計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的若干問(wèn)題及解決策略

摘 要：我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，而在這樣的大背景下，我國(guó)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了很大的發(fā)展。在當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，并且為人們的生活帶來(lái)了極大地方便。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)涉及多門學(xué)科的管理系統(tǒng)，它能夠把許多不同的知識(shí)內(nèi)容放在一起進(jìn)行整合，與此同時(shí)也能夠建立起一套可以為日常辦公會(huì)活動(dòng)提供支持以及服務(wù)的完整體系。而計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)在不斷實(shí)踐的過(guò)程中也逐漸產(chǎn)生了一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，我們應(yīng)當(dāng)充分的進(jìn)行分析，找到問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并且制定出科學(xué)合理的，具有針對(duì)性的方法來(lái)加以解決，從而做到計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)使用效率的提升。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；辦公系統(tǒng)；問(wèn)題；解決；策略

中圖分類號(hào)：TP311

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之中包含著許多方面的知識(shí)，是一個(gè)包含多門學(xué)科知識(shí)的管理體系。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)把這些知識(shí)在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行融合，從而最終產(chǎn)生出了這個(gè)能夠有助于日常的辦公工作的系統(tǒng)。然而就目前來(lái)說(shuō)，這一系統(tǒng)的使用與開發(fā)還存在一定的問(wèn)題，因此在后文中，筆者將會(huì)對(duì)這些主要問(wèn)題進(jìn)行論述，并針對(duì)這些問(wèn)題提出一些相應(yīng)的方法。

1 計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)使用的一些常見問(wèn)題

1.1 工作人員的工作觀念存在不足。在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，大多數(shù)單位里的工作人員都在以傳統(tǒng)的工作方式以及工作流程進(jìn)行日常辦公，在這一過(guò)程中也逐步的產(chǎn)生出了一些具體的工作方式和過(guò)程。但是這種工作方式已經(jīng)不能與不斷改進(jìn)中的辦公系統(tǒng)相適應(yīng)，因此工作人員就應(yīng)當(dāng)注重改進(jìn)自己的工作方式和工作習(xí)慣，并且不斷地去學(xué)習(xí)新型計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的使用。在對(duì)新型辦公系統(tǒng)的使用過(guò)程中，工作人員可能會(huì)存在對(duì)工作流程不夠熟悉的情況，因而產(chǎn)生一定的抗拒心理，這就會(huì)導(dǎo)致新型的辦公系統(tǒng)不能很好地發(fā)揮效用，降低了辦公的效率。因此我們必須注意幫助辦公人員改變工作觀念，引導(dǎo)他們接收新型的工作方式。

1.2 應(yīng)用軟件功能性較差。就目前來(lái)說(shuō)，辦公系統(tǒng)一般都是被應(yīng)用在一些企業(yè)或是公司內(nèi)，而這些公司在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過(guò)程中，并沒(méi)有結(jié)合企業(yè)的自身的特殊性進(jìn)行全面地考慮，并且不能夠與企業(yè)的實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用往往較為盲目，在辦公中會(huì)為了使用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而對(duì)工作的流程以及方式進(jìn)行人為的改變，這種情況就會(huì)導(dǎo)致工作人員不能夠很好地適應(yīng)系統(tǒng)的應(yīng)用。因此，要想達(dá)到推廣以及應(yīng)用信息技術(shù)工作系統(tǒng)的這一目的在目前來(lái)說(shuō)仍舊是存在一些困難的。

而另一方面，由于這些企業(yè)、公司自主開發(fā)計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的能力也十分有限，所以即使開發(fā)出來(lái)了相應(yīng)的辦公用軟件，在實(shí)際中應(yīng)用所起到的作用也是很有限的。這樣的現(xiàn)狀也使得部分員工對(duì)于辦公自動(dòng)化軟件使用產(chǎn)生了一些不滿的情緒。因此，在今后應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，我們要注重對(duì)這些軟件的一些功能性方面進(jìn)行加強(qiáng)和改進(jìn)，使辦公自動(dòng)化軟件發(fā)揮其真正的作用。

1.3 工作人員的計(jì)算機(jī)使用水平比較低。就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用已經(jīng)得到了一定程度的普及，這就對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)使用能力產(chǎn)生了更高的要求。而大多數(shù)企業(yè)中的工作人員接觸計(jì)算機(jī)時(shí)間并不長(zhǎng)，年齡也比較大，因此對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用掌握程度十分有限，雖然在一些的企業(yè)中，對(duì)于行政管理工作人員來(lái)說(shuō)，對(duì)他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及知識(shí)的掌握和積累都是有比較高的要求的，因而這些人員一般來(lái)說(shuō)都具備較為合格的計(jì)算機(jī)辦公能力。但即便如此，這些工作人員還應(yīng)當(dāng)不斷更新計(jì)算機(jī)知識(shí)，提升應(yīng)用的能力，對(duì)于技術(shù)知識(shí)不斷進(jìn)行更新，只有這樣才能夠很好的與當(dāng)今處于不斷發(fā)展過(guò)程中的信息技術(shù)相適應(yīng)。

1.4 與信息的安全有關(guān)的問(wèn)題。計(jì)算機(jī)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要時(shí)常進(jìn)行與外網(wǎng)之間的信息交流。而在這種情況下只要連入網(wǎng)絡(luò)，就有可能產(chǎn)生出許多有可能對(duì)辦公自動(dòng)化局域系統(tǒng)產(chǎn)生破壞的狀況，而對(duì)于局域系統(tǒng)的破壞也有很多種不同的形式，例如不正常的登錄內(nèi)部網(wǎng)、進(jìn)行非法的攔截一些信息、利用一些系統(tǒng)存在漏洞，來(lái)對(duì)網(wǎng)絡(luò)展開攻擊等等。因此，我們?cè)谧⒅赜?jì)算機(jī)辦公自動(dòng)系統(tǒng)提升工作效率這一功能的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)要注意隨之而來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)。

