淺析會計電算化下的內(nèi)部控制

安文靜

[摘要]隨著信息化時代的發(fā)展和電算化的普及，會計電算化儼然已經(jīng)成為企業(yè)的重要部分，會計電算化的應(yīng)用不僅給使企業(yè)信息更加準(zhǔn)確化和可信化，而且大大提高了企業(yè)會計部門的工作效率。同時會計電算化給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，本文以此為出發(fā)點，分析會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制的變化以及影響，并指出應(yīng)采取的內(nèi)部控制的措施，旨在提高企業(yè)經(jīng)營的效率，保證企業(yè)信息的安全并創(chuàng)造更大的收益。

[關(guān)鍵詞]會計電算化；內(nèi)部控制；影響；措施

[中圖分類號]F275[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）26-0124-02

隨著信息化時代的發(fā)展，企業(yè)逐漸建立起會計電算化系統(tǒng)，會計核算工作由傳統(tǒng)的手工核算轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C核算，因此，會計數(shù)據(jù)存儲形式、會計崗位分工、核算過程和方法等都產(chǎn)生了較大的變化，傳統(tǒng)的手工記賬已經(jīng)不復(fù)存在，取而代之的是原始數(shù)據(jù)的錄入并由計算機系統(tǒng)自動產(chǎn)生憑證、賬簿以及財務(wù)報告和各種分析結(jié)果。在這個電算化過程中，企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)也面臨新的挑戰(zhàn)。

1會計電算化與內(nèi)部控制的含義

會計電算化是指利用計算機信息技術(shù)代替人工記賬、算賬、報賬，以及替代部分由人工完成的對會計信息的分析和判斷的過程。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展以及信息化時代的到來，會計電算化已被廣泛應(yīng)用。會計電算化不僅提高了工作效率，有利于會計信息的及時性和準(zhǔn)確性，而且有助于企業(yè)管理層對會計信息進(jìn)行深入分析，作出正確的經(jīng)營決策。

內(nèi)部控制是為了合理保證財務(wù)報告的可靠性、經(jīng)營的效率和效果以及法律、法規(guī)的遵守，由企業(yè)管理層和其他人員設(shè)計和執(zhí)行的政策和程序。內(nèi)部控制的缺陷會影響企業(yè)的經(jīng)濟利益，嚴(yán)重的情況會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營失敗并最終鋌而走險、欺騙投資者和社會公眾。為了引導(dǎo)企業(yè)進(jìn)一步加強內(nèi)部控制，1999年修訂的《會計法》，第一次以法律的形式對建立健全內(nèi)部控制提出原則要求，隨后財政部發(fā)布了一系列規(guī)范及指導(dǎo)意見，以促進(jìn)制度規(guī)范。實踐證明，內(nèi)部控制在企業(yè)的經(jīng)營中越來越重要，它不僅是企業(yè)正常經(jīng)營的基礎(chǔ)，也是外部環(huán)境對企業(yè)的基本要求。

2會計電算化下內(nèi)部控制的變化

1內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了變化

由于會計電算化是一個人工和計算機共同工作的交互系統(tǒng)，相應(yīng)地，內(nèi)部控制的內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化。會計工作不僅包括原有的會計核算，還增加了計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、憑證復(fù)核、會計軟件及硬件的維護、系統(tǒng)管理與分析等業(yè)務(wù)。計算機的應(yīng)用與保護成為了內(nèi)部控制新的功能，所以要求內(nèi)部控制中不僅要保存原有的紙質(zhì)數(shù)據(jù)，還要保存好存儲在電子介質(zhì)中的數(shù)據(jù)及計算機程序。從而使內(nèi)部控制的內(nèi)容更加復(fù)雜，如系統(tǒng)的維護與操作控制、系統(tǒng)的安全控制、會計人員的分工管理控制和系統(tǒng)的輸入輸出控制等。

