淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

摘 要：建筑工程檔案資料的管理是工程建設(shè)中的一部分，也是必不可缺的重要組成部分，建筑工程檔案資料是對建筑施工活動過程中形成的數(shù)據(jù)和狀況的真實記錄。因此，工程檔案資料的管理具有重要的意義。本文從建筑工程檔案資料管理的重要性、內(nèi)容特點(diǎn)、存在的問題及其對策等方面出發(fā)，闡述了怎樣有效管理建筑工程的檔案資料。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；管理

1 引 言

建筑工程中，工程檔案資料的管理工作并非獨(dú)立的，它要多方面的緊密配合，各個建筑工程單位只有聯(lián)系起來，遵守規(guī)則、總結(jié)經(jīng)驗、具體分析、實事求是，結(jié)合科學(xué)先進(jìn)的管理工作辦法，系統(tǒng)全面的了解施工過程，才能將工程的真實施工情況反映出來。建筑工程檔案資料不僅是建設(shè)活動中形成的圖物相符、有保存價值的真實記錄和反映，其記載的內(nèi)容包括：構(gòu)筑物、建筑物、地下的敷設(shè)等等，建筑工程檔案資料還是建筑工程項目投資計劃、項目工程設(shè)計、施工管理、材料使用、維護(hù)維修等等活動中形成的文件資料。因此，作為建筑項目工程管理的一部分，建筑檔案資料的管理作用的重要性也就不言而喻了。

2 建筑工程檔案資料的特點(diǎn)

檔案的特點(diǎn)一般都有共性即真實性，工程資料的存檔是和工程建設(shè)同步進(jìn)行的。工程的報批、施工、竣工整個過程中的所有活動都要真實的記錄下來，實體與記錄內(nèi)容應(yīng)高度保持一致，不能失之分毫。此外，建筑工程檔案資料具有實用性，當(dāng)檔案通過時，就應(yīng)對工程建設(shè)工作進(jìn)行考核。還有就是，建筑工程檔案資料具有整體性，建筑施工檔案資料是整個施工的文字體現(xiàn)。是全面反映建筑施工成果的重要依據(jù)，對施工也起著指導(dǎo)性的作用。從另一方面來說，建筑工程檔案資料就是企業(yè)綜合管理水平的體現(xiàn)。

3 建筑工程檔案資料管理的重要性

3.1 工程檔案資料可以為工程信息的查詢提供來源

工程項目負(fù)責(zé)人可以通過對檔案資料的查詢做到對工程全程進(jìn)行監(jiān)管和控制，而不單單僅靠記憶力來應(yīng)對。若在項目工程中發(fā)生一些意外、質(zhì)量問題、數(shù)量問題等，也可以通過對檔案資料的搜集進(jìn)行校驗并找出原因，如此便可方便了工程的管理以及減輕了負(fù)責(zé)人在工作中產(chǎn)生的壓力。

3.2 工程資料檔案可以為未來的工程施工起到參考與借鑒的作用

建筑工程檔案資料能將工程中所運(yùn)用到的技術(shù)或者應(yīng)對問題時采取的措施進(jìn)行記錄，并且在以后需要的時候進(jìn)行反饋。對將來的工程施工吸取了寶貴的經(jīng)驗。工程檔案資料中，會提供出有關(guān)工程項目的很多數(shù)據(jù)信息以及此工程施工中能借鑒到的優(yōu)點(diǎn)或者暴露出的缺點(diǎn)。如若在竣工后，仔細(xì)研究檔案資料可以得到較多的學(xué)習(xí)體會并得以借鑒，提高日后的工程施工效率。

4 建筑工程檔案資料存在的問題

（1）施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮有效工具、重要依據(jù)、有力武器、必要條件和生動素材的一般作用。

（2）施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮出參考憑證的特殊作用。

（3）施工記錄不夠真實、準(zhǔn)確、規(guī)范，以致歸檔后缺少了利用的價值。

（4）施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時效性。

（5）對工程發(fā)生的會議紀(jì)要、簽證資料不夠重視，導(dǎo)致在決算審計時得不到有效利用。

5 加強(qiáng)建筑工程檔案資料科學(xué)化管理

5.1 健全建筑工程檔案資料的管理制度

建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎(chǔ)。建設(shè)單位在項目成立之初就應(yīng)按照國家檔案的相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合工程實際，制定出一套相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)定。與此同時，要明確建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等各項負(fù)責(zé)人以及檔案在形成中所需要承擔(dān)的責(zé)任，規(guī)范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進(jìn)行。完整的資料可以給建設(shè)單位的合法權(quán)益提供保障性的重要依據(jù)。

