Word中科技文獻(xiàn)的文字編輯功能

【摘要】本文介紹使用Word進(jìn)行科技文獻(xiàn)的文字編輯工作的方法。這些工作包括使用粘貼、替換操作決定文獻(xiàn)的整體結(jié)構(gòu)。完成了科技文獻(xiàn)的整體結(jié)構(gòu)后，需要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文字、段落的格式設(shè)置。而常用的文字和段落格式，可以總和為樣式，方便進(jìn)一步的操作。

【關(guān)鍵詞】Word 科技文獻(xiàn) 文字編輯 格式設(shè)置

1、文字的粘貼和修正

首先，我們需要將文字復(fù)制到Word窗口。而剪貼板是窗口之間交換數(shù)據(jù)的中介。這些數(shù)據(jù)可能是文字、圖片、聲音。因此我們一般使用剪貼板來完成文字的粘貼操作。更高級(jí)的，在WindowsNT的早期版本中曾出現(xiàn)過剪貼樹，而Word2000開始則出現(xiàn)了多塊的剪貼板。

對(duì)于剪貼板共有三個(gè)操作：將選定內(nèi)容內(nèi)容移動(dòng)到剪貼板，稱為“剪切”，快捷鍵是Ctrl+X

將選定內(nèi)容內(nèi)容復(fù)制到剪貼板，稱為“復(fù)制”，快捷鍵是Ctrl+C 將剪貼板的內(nèi)容復(fù)制到目標(biāo)位置，稱為“粘貼”，快捷鍵是Ctrl+V

在此，我們要做的就是將預(yù)先書寫的論文各部分通過復(fù)制-粘貼、剪切-粘貼操作放入到Word窗口中。在使用其他文字處理軟件的時(shí)候，文字可能帶有格式或其他不必要的信息。因此在粘貼時(shí)，最好使用選擇性粘貼，然后單擊無格式文本。

某些情況下，我們可以從整體上對(duì)文檔進(jìn)行修改。例如在某篇文獻(xiàn)中大量使用了“計(jì)算機(jī)”一詞。在編輯過程中，我們認(rèn)為這一詞過于專業(yè)，而想改用“電腦”一詞代替它，就可以使用替換的功能。

2、文字和段落格式的設(shè)置

文字和段落格式，是Word中最基本的格式設(shè)置。文字格式包括文字大小、字體、顏色、著重號(hào)、下劃線等；段落格式則有對(duì)齊方式、左右邊界、縮進(jìn)、懸掛、編號(hào)、符號(hào)等。

2.1、文字格式的設(shè)置

文字格式的設(shè)置的基本操作分為兩步：一、選定文字；二、設(shè)置格式。其中設(shè)置格式可以使用格式工具欄或者文字格式對(duì)話框。格式工具欄中的工具又分為列表框、按鈕、擴(kuò)展按鈕三種。選定文字后，只要單擊相應(yīng)的工具就可以完成文字格式的設(shè)置。雖然大部分文字格式可以通過工具欄完成，但是一部分文字格式的設(shè)置需要通過文字格式對(duì)話框完成。例如，上下標(biāo)、著重號(hào)、下劃線的顏色等。打開文字格式對(duì)話框后，完成格式的設(shè)置，最后單擊確定按鈕完成格式設(shè)置。

在學(xué)位論文中，對(duì)文字格式的要求如下：章標(biāo)題，黑體，小三號(hào)；節(jié)標(biāo)題，黑體，四號(hào)；小節(jié)標(biāo)題，黑體，四號(hào)；小小節(jié)標(biāo)題，黑體，小四號(hào)；正文及參考文獻(xiàn)宋體，小四號(hào)。

2.2、段落格式

在Word中使用段落結(jié)束符號(hào)表示段落的結(jié)束。事關(guān)段落最基本的操作包括：新建段落：輸入文字的過程中，需要新建段落就按Enter鍵。劃分段落：在文字中想要?jiǎng)澐侄温涞奈恢冒碋nter鍵。合并段落：刪除兩段之間的段落結(jié)束符。

因?yàn)槎温涫且粋€(gè)整體，因此對(duì)單個(gè)段落設(shè)置段落格式，只需將插入點(diǎn)放入段落內(nèi)，不需要選擇整個(gè)段落。對(duì)多個(gè)段落設(shè)置段落格式，才需要選擇多個(gè)段落。段落的左、右縮進(jìn)的設(shè)置方法是：在段落格式對(duì)話框中左右縮進(jìn)兩個(gè)文本框輸入縮進(jìn)值，可以以字符或者厘米為單位。

