基于自定義工作流的辦公自動(dòng)化平臺(tái)研究

摘 要：自定義工作流在辦公自動(dòng)化中發(fā)揮著重要作用，值得在當(dāng)前各行業(yè)辦公室中推廣應(yīng)用。文章首先分別對(duì)辦公自動(dòng)化及工作流進(jìn)行介紹，然后分析了辦公自動(dòng)化平臺(tái)的需求，最后對(duì)實(shí)際中辦公自動(dòng)化平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：自定義工作流；辦公自動(dòng)化

中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2014）12-0088-01

辦公室主要由辦公人員及辦公設(shè)備組成，擔(dān)負(fù)著傳達(dá)上級(jí)命令、整理文件資料、布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)等輔助工作，在企業(yè)單位或事業(yè)單位中是不可缺少的職位。傳統(tǒng)的辦公模式效率較低，如審批簽字需一級(jí)地進(jìn)行，文件下發(fā)依靠手工傳遞等。隨著當(dāng)前工作量的增加，傳統(tǒng)模式的弊端日益顯現(xiàn)，為提高工作效率，按時(shí)、高效地完成各項(xiàng)工作，必須引進(jìn)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化辦公。工作流是一種計(jì)算機(jī)模型，在建立辦公自動(dòng)化平臺(tái)中有著廣泛應(yīng)用。

1 辦公自動(dòng)化和自定義工作流

1.1 辦公自動(dòng)化

即以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，以工作流為關(guān)鍵技術(shù)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)等建立的一種新型高效的辦公方式。傳統(tǒng)辦公模式較為陳舊，難以滿足當(dāng)前要求，而辦公自動(dòng)化則應(yīng)用諸多高新技術(shù)，采用科學(xué)的管理方法，能夠快速全面地搜集信息，并自動(dòng)整理歸類儲(chǔ)存。該模式實(shí)現(xiàn)了信息共享，使得辦公效率明顯提升，在當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域都有應(yīng)用，如在行政機(jī)關(guān)中稱作電子政務(wù)，而在企事業(yè)單位則稱為OA。辦公自動(dòng)化興起于20世紀(jì)50年代，經(jīng)過(guò)半個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展，已實(shí)現(xiàn)了一體化的大型網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而工作流技術(shù)的作用無(wú)疑越來(lái)越重要。

1.2 工作流

即利用計(jì)算機(jī)對(duì)部分或全部業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)化、電子化處理的一個(gè)辦公流程，根據(jù)某些規(guī)則完成文檔資料、信息數(shù)據(jù)等的傳遞和執(zhí)行工作。再簡(jiǎn)單些講，工作流就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工、紙張等形式，將整個(gè)工作信息的傳遞用網(wǎng)頁(yè)的形式表現(xiàn)，不僅能夠儲(chǔ)存海量信息，在查詢、統(tǒng)計(jì)、分析時(shí)也較為方便。工作流通常包括固定和自定義兩類，前者的用途很明確，設(shè)置也固定化，可直接使用；后者則只提供基本要素及運(yùn)行環(huán)境，需要管理員結(jié)合自身實(shí)際狀況和需求，對(duì)這些要素加以組合，形成適合自身的流程。顯然，自定義工作流的優(yōu)勢(shì)較多，但其數(shù)據(jù)檢索效率不如固定工作流，所以在靈活多變的中小企業(yè)較為適應(yīng)，而固定工作流則適用于大型企事業(yè)單位。

2 辦公自動(dòng)化平臺(tái)的需求分析

2.1 系統(tǒng)框架

該平臺(tái)系統(tǒng)涉及諸多方面，能夠完成上下級(jí)的命令傳遞、工作匯報(bào)，在整個(gè)局域網(wǎng)中實(shí)現(xiàn)了信息共享，有利于提高內(nèi)部管理水平?？蓪⑵浞譃橐韵履K：系統(tǒng)管理、個(gè)人辦公管理、公務(wù)管理、工作計(jì)劃管理、公文管理、文檔庫(kù)管理、信息交流管理、信息發(fā)布管理、電子簽章管理等。以公文管理模塊中的收文管理工作為例，主要是辦公室對(duì)上級(jí)來(lái)文或命令的處理流程，大致為接收、登記、審批，然后由各個(gè)業(yè)務(wù)部門簽收，并辦理相關(guān)程序。采用辦公自動(dòng)化管理，流程為：對(duì)發(fā)來(lái)的文件進(jìn)行篩選，若是電子公文，則進(jìn)行登記工作，然后由各部門簽收，歸檔后進(jìn)行反饋；在登記完，若遇特殊情況，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，待其審核通過(guò)后，方能由部門簽收。

2.2 辦公自動(dòng)化平臺(tái)中對(duì)工作流的需求

工作流在辦公自動(dòng)化中的作用越來(lái)越重要，在傳統(tǒng)以表單為主的文件辦公形式的基礎(chǔ)上加以改進(jìn)，進(jìn)一步深入到數(shù)據(jù)層，能更精確地掌控?cái)?shù)據(jù)信息。工作流主要包括以下幾種模型：