2內(nèi)部控制形式的改變

會計電算化的應(yīng)用，使會計工作的賬務(wù)處理、載體以及會計組織等方面發(fā)生了根本性的變化。在會計電算化系統(tǒng)中，只需手工輸入原始數(shù)據(jù)，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄、加工、會計報告的生成和查詢均由計算機自動生成，這種形式減輕了原手工做賬的工作量。原手工做賬的許多內(nèi)控措施，在電算化的普及之后，轉(zhuǎn)入到了計算機系統(tǒng)中了，如借貸的平衡校驗、發(fā)生額和余額的平衡檢查等。而如編制科目匯總表等形式的試算檢查也就沒有意義了。因此，電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制由人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯ず拖到y(tǒng)的共同控制。

3內(nèi)部控制的重點發(fā)生了改變

實行會計電算化之后，財務(wù)人員和計算機成為了會計核算工作的兩個重要組成部分，所以內(nèi)部控制不僅要關(guān)注財務(wù)人員的行為，還應(yīng)把重點放在將原始數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)。會計信息輸出、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間的連接控制、計算機軟件的安全控制幾個方面。

4改變了內(nèi)部控制的范圍

傳統(tǒng)手工記賬條件下內(nèi)部控制主要針對交易的處理。計算機技術(shù)的引入，給會計工作增加了新的內(nèi)容，同時也對內(nèi)部控制提出了新的要求。由于系統(tǒng)建立和運行的復(fù)雜性，內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴大，包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等，以及計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責(zé)任等。

3會計電算化下內(nèi)部控制存在的問題

〖BT（2+131系統(tǒng)內(nèi)崗位分工原則有所模糊，會計人員分工不明確，一身多職現(xiàn)象嚴(yán)重

傳統(tǒng)的手工會計是建立在不相容職務(wù)相分離和職責(zé)分工明確的基礎(chǔ)上。會計電算化被應(yīng)用后，部分職責(zé)被合并，導(dǎo)致有些不相容職位得不到分離。如有些會計人員既負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入與輸出，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報送，從而得不到制約，很有可能在未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的情況下對數(shù)據(jù)做出改動，影響企業(yè)未來發(fā)展。

〖BT（2+132數(shù)據(jù)的保密性、安全性受到威脅，信息存在失真狀況

在原手工記賬的條件下，會計信息被記載在紙質(zhì)介質(zhì)中，如有改動會留有痕跡，從而便于查證。但被存儲在電子介質(zhì)的數(shù)據(jù)，修改無痕跡，一些不法分子有可能利用非法手段進(jìn)入數(shù)據(jù)系統(tǒng)，進(jìn)行瀏覽、拷貝、修改等行為，企業(yè)的信息失真。而且，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)達(dá)也會威脅到數(shù)據(jù)的保密。除此之外，由于對計算機系統(tǒng)的依賴性很強，計算機硬件及軟件對會計數(shù)據(jù)的安全性起著十分重要的作用，系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵入，或者突然斷電，非常容易造成數(shù)據(jù)丟失。而會計人員對于計算機的專業(yè)知識了解較少，很難及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，致使會計信息出現(xiàn)失真狀況，造成企業(yè)的損失。

3會計人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平不高

財會人員雖然進(jìn)行了大量的電算化培訓(xùn)，但這些都是初級知識，上崗后，只能進(jìn)行一般的電算化操作，很難適應(yīng)日常維護、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作，不僅不能對計算機進(jìn)行日常的安全維護而且對計算機出現(xiàn)的一些故障，不能進(jìn)行處理，企業(yè)只能請計算機硬、軟件商家來人維修，這必定會增加企業(yè)管理成本，財會人員會計人員電算化水平亟待進(jìn)一步提高。

4會計電算化下的內(nèi)控制度建設(shè)

