高等醫(yī)學(xué)院校研究生學(xué)位檔案收集模式探索

【摘 要】本文以昆明醫(yī)科大學(xué)為例，闡述了高等醫(yī)學(xué)院校研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)和收集管理現(xiàn)狀，探討了在研究生教育蓬勃發(fā)展的時(shí)期，建立研究生學(xué)位檔案分級(jí)收集管理模式，以充分發(fā)揮學(xué)校、學(xué)院、學(xué)科點(diǎn)在研究生學(xué)位檔案管理中的作用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)院校 學(xué)位檔案 收集模式

【中圖分類號(hào)】G643 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2014）13-0045-02

近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育大眾化戰(zhàn)略的實(shí)施，研究生培養(yǎng)規(guī)模迅猛發(fā)展，以昆明醫(yī)科大為例，2002年招收博士生12名、碩士生221名，2012年招收博士生49名、碩士生763名，研究生招生人數(shù)在成倍增長(zhǎng)。隨之，研究生學(xué)位檔案的收集工作量也不斷大幅度地增加，研究生學(xué)位檔案管理工作壓力越來(lái)越大，問(wèn)題越來(lái)越突出。探討一種新的收集管理模式已成為擺在高校檔案管理者面前的一個(gè)緊迫問(wèn)題。

一 學(xué)位檔案的內(nèi)容

學(xué)位檔案是高校在培養(yǎng)和授予博士、碩士學(xué)位等活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等文件材料，內(nèi)容包括博、碩士生培養(yǎng)計(jì)劃、開(kāi)題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)踐能力考核表、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、學(xué)位論文評(píng)審表、學(xué)位論文答辯情況表、學(xué)位評(píng)定委員會(huì)表決票、學(xué)位論文、畢業(yè)登記表等。

二 學(xué)位檔案的特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀

學(xué)位檔案同其他檔案一樣，具有原始性、記錄性等一般屬性，又具有自己的特性：

1.形成周期長(zhǎng)

醫(yī)學(xué)院校研究生的培養(yǎng)因醫(yī)學(xué)學(xué)科特點(diǎn)，其周期大約在3～6年，產(chǎn)生的資料較復(fù)雜，涉及內(nèi)容多、范圍廣，整個(gè)學(xué)習(xí)研究要先進(jìn)行理論學(xué)習(xí)，然后在大量專業(yè)文獻(xiàn)研究的基礎(chǔ)上確定選題，再開(kāi)展基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)進(jìn)行原始數(shù)據(jù)采集、動(dòng)物實(shí)驗(yàn)驗(yàn)證、圖表分析、反復(fù)臨床或基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)等多個(gè)環(huán)節(jié)才能完成。

2.專業(yè)性強(qiáng)

醫(yī)學(xué)研究的專業(yè)劃分比較詳細(xì)，如昆明醫(yī)科大學(xué)現(xiàn)有臨床醫(yī)學(xué)1個(gè)一級(jí)學(xué)科博士學(xué)位點(diǎn)，18個(gè)二級(jí)學(xué)科博士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)；基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、口腔醫(yī)學(xué)、公共衛(wèi)生與預(yù)防醫(yī)學(xué)、藥學(xué)、護(hù)理學(xué)6位一級(jí)學(xué)科碩士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)，42個(gè)二級(jí)學(xué)科碩士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)。因研究方向不同，記錄和反映研究生學(xué)習(xí)科研活動(dòng)的學(xué)位檔案具有學(xué)科門類多、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

3.成套性

學(xué)位檔案是以研究生個(gè)體為單位組卷，反映研究生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程，研究生課題的選題、實(shí)驗(yàn)實(shí)踐，論文的撰寫(xiě)到評(píng)審，學(xué)位評(píng)議等內(nèi)容，貫穿研究生培養(yǎng)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，形成了一整套材料。

4.連續(xù)性

研究生在老師的指導(dǎo)下對(duì)某一課題進(jìn)行研究，有些還承擔(dān)了導(dǎo)師課題的一部分，學(xué)位檔案既是應(yīng)屆研究生培養(yǎng)過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄，又是以后學(xué)弟、學(xué)妹們培養(yǎng)的參考材料，在課題選擇、醫(yī)學(xué)研究等方面具有連續(xù)性。此外，研究生學(xué)位檔案來(lái)源廣泛，專業(yè)類別復(fù)雜、數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富、載體眾多、涉及部門人員多，收集工作難度很大。

以前，研究生教育實(shí)行一級(jí)管理模式，學(xué)位檔案的收集由研究生處學(xué)位辦的老師兼職管理，學(xué)位辦只配備1～2名工作人員，負(fù)責(zé)全校學(xué)位評(píng)定委員會(huì)的組織和日常管理工作，包括開(kāi)題、預(yù)答辯及答辯的審查、學(xué)位評(píng)定及學(xué)位授予信息的上報(bào)、論文質(zhì)量的抽檢等工作，工作內(nèi)容繁雜、任務(wù)量大，實(shí)行分級(jí)管理成為教育發(fā)展的必然要求。

2005年，昆醫(yī)為適應(yīng)新時(shí)期的需要，實(shí)行校院兩級(jí)管理，研究生管理工作的整個(gè)重心下移，開(kāi)始探索學(xué)位檔案分級(jí)管理。我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中逐步認(rèn)識(shí)到，只有建立科學(xué)規(guī)范的收集模式，才能順利地將研究生檔案收集齊全。根據(jù)1994年國(guó)家教委頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（簡(jiǎn)稱分類法）、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（簡(jiǎn)稱規(guī)范）的規(guī)定，結(jié)合昆醫(yī)檔案分級(jí)管理的工作實(shí)際，逐步建立了研究生部——二級(jí)培養(yǎng)單位——學(xué)位點(diǎn)三級(jí)收集管理模式。

