林業(yè)科研電子檔案的管理及利用探討

李蔚

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化的廣泛應(yīng)用，由此形成的大量電子文件成為了檔案管理的重要對象。各級林業(yè)科研單位，許多重要科研文件及相關(guān)材料在計算機上產(chǎn)生、運行，這些科研電子文件的歸檔、保存、管理、利用等工作已經(jīng)成為單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。因此，如何做好電子檔案工作已成為林業(yè)檔案工作者的新課題。本文根據(jù)林業(yè)科研電子檔案的特點，結(jié)合本單位實際，闡述了林業(yè)科研電子檔案管理步驟和利用方法，并就加強林業(yè)科研電子檔案管理和利用工作提供了參考建議。

關(guān)鍵詞：林業(yè)科研；電子檔案；管理；利用

中圖分類號：G275.6文獻標識碼：A文章編號：1004-3020（2014）04-0068-04

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化的廣泛應(yīng)用，由此形成的大量電子文件成為了檔案管理的重要對象。各級林業(yè)科研單位，許多重要科研文件及相關(guān)材料在計算機上產(chǎn)生、運行，這些科研電子文件的歸檔、保存、管理、利用等工作已經(jīng)成為林業(yè)科研單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。如何管理、利用好林業(yè)科研電子檔案資源，不斷促進林業(yè)科學(xué)研究的深入開展，提高林業(yè)科研成果轉(zhuǎn)化率，推動林業(yè)事業(yè)的全面發(fā)展，成為林業(yè)檔案工作者面臨的新課題。

1林業(yè)科研電子檔案的含義與特點

1.1含義

林業(yè)科研電子檔案是指在林業(yè)科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件以及與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。

1.2特點

電子檔案的生成形式、儲存載體和讀取方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著根本的區(qū)別，主要具有以下特點：

（1）檔案信息的非直讀性：存貯在各種載體上的電子文件是以數(shù)字編碼序列的形式存在的，只有借助計算機進行解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識讀的記錄。

（2）對計算機系統(tǒng)的依賴性：離開計算機的操作系統(tǒng)和相應(yīng)的應(yīng)用軟件，我們就無法對電子文件進行讀取和管理，這就決定了電子檔案對相應(yīng)計算機系統(tǒng)軟硬件及其設(shè)備的依賴性。

（3） 信息與載體的可分離性：電子檔案信息內(nèi)容存儲的位置可以從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體，并通過計算機網(wǎng)絡(luò)可以快速地傳給遠方。

（4）信息存儲的高密度性：與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案單位面積存儲量要大得多，例如一張容量600～4000MB的光盤，可存35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息。

（5）多種信息媒體的集成性：電子檔案信息具有文字、圖形、聲音、影像等多種媒體形式，可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多方位的組合。

（6）信息的可操作性：可以更方便快速的對檔案信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)制等，更好地滿足利用者的各種需求。

（7）不穩(wěn)定性：電子文件信息與載體的可分離性，造成信息的易修改和易復(fù)制，因此電子檔案具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素，其原始性、真實性、完整性和安全性方面，都更難以保證。

2林業(yè)科研電子檔案的收集與歸檔

2.1收集與歸檔要求

林業(yè)科研電子文件由形成單位（部門或課題組）或科研管理部門及時收集，按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上，定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。為保證文件的原始性和真實性，電子檔案的收集歸檔工作必須借助紙質(zhì)文件收集工作經(jīng)驗，按照文件運行規(guī)律，從文件形成之時起，采取多種措施，對電子文件收集積累管理利用實行全過程管理，從而保護電子文件安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。

2.2歸檔范圍

電子文件在收集歸檔過程中應(yīng)結(jié)合本單位對紙質(zhì)檔案的收集范圍，凡紙質(zhì)文件應(yīng)歸檔的，其相應(yīng)的電子文件也應(yīng)歸檔；具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應(yīng)當轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件同時歸檔。以湖北省林業(yè)科學(xué)研究院為例，林業(yè)科研電子檔案歸檔范圍主要有以下幾類：

（1）研究準備階段：包括調(diào)研報告，可行性研究報告，課題論證報告，科研課題經(jīng)費申請報告及批件，任務(wù)書、協(xié)議書、合同、委托任務(wù)書，會議紀要及重要來住文函，科研課題研究計劃，課題計劃調(diào)整或者課題撤銷文件，實驗試驗方案，設(shè)計方案，調(diào)查考察方案。

