淺談高校學(xué)生檔案管理存在的問題與改善措施

摘要：學(xué)生檔案是一個教育單位必不可少的組成部分，它對于學(xué)校的管理來說至關(guān)重要。 在這個科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機(jī)科學(xué)日漸成熟，且講究高效率的社會，人工管理文件檔案的方式就顯得效率低、保密性差。本文從檔案管理的內(nèi)容、作用等方面進(jìn)行了分析，針對學(xué)生檔案管理工作中遇到的問題，提出了改善的意見、措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理學(xué)生檔案問題措施

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活和各種社會實踐活動的真實歷史記錄，它作為高校檔案的一個重要組成部分，會對學(xué)生今后的學(xué)習(xí)、工作和生活產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。所以，高校對學(xué)生檔案的管理工作直接影響到學(xué)生的切身利益，做好此工作具有非常重要的意義，也是高?？傮w工作中的一項重要任務(wù)。

1 學(xué)生檔案管理工作存在的問題

1.1 管理體制不規(guī)范，管理人員隊伍薄弱

目前我國還未頒布相應(yīng)的檔案管理法律法規(guī)，導(dǎo)致檔案管理單位不統(tǒng)一。有的高校學(xué)生檔案管理由就業(yè)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)，有的由學(xué)生處負(fù)責(zé)、有的由系部負(fù)責(zé)、有的由檔案部門負(fù)責(zé)。如某學(xué)院學(xué)生檔案管理由學(xué)生處管理學(xué)生事務(wù)的老師兼管，整個學(xué)院學(xué)生人數(shù)超過1萬人才配備一名兼管老師。隨著學(xué)院擴(kuò)招，新生數(shù)量的不斷加大，學(xué)生檔案的管理工作也變的越來越復(fù)雜，原有的高校學(xué)生檔案管理人員已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有學(xué)生的需要，出現(xiàn)人手嚴(yán)重不足的現(xiàn)象。加之兼管老師幾乎未接受過任何檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識和基本技能，只能自己摸索，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用，管理人員隊伍相當(dāng)薄弱。

1.2 管理技術(shù)落后，檔案存放散亂

現(xiàn)階段學(xué)生檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，并且檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，在這種管理技術(shù)嚴(yán)重落后的情況下，學(xué)生要想查看自身檔案，必須進(jìn)行手動查找存放在檔案柜里的紙質(zhì)檔案，不能進(jìn)行信息網(wǎng)絡(luò)搜索。而且沒有專門的學(xué)生檔案室，檔案只能分散存放在各辦公室文柜里，存放較為散亂，不便于檔案的管理。管理方式實屬粗放式管理，沒能把學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量也不斷增加，原始的管理技術(shù)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化高校的發(fā)展需要。盡管很多的高校都配備了計算機(jī)，但是并未真正實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化，僅僅是現(xiàn)代化的管理工具發(fā)生了變化，檔案的管理方式并沒有發(fā)生本質(zhì)的變化。在這種形勢下，學(xué)生檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化進(jìn)程還需要很長的一段距離。

1.3 學(xué)生檔案內(nèi)容單一

學(xué)校學(xué)生檔案內(nèi)容只有固定的幾種：學(xué)生登記表、學(xué)生成績單、畢業(yè)生登記表、報到證存根、學(xué)生綜合測評、畢業(yè)生資格審查表、中學(xué)檔案。內(nèi)容千篇一律，固定化、模式化，既不能反映學(xué)生的全貌，也不能突出學(xué)生的個性，僅僅是反映了學(xué)生的部分情況和表現(xiàn)。從用人單位的需求出發(fā)，隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，用人單位在招聘時已經(jīng)不僅僅注重學(xué)生的成績，還注重學(xué)生的各項基本素質(zhì)，比如組織能力、團(tuán)隊協(xié)作能力等。所以，從這個角度來看，現(xiàn)有的學(xué)生檔案是不能滿足用人單位的需求的。另外，學(xué)生檔案材料不全面，也不利于教師選拔學(xué)生干部和對學(xué)生進(jìn)行管理，會直接影響學(xué)生各方面能力的培養(yǎng)。從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)，檔案材料幾乎沒有被開發(fā)利用過，在學(xué)生畢業(yè)時才從各個教學(xué)管理部門匆匆收集材料、匆匆裝入檔案。只有在畢業(yè)生擇業(yè)時才被用人單位調(diào)閱，檔案資源被閑置，沒能發(fā)揮更多的作用。檔案材料的不足，也使學(xué)生檔案無法反映學(xué)生素質(zhì)的動態(tài)發(fā)展過程。