三 學(xué)位檔案三級(jí)收集模式的實(shí)施

學(xué)位檔案三級(jí)管理是一種新的管理模式。從組織理論的觀點(diǎn)來(lái)講，它是一種典型的以職能分工組織形式。學(xué)位檔案在學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，其業(yè)務(wù)納入研究生部及二級(jí)培養(yǎng)單位檔案管理體系，由研究生部學(xué)位辦、二級(jí)培養(yǎng)單位的研究生管理秘書(shū)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，各學(xué)位點(diǎn)的秘書(shū)配合共同完成。研究生理論學(xué)習(xí)階段形成的考試成績(jī)等材料由研究生部進(jìn)行收集，進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室或臨床后形成的培養(yǎng)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄等材料由各學(xué)位點(diǎn)收集，二級(jí)培養(yǎng)單位承上啟下，負(fù)責(zé)組織實(shí)施并檢查督促。

各學(xué)位點(diǎn)培養(yǎng)過(guò)程中形成的檔案由秘書(shū)負(fù)責(zé)按個(gè)人為單位收集、整理、立卷，學(xué)位點(diǎn)短期管理，待研究生畢業(yè)后半個(gè)月內(nèi)送交二級(jí)培養(yǎng)單位進(jìn)行檢查，經(jīng)檢查無(wú)誤后，交到研究生部學(xué)位辦，研究生部學(xué)位辦檢查合格后，匯總研究生部培養(yǎng)辦的成績(jī)、學(xué)生辦的畢業(yè)生登記表等材料后，再進(jìn)行檔案著錄，并于研究生畢業(yè)后次學(xué)年的12月底前向檔案部門移交，由校檔案部門統(tǒng)一保管和提供利用。

經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐，昆醫(yī)建立了學(xué)位檔案三級(jí)收集模式：

1.加強(qiáng)對(duì)學(xué)位檔案收集工作的領(lǐng)導(dǎo)

在學(xué)校成立由主管校長(zhǎng)牽頭、職能部門負(fù)責(zé)人參加的學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決檔案管理中的各種困難。檔案部門具體負(fù)責(zé)對(duì)研究生學(xué)位檔案檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。各二級(jí)培養(yǎng)單位配備專兼職管理秘書(shū)、學(xué)位點(diǎn)指定兼職秘書(shū)，與研究生部學(xué)位辦密切配合共同完成研究生培養(yǎng)各階段材料的收集，確保其完整與安全。

2.制定學(xué)位檔案歸檔材料目錄

歸檔材料目錄是開(kāi)展收集工作的指揮棒。根據(jù)昆醫(yī)培養(yǎng)類型，昆醫(yī)在認(rèn)真總結(jié)研究的基礎(chǔ)上制定了研究生科學(xué)學(xué)位歸檔材料目錄、專業(yè)學(xué)位歸檔材料目錄、高校在職教師申請(qǐng)科學(xué)學(xué)位歸檔材料目錄，以同等學(xué)歷申請(qǐng)科學(xué)學(xué)位歸檔材料目錄等，為研究生學(xué)位檔案收集工作奠定了基礎(chǔ)。

3.建立健全規(guī)章制度

制度是建立規(guī)范管理的保證，督促各二級(jí)培養(yǎng)單位建立學(xué)位檔案收集制度、預(yù)立卷制度、專兼職檔案員的崗位職責(zé)等，明確收集范圍、歸檔時(shí)間，明確不同層級(jí)人員的工作職責(zé)，做好分工協(xié)作。

4.加強(qiáng)對(duì)管理秘書(shū)的培訓(xùn)和指導(dǎo)

二級(jí)培養(yǎng)單位配備的管理秘書(shū)雖然熟悉培養(yǎng)業(yè)務(wù)工作，但檔案知識(shí)相對(duì)不足，加之負(fù)責(zé)秘書(shū)工作的人員變動(dòng)頻繁，必須加強(qiáng)培訓(xùn)。每年3月，檔案部門舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳培訓(xùn)。同時(shí)，檔案部門、研究生學(xué)位辦要主動(dòng)深入各二級(jí)培養(yǎng)單位、學(xué)位點(diǎn)進(jìn)行，幫助解決他們工作中的困難和問(wèn)題，切實(shí)提高學(xué)位檔案的收集質(zhì)量。

5.規(guī)范各個(gè)工作環(huán)節(jié)

印制統(tǒng)一規(guī)范的手冊(cè)、表格，從各種材料的起草、運(yùn)轉(zhuǎn)到收集，利用校園網(wǎng)進(jìn)行管理。在文書(shū)材料形成之時(shí)就加以控制，一方面可保證研究生學(xué)位歸檔材料形式統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容齊全、完整，另一方面推動(dòng)其收集、整理、利用實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

綜上所述，對(duì)學(xué)位檔案收集實(shí)行三級(jí)管理模式是適應(yīng)研究生教育工作的特點(diǎn)和發(fā)展需要的必然選擇，隨著此項(xiàng)工作的不斷實(shí)踐和完善，必將為高校建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮出重要作用。

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〔責(zé)任編輯：李錦雯〕