段落的首行格式包含首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)。首行縮進(jìn)是指在寫作時(shí)一般要求每段的開頭空兩個(gè)字，標(biāo)題開頭空四個(gè)字。這種段落的第一行開始位置在其他行右側(cè)情況，就是首行縮進(jìn)。而懸掛縮進(jìn)指的是段落的第一行開始位置在其他行左側(cè)，常用于帶有編號(hào)的段落。

段落的對(duì)齊方式共有五種，兩端、居中、右、分散、左。其中前三種最常用，章節(jié)標(biāo)題、頁眉一般使用居中對(duì)齊，簽名、頁腳一般用右對(duì)齊。普通段落是兩端對(duì)齊（不是左對(duì)齊）。分散對(duì)齊是將每行文字分散于一行。兩端對(duì)齊，就是段落的最后一行使用左對(duì)齊，其他行分散對(duì)齊。

段間距指的是段落前、后留有的空間。要設(shè)置段間距，只需在段落格式對(duì)話框相應(yīng)位置中輸入間距值即可。行間距指的是段落內(nèi)部行之間的間距，一般分為如下三種情況設(shè)置：?jiǎn)伪丁?.5倍、雙倍：分別為正常行距的相應(yīng)倍數(shù)；多倍：需要在設(shè)置值輸入行距倍數(shù)；最小值、固定值：需要在設(shè)置值輸入以磅為單位的行距值。固定值為永久固定，最小值則根據(jù)字體大小調(diào)整大小，但是調(diào)整結(jié)果不小于設(shè)置值。為了格式的美觀，一般使用最小值。

在段落編號(hào)或者符號(hào)的設(shè)置中，因?yàn)橐O(shè)定多個(gè)段落，所以要先選定想設(shè)定符號(hào)或者編號(hào)的段落，然后單擊工具欄中的段落編號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)按鈕。多級(jí)編號(hào)和符號(hào)，根據(jù)段落的縮進(jìn)位置自動(dòng)設(shè)定。自定義段落編號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)的設(shè)定。如果需要規(guī)定項(xiàng)目符號(hào)的的字符、起始編號(hào)等內(nèi)容，可在項(xiàng)目符號(hào)、編號(hào)選項(xiàng)卡中單擊自定義按鈕進(jìn)行設(shè)置。

在正式的論文中，正文段落和標(biāo)題取\"固定行間距20pt\"，按照標(biāo)題的不同，分別采用不同的段后間距。章標(biāo)題使用30-36pt，節(jié)標(biāo)題使用18-24pt，小節(jié)標(biāo)題為12-15pt。

參考文獻(xiàn)的段后間距為30-36pt。參考文獻(xiàn)正文取固定行距17pt，段前加間距3pt。注意不要在一篇參考文獻(xiàn)段落的中間換頁。在學(xué)位論文中，層次代號(hào)一般為第一章、一、1.1等。一般的學(xué)位論文只使用以上三級(jí)標(biāo)題。期刊論文則使用1，1.1等編號(hào)。

2.3、樣式的設(shè)置

最后我們介紹綜合設(shè)置文字、段落格式的方法：樣式。樣式就是文字和段落格式的集合體。每種樣式都可以包含多個(gè)文字、段落的格式。同時(shí)，樣式還是自動(dòng)生成目錄的標(biāo)準(zhǔn)。一般的使用樣式的方法分為兩步：規(guī)定樣式和設(shè)置樣式。

對(duì)于同一文檔中固定的格式，可以預(yù)先將其規(guī)定為樣式，然后像設(shè)置字體、字號(hào)一樣設(shè)置這些格式。規(guī)定樣式就是按要求設(shè)置好文字和段落格式后選擇文字，在樣式列表框中輸入樣式的名稱。設(shè)置樣式是選擇文字然后在樣式列表中單擊樣式名稱。

因?yàn)楦袷较鄬?duì)固定，一般的在論文中，只在第一次設(shè)定格式，然后將格式集合為樣式。然后都使用樣式來設(shè)定格式。例如：對(duì)第一章標(biāo)題設(shè)置了居中、黑體、加粗、三號(hào)字。然后將上面四個(gè)格式合并為“大標(biāo)題”樣式。以后遇到第二章、第三章標(biāo)題，就直接使用“大標(biāo)題”樣式，而不用分別設(shè)置上面四個(gè)格式。