行政公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的簡要分析

摘 要：公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)作為龐大的電子政務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，在實(shí)際工作中起著至關(guān)重要的作用；本文通過對一般公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的架構(gòu)分析及常見問題的解答，旨在對系統(tǒng)建設(shè)和發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：公文流轉(zhuǎn)；網(wǎng)絡(luò)；人工智能；決策分析

中圖分類號：TP311.52

20世紀(jì)90年代初，電子政務(wù)開始在我國應(yīng)用，隨著軟件技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，在經(jīng)過獨(dú)立應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同、無紙化辦公等階段后，電子政務(wù)已進(jìn)入數(shù)字化智能發(fā)展階段。

公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種行政辦公方式；作為電子政務(wù)的核心組成部分，主要承擔(dān)公文的：起草、審閱、批復(fù)，收發(fā)等功能；對提高行政辦公效率，節(jié)約辦公成本起到至關(guān)重要的作用。建立符合機(jī)關(guān)辦公流程的現(xiàn)代化系統(tǒng)，應(yīng)從信息化建設(shè)的基本規(guī)律出發(fā)，注意系統(tǒng)建設(shè)的合理性、開放性和協(xié)同性，同時(shí)做到不盲從、不跟風(fēng)、不落后，逐步完善、優(yōu)化現(xiàn)有系統(tǒng)，進(jìn)而提供更專業(yè)、更穩(wěn)定的現(xiàn)代化服務(wù)。

1 建設(shè)目標(biāo)

軟件系統(tǒng)的核心是解決問題、提高效率；通過公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)達(dá)到以下目標(biāo)：（1）提供可靠的、可追查的公文流轉(zhuǎn)平臺，有效的縮短公務(wù)處理的周期，加快公文流轉(zhuǎn)過程，減少路耗、尋人、等待等中間環(huán)節(jié)，保持公務(wù)處理渠道的暢通；（2）打破時(shí)空及地域限制，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，遠(yuǎn)程辦公、異地辦公；（3）提供完善的信息交流機(jī)制，方便機(jī)關(guān)各處室、中心、員工之間日常辦公及業(yè)務(wù)信息的交流和管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理互聯(lián)互通，信息數(shù)據(jù)共享；（4）解決信息化辦公應(yīng)用中的最大難題——機(jī)構(gòu)和管理模式的經(jīng)常變動的問題，由用戶自定義管理模式，實(shí)現(xiàn)真正的部門綜合業(yè)務(wù)處理機(jī)制；（5）配置個(gè)人安全密鑰、應(yīng)用電子簽章，結(jié)合數(shù)字簽名、數(shù)字信封等密碼技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)上用戶的身份認(rèn)證，保障網(wǎng)上信息傳送的真實(shí)性、完整性、保密性和不可否認(rèn)性；（6）充分利用現(xiàn)有建設(shè)好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及已有的網(wǎng)絡(luò)配置資源，充分保護(hù)已有的信息化投資；（7）預(yù)留系統(tǒng)外部接口，做好與其他單位系統(tǒng)對接的準(zhǔn)備工作。

2 建設(shè)原則

軟件系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)秉承以下幾個(gè)原則：

2.1 先進(jìn)性。運(yùn)用國內(nèi)外先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，建立的系統(tǒng)和采用的技術(shù)達(dá)到國內(nèi)先進(jìn)水平。一般系統(tǒng)采用成熟的分布式結(jié)構(gòu)，瀏覽器、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)服務(wù)器物理分開、邏輯集中的體系結(jié)構(gòu)；通過應(yīng)用多級熱備份技術(shù)、負(fù)載均衡技術(shù)、容錯技術(shù)等集成性技術(shù)確保系統(tǒng)的高效穩(wěn)定運(yùn)行。

2.2 擴(kuò)展性和靈活性。采用的體系架構(gòu)必須具備可擴(kuò)展性，確保在處理能力和業(yè)務(wù)功能方面可靈活擴(kuò)充，具備強(qiáng)大、靈活的應(yīng)用擴(kuò)容支持，并可與其它外圍系統(tǒng)進(jìn)行無縫互連。為了保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有效管理和可靠運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)支持多種協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并可以進(jìn)行在線升級、調(diào)配；并留有充分的擴(kuò)展余地，在機(jī)構(gòu)人員調(diào)整需要時(shí)，可方便地加入新的設(shè)備應(yīng)用；保證系統(tǒng)的完整性不受影響，保證系統(tǒng)可以平滑升級、擴(kuò)容、演進(jìn)，同時(shí)自動調(diào)整負(fù)載平衡。

