數(shù)字化校園的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)研究

摘 要：社會(huì)在發(fā)展，教育在改革，許多高校都在普及使用數(shù)字辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，數(shù)字辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅直接影響到數(shù)字化校園的整體建設(shè)，還關(guān)系到高校的管理水平。目前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還存在著許多問(wèn)題，本文就數(shù)字化校園的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)研究做一番分析。

關(guān)鍵詞：校園數(shù)字化；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)研究

中圖分類號(hào)：TP317.1

以數(shù)字化的信息為依托，我們稱之為信息化校園，也叫數(shù)字化校園。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，使得競(jìng)爭(zhēng)力越來(lái)越激烈。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)的挑戰(zhàn)，高校也開(kāi)始利用信息技術(shù)推進(jìn)學(xué)校的信息化建設(shè)。一套完善的辦公自動(dòng)化可以實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理自動(dòng)化、公文處理無(wú)紙化、資訊決策智能化。其對(duì)數(shù)字校園化有十分重要的意義[1]。

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)現(xiàn)狀

1.1 水平發(fā)展不平衡

目前，計(jì)算機(jī)是所有管理部門的輔助管理工具，其中有一些部門逐漸建立了一套完善的信息管理系統(tǒng)，形成了網(wǎng)絡(luò)管理。但，還是有一些部門沒(méi)有形成網(wǎng)絡(luò)管理，依然局限在單機(jī)操作，使網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)不能充分利用，無(wú)法共享信息資源。甚至還有一些部門還存在信息利用深度不夠、廣度不夠?qū)?、系統(tǒng)應(yīng)用簡(jiǎn)單等這些問(wèn)題。

1.2 管理人員水平參差不齊

管理人員辦在公自動(dòng)化要求下不僅要掌握信息技術(shù)還要懂管理。管理人員的水平只有影響到辦公自動(dòng)化的應(yīng)用。目前，辦公室管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參差不齊，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識(shí)的水平也不高，這都是影響計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮的效率，也成為了辦公自動(dòng)化發(fā)展的一個(gè)瓶頸。

1.3 缺乏整體規(guī)劃

為了提高部門的工作效率，各部門充分結(jié)合了自身的工作特點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程，建立了一套屬于自己的信息管理系統(tǒng)。雖然建立了自身的信息管理系統(tǒng)，但是，因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而缺乏整體的規(guī)劃，導(dǎo)致了各信息管理系統(tǒng)的資源分散、數(shù)據(jù)重復(fù)、任務(wù)分割，變成了一個(gè)信息孤島，從而制約了辦公的效率，無(wú)法協(xié)同工作及數(shù)據(jù)共享[2]。

2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則和內(nèi)容

2.1 設(shè)計(jì)原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有其自身的特點(diǎn)，所以在設(shè)計(jì)時(shí)要遵循以下原則：

（1）標(biāo)準(zhǔn)性。要嚴(yán)格遵循國(guó)家和教育部的信息管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范設(shè)計(jì)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，在保證教育機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息可以相互交換的同時(shí)，還要遵循學(xué)校的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以保證其他系統(tǒng)和學(xué)校系統(tǒng)的無(wú)縫連接功工作。

（2）先進(jìn)性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的結(jié)構(gòu)體系在采用通用的和標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及協(xié)議；采用三層體系的構(gòu)件化設(shè)計(jì)；采用時(shí)下流行的B/S結(jié)構(gòu)體系。

（3）可靠性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的強(qiáng)容錯(cuò)性、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，可在最大程度上降低錯(cuò)誤率。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)集群動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)備份、負(fù)載平衡、磁盤鏡像、數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)復(fù)制等這些技術(shù)手段，為系統(tǒng)提供無(wú)間斷服務(wù)，并保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。所以，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)一定要有一定的容錯(cuò)能力，保證系統(tǒng)在發(fā)生意外情況時(shí)還能正常的運(yùn)行工作。

（4）實(shí)用性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要確保所有子系統(tǒng)完全使用模塊化設(shè)計(jì)且操作方式相同，保持界面的一致，容易學(xué)習(xí)容易使用的同時(shí)，還要確保系統(tǒng)的操作簡(jiǎn)單、功能實(shí)用、容易學(xué)習(xí)使用。

（5）安全性。為確保符合系統(tǒng)信息的安全管理要求，其要嚴(yán)格控制安全級(jí)別，有效的采取措施控制數(shù)據(jù)庫(kù)存，并提供數(shù)據(jù)的恢復(fù)手段和數(shù)據(jù)的備份。這些都需要充分利用網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)提供的安全保障系統(tǒng)。