5.2 保證建筑工程技術(shù)資料真實性、實用性

如今，國內(nèi)大多數(shù)工程技術(shù)資料與工程并非同步進(jìn)行，基本都是工程施工領(lǐng)先于技術(shù)資料整理，此類資料并不能真實反映出建筑工程施工的具體實況，喪失了工程檔案資料的本身作用。因此，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行抽樣調(diào)查制度，質(zhì)監(jiān)部門也應(yīng)加強(qiáng)施工項目的檢查，保質(zhì)保量保同步。

5.3 嚴(yán)格把好竣工驗收工程檔案資料質(zhì)量關(guān)，使竣工驗收檔案可以發(fā)揮出憑證作用

建筑工程在竣工驗收時，工程檔案資料的管理人員要和工程項目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規(guī)范的要求，對工程施工建設(shè)過程中形成的資料檔案進(jìn)行全面審核、檢查，及早查出問題，并及時解決問題，務(wù)必使工程竣工的材料做到完整、真實，工程檔案的歸檔范圍符合規(guī)定的要求，認(rèn)真切實地執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》規(guī)定的相關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，竣工驗收檔案的移交也是整個工程的重要環(huán)節(jié)。在移交出合格的工程檔案之后，由建設(shè)單位頒發(fā)出“建設(shè)工程檔案合格證”，反之，不滿足要求的則不發(fā)“建設(shè)工程檔案合格證”，建設(shè)單位有權(quán)按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性。

5.4 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

加強(qiáng)工程檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作是保證工程檔案質(zhì)量的有效措施，檔案管理人員需要高素質(zhì)、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷認(rèn)清工程檔案資料管理的作用和意義，充分利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識和檔案管理方法，靈活運(yùn)用檔案管理的新理念。與此同時，還要掌握相關(guān)法律法規(guī)以及與此相關(guān)部門的有關(guān)規(guī)定，通過高素質(zhì)檔案資料管理人員，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

此外，作為一名工程檔案資料管理人員，必須具備一定的建筑工程專業(yè)的知識，所以在對檔案資料管理人員培訓(xùn)的時候應(yīng)加強(qiáng)建筑行業(yè)的基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，并對其進(jìn)行考核。只有在日常工作中多思考、多協(xié)調(diào)、多交流，并用認(rèn)真的態(tài)度去學(xué)習(xí)、去落實，才能將檔案資料與工程施工同步起來，資料才能得以真實、實用。

5.5 實行獎懲激勵機(jī)制

激勵產(chǎn)生的效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)要大于管理本身，工程項目的各單位、各部門都應(yīng)重視工程檔案資料的形成，充分調(diào)動各方對資料管理的積極性，落實工程資料檔案管理的獎懲制度，并每周對檔案進(jìn)行例行抽樣檢查，將工作做到位、做到實的單位給予經(jīng)濟(jì)上的獎勵。反之，則對其進(jìn)行管理整頓，甚至處罰。

5.6 充分利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計

如今是現(xiàn)代化進(jìn)程飛速的高科技時代，計算機(jī)媒體在發(fā)展，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計也隨之越來越方便、快捷，所以我們要利用這個優(yōu)勢，多層次、多角度地開辟出建筑工程資料檔案的信息資源。在搜集的過程中不僅要考慮到目前建筑工程的需要，還要有大局觀，預(yù)知觀，要考慮到未來，也就是說竣工的驗收或者下一個項目在建筑工程時的需要。此外，還要主動搜集檔案資料：建設(shè)面積、項目名稱、資金來源、設(shè)計圖紙、設(shè)計來源、施工單位、合同工期、竣工日期、檔案移交情況、質(zhì)量監(jiān)理、工程造價等等。設(shè)計合理的報表，為上級領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要的依據(jù)，也為建筑工程項目的質(zhì)量和管理提供有力保障。

6 結(jié)束語

綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設(shè)項目工程中必不可缺的重要組成部分，對檔案資料的有效管理可以督促整個項目的每個單位，每個人都嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。因此，建筑施工單位要對工程檔案資料的管理高度重視，進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案資料的管理，才能更大程度上地提高企業(yè)施工的整體水平和安全質(zhì)量的保障。才能提升企業(yè)在市場上的競爭力，才能提升企業(yè)在市場上的整體形象。

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