2.3 保密性和安全性。系統(tǒng)安全性可通過系統(tǒng)架構(gòu)、設(shè)備/軟件選型、病毒防殺等措施來實(shí)現(xiàn)；業(yè)務(wù)操作安全性可通過操作權(quán)限（包括系統(tǒng)權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限和角色權(quán)限）的授權(quán)、分配和管理機(jī)制，數(shù)據(jù)庫操作的審計(jì)機(jī)制，數(shù)字簽名和數(shù)字證書等身份確認(rèn)機(jī)制，日志記錄和事件監(jiān)測機(jī)制，以及使用三層結(jié)構(gòu)將客戶機(jī)與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行隔離等措施來保證；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性應(yīng)對關(guān)鍵設(shè)備設(shè)計(jì)完善的保護(hù)方案。

2.4 實(shí)用性。實(shí)用性是每個(gè)信息系統(tǒng)在建設(shè)過程中所必須考慮的一種系統(tǒng)性能，它是自動化系統(tǒng)對用戶最基本的承諾。從實(shí)際應(yīng)用的角度來看，這個(gè)性能更加重要。為了提高管理信息系統(tǒng)中系統(tǒng)的使用性，必須從實(shí)際業(yè)務(wù)需要出發(fā)，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)需求的準(zhǔn)確性。

3 系統(tǒng)分析

3.1 實(shí)現(xiàn)功能。根據(jù)一般政務(wù)公文流程，應(yīng)注意對以下功能的實(shí)現(xiàn)：（1）對人員網(wǎng)上身份認(rèn)證，保障網(wǎng)上信息傳送的真實(shí)性、完整性、保密性和不可否認(rèn)性；（2）對行政公文的起草、代辦、已辦、辦結(jié)等功能；（3）按照文種以不同的流轉(zhuǎn)方向進(jìn)行順暢遞送；（4）公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后附件、相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的自動歸檔功能；（5）公文委托授權(quán)功能；（6）對已進(jìn)入流程的公文進(jìn)行實(shí)施監(jiān)控功能；（7）對公文及各業(yè)務(wù)部門工作流程的處理效率、完成情況等內(nèi)容進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)功能；（8）實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一維護(hù)平臺，實(shí)現(xiàn)對具體申請的數(shù)據(jù)修改，賦予相應(yīng)管理員特定的流程調(diào)整權(quán)限以應(yīng)對組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，并具有記錄用戶操作日志等功能。

3.2 系統(tǒng)架構(gòu)。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)框架大致可分為服務(wù)平臺、裝配平臺、維護(hù)平臺、管理平臺以及監(jiān)控平臺4個(gè)部分。（1）服務(wù)平臺：面向用戶，實(shí)現(xiàn)公文辦理、公文審閱、公文查詢、委托授權(quán)、以及用戶個(gè)性化設(shè)置等功能；（2）裝配平臺：面向系統(tǒng)管理員，實(shí)現(xiàn)公文配置、流程配置、流程環(huán)節(jié)配置、流程權(quán)限配置、規(guī)則定義、規(guī)則配置，流水號配置、封發(fā)配置、表單操作配置等；（3）管理平臺：面向系統(tǒng)管理員，實(shí)現(xiàn)對公文業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的維護(hù)、公文作廢、簡字管理、表單數(shù)據(jù)管理，公章管理、催辦維護(hù)管理以及其他系統(tǒng)工具等；（4）監(jiān)控平臺：面向系統(tǒng)管理員，實(shí)現(xiàn)對公文業(yè)務(wù)異常數(shù)據(jù)監(jiān)控、流程日志監(jiān)控、異常流程監(jiān)控、賬號監(jiān)控等。