1.4 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)制不完善，轉(zhuǎn)遞方式多變，轉(zhuǎn)遞效率低

廣東省大部分高校2009年以前畢業(yè)生檔案是通過機(jī)要局轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生各生源地人事局、就業(yè)單位，2009、2010年通過廣東省就業(yè)指導(dǎo)中心委托第三方轉(zhuǎn)遞，2011年機(jī)要局不受理畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞，省就業(yè)指導(dǎo)中心只接收暫緩就業(yè)學(xué)生檔案，高校只能自行聯(lián)系郵局轉(zhuǎn)遞，由于全省各高校畢業(yè)生檔案整理郵寄格式多樣、各地人事局接收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致部分地區(qū)畢業(yè)生檔案被退回，只能重新按特定地區(qū)選定格式重新郵寄，導(dǎo)致轉(zhuǎn)遞工作十分緩慢。這樣多變的轉(zhuǎn)遞方式嚴(yán)重影響檔案轉(zhuǎn)遞工作，每年都要重新聯(lián)系不同的單位進(jìn)行溝通，協(xié)商轉(zhuǎn)遞方案、轉(zhuǎn)遞費用等。不利于檔案轉(zhuǎn)遞后的查詢，容易造成檔案丟失。

1.5 學(xué)生檔案意識薄弱，大量檔案滯留學(xué)院

高校的檔案知識的宣傳不夠，學(xué)生檔案意識淡薄，保密意識差。許多學(xué)生對檔案的內(nèi)容、作用、轉(zhuǎn)遞方式等一無所知，對自己的檔案漠不關(guān)心，認(rèn)為有沒有檔案都無所謂，豈知到了需要用檔案的時候，才匆忙來到學(xué)院詢問、查找。每年都有中途退學(xué)、考試科目未通過、受紀(jì)律處分、參軍等不能正常畢業(yè)學(xué)生。其檔案無法寄出，學(xué)生又不過來學(xué)院取回，導(dǎo)致每年都有檔案積壓滯留，浪費學(xué)院檔案儲存空間。

2 改善措施

2.1 國家或省出臺相關(guān)檔案管理規(guī)范文件，明確檔案管理制度，提高管理方法

高校應(yīng)該根據(jù)實際情況，按國家相關(guān)文件要求制定適合自身管理法規(guī)和細(xì)則。如學(xué)?？梢詫W(xué)生處為統(tǒng)籌，把檔案管理下放到各二級學(xué)院（系）學(xué)工辦。這樣做既順應(yīng)學(xué)校的發(fā)展，大大增加檔案管理人員，充實檔案管理人員隊伍，又可加大學(xué)生紙質(zhì)檔案的存儲空間，做到系部之間獨立按年級、專業(yè)班級存放檔案，不至于全校學(xué)生檔案混雜存放在某個部門的不同辦公室，造成混亂。定期邀請專家對檔案管理人員進(jìn)行專題培訓(xùn)，豐富檔案管理知識，提升檔案管理業(yè)務(wù)水平。

2.2 引進(jìn)各種硬件、軟件管理設(shè)備，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理

