如何加強(qiáng)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的科技檔案管理

摘要：文章對(duì)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)目前科技檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行探討，并結(jié)合勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的改革與發(fā)展提出對(duì)策措施，以期促進(jìn)科技檔案管理工作的不斷完善與提高。

關(guān)鍵詞：勘察設(shè)計(jì)企業(yè)；科技檔案；現(xiàn)狀分析；對(duì)策措施

中圖分類號(hào)：F272文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-8937（2014）18-0045-02

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案包括科技檔案、財(cái)務(wù)、人事、文秘檔案等，其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體?？辈煸O(shè)計(jì)企業(yè)的科技檔案包括在其資質(zhì)證書允許范圍內(nèi)從事工程項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、技術(shù)咨詢，自然科學(xué)與生產(chǎn)技術(shù)工藝研究等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、圖片、錄像等全部技術(shù)文件材料。近年來，許多勘察設(shè)計(jì)企業(yè)在從事傳統(tǒng)勘察設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的同時(shí)，也積極探索工程建設(shè)新的運(yùn)作模式和組織方式，開拓工程項(xiàng)目總承包、項(xiàng)目管理、技術(shù)咨詢與管理服務(wù)等新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。因此，科技檔案管理的范圍逐步擴(kuò)大，管理的深度和要求也越來越高。筆者根據(jù)從事科技檔案管理的工作業(yè)務(wù)，淺析勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案管理工作中存在的一些問題以及改進(jìn)措施，促進(jìn)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案管理工作的不斷完善和檔案人員工作能力的不斷提高，以便更好地發(fā)揮科技檔案的作用。

1科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

目前，大型勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案的管理已形成制度化和規(guī)范化，中、小型勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的科技檔案管理卻參差不齊。存在科技檔案歸檔的完整性和系統(tǒng)性不強(qiáng)，歸檔文件材料的質(zhì)量不高，對(duì)科技檔案的密級(jí)審查、保管期限、保存價(jià)值的鑒定等存在差距，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理不強(qiáng)。加之業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

1.1歸檔文件材料的完整性、系統(tǒng)性不強(qiáng)

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案的歸檔范圍包括工程勘察文件材料、工程設(shè)計(jì)文件材料、工程咨詢文件材料，工程試驗(yàn)與科學(xué)研究，工程總承包與項(xiàng)目管理等形成的有價(jià)值的技術(shù)文件和材料。在實(shí)際工作中，勘察設(shè)計(jì)人員比較重視勘察設(shè)計(jì)質(zhì)量，對(duì)勘察設(shè)計(jì)文件材料的歸檔工作積極性不高，一是不及時(shí)整理歸檔，二是歸檔文件的完整性不強(qiáng)，只重視勘察設(shè)計(jì)成果完成時(shí)以前的資料歸檔?？辈煸O(shè)計(jì)成果提交業(yè)主后，在施工過程中的技術(shù)交底記錄、圖紙修改、基礎(chǔ)驗(yàn)槽記錄、設(shè)計(jì)聯(lián)系單等資料歸檔不全，在計(jì)算書的歸檔中，電算打印件、電算電子文件歸檔較全，而計(jì)算機(jī)手稿歸檔不全。與工程有關(guān)的洽商記錄，回訪總結(jié)及其他質(zhì)量信息反饋資料，工程竣工后的照片等也歸檔不全。工程項(xiàng)目總承包與項(xiàng)目管理的文件材料歸檔中，也存在著系統(tǒng)性不強(qiáng)的問題，一是建設(shè)主管部門、各行業(yè)主管部門、項(xiàng)目業(yè)主對(duì)歸檔文件材料，從內(nèi)容到形式上都要求不一致，二是承擔(dān)工程總承包的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人存在只要滿足項(xiàng)目業(yè)主的要求就可以的思想，導(dǎo)致了許多文件材料沒有及時(shí)的歸檔。

