淺談信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理

摘 要：2010年3月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)某市民政局民生信息系統(tǒng)的開發(fā)。該項(xiàng)目投資720萬元，工期1.5年。主要目標(biāo)是構(gòu)建覆蓋全市民政部門的寬帶高速網(wǎng)絡(luò)；同時(shí)在這一網(wǎng)絡(luò)上，建立集中的民政業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫以及用于數(shù)據(jù)分析和處理的通用民政業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺；并且開發(fā)能夠運(yùn)行在通用平臺上的各項(xiàng)民政業(yè)務(wù)管理軟件及辦公自動化系統(tǒng)，通過與勞動保障、建設(shè)、財(cái)政、公安等部門以及工會、殘聯(lián)等人民團(tuán)體的數(shù)據(jù)交換和信息共享，實(shí)施各級民政業(yè)務(wù)和行政管理的信息化。該類系統(tǒng)在國內(nèi)作為新興事物近年剛起步，開發(fā)的難度和風(fēng)險(xiǎn)較大。針對項(xiàng)目特點(diǎn)，我在項(xiàng)目管理過程中，綜合運(yùn)用了項(xiàng)目管理知識，充分認(rèn)識到風(fēng)險(xiǎn)管理在該系統(tǒng)開發(fā)中的重要性，從編制風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、識別風(fēng)險(xiǎn)、到定性與定量分析風(fēng)險(xiǎn)、以及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃的制定和項(xiàng)目過程中加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。有效規(guī)避、減輕了項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的各種不利風(fēng)險(xiǎn)，以保證項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)完成，最后列舉了該項(xiàng)目在風(fēng)險(xiǎn)管理方面需要改進(jìn)的不足之處。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；風(fēng)險(xiǎn)管理

中圖分類號：F426.672

為提升工作效能和服務(wù)水平，某市民政局決定建設(shè)民生信息系統(tǒng)，系統(tǒng)主要包括3大平臺、21個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，融業(yè)務(wù)辦理、數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析、比對監(jiān)控、輔助決策于一體的綜合性系統(tǒng)，支持承載業(yè)務(wù)辦理全過程、記錄操作各環(huán)節(jié)，按照數(shù)據(jù)共享的目錄方式，建立系統(tǒng)間、部門間、上下級間的協(xié)同工作、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與資源共享，將市局、38個(gè)區(qū)縣、787個(gè)街鎮(zhèn)的個(gè)性化需求納入系統(tǒng)統(tǒng)一開發(fā)，做到兼容并蓄，同時(shí)還針對民政工作的特性和基層工作人員的文化素質(zhì)和年齡狀況，要求系統(tǒng)操作簡便、智能。

該項(xiàng)目任務(wù)是開發(fā)網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)，共投資720萬元，工期1.5年，主要完成基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、門戶網(wǎng)站建設(shè)、交換共享數(shù)據(jù)平臺、個(gè)人基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫及核心應(yīng)用系統(tǒng)搭建任務(wù)。按照“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”的建設(shè)步驟，項(xiàng)目分兩個(gè)階段完成建設(shè)與實(shí)施。第一階段為2010年3月-2011年2月，完成試點(diǎn)工程和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、門戶網(wǎng)站和數(shù)據(jù)中心等基礎(chǔ)平臺的建設(shè)，完成設(shè)計(jì)規(guī)模的80%。并首先在3個(gè)區(qū)縣的66個(gè)街鎮(zhèn)試運(yùn)行。第二階段為2011年3月-2011年8月，在XX市其他35個(gè)區(qū)縣的721個(gè)街鎮(zhèn)進(jìn)行平臺的應(yīng)用推廣工作，推廣在滿足條件的前提下逐步進(jìn)行，完成整個(gè)項(xiàng)目工程。

由于該項(xiàng)目的系統(tǒng)功能綜合性強(qiáng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口多、數(shù)據(jù)交換復(fù)雜度高等特點(diǎn)，我在項(xiàng)目管理過程中樹立風(fēng)險(xiǎn)管理意識，有效規(guī)避、減輕了項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)，使得項(xiàng)目最終順利完成，得到用戶的高度認(rèn)可。以下是我在該項(xiàng)目實(shí)施過程中就風(fēng)險(xiǎn)管理方面所做的工作和總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)：

