加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的依據(jù)與實(shí)踐

【中圖分類號(hào)】R961 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1002-3763（2014）04-0254-01

會(huì)計(jì)是一種特殊的商業(yè)語言，其基本架構(gòu)和規(guī)則在很多國(guó)家和組織中都基本相同，但是會(huì)計(jì)語言又非常復(fù)雜，因?yàn)闀?huì)計(jì)中所使用的很多詞匯的含義與日常生活中所使用的含義并不完全相同。在使用會(huì)計(jì)詞匯時(shí)，必須了解它們的會(huì)計(jì)含義。會(huì)計(jì)學(xué)主要闡述會(huì)計(jì)的基本理論、基本方法和基本技能[1]。當(dāng)今不了解會(huì)計(jì)，不懂得和不善于應(yīng)用醫(yī)院會(huì)計(jì)知識(shí)者不可能管理好醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理。作為一個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作者，我認(rèn)為，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理基本知識(shí)，基礎(chǔ)理論和應(yīng)用方法，應(yīng)當(dāng)成為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的自覺選擇、一致共識(shí)和迫切期盼[2]。

1. 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)涵

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是檔案學(xué)不可或缺的學(xué)科，隨著檔案學(xué)科體系的完善與發(fā)展，其包涵的內(nèi)容不斷得到豐富和完善，會(huì)計(jì)檔案管理的性質(zhì)、作用；會(huì)計(jì)檔案的整理分類、鑒定；會(huì)計(jì)檔案的利用、公開等等檔案管理的理論與技術(shù)正在醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐中出現(xiàn)，在學(xué)術(shù)討論中產(chǎn)生，在管理應(yīng)用中形成[3]。與此同時(shí)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的基本原理、原則和方法的學(xué)科正在逐步建立健全[1]。醫(yī)院先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)管理手段和快速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，與會(huì)計(jì)簿記的制度安排、技術(shù)手段和國(guó)際通用商業(yè)語言深厚內(nèi)涵的詮釋不可分離，與醫(yī)院會(huì)計(jì)的理論性和實(shí)踐性完美結(jié)合不可分離，醫(yī)院會(huì)計(jì)是現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展和醫(yī)療價(jià)值創(chuàng)造的重要?jiǎng)恿?，?dāng)今醫(yī)院會(huì)計(jì)已經(jīng)成為重要的醫(yī)療信息資源，成為醫(yī)療市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的基礎(chǔ)資源[4]。醫(yī)院會(huì)計(jì)工作是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理工作的重要組成部分，是具有悠久的歷史、充滿智慧與挑戰(zhàn)、生動(dòng)而活潑集大成的管理工作，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和財(cái)富創(chuàng)造的重要基石。

2. 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的依據(jù)和內(nèi)容

進(jìn)行醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案，維護(hù)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的完整與安全，便于利用的原則。從數(shù)量上要保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。力求醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；保護(hù)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案免遭有意破壞，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案機(jī)密不被盜竊[5]。便于利用是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)[6]。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，保持醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的原貌，也是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作必須遵循的原則之一[7]。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)醫(yī)院信息系統(tǒng)的組成部分之一，在醫(yī)學(xué)科學(xué)中占有重要地位，成為衛(wèi)生信息系統(tǒng)的基石。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義[8]。

為了加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理，保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、及時(shí)，結(jié)合醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》及財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等的相關(guān)規(guī)定[9]，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案歸檔的對(duì)象為：（1）會(huì)計(jì)憑證。包括外來的和醫(yī)院自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對(duì)外對(duì)私改造資料，銀行存款（借款）對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔；（2）醫(yī)院會(huì)計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等；（3）醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)告。包括《會(huì)計(jì)制度》規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說明書。上級(jí)主管部門對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)告；（4）其它醫(yī)院會(huì)計(jì)核算資料。凡與醫(yī)院會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的，由醫(yī)院會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料；（5）財(cái)務(wù)帳套、電子財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)及其他電子文檔等。

3. 醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)踐

3.1醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的整理

會(huì)計(jì)期間終了，應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷，將各卷按順序編號(hào)[5]。（1）會(huì)計(jì)憑證：按月立卷，每月20日前將裝訂成冊(cè)的上月憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄。憑證裝訂要求做到整齊、牢固、美觀。裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)；（2）會(huì)計(jì)賬簿：按年立卷，每年3月31日前將裝訂成冊(cè)的上年度賬簿，統(tǒng)一登記案卷目錄。賬簿裝訂順序?yàn)椋簳?huì)計(jì)賬簿裝訂封面、賬戶目錄、帳頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。在賬簿裝訂封面上注明賬簿名稱、所屬年度、編制單位和編號(hào)（會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬）。裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、掉頁現(xiàn)象。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告：會(huì)計(jì)報(bào)表、報(bào)表附注、補(bǔ)充說明等編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。（4）其他類：銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、內(nèi)部往來對(duì)賬單、納稅申報(bào)表由總賬會(huì)計(jì)按月裝訂；存貨盤點(diǎn)表、外部（供應(yīng)商）往來對(duì)賬單由藥品會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)裝訂。在資料封面上需注明報(bào)表類別、報(bào)表所屬期間、編制單位、裝訂人等。（5）財(cái)務(wù)帳套、醫(yī)院電子財(cái)務(wù)系統(tǒng)及其他電子文檔由醫(yī)院信息科統(tǒng)一于每年4月30日前拷貝，制作成光盤、U盤等介質(zhì)存儲(chǔ)，一式兩套，分別由醫(yī)院財(cái)務(wù)部和醫(yī)院檔案科保管。

3.2醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的歸檔管理

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，做好防火、防潮、防塵、防盜和防磁工作。嚴(yán)防毀損、散失和泄密[10]。采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，醫(yī)院信息科要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，造成的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案丟失[11]。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。財(cái)務(wù)科應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。凡需借閱醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換；不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由各單位財(cái)務(wù)科編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)會(huì)科、審計(jì)科共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)。銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報(bào)告醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)[8]。

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案檔案管理的對(duì)象是醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案，服務(wù)對(duì)象是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的利用者，所要解決的基本矛盾即是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案需求的滿足程度取決于醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理水平的不斷提高，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動(dòng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作向前發(fā)展。從醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的歷史來看，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

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