīng)的管理制度是必須的一環(huán)，從上而下地提出具體明細(xì)的保密安全細(xì)則，對檔案中涉及的秘密信息必須采取保密安全措施，如對信息采取加密的措施、動用保密文件要通過領(lǐng)導(dǎo)的審批手續(xù)、對相關(guān)計算機(jī)設(shè)置密碼及使用權(quán)限的設(shè)置、安裝防火墻、對系統(tǒng)上的防病毒軟件進(jìn)行升級、增添漏洞補(bǔ)丁等，除此之外，還要對涉密計算機(jī)的電磁泄漏問題進(jìn)行控制，涉密與非涉密計算機(jī)要分開，涉密計算機(jī)不能相互訪問，非涉密計算機(jī)不能處理、存儲涉密信息，有涉密內(nèi)容的計算機(jī)不得上互聯(lián)網(wǎng)，不得用互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密信息，內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)必須實施物理隔離，對平時不用的密碼、密鑰或有關(guān)涉密載體應(yīng)配備保密文件柜或保險柜存放，對管理使用涉密計算機(jī)的人員要按規(guī)定進(jìn)行管理、培訓(xùn)。

2.4 讓檔案計算機(jī)管理工作更符合標(biāo)準(zhǔn)化流程

政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理過程中，必須要確定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，只有嚴(yán)格執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》等內(nèi)容才能保證政府機(jī)關(guān)在檔案計算機(jī)管理過程中的檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，努力實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，增加政府機(jī)關(guān)工作的透明性，規(guī)范性。

2.5 切實提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

實現(xiàn)政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理離不開管理人員的素質(zhì)，這是不得不提到的一點(diǎn)。計算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法，這樣就要求檔案人員的素質(zhì)要不斷提高，逐步培養(yǎng)他們不僅要熱愛和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備以及現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力，努力掌握計算機(jī)管理檔案的理論和技能，將檔案數(shù)據(jù)接收、存儲、提供等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)利用計算機(jī)進(jìn)行管理，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機(jī)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理知識等，提高網(wǎng)絡(luò)化管理意識，由傳統(tǒng)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化管理方式轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才。

具體來說，檔案管理人員應(yīng)該通過培訓(xùn)、自身學(xué)習(xí)增強(qiáng)責(zé)任意識，還要不斷提高自身的管理意識，在日常的檔案管理工作中，及時發(fā)現(xiàn)問題，通過協(xié)調(diào)處理，嚴(yán)格遵守《檔案法》相關(guān)的管理制度，進(jìn)而形成良好的檔案管理氛圍。

3 結(jié)束語

政府機(jī)關(guān)實現(xiàn)檔案的計算機(jī)管理不是一蹴而就的，一方面是信息時代發(fā)展的要求，一方面也是政府機(jī)關(guān)需要提高工作效率和服務(wù)效率，只有這樣才能讓政府機(jī)關(guān)在新時期的工作更陽光、更透明，進(jìn)而發(fā)揮更大的作用。我們生活在信息化時代，計算機(jī)技術(shù)的日新月異給我國各個政府組織提供了基礎(chǔ)性的技術(shù)保障，檔案管理作為其中的一項重要工作也會受到信息化趨勢的影響。檔案管理工作的重要性不言而喻，它是社會建設(shè)發(fā)展歷史進(jìn)程中證據(jù)、信息、記憶的積累中心，是城市現(xiàn)代化和信息化的重要基礎(chǔ)，為更好發(fā)揮檔案價值服務(wù)功能，滿足社會發(fā)展需要，檔案信息管理必然選擇網(wǎng)絡(luò)化理念以指導(dǎo)其實踐，網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案信息化建設(shè)深入發(fā)展的必然選擇，也是21世紀(jì)檔案信息資源的發(fā)展方向。

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作者單位：定州市社會保險事業(yè)管理所，河北定州 073000