1.2歸檔文件材料的質(zhì)量不高

歸檔文件材料的質(zhì)量不高主要體現(xiàn)在，一是文件材料分類不規(guī)范，二是文件材料制作不規(guī)范。文件材料分類有按勘察階段、設(shè)計(jì)階段分類，有按項(xiàng)目分類、有按專業(yè)性質(zhì)分類，有按基本建設(shè)程序分類的。文件材料制作存在的主要問題有：現(xiàn)場(chǎng)原始鉆探資料、計(jì)算書手稿、施工記錄、工程簽證單、試運(yùn)行記錄等表格制作，書寫不統(tǒng)一，打印件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，工程制圖使用的文字、數(shù)字的大小、圖幅、圖標(biāo)及圖紙加長等不規(guī)范，還有的現(xiàn)場(chǎng)簽證沒有用合格材料書寫。有的以蓋章或打印名字代替簽名，裝訂不符合規(guī)定等。

1.3歸檔文件材料的保管期限與保密問題

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30 a、10 a。而實(shí)際歸檔中，文件材料的保管期限常定為永久、長期、短期，而長期與短期的時(shí)間沒有明確界定。因此在歸檔中很難確定具體的保管期限。

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)有自己的核心技術(shù)和專有技術(shù)。有些新技術(shù)和科研成果是需要保密的，但目前行業(yè)沒有明確的保密法規(guī)，密級(jí)劃分又不統(tǒng)一，標(biāo)識(shí)也不規(guī)范。檔案的密級(jí)不明確，給檔案利用與保管造成許多不便。

1.4歸檔文件的鑒定與利用

目前許多勘察設(shè)計(jì)企業(yè)逐步重視科技文件的歸檔工作，對(duì)科技檔案保存價(jià)值的鑒定工作沒有引起重視。使許多無保存價(jià)值的檔案文件繼續(xù)保存，如有的幾十年前設(shè)計(jì)的建筑物、構(gòu)筑物早已拆除，但設(shè)計(jì)施工圖等還繼續(xù)保存，占用了庫房資源。有的檔案利用率極低，幾十年沒有人查閱，變成了“死檔案”。

1.5電子文檔與網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理

目前許多中、小型勘察設(shè)計(jì)企業(yè)還處于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)電子檔案與網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理還在起步階段，檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化不強(qiáng)。存在電子檔案的安全性問題，電子檔案與傳統(tǒng)載體的一致性問題，電子檔案的保密，借閱與審批等都需要加快完善。

1.6檔案管理的硬件投入不足

許多勘察設(shè)計(jì)企業(yè)重視勘察設(shè)計(jì)裝備的投入，以便提高勘察設(shè)計(jì)水平，占領(lǐng)更多的市場(chǎng)份額。而對(duì)檔案管理的硬件投入不足，造成檔案庫房面積不夠、設(shè)施不完善，檔案庫的防塵、防曬、防蟲、防腐等達(dá)不到規(guī)范要求。計(jì)算機(jī)的硬件和軟件跟不上網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化發(fā)展的需要等。

2提高科技檔案管理的措施

2.1轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理的重視

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)改變傳統(tǒng)的觀念，加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理的重視。應(yīng)成立以企業(yè)負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人（總工程師）為領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)。組織機(jī)構(gòu)應(yīng)包括檔案管理人員，各專業(yè)負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人等。定期指導(dǎo)和檢查檔案管理工作。將檔案管理工作與企業(yè)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、各專業(yè)負(fù)責(zé)人的工作業(yè)績和收入掛鉤考核，以檔案管理水平的提高促進(jìn)企業(yè)勘察設(shè)計(jì)產(chǎn)品質(zhì)量的提高。

2.2應(yīng)建立健全檔案管理的各項(xiàng)制度

從國家的層面，應(yīng)加快科技檔案管理的法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定。行業(yè)及行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，建立健全科技檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?？辈煸O(shè)計(jì)企業(yè)更要根據(jù)自身的專業(yè)特點(diǎn)，建立和完善科技檔案管理的規(guī)章制度。特別是科技檔案管理的檢查、考核和獎(jiǎng)懲制度，以制度激勵(lì)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)科技檔案管理的重視。