2 應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用產(chǎn)生的一些不足的方式

2.1 做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的相關(guān)開發(fā)工作。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的是否完整，應(yīng)當(dāng)判斷它是否是由公文方面的管理，相關(guān)會(huì)議的管理以及檔案管理，還有日程的安排，公共信息的管理等等多方面共同組成。在當(dāng)前，仍有部分工作人員沒(méi)有對(duì)這一系統(tǒng)的使用以及開發(fā)產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí)，一般都是在即將開始使用時(shí)才進(jìn)行緊張的開發(fā)，這種工作的方式是較為被動(dòng)的，而且他們的這種工作方式以及思想態(tài)度也十分不利于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的完善工作。所以，相關(guān)的工作者必須在進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)的這一過(guò)程中做到積極主動(dòng)的工作，這樣一來(lái)才能夠促使系統(tǒng)的各個(gè)方面都能夠得帶發(fā)展，以此來(lái)維護(hù)系統(tǒng)的功能主體的完整性，使其發(fā)揮出應(yīng)有的功能。

2.2 重視計(jì)算機(jī)公自動(dòng)化系統(tǒng)化的人才培養(yǎng)。想要確保信息系統(tǒng)能夠進(jìn)行正常的使用和正常的運(yùn)行，就應(yīng)當(dāng)做好專業(yè)信息技術(shù)人員的配備工作。對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，其建設(shè)的過(guò)程是與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)密不可分的，因而在辦公中就需要具備專業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員，并且還應(yīng)當(dāng)與辦公體知識(shí)的相結(jié)合，只有這樣才能保證單位的工作能夠正常開展。對(duì)于使用著計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行工作的單位來(lái)說(shuō)，就更加應(yīng)當(dāng)做到對(duì)工作人員的針對(duì)性的計(jì)算機(jī)知識(shí)能力的培訓(xùn)。在當(dāng)前，我們能夠看到，在這些單位中，一些辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有關(guān)的工作，并沒(méi)有被分給一些專業(yè)的計(jì)算機(jī)工作人員來(lái)進(jìn)行，面對(duì)這樣的情況，我們就更應(yīng)當(dāng)重視普通的工作人員對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的一些基礎(chǔ)知識(shí)以及使用技術(shù)的培訓(xùn)。為了達(dá)到這一目的，單位就應(yīng)當(dāng)通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)來(lái)加強(qiáng)普通工作人員對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，提高他們的操作技能，促進(jìn)工作效率的提升。

2.3 對(duì)于信息的安全的保護(hù)方式進(jìn)行完善。在日常的使用過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意到重要數(shù)據(jù)以及相關(guān)文的保護(hù)工作件，并且做好第一時(shí)間的備份工作，除此之外還要做到系統(tǒng)安全日志以及程序日志的建立，并且對(duì)于全部系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)的用戶進(jìn)行詳細(xì)的記錄。在做好這些的同時(shí)還應(yīng)當(dāng)做到對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的保護(hù)工作，防止系統(tǒng)故障的產(chǎn)生之后，如果有了故障就能夠及時(shí)的開始恢復(fù)。另外還應(yīng)當(dāng)及時(shí)的對(duì)防火墻以、殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)，保證系統(tǒng)不會(huì)受到侵害。

2.4 維護(hù)辦工自動(dòng)化系統(tǒng)安全。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理工作中，我們應(yīng)當(dāng)首要注意的就是維護(hù)系統(tǒng)的安全問(wèn)題。而針對(duì)維護(hù)系統(tǒng)安全這一目的，我們應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面來(lái)展開相應(yīng)措施：首先應(yīng)當(dāng)注意在系統(tǒng)的一些功能方面存在的安全問(wèn)題。對(duì)這個(gè)方面來(lái)說(shuō)，主要的安全控制和安全管理工作是重點(diǎn)放在對(duì)于系統(tǒng)用戶的操作界面進(jìn)行維護(hù)的，主要是對(duì)于能模塊安全進(jìn)行維護(hù)，這一方面的工作中就包括對(duì)于用戶身份進(jìn)行的認(rèn)證以及對(duì)于權(quán)限的管理等方面的一些問(wèn)題。而對(duì)于這個(gè)方面來(lái)說(shuō)，就應(yīng)當(dāng)使用相應(yīng)的信息加密算法，或是采用數(shù)字簽名的這種方式，來(lái)幫助提高使用權(quán)限的安全性，并且，這樣做還能夠避免一些沒(méi)有經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶，來(lái)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行非法的訪問(wèn)或者超越權(quán)限進(jìn)行一些操作這樣的問(wèn)題。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)是整個(gè)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)之中具有最重要地位的部分，他可以被稱之為系統(tǒng)中的信息庫(kù)。正因?yàn)檫@樣，我們就需要在對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的安全維護(hù)上應(yīng)當(dāng)采用建立分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)這樣的方法來(lái)進(jìn)行整個(gè)系統(tǒng)的信息安全進(jìn)行管理。

3 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于目前我們能夠看到的一些在計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)使用之中出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者從系統(tǒng)的維護(hù)以及使用方面來(lái)提出了一定的建議，并且還針對(duì)系統(tǒng)的信息安全提出了存在的不安全因素與應(yīng)對(duì)措施，旨在促進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用以及推廣，幫助各單位提高工作效率，促進(jìn)單位的發(fā)展和進(jìn)步。

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作者單位：新浦區(qū)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)中心，江蘇連云港 222000