1 做好風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的編制

編制風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的目的是確定風(fēng)險(xiǎn)管理的方法和活動，決定怎樣進(jìn)行項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理。為此，我結(jié)合本項(xiàng)目的內(nèi)、外部環(huán)境特點(diǎn)和公司以前項(xiàng)目的執(zhí)行情況，在項(xiàng)目的計(jì)劃階段編制了針對該項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，包括計(jì)劃簡介、風(fēng)險(xiǎn)管理任務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)概要、角色和職責(zé)、風(fēng)險(xiǎn)來源與分類、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)分析及監(jiān)控報(bào)告格式、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控跟蹤機(jī)制等內(nèi)容。

2 做好風(fēng)險(xiǎn)的識別，得出常見風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)識別的目的就是要識別出哪些潛在風(fēng)險(xiǎn)會對項(xiàng)目的實(shí)施造成影響，從而形成風(fēng)險(xiǎn)分解結(jié)構(gòu)。在確定風(fēng)險(xiǎn)來源和分類之后，我召集項(xiàng)目組采用頭腦風(fēng)暴法，針對項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）中的所有工作要素可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，標(biāo)識出項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)。并結(jié)合項(xiàng)目的特點(diǎn)，對風(fēng)險(xiǎn)來源與分類表中羅列的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)，逐一研討其可能性，將已經(jīng)識別的風(fēng)險(xiǎn)記載到風(fēng)險(xiǎn)分析監(jiān)控列表中，以便在項(xiàng)目執(zhí)行過程中對已經(jīng)識別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控。在本項(xiàng)目中我們識別的風(fēng)險(xiǎn)主要有外部接口風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)功能和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)以及項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，我們還不斷根據(jù)新識別到的風(fēng)險(xiǎn)對原風(fēng)險(xiǎn)記錄表進(jìn)行更新，包括更新范圍計(jì)劃中不夠詳細(xì)的WBS和進(jìn)度計(jì)劃中未包括的重要風(fēng)險(xiǎn)影響活動。

3 做好風(fēng)險(xiǎn)定性分析，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級排序

我們通過定期會議的方式，邀請項(xiàng)目干系人和業(yè)內(nèi)專家，結(jié)合項(xiàng)目遇到的實(shí)際問題，對所識別的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、外部風(fēng)險(xiǎn)及項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的估算和分析，建立分析矩陣確定各種風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級并進(jìn)行排序。并結(jié)合定性分析的結(jié)果及時(shí)對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)列表進(jìn)行更新。

4 做好風(fēng)險(xiǎn)定量分析，量化評估各種風(fēng)險(xiǎn)

我們組織單位技術(shù)骨干，邀請業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行會商。通過對項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段可能面臨的不同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并采用決策樹估計(jì)方法，從量化的角度進(jìn)一步確定了不同風(fēng)險(xiǎn)對項(xiàng)目各階段的影響程度。并根據(jù)定量分析的結(jié)果及時(shí)更新項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)列表。

5 做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃，重點(diǎn)管理主要風(fēng)險(xiǎn)

為避免外部接口風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，我們專門指定一名技術(shù)人員，負(fù)責(zé)與用戶方、各個(gè)接口開發(fā)商進(jìn)行接口相關(guān)工作的聯(lián)絡(luò)溝通，并定期匯報(bào)。一旦出現(xiàn)問題，項(xiàng)目組對具體問題進(jìn)行分析研討，及時(shí)響應(yīng)。