2.3加強(qiáng)科技文件材料歸檔的質(zhì)量要求

提高科技文件材料歸檔的質(zhì)量要求，充分發(fā)揮科技檔案的作用，更好地位科研、勘察設(shè)計(jì)、施工服務(wù)。企業(yè)應(yīng)制定詳細(xì)的科技文件材料歸檔的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。明確科技文件材料的歸檔范圍和歸檔材料的質(zhì)量要求，加強(qiáng)勘察、設(shè)計(jì)、施工全過程各個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料的收集和編制，嚴(yán)格控制檔案從創(chuàng)造、整理、保存、上傳、審批各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量。一要做到“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”，確保檔案的完整性、成套性、系統(tǒng)性；二要做到歸檔文件材料的真實(shí)性，特別是原始依據(jù)、原始記錄、確保檔案的價(jià)值性；三要對(duì)文件材料科學(xué)分類，可按工作類別分，如工程勘察類、工程設(shè)計(jì)類，工程咨詢類，工程總承包及項(xiàng)目管理類等，一個(gè)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目，可按設(shè)計(jì)階段分類，再按專業(yè)細(xì)分。四要規(guī)范歸檔文件材料的制作，滿足標(biāo)準(zhǔn)化和永久保存的要求。

2.4加強(qiáng)科技檔案的鑒定與作用

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)成立以總工程師為領(lǐng)導(dǎo)的各專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人、檔案人員參加的科技檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。定期做好科技檔案保存價(jià)值的鑒定工作，原則上每年應(yīng)鑒定清理一次。失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)及時(shí)清理，造表報(bào)經(jīng)上級(jí)審定及備案后銷毀。

科技檔案的利用要與推進(jìn)檔案管理數(shù)字化結(jié)合起來，把傳統(tǒng)載體存儲(chǔ)拷貝為電子檔案，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和借閱利用網(wǎng)絡(luò)化。

2.5合理確定檔案的保管期限與密級(jí)

項(xiàng)工程或科研課題，在完成后必須將文件材料系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限、注明密級(jí)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集初審，企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人復(fù)審后及時(shí)歸檔。勘察設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)結(jié)合本企業(yè)專業(yè)特點(diǎn)編制各類文件材料的保管期限表和保密密級(jí)實(shí)施細(xì)則。檔案的保管期限由承擔(dān)該項(xiàng)目的專業(yè)負(fù)責(zé)人提出，企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人審查確定。檔案的保管期限應(yīng)大于實(shí)物的生命周期，或大于建筑物的使用年限。保管期限定為永久和定期，易于替換結(jié)構(gòu)的建筑物的檔案，按30年定期，臨時(shí)性建筑物的檔案按10年或20年定期保管。歸檔時(shí)應(yīng)填寫保管期限表。要加強(qiáng)涉密檔案的安全保密技術(shù)，特別是涉密信息系統(tǒng)的管理、對(duì)絕密檔案，目前宜采用紙質(zhì)保管方式，確保長期可用。

2.6加大對(duì)檔案設(shè)施的投入力度

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)編制年度檔案工作計(jì)劃與檔案設(shè)施的預(yù)算，加大對(duì)檔案工作的支持保障力度，確保庫房、設(shè)施達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

2.7加強(qiáng)對(duì)檔案人員和專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)屬智力密集、技術(shù)密集型企業(yè)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，工程勘察設(shè)計(jì)具有多學(xué)科和多專業(yè)的性質(zhì)。因此，工程勘察設(shè)計(jì)文件的形成具有一定的程序和專業(yè)性。所以，檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，也要掌握一定的勘察設(shè)計(jì)知識(shí)和程序，才能搞好勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案工作。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，同時(shí)也要對(duì)勘察設(shè)計(jì)人員進(jìn)行檔案法規(guī)和檔案知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握新形勢(shì)下工程總承包、項(xiàng)目管理、工程咨詢對(duì)檔案管理的要求，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，切實(shí)開展檔案數(shù)字化，檔案編研、檔案業(yè)務(wù)交流，不斷提高檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。

3結(jié)語

在新形勢(shì)下，加強(qiáng)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的科技檔案工作，提高了檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進(jìn)勘察設(shè)計(jì)質(zhì)量的提高，對(duì)推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力和創(chuàng)新能力，具有重要的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 國家檔案局第10號(hào)令.企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定[S].

[2] 中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳印發(fā).關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見[N].中國檔案報(bào)，2014-05-04.

[3] 國發(fā)[1980]302號(hào)，科學(xué)技術(shù)檔案工作條例[S].