（6）可擴(kuò)展性和開(kāi)放性。為保證系統(tǒng)的高度可擴(kuò)展性，應(yīng)該基于構(gòu)件的軟件開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)思想采用主流的軟件體系。采用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)不光要注重技術(shù)的成熟性，還要選擇符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)，并與主流廠商產(chǎn)品兼容，及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容。辦公自動(dòng)系統(tǒng)化必須要有其一定的靈活擴(kuò)展性和超前性。如果網(wǎng)絡(luò)需要升級(jí)，不需要改變信息點(diǎn)的設(shè)備，只需要改動(dòng)些許設(shè)備就行。

3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的模塊

辦公自動(dòng)化在工作流平臺(tái)的基礎(chǔ)上，能提供一個(gè)很強(qiáng)大的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)功能和工作流機(jī)制。一方面以Lotus/Domino為代表的工作流平臺(tái)迅速發(fā)展，不但可以利用Domino的Inter-net技術(shù)，實(shí)現(xiàn)平滑銜接。另一方面辦公自動(dòng)化系統(tǒng)避免了傳統(tǒng)的開(kāi)發(fā)手段造成的一系列問(wèn)題，使辦公流程成了系統(tǒng)集中開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)[3]。

4 開(kāi)發(fā)中需要解決的一些重要問(wèn)題

4.1 數(shù)據(jù)交換問(wèn)題和工作流的自動(dòng)化和靈活化的問(wèn)題

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為了便于與業(yè)務(wù)MIS集成，其必須提供一個(gè)接口，一個(gè)訪問(wèn)外部關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的接口。人們?cè)趯?shí)際應(yīng)用中，對(duì)工作流的靈活化和自動(dòng)化程度要求也越來(lái)越高，解決工作流程化行之有效的方法是應(yīng)用Lotus Notes/Domino 的事務(wù)流程特性。

4.2 安全問(wèn)題

（1）系統(tǒng)安全。由于辦公自動(dòng)化可以同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，而且是在不同類型、不同地點(diǎn)的計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)。為了確保網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用程序、Web 站點(diǎn)、服務(wù)器能達(dá)到最大程度上的保障，為了充分考慮在設(shè)計(jì)和規(guī)劃辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)整個(gè)系統(tǒng)的安全性，其安全型必須覆蓋很多層次，小到數(shù)據(jù)庫(kù)文檔，大到Internet和網(wǎng)絡(luò)安全性，這都需要進(jìn)行完善的安全策略規(guī)劃。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性可以在多個(gè)層次上得到實(shí)施。當(dāng)然，Notes應(yīng)用開(kāi)發(fā)者和Notes管理員可以采用不止一種的安全類型，而且一級(jí)比一級(jí)精細(xì)，從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)際安全到高度微觀的安全性層次。

（2）安全控制。安全控制通常有兩種策略，一種是沒(méi)有被列為訪問(wèn)的服務(wù)器都是被允許的，我們稱之為樂(lè)觀法。另一種是沒(méi)有被列為允許訪問(wèn)的服務(wù)都是被禁止的。我們稱之為保守法。這兩種安全控制策略通常都用在網(wǎng)絡(luò)安全管理。但是，在整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中都可以依照這兩種策略做規(guī)劃，衡量易訪問(wèn)性、增加安全性、易使用性之間的取舍。通常，樂(lè)觀法是對(duì)內(nèi)部成員的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制，而保守法則是對(duì)外部人員的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制的，也可以是對(duì)Internet用戶的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制。對(duì)管理的普通資源采取樂(lè)觀法，而對(duì)內(nèi)部安全資源管理要求高的采用保守法。

5 結(jié)束語(yǔ)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、復(fù)雜龐大的系統(tǒng)工程。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要高校的各行政部門的配合和參與。高校的各項(xiàng)政策推行者、學(xué)校師生的服務(wù)者都是學(xué)校的行政管理部門。所以，行政管理部門的公務(wù)電子程度不僅關(guān)系到管理者自身的管理水平，還關(guān)系到數(shù)字化校園的建設(shè)進(jìn)展，甚至是影響到學(xué)校的聲譽(yù)和名望。除此之外，影響辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行因素還有高校工作人員的素質(zhì)。只有讓工作人員熟練掌握并操現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，才能真正的有效的實(shí)施好運(yùn)轉(zhuǎn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。所以，不但要加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員，還要大力推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)。讓高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能適應(yīng)高校發(fā)展的要求，還能深入發(fā)展數(shù)字化校園[4]。

參考文獻(xiàn)：

[1]張大斌，李玉海，陳緒君.數(shù)字化校園的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)研究[J].現(xiàn)代教育技術(shù)，2005（01）：69-73.

[2]藺媛，王國(guó)成，韓建新.數(shù)字化校園建設(shè)中的OA系統(tǒng)[J].機(jī)械管理開(kāi)發(fā)，2007（01）.

作者簡(jiǎn)介：李燕（1970.01-），女，重慶市永川人，北京航空航天大學(xué)本科，學(xué)士學(xué)位，副教授，研究方向：計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)。

作者單位：重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院 信息與建筑工程學(xué)院，重慶永川 402160