淺談電子檔案管理

曹紅翠

摘要：長(zhǎng)期以來，檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案為對(duì)象，而電子檔案在載體，信息存儲(chǔ)形式及處理利用等方面與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因此，探討電子檔案的特殊性以尋求合適的管理方法，對(duì)未來的檔案工作無疑是有益的。從電子檔案的種種特性出發(fā)，探討其對(duì)檔案利用的影響，并介紹了電子檔案的查詢與利用。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;檔案特性;存儲(chǔ)方式

引言

——檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展有較大的作用，有助于提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率。電子管理已成為檔案管理工作的重點(diǎn)，它不僅反映了企業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)的全過程，更是衡量企業(yè)效益與管理水平的重要尺度。

1、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

—?—?電子檔案是以磁盤（帶）、光盤、活動(dòng)硬盤等磁性材料為實(shí)體保管單位的，不同于紙質(zhì)檔案是以案卷為最小保管單位，因此電子檔案的編號(hào)中沒有案卷號(hào)，只需有全宗號(hào)、盤（帶）號(hào)、文件號(hào)。盤（帶）號(hào)即按內(nèi)容主題和在庫房中的排列順序?yàn)榇疟P（帶）、光盤、活動(dòng)硬盤等編的順序號(hào)。這樣，紙質(zhì)檔案管理工作中有關(guān)案卷的工作內(nèi)容如組卷、卷內(nèi)文件排列、案卷目錄等在電子檔案工作中都可省去，而由于無案卷號(hào)和卷內(nèi)頁號(hào)，使電子檔案的編號(hào)也更為簡(jiǎn)潔明了。

—?—?磁性載體信息容量大，體積小，便于庫房管理。磁盤（帶）、光盤等與紙質(zhì)載體相比，最大的優(yōu)點(diǎn)就是信息存儲(chǔ)量大，體積小。原來排一長(zhǎng)架的紙質(zhì)檔案的內(nèi)容可能一張光盤就容納了。這樣，管理電子檔案所需庫房面積和排架長(zhǎng)度與紙質(zhì)檔案相比將大幅縮小，從而可以大幅度節(jié)省空間，并能節(jié)省大量人力和物力，庫房緊張將不再是檔案管理中的主要矛盾。

—?—?磁性介質(zhì)具有不穩(wěn)定性，且壽命短。電子檔案的載體雖有許多優(yōu)點(diǎn)，但較紙質(zhì)介質(zhì)脆弱，容易受環(huán)境影響，并且壽命一般不會(huì)超過20年。這就使電子檔案在保管條件上有特別的要求：電子檔案必須存放在專用庫房中，對(duì)室內(nèi)溫濕度要嚴(yán)格控制，還要有防塵、防火，特別是防磁場(chǎng).

這樣，庫房環(huán)境的造價(jià)可能要高些，但紙質(zhì)檔案保管中的裱糊、殺蟲等工作內(nèi)容則可省去。另外，由于磁性介質(zhì)壽命極限短，而且經(jīng)常有意外損壞現(xiàn)象，所以電子檔案必須定期備份，這是不同于紙質(zhì)檔案的特殊工作內(nèi)容，而且十分重要。

2、電子檔案的本質(zhì)特性及對(duì)檔案管理工作的深遠(yuǎn)影響

—?—?無原件性。電子檔案沒有草稿、手跡，也不象紙質(zhì)檔案有字跡材料及字跡等方面的特征，可以據(jù)此判斷其是否原件。由于沒有這些外在特征，因而電子檔案原始性不易被認(rèn)定，也在一定程度上削弱了其法律憑證價(jià)值。而檔案的最基本內(nèi)涵就是它的原始憑證價(jià)值，因此電子檔案的出現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)的檔案理論形成了新的挑戰(zhàn)。但無原件性也使檔案的利用、保護(hù)擺脫了原件的束縛，因?yàn)橹灰獩]有人為的改動(dòng)，正本與副本沒有任何差別。

3、電子計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對(duì)電子檔案信息處理帶來的改變。

——首先，鑒定工作完全變成機(jī)上操作，即在機(jī)上調(diào)閱、審讀檔案，標(biāo)注保管期限，并用刪除指令刪除需銷毀的檔案，這樣鑒定和銷毀工作變得十分輕松，不用像紙質(zhì)檔案鑒定那樣大動(dòng)干戈地去搬動(dòng)一卷卷的案卷。

——其次，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編目，?自動(dòng)檢索，這也是信息處理自動(dòng)化的重要標(biāo)志。傳統(tǒng)檔案工作中為達(dá)到查找利用目的，必須對(duì)檔案層層編目，制作檢索卡，利用手工檢索，但檢索速度慢，且準(zhǔn)備工作量大。電子檔案則可實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索，而且可借助數(shù)據(jù)庫管理程序，對(duì)檔案內(nèi)容任意整序、分類、排列、索引，甚至可以實(shí)現(xiàn)定位查找。這樣，繁瑣的編目工作不再是查找利用的前提，即使需要編目，也比較簡(jiǎn)單易行。

4、電子檔案信息的易控性和可共享性對(duì)提供利用電子檔案的新要求電子檔案信息具有易控性和可共享性。

——信息的易控性，指電子檔案信息容易被修改、復(fù)制、刪除和銷毀，而且不像紙質(zhì)檔案有跡可查。因此，要充分利用計(jì)算機(jī)的限讀功能、反刪除、反復(fù)制、反銷毀功能，防止檔案泄密，也再一次說明了備份制度的重要性。信息的可共享性，指電子檔案可通過局域網(wǎng)絡(luò)多終端、多用戶提供利用。

5、電子檔案的查詢與利用

——隨著辦公自動(dòng)化及標(biāo)準(zhǔn)化，檔案資料借閱可直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦理，使檔案工作者從傳統(tǒng)的手工抄寫及人工查詢中解脫出來。目前我公司檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室各個(gè)部門，查找檢索非常古老費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)空間很大，并且維護(hù)起來也不容易。

6、結(jié)語

——在網(wǎng)絡(luò)和信息時(shí)代，各企業(yè)，設(shè)計(jì)文件電子化檔案管理必將對(duì)提高質(zhì)量、縮短時(shí)間、促進(jìn)國(guó)內(nèi)外交流、增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力起到重要作用。文件電子化檔案管理其應(yīng)用前景十分廣闊，也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的重大改革，對(duì)保存檔案的最終目的即查閱利用檔案提供最佳的解決方案。