辦公室自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)應(yīng)用的實(shí)踐

摘 要：本文主要對(duì)辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的實(shí)踐進(jìn)行相應(yīng)的探討和分析。

關(guān)鍵詞：辦公室自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)應(yīng)用；工作人員

中圖分類號(hào)：TP317.1

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣，在我國(guó)科學(xué)研究、生產(chǎn)制造以及企業(yè)的管理等各方面都發(fā)揮了極其重要的作用，尤其是在工業(yè)生產(chǎn)制造方法極大的提高了生產(chǎn)的效率。但是在辦公室方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)在其中的應(yīng)用效果并不是很理想，辦公的工作效率依然比較低，已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)不斷發(fā)展的要求，不僅嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展，往往還會(huì)導(dǎo)致許多人力資源的浪費(fèi)，所以對(duì)于辦公室進(jìn)行自動(dòng)化管理是當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展下迫切需要進(jìn)行的。

1 辦公室自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的基本要素

辦公室進(jìn)行自動(dòng)化管理的基本要素主要包括了傳遞、整理和思考等三大要素。首先，對(duì)辦公室進(jìn)行自動(dòng)化管理需要一些如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打字機(jī)以及文字處理機(jī)等用以傳遞情報(bào)的機(jī)械設(shè)備；其次，需要一些對(duì)辦公室的資料進(jìn)行整理和管理的機(jī)械設(shè)備，主要是指一些可以對(duì)辦公室中的日常工作進(jìn)行管理的計(jì)算機(jī)；最后，其作用并不只是是對(duì)辦公室中的一些工作情報(bào)或資料進(jìn)行處理，而應(yīng)該將自動(dòng)化體現(xiàn)出來(lái)，作為可以思考一些問(wèn)題的設(shè)備。例如一些能夠幫助人們對(duì)問(wèn)題進(jìn)行思考，并提出相應(yīng)的解決方法，能夠使解決問(wèn)題的效率大大提高的計(jì)算機(jī)和智能設(shè)備等。除開(kāi)以上三點(diǎn)之外，辦公室自動(dòng)化管理的實(shí)現(xiàn)還需要相應(yīng)的工作人員進(jìn)行輔助，并且要求工作人員需要懂得相應(yīng)的管理知識(shí)，并且在辦公室中應(yīng)該建立相應(yīng)的管理制度，然后在完善管理制度的過(guò)程中，逐漸衍生出最適合辦公室中的計(jì)算機(jī)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理的信息結(jié)構(gòu)模式。

2 辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的實(shí)踐

對(duì)辦公室的自動(dòng)化管理工作具體可以分為信息處理、信息傳遞、判斷與決策等三部分工作。

2.1 信息處理即對(duì)辦公室數(shù)據(jù)的管理。對(duì)辦公室進(jìn)行自動(dòng)化管理最主要的目的就是為了處理辦公室中的各種信息，具體來(lái)說(shuō)就是指對(duì)于辦公室中的信息進(jìn)行相應(yīng)的收集歸納、整理和閱讀，然后在對(duì)辦公室中的文件起草之后進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)算和核實(shí)，在對(duì)文檔進(jìn)行相應(yīng)的立案、存檔以及相應(yīng)的分類、存儲(chǔ)、檢索、復(fù)印和刪除工作等。信息處理工作進(jìn)行的過(guò)程中具有工作量較大且繁瑣的特點(diǎn)，其中涉及到各方面的數(shù)據(jù)信息和文件，范圍極其廣泛。對(duì)辦公室的自動(dòng)化管理工作中數(shù)據(jù)管理的優(yōu)越性應(yīng)該包含了方便性、可用性和可靠性等三個(gè)基本特征。對(duì)辦公室自動(dòng)化來(lái)說(shuō)，其方便性主要指的是數(shù)據(jù)存取的便利性，是否容易存取；可用性主要指的是數(shù)據(jù)使用上的開(kāi)放性，要求能夠供給整個(gè)辦公室的系統(tǒng)進(jìn)行使用；可靠性主要指的是其中數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，必須要保證數(shù)據(jù)100%是正確的。同時(shí)，對(duì)于辦公室中的保密部門(mén)來(lái)說(shuō)，還不想要注意好對(duì)數(shù)據(jù)信息的保密范圍以及保密程度的確立工作。計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)信息管理在辦公室的自動(dòng)化管理系統(tǒng)中占據(jù)著極其重要的地位，在實(shí)際應(yīng)用中它主要提供以下幾點(diǎn)服務(wù)：第一，該功能應(yīng)該能夠幫助用戶構(gòu)建或提供用戶需要的辦公室文件系統(tǒng)或辦公室數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，而這一辦公室文件系統(tǒng)或辦公室數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)必須是要按照用戶的要求而構(gòu)建或提供的，這一服務(wù)是為了讓用戶在有需要的時(shí)候可以及時(shí)對(duì)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的檢索并進(jìn)行使用。第二，對(duì)辦公室中的文件按種類進(jìn)行控制，例如辦公室中的一些信件、備忘錄、報(bào)告、圖形和聲音等。第三，在辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)中，為了能夠使其中的數(shù)據(jù)信息的存取和保存更加的便利，所以應(yīng)該在其中規(guī)定相應(yīng)的一些數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)時(shí)的關(guān)鍵字，對(duì)于其中重要性較高或需要備份的文件則應(yīng)該在提供文件的同時(shí)也提供歷史記錄，而且需要將一些關(guān)于數(shù)據(jù)信息的安全保護(hù)問(wèn)題以及在數(shù)據(jù)信息進(jìn)行通訊過(guò)程中出現(xiàn)的瓶頸問(wèn)題上報(bào)提供。

