通過OA來加速電力企業(yè)審批流程的實(shí)踐

摘 要：電力企業(yè)中不同業(yè)務(wù)、不同部門之間可能使用多個(gè)不同的信息系統(tǒng)來管理數(shù)據(jù)，由于系統(tǒng)的使用頻率不一，部分系統(tǒng)的審批流程往往會(huì)存在擱置、審批緩慢的情況。通過審批系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)分析和簡(jiǎn)單的OA SMTP配置和.net開發(fā)的小程序即可完成審批超時(shí)的OA郵件提醒，從而達(dá)到加速審批的目的，此模式適用于數(shù)據(jù)庫(kù)部署在省內(nèi)的所有系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；審批流程；OA；SMTP；郵件提醒

中圖分類號(hào)：TP311.52

電力企業(yè)是一個(gè)信息化集成度很高的企業(yè)，不同業(yè)務(wù)、不同部門之間可能使用多個(gè)不同的信息系統(tǒng)來管理數(shù)據(jù)，但相對(duì)的繁忙的工作，員工頻繁的打開自己涉及的信息系統(tǒng)來查找是否有存在需要審批的相關(guān)流程成為了一項(xiàng)幾乎不可能完成的工作，這就涉及到如何在一個(gè)常用的系統(tǒng)獲取其他系統(tǒng)的重要信息的問題。由于OA的高使用率和新郵件彈出提醒功能，我們選取通過OA郵件的方式來通知相關(guān)的審批者及時(shí)的處理業(yè)務(wù)。

1 數(shù)據(jù)的來源

1.1 數(shù)據(jù)分析。首先我們要做的事情是如何確定哪些審批的流程節(jié)點(diǎn)是已經(jīng)超時(shí)需要提醒的。

一般涉及到審批流程的系統(tǒng)會(huì)在審批相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)表中留下如下記錄：（1）C1實(shí)際項(xiàng)目名稱；（2）C2項(xiàng)目類型；（3）C3審批節(jié)點(diǎn)名稱；（4）C4審批人；（5）C5審批開始時(shí)間；（6）C6批準(zhǔn)時(shí)間；（7）C7當(dāng)前的審批狀態(tài)。

上級(jí)的要求一般為某種類型審批流程（C2項(xiàng)目類型）的某個(gè)審批節(jié)點(diǎn)（C3審批節(jié)點(diǎn)名稱）最長(zhǎng)的容忍滯留時(shí)間為N小時(shí)，超過此時(shí)間的即為需要催辦的審批節(jié)點(diǎn)。

1.2 模型分析。需要達(dá)到以上目的，只需要建立一張遠(yuǎn)程視圖V1和一張數(shù)據(jù)表T1即可。

其中遠(yuǎn)程視圖V1需要從被監(jiān)控的審批系統(tǒng)中的審批流程表中映射出包含（C1、C2、C3、C4、C5、C6、C7）的內(nèi)容，即為所有的審批信息。

而T1表需要維護(hù)每個(gè)審批流程（C2項(xiàng)目類型）的每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)（C3審批節(jié)點(diǎn)名稱）的最大容忍滯留時(shí)間N，既T1的行為（C2、C3、N）。

我們需要抽取的數(shù)據(jù)即為所有的審批信息中，當(dāng)前審批狀態(tài)（C7）為未審批的流程的審批開始時(shí)間（C5）若超過了該流程節(jié)點(diǎn)的審批超時(shí)時(shí)間N，即為需要提醒的流程，將實(shí)際項(xiàng)目名稱（C1）等相關(guān)信息發(fā)送至用戶（C4）的OA即可。為了規(guī)避重復(fù)的提醒和軟件的性能，可以設(shè)置定時(shí)器每隔一個(gè)小時(shí)遍歷所有的審批節(jié)點(diǎn)在最近一個(gè)小時(shí)內(nèi)到達(dá)審批超時(shí)狀態(tài)的流程（考慮到節(jié)假日和下班時(shí)間可以通過函數(shù)對(duì)時(shí)間進(jìn)行加工），即為我們的數(shù)據(jù)來源。