（2）研究試驗階段：包括試驗任務(wù)書，試驗大綱，實驗、試驗、測驗的重要原始記錄、整理記錄及報告，觀測、探測、觀察、野外調(diào)查、考察的重要記錄和整理記錄及綜合分析報告，計算文件，計算機軟件，檢驗文件，理論分析，設(shè)計文件及圖樣，工藝文件，課題階段總結(jié)。

（3）總結(jié)鑒定驗收階段：包括課題工作總結(jié)、研究報告，論文、專著，科研課題經(jīng)費決算，科研課題成果驗收、鑒定及評審文件。

（4）成果獎勵申報階段：包括科技成果申報表及附件，科技成果獎勵申報與審批文件，獲獎憑證、專利文件。

（5）推廣應(yīng)用階段：包括推廣應(yīng)用方案，技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，國內(nèi)外同行評價及用戶反饋意見，成果宣傳報道文件。

（6）與各階段有關(guān)的文件：包括專業(yè)會議文件、樣品目錄、數(shù)碼照片、視頻、音頻文件等。

3林業(yè)科研電子檔案的移交與保管

3.1移交要求

文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。檢驗內(nèi)容包括載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。對檢驗不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次對其進行檢驗。

3.2移交手續(xù)

檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、驗收檢驗登記表》中“移交光盤描述”、“移交內(nèi)容和數(shù)量”以及“檢驗項目完成情況”等內(nèi)容的填寫，交接雙方簽字、蓋章。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案部門自存。

3.3保管要求

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦；劃、觸摸記錄涂層。

（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

（3）存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

（4）環(huán)境溫度選定范圍：17～20℃；相對濕度選定范圍：35%～45%。

歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。

4林業(yè)科研電子檔案的利用

4.1利用方法

（1） 直接利用電子檔案：用戶可通過檔案管理部門的計算機檔案信息系統(tǒng)，直接查詢利用相關(guān)電子檔案。這種方法的效果取決于檔案管理部門計算機檔案信息系統(tǒng)可供直接利用檔案信息資源的多少。但可以根據(jù)用戶的需求及時將相關(guān)的電子檔案加載提供利用。

（2）提供復(fù)制件：檔案管理部門可向利用者提供電子檔案的復(fù)制件，所用載體應(yīng)隨不同利用對象分別提供。

（3）采用通信傳輸手段利用：即通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞電子檔案提供利用，這種方法更為方便快捷，而且利用者不需要獲得和保管電子檔案的復(fù)制件。

4.2利用中的安全管理

電子檔案利用的安全與保密，比紙質(zhì)檔案更加難以控制。因此應(yīng)特別注意利用方法應(yīng)視用戶的情況而定，不能無原則地向所有用戶提供全部的利用方法。要依據(jù)科研電子檔案的密級，進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用復(fù)制的方式提供利用，對于提供利用的復(fù)制件制作，必須在有效控制下進行。采用通信傳輸或直接利用等利用方法，必須對內(nèi)容信息進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期更換。無論采取何種利用方式，都應(yīng)對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并進行相關(guān)記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。

5湖北省林業(yè)科研電子檔案管理和利用現(xiàn)狀

5.1規(guī)范管理有待加強

目前，林業(yè)科研單位多是將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，紙質(zhì)檔案的收集、保管、利用等工作仍然是檔案工作的重點。但隨著電子檔案的出現(xiàn)、發(fā)展和普及，科研檔案陸續(xù)以代碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依靠計算機和各類軟件來管理。但與紙質(zhì)檔案管理工作相比，林業(yè)科研電子檔案的管理和利用還只是剛剛起步，屬初級階段。加之由于歷史客觀原因，林業(yè)科研單位的科技檔案建設(shè)依然存在重看門守攤，輕開發(fā)利用；重業(yè)務(wù)發(fā)展，輕檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)等問題，沒有形成相應(yīng)的本行業(yè)關(guān)于電子檔案的原始性、真實性鑒定以及相關(guān)管理的規(guī)范或業(yè)務(wù)標準，科研電子檔案應(yīng)有的作用尚未得到充分發(fā)揮。

5.2管理手段有待提升

由于電子檔案管理尚未完全實現(xiàn)制度化、規(guī)范化和標準化，多數(shù)林業(yè)科研單位的電子檔案沒有實行統(tǒng)一管理，電子文件、視聽資料等不以紙張為載體的檔案信息大多散存于各形成部門甚至個人手中，管理比較混亂。檔案利用方式仍然以查閱紙質(zhì)檔案為主，基本上還處于傳統(tǒng)的手工操作階段，工作效率低，檔案查全率和查準率難以保證。在人工管理檔案的環(huán)境下，庫存檔案的頻繁使用和查閱使原始文件加速損耗，甚至發(fā)生部分原件丟失的情況。同時，傳統(tǒng)檔案管理方式占用了檔案管理人員的大部分時間，使得他們不能把精力集中到檔案編研和檔案信息資源的開發(fā)上來，造成檔案資源沉睡于庫房中，科研檔案作用得不到充分發(fā)揮。面對檔案發(fā)展的特點和趨勢，以及新形勢下對檔案信息利用服務(wù)的快捷高效、準確及時、全面系統(tǒng)的需要，林業(yè)科研單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)和滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需要，實現(xiàn)林業(yè)科研檔案管理現(xiàn)代化已成必然趨勢。

