淺析如何做好聲像檔案的管理工作

摘要：聲像檔案能生動、形象真實地再現(xiàn)本單位在各個時期、各個方面的活動場景和發(fā)展面貌。印顯著企事業(yè)發(fā)展的足跡，留存著本單位變遷的記憶。只有加強(qiáng)聲像檔案管理工作，充分發(fā)揮其歷史和文化作用，才能將其最大程度地轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：聲像檔案企事業(yè)記憶文化產(chǎn)品

0 引言

企事業(yè)單位的聲像檔案是本單位檔案的重要組成部分，與其它載體形式的檔案相比，更能生動、形象真實地再現(xiàn)本單位在各個時期、各個方面的活動場景，發(fā)展面貌。印顯著本單位發(fā)展的足跡，留存著本單位變遷的記憶。

1 企事業(yè)聲像檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)

所謂企事業(yè)聲像檔案，就是指那些采用感光材料或磁性材料記錄的方式，將各種反映政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等活動內(nèi)容記錄下來的歷史記錄。企事業(yè)聲像檔案具有很高的歷史價值和文化價值，它主要由本單位在各項公務(wù)活動中產(chǎn)生的具有參考價值和憑證依據(jù)作用的資料組成，如光盤、錄像帶、錄音帶、圖片等，是全宗檔案的重要組成部分。

1.1 聲像檔案的特點(diǎn) 聲像檔案不同于其他形式的檔案的地方是聲像檔案具有真實性、直觀可視性、快速時效性等特點(diǎn)。①真實性。聲像檔案不僅能將人物和事件形象真實地再現(xiàn)出來，而且能將當(dāng)時的場景、環(huán)境、氣氛也同時再現(xiàn)出來，所傳遞的信息給人以翔實、逼真、親切、身臨其境的感受。②直觀可視性。聲像檔案音形并茂，給人直觀的感覺，可以加深對事物更準(zhǔn)確、更形象、更深刻的認(rèn)識。③快速時效性。隨著我國信息化水平的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)工程設(shè)施的不斷完善，我國的信息傳播以及存儲方式也發(fā)生了飛躍式的轉(zhuǎn)變。企事業(yè)聲像檔案館也加快了深層次的數(shù)字化加工，可以借助單位局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和新聞傳媒等平臺，多渠道、多方式地進(jìn)行宣傳和快速傳播，及時報道企事業(yè)對外交往中的重大活動和反映企事業(yè)科研生產(chǎn)取得的重大成果，會收到立竿見影的效果。

1.2 聲像檔案的作用 企事業(yè)聲像檔案與文字一樣，聲音和圖像也是一種交換信息的方式，有時比文字更直觀、運(yùn)載的信息更多，加上聲像檔案的記實性，使企事業(yè)聲像檔案與文字檔案具有許多共性，但有其特殊性。共性主要表現(xiàn)在它們都是在實踐活動中形成，并具有檔案作用和歷史保存價值。其特殊性，除載體材料不同和形聲化特點(diǎn)外，它還具有宣傳教育、參考作用。①歷史參考作用。企事業(yè)聲像檔案記錄了單位各項活動，包括科研試驗記錄，它真實地再現(xiàn)和反映了單位科研生產(chǎn)工作的各個方面，比文字檔案更為直觀、真實、生動，具有原始參考價值。②科學(xué)研究作用。企事業(yè)聲像檔案能運(yùn)用各種技術(shù)手段和藝術(shù)手段表現(xiàn)聲音和形象，用直接逼真的聲像把信息傳給利用者，打破了時空限制，將當(dāng)時的具體情境真實地呈現(xiàn)給利用者。科研人員通過認(rèn)真比對、分析、研究便可解決相關(guān)問題，并從中發(fā)現(xiàn)有價值的科研資料。③廣泛交流作用。隨著載體的不斷發(fā)展，信息的容納量越來越大，聲像檔案的信息容納量成千上萬地超越傳統(tǒng)文字檔案。與傳統(tǒng)檔案資料相比，聲像檔案具有很強(qiáng)的直觀性和真實性，它可以將檔案資料形象生動地展現(xiàn)給人們，滿足了人們多方面的檔案使用需要。同時，隨著其商品化程度的逐步提高，聲像檔案的廣泛交流作用也日益凸顯。④宣傳教育作用。企事業(yè)聲像檔案內(nèi)容極其豐富，形式多種多樣，很多典型模范事例、成功經(jīng)驗，都可以通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)得到快速傳播。

1.3 歸檔范圍 ①黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的聲像資料以及上級視察工作時留下的聲像資料。②重要會議和重要活動形成的聲像材料。③在各項生產(chǎn)經(jīng)營、科研工作、科技管理等主要業(yè)務(wù)活動中保存下來的聲像資料。④一些重大外事活動中形成的聲像資料。⑤本單位重大工程開工前的原貌、以及開工、建設(shè)、落成等全過程中產(chǎn)生和形成的聲像資料。⑥一些院士、著名科學(xué)家、政界名人等在重大活動中形成的聲像材料。

