辦公室排位的新學問
2014-04-29 00:00:00可鋒
海外文摘 2014年1期
中國是禮儀之邦，自古就講究長幼有序，位次不僅是地位和實力的象征，也體現(xiàn)了一個民族的風俗和禮節(jié)?？烧l能想到，千年后的21世紀，西方人在職場也“鉆研”著安排座位的學問，方寸的辦公格子間今后也許就會成為玩搶椅子游戲的游樂場。
Who Sits
Where at Work
這樣的預言可不是夸夸其談，有些公司已經(jīng)做了“吃螃蟹的人”。他們試著每隔幾個月就調(diào)換一下員工辦公桌的位置，不再總是讓那些做同類工作的員工坐在一起，時而也讓他們分散開坐，重新考慮是否要給原本相鄰的部門換上新“鄰居”。這些公司反映，經(jīng)過這樣的調(diào)整，公司的生產(chǎn)力提高了，內(nèi)部的協(xié)調(diào)合作也更有效了。
很多業(yè)內(nèi)人士歡迎這種實驗，認為即使重新安置之后有些員工會發(fā)發(fā)牢騷，但受益的是企業(yè)，改變辦公室的座位分布可以幫助企業(yè)增加收入，而且成本低。
近年來，不少企業(yè)正在拋棄傳統(tǒng)的辦公隔間觀念，不特別指定員工必須坐在哪個座位，向無遮攔的開放式辦公場所轉變。一些經(jīng)理人也紛紛主動走出自己的辦公室，和下屬共用辦公桌。有些公司走得更遠，為了增加員工對企業(yè)的貢獻，一些剛成立的小公司和科技企業(yè)特別熱衷于改變企業(yè)內(nèi)部的局部辦公位置，從員工的四鄰入手，時不時地進行鄰居搬家的“小手術”。
美國波士頓有家名叫Sociometric Solutions的公司，專門分析工作場所的交流模式。公司首席執(zhí)行官本·瓦貝爾提供了一些零售、醫(yī)藥和金融領域公司的研究數(shù)據(jù)：無論是面對面聊天還是發(fā)電子郵件，每個工作日里，員工40%-60的互動交流對象都是坐在旁邊的同事，而只有5%的可能會和距離自己兩排辦公桌遠的同事互動。要是想和不同樓層工作的同事搞好關系呢？那就更不可能了，瓦貝爾說：“基本上，你只會和自己抬頭不見低頭見的那些人聊天?！?/p>
一些研究辦公室設計和職場工作心理的專家建議，企業(yè)應該仔細考慮安排員工辦公的位置。麻省理工學院斯隆管理學院的助理教授克里斯蒂安·卡塔里尼指出，按部門分配員工的辦公場地可以讓他們?nèi)褙炞⒌毓ぷ?，做事效率也高，但要是不同部門的員工混坐在一起辦公，可以激發(fā)大家推陳出新。
對于鄰近效應的影響，卡塔里尼介紹了管理學院內(nèi)的一個例子。有一次，因為辦公樓的石棉材料問題，只好打亂正常的辦公安排，樓里的一群科學家分配到不同的樓里，有的人可能就要和沒有交集的學者共處一室工作。結果，這次意外成就了一次實驗。它固然產(chǎn)生了一些消極影響，但也出現(xiàn)了更多的突破性科技成果。
紐約一家廣告公司MODCo Media過去幾年測試了三種不同的公司座位安排方式。第一年，公司讓會計和媒體采購混在一起辦公。管理層估計，兩個不同工種的員工會相互“滲透”，平時還會無意間聽到不同部門的同事打電話溝通業(yè)務，這種方式促使兩類員工開始互相學習，取長補短。
MODCo Media的首席執(zhí)行官艾瑞克·多切特曼透露，這一年的實驗就為公司節(jié)省了20萬美元，可它對會計們來說是壞消息。由于媒體采購全面了解了企業(yè)的財務工作，公司再也不需要那么多財會人員了。如今，媒體采購會抽空負擔部分會計的工作。其他座位調(diào)整也為MODCo Media開發(fā)新產(chǎn)品尋找靈感提供了幫助，并且推動了公司培訓新人的進程。
說到辦公位置重新洗牌，旅行網(wǎng)站Kayak.com也有一套心得。這家網(wǎng)站的首席科技官保羅·英格里希跟同事開玩笑說，要開發(fā)一種算法，能自動設計方案，滿足他給工程人員安排座位的各種計劃。
玩笑歸玩笑，英格里希改變現(xiàn)有的布局可有自己的一套。他會以招聘了新人為借口做變動，重新設置座位的時候，英格里希會考慮到方方面面的因素，比如下屬的性格、工作內(nèi)容、每天通常什么時候上班，當然，更重要的是，這些下屬怎么看待遲到的同事。
為什么下屬對遲到同事的看法很重要？英格里希的理由是：“如果把一個你看不順眼、或者行事風格南轅北轍的人安排到你旁邊坐，你就干不好工作了。”
美國賓夕法尼亞大學沃頓商學院管理學教授西格爾·巴薩德提到了一個有趣的現(xiàn)象：員工的一些性格特征其實是可以傳染的。萎靡不振的懶散習氣是傳染性最小的人類情緒，而傳染性最強的是平靜放松的狀態(tài)。
巴薩德稱，性情相似的人最適合在一起工作。但如果經(jīng)理想讓情緒不振的員工振奮精神，在這類員工周圍安排許多精力充沛的樂觀員工就是上策。
然而，不停地改變?nèi)藛T座位分布也可能適得其反。巴薩德提醒，要是動不動就把員工從一張桌子調(diào)到另一張桌子上工作，就可能讓員工感覺沒法控制自己的環(huán)境，沒有安全感。事實上，一些座位變動確實可能幫倒忙。
軟件推廣公司HubSpot Inc.就是個例子。這家公司四年里每隔三個月就定期換一次座位，這對公司招聘90后一代新新人類起到了幫助?？紤]到公司缺少層級管理，HubSpot把員工分為較內(nèi)向的一類和較外向的一類，兩類人座位分開排布。后來，HubSpot又決定讓高管到部分員工的辦公區(qū)工作，這時員工的反應就沒那么理想了。高管們感覺辦事效率提高了，不用開正式會議也能聊工作?？蓡T工就覺得高層離得太近，束手束腳了。這樣的安排只持續(xù)了半年，就恢復了原樣。
HubSpot的員工總數(shù)已經(jīng)超過了600人，現(xiàn)在又面臨一個令人哭笑不得的新問題：全公司誰都記不住同事坐在哪里。
[譯自美國《華爾街日報》]