2.2 信息傳遞。當(dāng)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行處理之后，應(yīng)該要將這些經(jīng)過(guò)處理之后的信息送往相關(guān)的分支部門(mén)和工作人員手中。所以信息傳遞過(guò)程中的問(wèn)題也需要重點(diǎn)關(guān)注。在對(duì)辦公室處理后的信息進(jìn)行傳遞的過(guò)程中，可選的途徑除了通訊電話、傳真機(jī)和復(fù)印機(jī)等機(jī)械設(shè)備以外，還可以選擇使用計(jì)算機(jī)局部網(wǎng)絡(luò)來(lái)作為對(duì)辦公室進(jìn)行自動(dòng)化管理過(guò)程中的一種通訊網(wǎng)，其實(shí)質(zhì)是一種介于遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī)與多處理機(jī)系統(tǒng)之間的適用于資源共享與并行處理的系統(tǒng)。例如IBM PC Network局部網(wǎng)絡(luò)，該網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點(diǎn)在于其實(shí)現(xiàn)是非常容易的，只需要通過(guò)一些通用的閉路電視標(biāo)準(zhǔn)零部件就可以成功實(shí)現(xiàn)。一個(gè)最基礎(chǔ)的IBM PC Network局部網(wǎng)絡(luò)一般情況下采用的只是一些電纜配件，用戶可以將電纜配件買回家自己進(jìn)行安裝。通常情況下由用戶自己進(jìn)行安裝的IBM PC Network局部網(wǎng)絡(luò)可以同時(shí)支持用戶家78臺(tái)PC共同使用；而如果由閉路電視的廠家安排專業(yè)的工作人員按照用戶的需求為其設(shè)計(jì)且安排技術(shù)人員到用戶家進(jìn)行安裝的IBM PC Network局部網(wǎng)絡(luò)可以同時(shí)支持255臺(tái)PC共同使用，并且可以允許在1000英尺半徑來(lái)進(jìn)行連接；若選擇使用雙向的閉路電視系統(tǒng)配上IBM PC Network局部網(wǎng)絡(luò)的適配器電路板則可以同時(shí)連接1000多臺(tái)PC，并且可以允許在3英里半徑來(lái)進(jìn)行連接。近年來(lái)我國(guó)某計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究中心研究出了一個(gè)中文微機(jī)ZD—NET局部網(wǎng)絡(luò)，該局部網(wǎng)絡(luò)是在OMNINET的基礎(chǔ)上研究開(kāi)發(fā)出來(lái)的，其特點(diǎn)在于可以通過(guò)使用便宜的雙絞線將64個(gè)不同的PC工作站連接起來(lái)，互相之間共享硬盤(pán)、打印機(jī)、通訊信道以及數(shù)據(jù)庫(kù)等各種資源，并且在站與站之間直接進(jìn)行中西文混合通訊和廣播通訊且最大的互聯(lián)距離為1.2英里。

2.3 判斷和決策。對(duì)辦公室的管理人員來(lái)說(shuō)，在對(duì)辦公室進(jìn)行管理的過(guò)程中計(jì)算機(jī)是一個(gè)非常好用的幫手，辦公室工作人員可以通過(guò)它對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行相應(yīng)的整理和分析，從而便于辦公室管理人員根據(jù)分析結(jié)果做出一個(gè)最優(yōu)的結(jié)論。由此可以看出，計(jì)算機(jī)的判斷和決策系統(tǒng)在辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)中以后的發(fā)展是非常廣泛的。辦公室自動(dòng)化的對(duì)于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的要求絕不只限于對(duì)辦公室中的文件進(jìn)行相應(yīng)的考慮和處理，也不會(huì)只能夠幫助辦公室工作人員做一些簡(jiǎn)單的工作，其更應(yīng)該將辦公室自動(dòng)化的作用體現(xiàn)出來(lái)，在辦公室工作人員進(jìn)行工作的時(shí)候可以對(duì)協(xié)助辦公室的管理人員或?qū)I(yè)人員及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行改進(jìn)，從而使工作的效率得到有效提高，讓辦公室的管理人員或?qū)I(yè)人員能夠正確且及時(shí)的對(duì)問(wèn)題進(jìn)行定性，從而做出準(zhǔn)確的決策，計(jì)算機(jī)對(duì)問(wèn)題的判斷和決策有助于辦公室公國(guó)效率的有效提高，提高辦公室獲得跟讀偶的經(jīng)濟(jì)效益。其實(shí)幫助辦事人員進(jìn)行決策支持的功能的實(shí)現(xiàn)是通過(guò)將辦公室的管理信息系統(tǒng)和決策過(guò)程合理有效的結(jié)合起來(lái)而實(shí)現(xiàn)的，即辦公室的決策者或管理人員通過(guò)對(duì)辦公室的管理信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢，就可以發(fā)展辦公室中存在的一些問(wèn)題，然后在對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析并查詢信息系統(tǒng)后，就可以找出相應(yīng)的最佳的解決問(wèn)題的方法，這時(shí)就可以采用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)代替辦公室的管理信息系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行對(duì)數(shù)據(jù)信息的手機(jī)、整理和分析等一些較為繁瑣的工作。這樣當(dāng)把這些問(wèn)題交給辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行解決，然后以辦公室的管理人員或決策者就可以以計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)分出來(lái)的信息為依據(jù)，正確及時(shí)的做出對(duì)問(wèn)題的判斷和處理，然后做出最正確的決策將必要的指令下達(dá)出去。

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作者單位：南安市人力資源和社會(huì)保障局，福建南安 362300