淺談企業(yè)電子郵件系統(tǒng)的建設(shè)

摘 要：隨著企業(yè)的發(fā)展，對(duì)電子郵件系統(tǒng)的性能、易用性、靈活性提出了更高的要求。本文從電子郵件系統(tǒng)主要功能和企業(yè)定制的個(gè)性化功能著手，總結(jié)并提出了企業(yè)電子郵件系統(tǒng)建設(shè)過程需注意的幾個(gè)問題及實(shí)施建議。

關(guān)鍵詞：電子郵件；系統(tǒng)；建設(shè)

中圖分類號(hào)：TP393.098

隨著電子郵件技術(shù)和應(yīng)用的不斷發(fā)展，電子郵件系統(tǒng)越來越成為企業(yè)的主流級(jí)應(yīng)用。它幫助企業(yè)樹立并推廣企業(yè)網(wǎng)絡(luò)品牌形象，促進(jìn)企業(yè)開展電子商務(wù)，降低商務(wù)溝通成本。企業(yè)內(nèi)部之間，內(nèi)部與外部之間加強(qiáng)聯(lián)系，提高工作效率，電子郵件在企業(yè)（特別是制造業(yè)）內(nèi)部通訊中的作用越來越大。

1 電子郵件系統(tǒng)主要功能

企業(yè)建立自身的電子郵件系統(tǒng)，用于企業(yè)內(nèi)外部溝通聯(lián)系。其主要功能包括：

（1）收發(fā)郵件。寫信、收發(fā)郵件。支持郵件回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、預(yù)覽、打印、附件預(yù)覽與下載。

（2）文件夾管理。除收件箱、發(fā)件箱、草稿箱、垃圾箱外，用戶可以根據(jù)需要新建、修改、刪除、清空一個(gè)文件夾，并能夠移動(dòng)郵件到指定文件夾中。

（3）地址簿。用戶可以在地址簿中添加、編輯、刪除聯(lián)系人和聯(lián)系組，還可共享地址簿給域用戶。在寫信是，系統(tǒng)支持自動(dòng)搜索地址簿匹配用戶輸入的聯(lián)系人地址。

（4）日程管理。允許用戶制定約會(huì)、會(huì)議和重要事件通知。支持各種視圖查看編輯日程，包括工作日視圖，天視圖，月視圖。

（5）網(wǎng)絡(luò)硬盤。用于網(wǎng)絡(luò)保存用戶的各種文件。支持文檔、電子表格、圖片、ppt、pdf等格式文件，支持“共享網(wǎng)絡(luò)硬盤”。

（6）用戶設(shè)置。包括登錄設(shè)置、個(gè)性化主題設(shè)置、常規(guī)設(shè)置、賬戶設(shè)置（密碼、別名、外部賬號(hào)）、郵件過濾器等功能。

（7）強(qiáng)大的后臺(tái)管理功能。包括郵箱管理、域名管理、部門管理、權(quán)限設(shè)置、別名管理、帳號(hào)管理，批量管理、用戶導(dǎo)入導(dǎo)出、防垃圾設(shè)置、日志管理、統(tǒng)計(jì)管理等。

除以上主要功能外，郵件系統(tǒng)在滿足企業(yè)個(gè)性化需求方面，實(shí)現(xiàn)了以下個(gè)性化定制功能：

（1）樹形地址簿。為用戶提供樹形地址簿，用戶寫信時(shí)，點(diǎn)擊“收件人”即可彈出樹形結(jié)構(gòu)地址簿，方便用戶選擇收件人地址。特別是建立統(tǒng)一的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)樹，方便內(nèi)部員工溝通聯(lián)系。

（2）郵件召回、郵件追蹤功能。郵件發(fā)送錯(cuò)誤，在對(duì)方還沒刪除的前提下可召回。同時(shí)，可對(duì)郵件進(jìn)行狀態(tài)追蹤。

（3）郵件備份功能。用戶可以將一封或多封郵件打包備份到本地保存。

（4）密碼強(qiáng)度檢測(cè)。通過密碼強(qiáng)度檢測(cè)功能，檢測(cè)用戶的密碼是否過于簡(jiǎn)單（如為純數(shù)字、純字母），并提示用戶修改復(fù)雜的密碼。

（5）即時(shí)消息。類似qq等在線聊天工具，用戶雙方都登錄了郵箱且都互為好友，可以通過即時(shí)消息進(jìn)行在線聊天，并保存聊天記錄在郵箱里。

（6）其他個(gè)性化功能。閱讀回執(zhí)功能、多個(gè)窗口讀/寫信、黑白名單、記住登錄狀態(tài)，郵件附件和網(wǎng)絡(luò)硬盤互轉(zhuǎn)等。

2 企業(yè)電子郵件系統(tǒng)建設(shè)過程需注意的幾個(gè)問題及實(shí)施建議

2.1 企業(yè)電子郵件系統(tǒng)建設(shè)需注意的幾個(gè)問題

企業(yè)在進(jìn)行電子郵件系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的適用性、安全性、穩(wěn)定性、高性能、良好的用戶體驗(yàn)的融合。