①回退任務(wù)模型。很多已經(jīng)申請(qǐng)或處理過(guò)的業(yè)務(wù)，可能會(huì)被退回來(lái)要求重新處理；

②提醒任務(wù)模型。對(duì)于很多有時(shí)間日期限制的業(yè)務(wù)，逾期可能作廢。這就要求對(duì)任務(wù)的時(shí)間加以約束，并設(shè)定一時(shí)間加以提醒。

③抄送任務(wù)模型。對(duì)于已經(jīng)處理好的業(yè)務(wù)，經(jīng)常需對(duì)其進(jìn)行歸檔或轉(zhuǎn)發(fā)。

④動(dòng)態(tài)任務(wù)模型。如會(huì)議管理，在安排好之后需要通知與會(huì)者，而與會(huì)者并不確定。因此需要?jiǎng)討B(tài)地根據(jù)與會(huì)者的情況，生成會(huì)議通知任務(wù)實(shí)例。

3 辦公自動(dòng)化平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 設(shè)計(jì)原則

①網(wǎng)絡(luò)化，辦公平臺(tái)的構(gòu)建可在廣域網(wǎng)上進(jìn)行，也可選擇局域網(wǎng)?？蛻舳送ㄟ^(guò)瀏覽器便可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，以網(wǎng)絡(luò)化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公模式，打破了時(shí)間、地理位置的限制；

②動(dòng)態(tài)化，企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程以及人員管理等都有著很大差別，而且要實(shí)時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整。為滿足這一要求，辦公自動(dòng)化平臺(tái)應(yīng)具有良好的動(dòng)態(tài)性和靈活性。

③個(gè)性化，企業(yè)全部信息都匯集在這一平臺(tái)上，并劃分為個(gè)性化的模塊，向全體員工展示。員工可直接點(diǎn)擊感興趣的模塊加以了解，實(shí)現(xiàn)人性化管理。

④安全性，因平臺(tái)具有開放性，所以務(wù)必要重視其安全性。通過(guò)各種措施保障數(shù)據(jù)信息的安全和完整，為系統(tǒng)正常運(yùn)行提供一個(gè)良好的環(huán)境。通常采取身份認(rèn)證、用戶操作監(jiān)控等方式。

3.2 平臺(tái)安裝

以某單位辦公室為例，其辦公自動(dòng)化平臺(tái)采用Apach的開源項(xiàng)目struts架構(gòu)、模塊設(shè)計(jì)。除了人事、權(quán)限、消息等基本模塊，其余模塊相互獨(dú)立，可任意添加、刪除?；贘BPM工作流引擎的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從信息技術(shù)的角度出發(fā)，不但能夠完成傳統(tǒng)任務(wù)，還可集成郵件系統(tǒng)、短信發(fā)送系統(tǒng)作為催辦提醒工具。該引擎可直接進(jìn)行任務(wù)的分配、節(jié)點(diǎn)動(dòng)作和事件響應(yīng)的擴(kuò)充，使得模塊功能更加清晰。

3.3 平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)

首先是自定義流程的實(shí)現(xiàn)，分為3步：①畫流程圖得出流程xml配置文件；②創(chuàng)建新流程，成功登陸平臺(tái)后，進(jìn)入系統(tǒng)[系統(tǒng)管理—流程定義]功能模塊，創(chuàng)建新的流程；③對(duì)新流程進(jìn)行設(shè)置。

其次是工作流的執(zhí)行實(shí)現(xiàn)，在新流程設(shè)置結(jié)束后，便可開始申請(qǐng)工作。點(diǎn)擊菜單——行政辦公——流程申請(qǐng)即可。

最后介紹部分模塊的實(shí)現(xiàn)：①個(gè)人辦公模塊。包括在線呼叫、用戶查詢、待辦事宜、個(gè)人日志個(gè)人設(shè)定、系統(tǒng)幫助等8個(gè)子模塊。如在線呼叫利用網(wǎng)絡(luò)將待通知的事件以短信的形式發(fā)送到用戶手機(jī)；②電子印章管理模塊。電子簽章系統(tǒng)隨著信息化建設(shè)而出現(xiàn)，主要解決電子文件的簽字和蓋章問題，用于辨識(shí)電子文件簽章者的身份，保證文件的完整性和真實(shí)可靠性；③行政辦公模塊。包括單位請(qǐng)求申請(qǐng)、部門事情辦理、會(huì)議申請(qǐng)、網(wǎng)絡(luò)預(yù)約申請(qǐng)、用車申請(qǐng)等。用戶可在網(wǎng)絡(luò)上查看可用的申請(qǐng)并對(duì)自己的申請(qǐng)進(jìn)行校對(duì)；④信息交流模塊。包括內(nèi)部消息、手機(jī)信息、公共通訊查看、個(gè)人通訊錄管理。在此模塊可給同事發(fā)送信息，及時(shí)通知對(duì)方信息。

4 結(jié) 語(yǔ)

辦公自動(dòng)化是當(dāng)前的主流，可快速全面地搜集信息，并加以準(zhǔn)確地分析處理，在諸多行業(yè)均有廣泛應(yīng)用。作為辦公自動(dòng)化的核心，工作流技術(shù)的作用顯然不能忽視，在此基礎(chǔ)上建立起來(lái)的自動(dòng)化平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)高效辦公，值得推廣應(yīng)用。

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