學(xué)校檔案工作的規(guī)范化問(wèn)題探究

崔潔

摘要：學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理的重要組成部分，也是衡量學(xué)校一切教學(xué)活動(dòng)的關(guān)鍵。在現(xiàn)有的管理體系中需要將檔案管理作為管理的重點(diǎn)，逐漸提升學(xué)校的整體管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理方式過(guò)于形式化，不利于檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，不適應(yīng)學(xué)校整體管理現(xiàn)狀，因此需要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況，改變檔案管理方式，保證學(xué)校檔案管理的規(guī)范化。本文將以當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題及檔案工作規(guī)范化的特點(diǎn)為研究點(diǎn)，對(duì)如何促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；規(guī)范化

隨著學(xué)校教育、教學(xué)及科研工作的不斷改革，學(xué)校檔案作為管理體系的重要組成部分，能為學(xué)校各級(jí)檔案使用者提供完整的信息，方便工作人員進(jìn)行及時(shí)查詢，減少工作時(shí)間，提升工作效率。由于檔案管理受到多種因素的影響，導(dǎo)致當(dāng)前學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。部分學(xué)校采用的傳統(tǒng)式管理方式，存在管理效率低，查找不便，信息量大，容易丟失的情況，給學(xué)校的整體管理帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。因此需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

一、當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題

在多種因素的限制下，學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，存在管理體系落后，制度規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r。以下將對(duì)學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)的分析。

（一）檔案管理意識(shí)弱

在學(xué)校當(dāng)前檔案管理中，部分領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案工作及相關(guān)檔案法規(guī)了解不足，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息規(guī)范化管理的重要性[1]。部分管理人員僅強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，沒(méi)有將相關(guān)管理工作落實(shí)到實(shí)處，在學(xué)校的整體規(guī)劃建設(shè)過(guò)程中，沒(méi)有將檔案管理納入考慮范圍內(nèi)，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。

（二）管理程序混亂

檔案管理涉及到多個(gè)方面，需要對(duì)各個(gè)方面進(jìn)行統(tǒng)一的管理。但是在當(dāng)前管理工作中，存在管理程序混亂的情況，管理制度不完善，存在資料收集不全、歸檔工作沒(méi)有落實(shí)到位的情況，導(dǎo)致管理程序混亂。同時(shí)由于檔案信息比較冗雜，部分資料長(zhǎng)久堆積在一起，有的資料流失在各個(gè)科組及個(gè)人身上，導(dǎo)致珍貴材料收集不全，給檔案歸檔整理工作帶來(lái)很多困難。管理程序混亂，不僅增加了工作人員的工作難度，同時(shí)增加了不必要的工作量，給后續(xù)管理工作帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。

（三）管理人員素質(zhì)低

要想保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，需要管理人員具備良好的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前學(xué)校檔案管理最大的問(wèn)題就是管理人員管理素質(zhì)低，不僅缺乏對(duì)專業(yè)知識(shí)的理解，同時(shí)自身責(zé)任感低，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息管理出錯(cuò)的情況。長(zhǎng)期以來(lái)，由于學(xué)校管理疏忽，對(duì)檔案管理人員沒(méi)有明確的規(guī)定，部分檔案管理人員在工作前沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)信息系統(tǒng)的了解不足，導(dǎo)致自身專業(yè)知識(shí)老化，信息開(kāi)發(fā)陳舊等問(wèn)題。在信息化發(fā)展背景下，部分學(xué)校檔案管理人員的現(xiàn)代化水平低，制約了檔案規(guī)范化管理的有序進(jìn)行[2]。

（四）缺乏必要的管理制度

在規(guī)范化的管理體系下，需要相關(guān)管理制度的制約，在規(guī)范體系的要求下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序進(jìn)行。在學(xué)校當(dāng)前檔案管理中，沒(méi)有確切的管理制度，導(dǎo)致部分檔案管理工作流于形式。沒(méi)有完善的管理制度，在管理過(guò)程中沒(méi)有章法可循，工作人員容易產(chǎn)生懈怠的心理狀態(tài)，增加了不必要的管理程序，同時(shí)導(dǎo)致相關(guān)的管理工作無(wú)法落實(shí)到實(shí)踐中，給工作的有序進(jìn)行帶來(lái)一定的難度。