4 應(yīng)用問題

軟件系統(tǒng)是最注重實(shí)踐類的項(xiàng)目之一，很多問題只有在實(shí)際工作中應(yīng)用一段時(shí)間后才會逐漸暴露，測試組單純的進(jìn)行白盒測試、黑盒測試不能真實(shí)還原用戶環(huán)境展現(xiàn)問題；隨著時(shí)間的推移，系統(tǒng)瓶頸逐漸暴露，主要有需求不明確、效率問題、流程變更和兼容問題等。

4.1 需求不明確。需求不明確是所有開發(fā)者、用戶最頭疼的問題，也是現(xiàn)實(shí)開發(fā)工作中難以規(guī)避的問題之一；許多用戶在應(yīng)用初期并未對系統(tǒng)功能產(chǎn)生疑問，隨著應(yīng)用的逐步加深，發(fā)現(xiàn)功能實(shí)現(xiàn)與最初的應(yīng)用想法并不一致。

用戶對功能描述不清、開發(fā)者對需求理解不深入是造成系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與用戶需求不一致的根本原因，這就需要開發(fā)人員對用戶需求進(jìn)行深入的分析同時(shí)，建立完善的溝通機(jī)制；而既熟悉業(yè)務(wù)知識，又懂得系統(tǒng)開發(fā)的人員作為溝通人員，進(jìn)行組織工作是最好的選擇。

4.2 效率問題。效率問題對于所有應(yīng)用系統(tǒng)都是不可避免的；對于相對獨(dú)立的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)量的增長、并發(fā)數(shù)的增長以及硬件系統(tǒng)的老化，是造成效率問題的根本原因。解決效率問題主要有以下三種方法：（1）在設(shè)計(jì)源頭對未來業(yè)務(wù)量和并發(fā)數(shù)進(jìn)行評估，建立適于未來三到五年的構(gòu)架體系；（2）對代碼進(jìn)行優(yōu)化，尤其注意在邏輯層的函數(shù)調(diào)用、大SQL的書寫以及循環(huán)體系的容錯處理；（3）硬件系統(tǒng)的及時(shí)升級。

4.3 流程變更。業(yè)務(wù)流程變更在公文流轉(zhuǎn)中并不常見，但伴隨著機(jī)構(gòu)變更或機(jī)構(gòu)重組，公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)已不是簡單的系統(tǒng)升級即可解決，有可能在根本結(jié)構(gòu)上出現(xiàn)影響。這就要求建設(shè)初期，選擇開發(fā)架構(gòu)和開發(fā)工具上更具有靈活性。

4.4 兼容問題。系統(tǒng)的升級換代日益加快，孤島項(xiàng)目時(shí)代一去不復(fù)返，更多的需要系統(tǒng)間相互的融合，例如：（1）軟件系統(tǒng)多以B/S模式存在，對于瀏覽器的依賴不言而喻；由于瀏覽器的更新?lián)Q代，因此對于瀏覽器的兼容問題也是不可避免的；（2）公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)并不一定單獨(dú)存在，很多機(jī)構(gòu)以一站式服務(wù)平臺方式聯(lián)立多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)；因此對于系統(tǒng)對接也是必須要考慮的；（3）主流操作系統(tǒng)的核心應(yīng)用體系變化不大，但能否支持多種系統(tǒng)、移動系統(tǒng)達(dá)到理想效果是開發(fā)人員所必須要考慮到的事情。

5 結(jié)束語

電子政務(wù)系統(tǒng)在我國發(fā)展速度較快，但相比較西方發(fā)達(dá)國家相對落后；差距主要體現(xiàn)在建設(shè)理念上，國內(nèi)的系統(tǒng)認(rèn)知多以功能實(shí)現(xiàn)、智能化發(fā)展為核心，距離以人工智能、決策分析為代表的新一輪智能系統(tǒng)差距較大。

美英等國家相繼推出陽光工程、政務(wù)公開、醫(yī)療改革等一系列項(xiàng)目后，對政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行監(jiān)督的同時(shí)，推動了信息化發(fā)展，提高了辦公效率，實(shí)現(xiàn)了雙贏的局面。因此，合理滿足業(yè)務(wù)需求的同時(shí)，構(gòu)建更高效、更智能的決策分析系統(tǒng)是未來努力的方向。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院 北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院，北京 100730