1.4 歸檔要求 ①聲像檔案是本研究所檔案的一個重要組成部分，必須收集齊全，規(guī)范整理，由檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。②凡應(yīng)歸檔的聲像材料，由兼職檔案員進(jìn)行收集、整理、歸檔，檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查、保管和利用等工作。③照片與底片應(yīng)同時歸檔，歸檔時要注意照片和底片影像內(nèi)容的一致性。④歸檔時，歸檔的照片應(yīng)該是原始版，不能作任何技術(shù)修改。⑤在對數(shù)碼照片進(jìn)行歸檔時，應(yīng)采用只讀光盤存儲的形式，歸檔兩套，用于查閱與保存。

2 聲像檔案的整理

聲像檔案一般按問題（內(nèi)容、事由）進(jìn)行分類。分類時必須遵循聲像載體材料的自然形成規(guī)律，保持聲像載體之間、聲像載體與紙載體之間的有機(jī)聯(lián)系，注意其成套性的特點(diǎn)，便于保管和利用。

2.1 照片檔案的分類 照片檔案采用問題分類法，劃分為黨群類、綜合類、科研類、人物類、教育類和基建類。①黨群類（DQ）——黨委、團(tuán)委、工會、民主黨派工作中形成的照片。②綜合類（ZH）——領(lǐng)導(dǎo)視察、歷史沿革、重要會議、重要活動等形成的照片。③科研類（KY）——科研成果、科研活動、國際交流等形成的照片。④人物類（RW）——院士、知名人士、著名科學(xué)家等在重大活動中形成的照片（包括標(biāo)準(zhǔn)相）。⑤教育類（JY）——研究生教育、職工教育工作形成的照片。⑥基建類（JJ）——園區(qū)園貌、重大工程的開工、建設(shè)、落成形成的照片。

2.2 膠片照片的整理 按照類別進(jìn)行組卷，冊內(nèi)照片的排列按照專題、事件結(jié)合時間先后順序、重要程度等因素進(jìn)行排列。照片檔案以卷為單位填寫照片檔案冊封、冊內(nèi)備考表，編制照片檔案目錄。①照片冊號：在分類方案的最低一級類目下按照片冊排列順序進(jìn)行編號。②照片號：由照片冊號和冊內(nèi)照片張?zhí)柦M成。整理照片時應(yīng)在每張照片的背面標(biāo)注其照片號。③照片以自然張為單位編寫文字說明，包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等。一組照片編寫較詳細(xì)的總說明，每一張再加以簡要的說明。

2.3 數(shù)碼照片的整理 ①在對最低一級的檔案類目進(jìn)行歸檔時，要按照事件類型（即年度-分類-時間）進(jìn)行分類建檔，將聯(lián)系最為密切的一組數(shù)碼照片存放在一起。②同一時間的數(shù)碼照片應(yīng)按照形成順序進(jìn)行排列，并采用編碼的方式排列，由分類號-事件順序號-照片順序號組成。③按照歸檔時間刻制光盤，保存內(nèi)容主要由數(shù)碼照片文件夾、檔案目錄、說明文件組成。

2.4 其他載體聲像檔案的整理 ①光盤、錄像帶、錄音帶、電影膠片等檔案原則一卷（盒）為一個保管單位。②擬寫歸檔文字說明：一些主要的磁性載體資料，如錄像帶、錄音帶等應(yīng)附上詳細(xì)說明，在說明中要注明資料錄制人員、錄制內(nèi)容、時間、密級等內(nèi)容；而光盤類聲像檔案資料應(yīng)注明檔案資料的制作者、內(nèi)容、格式、時間、密級等具體內(nèi)容；電影膠片則需注明拍攝者、拍攝內(nèi)容、時間、片長、密級等。③聲像檔案按載體類別-年度-保管實體順序編號，即盒（盤）號。

3 聲像檔案的綜合利用

隨著企事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提升，企事業(yè)單位聲像檔案的管理與利用方式也逐漸向多元化方向發(fā)展。

①查閱。聲像檔案的查閱作用主要體現(xiàn)在，管理員將聲像檔案分門別類整理好并存放在閱覽室，以供一些有查閱需要的利用者使用。這種情況主要適用于查閱頻次較高的聲像資料。因此，檔案管理人員在管理聲像檔案時，必須將資料妥善保管，并做好整理排序工作，以便及時調(diào)出檔案，供使用者查閱使用。②外借。檔案管理必須制定出一套完整的檔案外借制度，規(guī)范檔案外借程序，要明確規(guī)定檔案外借者的范圍、外借對象、數(shù)量、期限等，以保證檔案資料的安全性和完整性。③復(fù)制。一般情況下，聲像檔案資料的原件一律不予外借，檔案管理人員只為資料使用者提供復(fù)制件。聲像檔案一般采用掃描、刻錄等方式，專業(yè)性較強(qiáng)。④編制資料匯編，舉辦專題展覽。隨著檔案利用者需求的不斷增加，檔案管理者要根據(jù)具體情況定期舉辦一些大型專題活動，如科研活動、文化活動、經(jīng)濟(jì)類活動等。為保證活動質(zhì)量，管理人員必須事前做好檔案匯編工作，為利用者提供全方位的服務(wù)，使聲像檔案物盡其用。

4 結(jié)束語

總之，聲像檔案是對一個單位從建立到發(fā)展以及科學(xué)研究的詳細(xì)歷史記錄，只有充分發(fā)揮聲像檔案的依據(jù)和參考作用，并將其轉(zhuǎn)化為社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，才能更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)。

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作者簡介：劉兵（1967-），女，遼寧阜新人，大學(xué)本科，副研究館員，主要從事檔案編研工作。