（1）適用性。支持全部25個(gè)郵件RFC標(biāo)準(zhǔn)，支持WebMail、PdaMail、SmsMail、彩信Mail等，支持SMTP、POP3、IMAP4、SSL/TLS、Ldap、SNMP等。

（2）安全性：1）反垃圾防病毒。企業(yè)在建設(shè)選型時(shí)，最好能組織一段時(shí)間公網(wǎng)測(cè)試，并重點(diǎn)測(cè)試其在反垃圾防病毒方面的效果。2）郵件加密。為防止郵件信息被竊取、篡改，需對(duì)重要的信息進(jìn)行郵件加密。3）郵件過濾。通過過濾規(guī)則的設(shè)置，企業(yè)可以控制各類用戶或者各個(gè)不同部門郵件的收發(fā)權(quán)限，有效的保障了企業(yè)的機(jī)密資料的安全性。4）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。應(yīng)同時(shí)本地和異地存儲(chǔ)備份。一旦發(fā)生問題，可以第一時(shí)間恢復(fù)數(shù)據(jù)。

（3）穩(wěn)定性。支持7*24小時(shí)穩(wěn)定運(yùn)行。在郵件業(yè)務(wù)峰值時(shí)仍保有良好效率，不發(fā)生擁堵、宕機(jī)。

（4）高性能。每秒鐘驗(yàn)證用戶超過2000次，每秒鐘發(fā)送郵件超過150封，每秒鐘收取郵件超過250封，每秒鐘存儲(chǔ)郵件超過200封。

（5）良好的用戶體驗(yàn)。友好的登錄界面，簡(jiǎn)潔明了的欄目設(shè)置，方便易用的功能模塊，個(gè)性化自定義設(shè)置等。

2.2 企業(yè)電子郵件系統(tǒng)實(shí)施建議

（1）規(guī)劃郵箱空間。包括服務(wù)器空間規(guī)劃、賬戶存儲(chǔ)空間規(guī)劃、附件大小規(guī)劃，必須在系統(tǒng)實(shí)施前就充分規(guī)劃考慮清楚，避免后續(xù)出現(xiàn)擴(kuò)容改造的情況。

（2）提升企業(yè)名譽(yù)值。由于各企業(yè)在建設(shè)時(shí)，會(huì)啟用自身特有的域名，而這些域名往往由于用戶域名信譽(yù)度很低，當(dāng)用戶郵件發(fā)到有郵件網(wǎng)關(guān)的域名時(shí)，與國(guó)際域名組織聯(lián)系的郵件網(wǎng)關(guān)會(huì)根據(jù)名譽(yù)值的高低，決定郵件的放行與否。如發(fā)送新浪郵箱（mail.sina.com.cn），tom.com，mail.live.com等地址時(shí)，往往由于企業(yè)域名名譽(yù)值過低，導(dǎo)致員工與外界溝通聯(lián)系受到限制，影響日常工作。因而，在建設(shè)時(shí)，應(yīng)充分考慮在郵件出口放置郵件網(wǎng)關(guān)，保護(hù)客戶的郵件域名，逐步提高企業(yè)域名的名譽(yù)值。下圖為增加了ironport郵件網(wǎng)關(guān)后的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D。

ironport網(wǎng)關(guān)在提高信譽(yù)值的同時(shí)，能夠有效識(shí)別隔離垃圾郵件。外來的郵件首先經(jīng)過ironport網(wǎng)關(guān)的過濾，發(fā)現(xiàn)的垃圾郵件被隔離在網(wǎng)關(guān)上。外發(fā)的郵件由Mail Server服務(wù)器把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給ironport網(wǎng)關(guān)過濾病毒，然后由ironport負(fù)責(zé)發(fā)送到外面。

（3）建立郵件系統(tǒng)安全管理制度。郵件系統(tǒng)投入使用后，必須有相應(yīng)的安全管理制度，對(duì)系統(tǒng)管理員的維護(hù)、例檢、備份以及對(duì)普通用戶的日常操作，信息安全內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)定。

3 結(jié)束語(yǔ)

郵件系統(tǒng)以其經(jīng)濟(jì)、便捷、高效的優(yōu)勢(shì)，成為企業(yè)辦公自動(dòng)化必不可少的組成部分。隨著手機(jī)移動(dòng)應(yīng)用的發(fā)展，企業(yè)郵件系統(tǒng)移動(dòng)化將成為未來發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)在進(jìn)行電子郵件系統(tǒng)建設(shè)或進(jìn)行電子郵件系統(tǒng)優(yōu)化完善時(shí)，應(yīng)充分考慮移動(dòng)應(yīng)用給企業(yè)帶來的機(jī)會(huì)，關(guān)注郵件安全技術(shù)和郵件收發(fā)技術(shù)，不斷發(fā)揮電子郵件系統(tǒng)內(nèi)外溝通的橋梁作用。

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作者簡(jiǎn)介：任海艷（1981-），女，學(xué)士學(xué)位，工程師，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，主要從事信息化工作，擔(dān)任過信息化規(guī)劃、協(xié)同辦公系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、手機(jī)移動(dòng)辦公系統(tǒng)等項(xiàng)目建設(shè)與開發(fā)。

作者單位：廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，南寧 530001