2 數(shù)據(jù)的來源信息的傳遞

在內(nèi)網(wǎng)的信息傳遞有很多方式，較為通用的方式是SMTP簡(jiǎn)單郵件傳輸，只要擁有郵件服務(wù)器用戶的用戶名密碼，在已知目的用戶和SMTP服務(wù)器地址、端口的情況下，編寫郵件標(biāo)題和內(nèi)容即可發(fā)送，我們?cè)诠W(wǎng)做了一個(gè)簡(jiǎn)易的郵件發(fā)送程序使用sina郵箱（smtp地址smtp.sina.com端口25）進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試結(jié)果滿足數(shù)據(jù)傳遞的需求。界面和測(cè)試結(jié)果如圖1所示。

由于電力信息內(nèi)網(wǎng)中Lotus Domino已提供了SMTP功能，只需打開SMTP服務(wù)（或SMTP Server任務(wù)）運(yùn)行SMTP偵聽程序，該偵聽程序會(huì)檢查和接收郵件。

故我們采用SMTP郵件傳輸?shù)姆绞絹韨鬟f超時(shí)審批的流程信息，其中OA的SMTP服務(wù)器為zpepc.com.cn，端口號(hào)為25，為了獲取到目的郵件的地址，可以建立一張表T2來維護(hù)用戶id（C4）和OA郵件地址的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

3 系統(tǒng)的架構(gòu)

至此提醒審批的郵件發(fā)送系統(tǒng)已輪廓分明，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流如下：

（1）郵件發(fā)送系統(tǒng)由監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫(kù)抽取企業(yè)管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)后進(jìn)行分析，獲取審批時(shí)間超期或需要提醒的流程信息（包括流程名稱，時(shí)間、審批人等）；

（2）將獲取的流程信息轉(zhuǎn)化成郵件格式；

（3）傳遞至OA的SMTP服務(wù)器進(jìn)行郵件發(fā)送；

（4）OA用戶接收到郵件形式的審批提醒；

數(shù)據(jù)流圖如圖2所示。

4 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)服務(wù)器端的主界面（針對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)使用的某工程管理軟件）如圖3所示.

（1）Start按鈕：執(zhí)行每隔1小時(shí)的監(jiān)控進(jìn)程，獲取超時(shí)限1小時(shí)內(nèi)的數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)化成郵件格式進(jìn)行發(fā)送，非工作日不算在時(shí)限中。

（2）Stop按鈕：關(guān)閉監(jiān)控進(jìn)程。

（3）Send all按鈕：立即轉(zhuǎn)化所有超過時(shí)限的郵件并發(fā)送。

（4）圖示清單：需要發(fā)送郵件的流程節(jié)點(diǎn)信息列表。

（5）左下角圖標(biāo)：動(dòng)態(tài)顯示監(jiān)控進(jìn)程是否在運(yùn)行。

審批超時(shí)的用戶可以收到自動(dòng)發(fā)出的郵件，如圖4所示。

5 結(jié)論和研究方向

5.1 結(jié)論。通過審批系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)分析和簡(jiǎn)單的OA SMTP配置和.net開發(fā)的小程序即可完成審批超時(shí)的OA郵件提醒，從而達(dá)到加速審批的目的，此模式適用于數(shù)據(jù)庫(kù)部署在省內(nèi)的所有系統(tǒng)。

5.2 研究方向。若需實(shí)現(xiàn)其他系統(tǒng)的流程監(jiān)控，僅需建立該系統(tǒng)審批流程的遠(yuǎn)程視圖即可?？梢蚤_發(fā)與省公司短信發(fā)送平臺(tái)的接口，根據(jù)短信發(fā)送接口格式來實(shí)現(xiàn)審批短信提醒。部分通過IE打開的審批系統(tǒng)，可以通過編寫郵件內(nèi)容直接鏈接相關(guān)的審批頁(yè)面，方便用戶操作。

參考文獻(xiàn)：

[1]張衛(wèi)東.大型企業(yè)信息化綜合業(yè)務(wù)管理平臺(tái)（OA）系統(tǒng)的應(yīng)用設(shè)計(jì)[D].天津大學(xué)，2012.

作者簡(jiǎn)介：徐敏（1983-），女，浙江金華人，工程師，從事信息管理工作。

作者單位：國(guó)網(wǎng)金華供電公司，浙江金華 321000