5.3檔案管理人員素質(zhì)有待提高

林業(yè)科研單位的專業(yè)性質(zhì)和檔案管理工作的特點，決定了林業(yè)科研單位檔案管理人員除了要具備檔案專業(yè)知識和管理技能，還應(yīng)掌握林業(yè)專業(yè)知識。隨著時代的發(fā)展進步，非紙質(zhì)介質(zhì)科技檔案的大量涌現(xiàn)和計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，還需要檔案管理人員具備計算機應(yīng)用知識；同時，隨著知識經(jīng)濟時代的來臨和我國加入WTO實際，也需要檔案管理人員具備一定的外語、法律、知識產(chǎn)權(quán)保護等方面的知識。因此，檔案管理人員要通過拓展知識面，不斷優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)來提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，以適應(yīng)林業(yè)科技檔案現(xiàn)代化管理的需要。

5.4開發(fā)利用有待完善

盡管近年來我省林業(yè)科技檔案開發(fā)利用工作取得了一定的成效，但受“重藏輕用，秘而不宣”等傳統(tǒng)意識的影響，大部分檔案工作者尤其是基層檔案管理人員的工作重心仍是圍繞如何保管好所藏的檔案，停留在“你要我查，你用我取”的被動式服務(wù)階段，而讓這些檔案資源為社會服務(wù)的主動意識不夠。加之傳統(tǒng)的管理方法缺乏科學(xué)手段，只重視對檔案載體的管理，忽略了對檔案信息的揭示，運用檢索工具單一，制約了檔案信息資源的充分開發(fā)和利用。

6關(guān)于加強林業(yè)科研電子檔案管理和利用的建議

6.1加強電子檔案管理標準化建設(shè)

電子檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要組成部分，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更是完全依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范。實現(xiàn)林業(yè)科研檔案管理現(xiàn)代化，需要通過制定和貫徹相應(yīng)的標準、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有統(tǒng)一的科學(xué)準則和依據(jù)，保證各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在林業(yè)科研電子檔案的管理中得到最佳利用。

6.2加快檔案管理信息化建設(shè)

以常用管理軟件為平臺，構(gòu)建計算機檔案信息管理系統(tǒng)，革新科研檔案管理方式和管理內(nèi)容。將檔案管理人員從傳統(tǒng)管理方式下繁瑣的人工操作中解放出來，用更加高效的方式推進電子檔案管理，提升管理質(zhì)量。利用單位局域網(wǎng)把傳統(tǒng)的與現(xiàn)代化的檔案信息傳播技術(shù)手段和方法結(jié)合起來，使林業(yè)科研電子檔案信息資源的開發(fā)利用工作跟上時代發(fā)展的步伐。

6.3加強培訓(xùn)交流，提高綜合素質(zhì)

抓好檔案管理人員崗前培訓(xùn)，讓新上崗人員過好理論知識學(xué)習關(guān)和任職實踐關(guān)；通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式及時更新完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高綜合業(yè)務(wù)能力；檔案管理人員要提高對電子檔案重要性的認識，轉(zhuǎn)變思維方式，更新觀念，逐步擺脫以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式。要注重加強檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流，學(xué)習借鑒先進單位的電子檔案管理經(jīng)驗，相互取長補短，共同提高。

6.4深化電子檔案信息資源開發(fā)利用

樹立新的檔案信息資源開發(fā)理念，在做好日常檔案收集、整理、歸檔和實體保管工作的基礎(chǔ)上，對科研電子檔案內(nèi)容進行主動的挖掘、分析、研究、篩選、整理、加工，逐步開展林業(yè)科技檔案信息資源有效配置和合理共享建設(shè)。在保證本單位、本部門的工作查考外，轉(zhuǎn)向主動為領(lǐng)導(dǎo)決策，為各項管理工作和國家林業(yè)建設(shè)提供服務(wù)，開創(chuàng)林業(yè)科技檔案現(xiàn)代化管理工作新局面。

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（責任編輯：唐 嵐）