二、學(xué)校檔案規(guī)范化管理的必要性

學(xué)校檔案管理關(guān)系到多個(gè)方面，需要應(yīng)用多種管理方式，將規(guī)范化管理模式落實(shí)到實(shí)踐中。以下將對(duì)學(xué)校檔案規(guī)范化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析。

（一）提升工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式由于管理體系過(guò)于落后，和現(xiàn)有的管理程序存在一定的差距，被規(guī)范化管理形式取代。規(guī)范化管理模式是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，需要管理者掌握技術(shù)的操作步驟，對(duì)檔案進(jìn)行一體化管理，規(guī)范化管理模式提升管理效率，查詢者只要有查詢權(quán)限，就可以對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化查詢，避免了繁雜的查詢過(guò)程，減少工作時(shí)間，提升單位時(shí)間內(nèi)的工作效率[3]。

（二）保證檔案的永久保存

學(xué)校檔案管理工作不僅涉及到歷屆學(xué)生的個(gè)人信息及成績(jī)，包括：教職員工的信息及相關(guān)行政人員的信息，原有的管理模式由于管理體系不嚴(yán)謹(jǐn)，存在信息丟失的情況。規(guī)范化管理模式保證檔案的永久保存，不存在信息丟失的情況，提升了信息的安全性和永久性，對(duì)管理人員調(diào)動(dòng)資料有積極的影響。

（三）提升檔案的準(zhǔn)確性

在規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)下，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息都是經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核，保證信息的準(zhǔn)確性。原有的檔案管理由于缺乏必要的人性化管理措施，存在錄入信息錯(cuò)誤的情況，無(wú)法做到管理方式的科學(xué)化，相關(guān)管理機(jī)構(gòu)工作效率低，限制了檔案信息管理的合理化發(fā)展。

三、保證學(xué)校檔案工作規(guī)范化建設(shè)的措施分析

針對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，需要管理者從實(shí)踐出發(fā)，了解檔案管理涉及的方面，從多個(gè)方面入手，將規(guī)范化管理體系落實(shí)到實(shí)處，達(dá)到保證檔案管理工作有序進(jìn)行的目的[4]。以下將對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化建設(shè)的措施進(jìn)行分析。

（一）制定規(guī)范的管理制度

由于學(xué)校檔案管理涉及到多個(gè)方面，包括：日常文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案及電子檔案等方面，為了保證檔案的規(guī)范化管理，需要建立規(guī)范化的管理制度。在《檔案法》中在對(duì)檔案信息有嚴(yán)格的規(guī)定，需要按照學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況，制定切實(shí)可行的規(guī)范管理制度，從檔案的內(nèi)容、收集到整理階段需要以制度體系為根本依據(jù)，將管理程序具體化，按照程序要求將管理方式落實(shí)到實(shí)處。在檔案收集過(guò)程中，需要完善上級(jí)文件和材料，保證操作流程的規(guī)范化。有價(jià)值的文檔傳閱完畢后，需要將原文件進(jìn)行保存，及時(shí)歸檔，便于日后查詢。檔案管理的每一項(xiàng)內(nèi)容都需要按照制度體系的要求進(jìn)行，保證檔案收集及歸檔工作的有序進(jìn)行。

（二）提升管理人員的素質(zhì)

針對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)差的情況，需要根據(jù)實(shí)際情況，提升檔案管理管理（刪除）人員的綜合素質(zhì)。管理人員的綜合素質(zhì)會(huì)直接影響學(xué)校檔案規(guī)范化管理程序。因此需要針對(duì)實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先學(xué)校需要積極引進(jìn)高素質(zhì)管理人才，通過(guò)制度改革，建立完善的競(jìng)爭(zhēng)管理機(jī)制，應(yīng)用優(yōu)勝劣汰的管理方式，提升工作人員的責(zé)任心。其次需要建立健全現(xiàn)有的人事制度，安排不同的管理人員擔(dān)任不同的職位，克服工作中存在的問(wèn)題，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。在管理人員進(jìn)入工作崗位之前，需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓工作人員掌握相關(guān)管理要點(diǎn)，在工作中明確管理重點(diǎn)，提升自身工作責(zé)任感，增強(qiáng)檔案部門管理工作的縝密性[5]。