1充分發(fā)揮內(nèi)部審計的作用，完善內(nèi)部控制制度

內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，通過內(nèi)部審計，可以對企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行強化監(jiān)督，防止企業(yè)漏洞的出現(xiàn)。在會計電算化系統(tǒng)下，企業(yè)應(yīng)針對電算化的特點制定相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，定期審查電算化會計賬務(wù)處理是否正確、審查會計信息的真實性、審查會計人員職責(zé)的分工及履行狀況。

〖BT（2+142建立健全會計電算化下的人員職權(quán)分離制度，合理進(jìn)行人員分工，加強組織控制

會計電算化系統(tǒng)下，知識與功能的集中造成多名會計人員一身多職，很難像手工記賬時做到相應(yīng)職責(zé)明確分工。所以建立健全會計電算化系統(tǒng)下的人員職權(quán)分離制度，合理進(jìn)行人員分工，加強組織控制是十分重要的。人員的職權(quán)分離不僅包括原手工記賬下的職權(quán)分離，同時要增加電算化工作人員相應(yīng)的不相容職能的分離。組織控制是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，重新設(shè)計會計系統(tǒng)各部門之間和部門各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。

通過內(nèi)部職權(quán)分離制度與組織控制的相結(jié)合，改善會計電算化中會計人員身兼多職的現(xiàn)象，減少利用計算機系統(tǒng)和分工缺陷來舞弊犯罪的可能性。

〖BT（2+143增加對人員的培訓(xùn)，提高人員會計道德素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平

首先，企業(yè)在充分應(yīng)用了會計電算化系統(tǒng)時，也應(yīng)高度重視財務(wù)人員的培養(yǎng)。會計人員作為企業(yè)會計工作的重要主體，應(yīng)該熟練電算化工作的相應(yīng)部分，不僅要掌握企業(yè)賬務(wù)的要領(lǐng)，而且要具備專業(yè)的計算機技術(shù)。所以，企業(yè)應(yīng)該加大人員培訓(xùn)的力度，提高人員的計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練應(yīng)用計算機程序。

其次，會計人員的道德素質(zhì)也亟待提高。許多企業(yè)的會計人員不能認(rèn)識到道德素質(zhì)培養(yǎng)的重要性，從而有意或無意地做出影響企業(yè)形象及利益的事情。所以，企業(yè)也應(yīng)定時為會計人員做道德培訓(xùn)，積極提高會計人員職業(yè)道德。

〖BT（2+144注重網(wǎng)絡(luò)安全及系統(tǒng)安全的控制，保證電子存儲信息的安全

企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)作為企業(yè)的保密信息，安全性尤為重要。所以對于網(wǎng)絡(luò)安全及系統(tǒng)安全的控制，也就成為了內(nèi)部控制新的內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)該建立一套系統(tǒng)而嚴(yán)密的操作規(guī)程，對于數(shù)據(jù)的輸入以及輸出都應(yīng)保持相應(yīng)的控制與監(jiān)督，防止錯誤、重復(fù)或遺漏的操作。并且要定期定時對硬件及軟件進(jìn)行維護工作，即使檢查和維修，對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也要尤為注意系統(tǒng)防火墻的檢查，保證會計工作的網(wǎng)絡(luò)安全。

由于會計數(shù)據(jù)都存儲在電子介質(zhì)中，而電子介質(zhì)對于外界存放要求較高，所以企業(yè)也要制定特別的保護機制，保護電子介質(zhì)的安全，對電子會計信息的修改、備份要經(jīng)過嚴(yán)格的審查制度。

總之，內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營管理水平的一個重要標(biāo)志，良好的內(nèi)部控制制度有助于保證企業(yè)會計信息的真實可靠以及企業(yè)資產(chǎn)的安全性。在電算化日益普及的現(xiàn)狀下，適應(yīng)會計電算化的內(nèi)部控制制度的建立是公司治理必不可少的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)內(nèi)部控制的到位才能更好地保證企業(yè)經(jīng)濟利益的實現(xiàn)。

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