對于系統(tǒng)功能和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，首先是做好需求分析和溝通，確保系統(tǒng)符合用戶需求；對于用戶需求的理解及時(shí)反饋，以保證雙方認(rèn)識一致，從而保證準(zhǔn)確獲取需求；另外還盡量采取上門拜訪的方式，與用戶保持定期溝通，并多利用溝通技巧，多進(jìn)行非正式的溝通。其次是做好系統(tǒng)的質(zhì)量保證和質(zhì)量控制；除設(shè)置專職質(zhì)量保證人員（QA）外，還在項(xiàng)目實(shí)施過程中的各個(gè)階段末設(shè)置各自的里程碑；當(dāng)階段工作完成之后，必須通過項(xiàng)目部的評審后方可進(jìn)入下一階段；另外，強(qiáng)化測試，嚴(yán)格控制質(zhì)量，對于發(fā)現(xiàn)的問題，立即查找并分析原因，及時(shí)妥善的解決；并且，對于發(fā)現(xiàn)的所有問題都要詳細(xì)記錄存檔，以供隨時(shí)查閱。最后是加強(qiáng)對用戶和項(xiàng)目實(shí)施背景的了解，以防信息失真；加強(qiáng)成員培訓(xùn)和技術(shù)人員招聘，提高項(xiàng)目組的整體工作質(zhì)量；同時(shí)建立組織級的質(zhì)量管理體系，做好質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)等。

針對項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)，我們制訂了項(xiàng)目需求變更流程，并在項(xiàng)目組內(nèi)嚴(yán)格執(zhí)行，在需求評審?fù)ㄟ^后，請用戶進(jìn)行確認(rèn)簽字。面對項(xiàng)目整體進(jìn)度的失控風(fēng)險(xiǎn)，綜合運(yùn)用項(xiàng)目管理知識，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中從項(xiàng)目計(jì)劃、加強(qiáng)溝通、人力資源的協(xié)調(diào)分配等方面對項(xiàng)目成本和進(jìn)度進(jìn)行控制，盡量避免因項(xiàng)目管理方面的問題造成項(xiàng)目成本和進(jìn)度失控。

6 做好風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)督和控制

風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與控制的目的主要是監(jiān)督已識別的風(fēng)險(xiǎn)和殘留風(fēng)險(xiǎn)，找出可能出現(xiàn)的新風(fēng)險(xiǎn)并記錄到風(fēng)險(xiǎn)分析監(jiān)控表的過程，以保證風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行并評估其有效性。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的職責(zé)分配，我作為整個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控負(fù)責(zé)人，在項(xiàng)目各個(gè)里程碑評審時(shí)，對本階段的工作情況及風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控情況進(jìn)行總結(jié)，讓項(xiàng)目組成員及相關(guān)干系人對整個(gè)項(xiàng)目一些共性的風(fēng)險(xiǎn)情況有整體的認(rèn)識，當(dāng)出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)及需從項(xiàng)目組外提供資源時(shí)請求主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

最后通過項(xiàng)目組的共同努力，使得該項(xiàng)目在2011年9月上線運(yùn)行，并順利通過驗(yàn)收，但在項(xiàng)目實(shí)施過程中，也遇到了一些問題，下面總結(jié)一下解決方案：一是測試用例不夠充分，壓力測試不夠。由于剛上線的民政業(yè)務(wù)系統(tǒng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，高峰時(shí)期數(shù)據(jù)并發(fā)數(shù)太大，導(dǎo)致系統(tǒng)反應(yīng)速度較慢，最后通過調(diào)整優(yōu)化中間件配置參數(shù)，修改操作系統(tǒng)內(nèi)存的方式解決了此問題。二是對風(fēng)險(xiǎn)因素的分析還不夠全面，在安排進(jìn)度時(shí)沒有充分考慮緩沖時(shí)間。如在執(zhí)行項(xiàng)目期間，民政局進(jìn)行了換屆工作，更換了部分原有的項(xiàng)目溝通人員，從而對項(xiàng)目產(chǎn)生了一定的影響，被更換的部分處室領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目內(nèi)容提出了部分修改意見，調(diào)整了部分原有計(jì)劃。雖然最后項(xiàng)目如期驗(yàn)收完成，但是執(zhí)行過程中采取了加班、并行和趕工的方式，也使項(xiàng)目成本有所增加。

參考文獻(xiàn)：

[1]柳純錄.信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2011.

作者簡介：周雄（1980.05-），男，重慶人，高級工程師，研究方向：軟件工程、人工智能。

作者單位：重慶工商大學(xué)融智學(xué)院，重慶 400033