（三）明確檔案收集范圍

針對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，需要從管理實(shí)際出發(fā)，明確檔案的收集及管理范圍，發(fā)揮檔案管理的實(shí)踐作用。首先需要按照科學(xué)分類的原則，對(duì)信息類檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入的形式進(jìn)行收集，對(duì)音頻及視頻類檔案需要進(jìn)行刻錄的形式進(jìn)行收集整理。文書(shū)檔案主要是是指學(xué)校行政管理方面的材料，包含的內(nèi)容比較豐富，涵蓋面廣，因此需要在實(shí)踐中明確收集范圍，便于統(tǒng)一進(jìn)行管理。其次需要注重教學(xué)檔案的管理，明確不同科目的教案要求，保證教學(xué)檔案的真實(shí)性、完整性，由于教學(xué)檔案關(guān)系到教學(xué)活動(dòng)的有效性和真實(shí)性，在教學(xué)活動(dòng)中有重要的影響?？萍紮n案是指學(xué)?；?xiàng)目涉及到的教學(xué)設(shè)備、儀器及科研成果，檔案管理中涉及到錦旗、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等物品，需要對(duì)其進(jìn)行歸檔整理。

（四）進(jìn)行信息化管理

規(guī)范化管理是以制度為管理基礎(chǔ)，為了滿足學(xué)校檔案管理規(guī)范化的發(fā)展需求，需要以信息化管理技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前檔案信息資源開(kāi)發(fā)與建設(shè)受到越來(lái)越多人的重視，由于學(xué)校檔案內(nèi)容比較豐富，需要以信息技術(shù)為發(fā)展依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)管理。學(xué)校需要引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，對(duì)冗雜的檔案資料進(jìn)行有序管理。在信息技術(shù)的帶動(dòng)下，可自動(dòng)對(duì)所有資料進(jìn)行歸納整理，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化水平。檔案管理人員需要對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的控制，及時(shí)準(zhǔn)確的提供信息，最大限度的運(yùn)用信息，為學(xué)校教學(xué)及科研項(xiàng)目服務(wù)[6]。

四、學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的未來(lái)展望

在學(xué)校檔案工作管理中，需要對(duì)現(xiàn)有的管理體系進(jìn)行分析，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，保證檔案信息的技術(shù)化管理。以下將對(duì)學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的未來(lái)展望進(jìn)行分析。

（一）明確管理重點(diǎn)

基于當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，除了采取恰當(dāng)?shù)拇胧┙鉀Q問(wèn)題以外，需要學(xué)校給予更多的重視，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)，保證信息管理方式符合當(dāng)前管理需要，促進(jìn)檔案信息管理的有序進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)指導(dǎo)服務(wù)

基于當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)差、能力水平有限的情況，除了進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)以外，需要加強(qiáng)指導(dǎo)，主動(dòng)提供服務(wù)。按照固定的目標(biāo)考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的評(píng)定，其次需要依法管理，嚴(yán)格貫徹國(guó)家的相關(guān)法律體系，開(kāi)展檔案行政執(zhí)法檢查，保證學(xué)校檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和制度化管理[7]。

五、結(jié)束語(yǔ)

針對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題，需要從當(dāng)前管理情況入手，以規(guī)范化管理體系為目標(biāo)。管理人員需要從自身出發(fā)，增強(qiáng)自身工作責(zé)任感，在思想上有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，全力配合檔案管理工作的有效進(jìn)行。學(xué)校需要對(duì)檔案管理工作給予一定的重視，制定嚴(yán)格的制度管理體系，對(duì)所有的信息從收集、整理到歸檔整理階段都進(jìn)行嚴(yán)格的審核，保證檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化的方向進(jìn)行。

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