學(xué)校應(yīng)該重視學(xué)生檔案管理，加大資金投入，如購買或開發(fā)檔案管理系統(tǒng)、掃描儀等，實行檔案過機(jī)入庫，檔案檢索數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等。逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理，運用現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案，將每個學(xué)生可以規(guī)范化的檔案材料錄入到學(xué)生檔案信息庫中，在建好基本信息的基礎(chǔ)上，隨時錄入學(xué)生的最新信息，并及時對錄入的信息進(jìn)行維護(hù)和更新，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實、準(zhǔn)確。在日常工作中我們可運用信息庫存，對學(xué)生的個人信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計、服務(wù)。當(dāng)用人單位來考查學(xué)生時，就可以及時為其提供或打印一份準(zhǔn)確的畢業(yè)生個人信息資料。這樣不僅有利于檔案的規(guī)范化和科學(xué)管理，還有利于檔案信息的開發(fā)和利用。學(xué)生檔案的信息化管理也正是未來學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

2.3 豐富檔案內(nèi)容，及時歸檔

大學(xué)對一個人的發(fā)展來說，是至關(guān)重要的，前面提到的檔案下放到系部管理，有利于檔案材料的及時歸檔，學(xué)生材料一形成，即可裝入檔案，避免了學(xué)生畢業(yè)時才匆匆歸檔。大學(xué)生在校期間的內(nèi)容應(yīng)盡可能的詳細(xì)可靠除了傳統(tǒng)的材料外，應(yīng)增加能夠反映學(xué)生特色和時代特色的材料，諸如學(xué)生的大學(xué)生英語四、六級證書，計算機(jī)等級考試證書，大學(xué)生心理測試成績，發(fā)明創(chuàng)造證書，能力、技能競賽證書，社會實踐活動材料、科技創(chuàng)新項目的合同、結(jié)題報告、學(xué)生創(chuàng)業(yè)實踐材料、誠信檔案材料、處分材料等。處分材料如實入檔可大大提高對學(xué)生的威懾力，對降低學(xué)生違規(guī)行為有著極其重要的作用。更多更詳細(xì)的材料更能突出學(xué)生的特點，大大提高畢業(yè)生就業(yè)競爭力。

2.4 明確轉(zhuǎn)遞機(jī)制，提高轉(zhuǎn)遞效率

國家或省應(yīng)該出臺相關(guān)文件，明確轉(zhuǎn)遞機(jī)制。統(tǒng)一、穩(wěn)定的轉(zhuǎn)遞機(jī)制有利于提高檔案轉(zhuǎn)遞效率，利用現(xiàn)代化管理手段，把好檔案材料的保密、轉(zhuǎn)遞關(guān)有利于降低檔案丟失率。通過省就業(yè)指導(dǎo)中心進(jìn)行的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式是一個不錯的選擇。只要學(xué)院把整理好的畢業(yè)生檔案送到省就業(yè)指導(dǎo)中心，他就會當(dāng)場掃描入庫準(zhǔn)備轉(zhuǎn)遞到各地人事局或就業(yè)單位，現(xiàn)場把紙質(zhì)回執(zhí)給學(xué)校，學(xué)生可通過大學(xué)生就業(yè)在線網(wǎng)網(wǎng)上查詢到檔案去向，可謂省時省力。

2.5 加大檔案知識宣傳力度，增強(qiáng)學(xué)生檔案意識

學(xué)校要加大對學(xué)生檔案知識的宣傳力度，通過校報、廣播、校園網(wǎng)站、展覽、就業(yè)指導(dǎo)課等宣傳檔案的重要性。要讓學(xué)生知道學(xué)生檔案是干部人事檔案的重要組成部分，缺少檔案材料會對自己今后的發(fā)展不利，自覺增強(qiáng)檔案意識，配合做好學(xué)生檔案的管理工作。

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作者簡介：羅文威（1985-），男，廣東廣州人，廣州工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生處學(xué)生管理科教師，學(xué)生處學(xué)生管理科干事，研究方向：高等教育研究。