關于對人力資源檔案信息管理的研究

徐清梅

摘 要：人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，人事檔案真實全面地記載著組織的人員信息，為人力資源的開發(fā)和配置提供了重要的參考作用。本文就人事檔案在人力資源管理中的效用進行研究，以加強人事檔案在人力資源管理中的實際應用水平。

關鍵詞：人事檔案；人力資源；管理

中圖分類號： 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-01-0222-01

21世紀是以知識和信息為特征的新時代，檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業(yè)、公民活動中產(chǎn)生的有保存價值的信息資料。因此，檔案工作者必須認清形勢的變化，緊跟時代的步法，進一步解放思想，開拓創(chuàng)新，勇于實踐，加快檔案事業(yè)不斷發(fā)展，更好地為國家、為人民服務。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案可以為單位的一些決策提供重要的依據(jù)。如績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等，關系著職工的晉升和獎懲，決定著單位對職工的薪酬分配，獎勵機制等決策。而績效考核需要大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質、能力等進行綜合分析，作出相應的決策，從而保證單位的決策科學化、合理化。

（二）人事檔案推動人力資源的開發(fā)。人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案互為作用，互為促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發(fā)。

（三）人事檔案提供真實可靠的信息，并可優(yōu)化人力資源的合理配置。單位要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個職工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握每個人的最真實全面的個人信息。通過查閱職工檔案了解職工的全部歷史和工作經(jīng)歷，從而為單位在選人、用人提供有價值的參考信息。人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。

二、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

（一）切實提高檔案管理人員的素質。在現(xiàn)代化水平不斷提高的當今時代，舊的管理模式已不能適應現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現(xiàn)有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的素質，使他們能適應新形勢下的新要求；讓他們增強服務意識，改變過去坐等上門的被動方式，積極主動與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務。

（二）加強溝通與信息傳達，有效發(fā)揮人事檔案的存在價值。人事檔案管理員要與單位管理者加強溝通，形成默契，人事檔案管理員要及時把研究過程中發(fā)現(xiàn)的異常信息和情況反饋給領導和決策者，為領導和決策者在做出人力資源可持續(xù)發(fā)展決策時提供參考依據(jù)。領導者和決策者應當對研究成果充分信任，對需要進行調整和決策的信息，應立即做出決策，實現(xiàn)人事管理員和人事檔案的存在價值。

（三）加強人事檔案的時效性和現(xiàn)代化管理。人事檔案應根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把心新產(chǎn)生的有關個人經(jīng)歷的材料有選擇地及時補充道人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作，大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化和文檔一體化，傳統(tǒng)檔案以紙質為介質，占用空間大，保管環(huán)境要求高，隨著計算機網(wǎng)絡的普及，應充分利用這一平臺，將個人檔案資料輸入計算機，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在單位內部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。

（四）提高信息化水平和研究水平，綜合思考全方位掌握。人事檔案管理工作是一項信息科技含量較高的工作，要不斷提高人事管理的信息化水平，要將人事檔案的相關材料及時錄入電腦系統(tǒng)，同時注重挖掘和使用各種系統(tǒng)分析軟件，對人事檔案中的各個要素進行全面準確的分析。同時加快人事檔案科學化、現(xiàn)代化進程。隨著時代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，且出錯率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。

總之，人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)?？茖W的人事檔案管理能促進人力資源的開發(fā)和使用。人事檔案管理必須適應現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展服務職能，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]陳關聚.人力資源管理信息化全攻略.中國經(jīng)濟出版社，2010.

[2]加里·德斯勒.人力資源管理（第六版）.北京：中國人民大學出版社.1999.