當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策探析

盧云豐

[摘 要] 隨著教育體制改革的深入和對(duì)高校管理工作要求的進(jìn)一步提高，學(xué)校檔案管理工作作為內(nèi)部管理的基礎(chǔ)性工作，在學(xué)校教學(xué)、科研、人事管理等方面發(fā)揮著重要作用。加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視力度，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，是目前學(xué)校改革發(fā)展中需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)目前高校檔案管理中存在問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了加強(qiáng)檔案管理工作的策略。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理； 問(wèn)題； 對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 066

[中圖分類號(hào)] G472.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）05- 0114- 01

1 前 言

學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的載體，是開展教育活動(dòng)、學(xué)校管理、教育科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估的重要資料，充分反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，是展示學(xué)校形象、提煉學(xué)校特色的重要依據(jù)。因此，做好學(xué)校檔案管理工作不僅是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要準(zhǔn)則，而且能夠通過(guò)開發(fā)利用檔案資料，推進(jìn)學(xué)校的教學(xué)科研發(fā)展，是新形勢(shì)下適應(yīng)學(xué)校發(fā)展和加強(qiáng)學(xué)校管理的必然舉措。

2 當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，硬件設(shè)施不符合要求

部分學(xué)校只將重點(diǎn)放在招生、教學(xué)和科研工作上，而對(duì)檔案管理這類基礎(chǔ)性工作不夠重視，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要性，在檔案的管理和資金投入上嚴(yán)重不足，部分學(xué)校沒(méi)有專門的檔案儲(chǔ)存室和檔案管理人員，檔案柜等硬件設(shè)施嚴(yán)重不足或嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)，檔案資料容易受到火災(zāi)、盜竊、發(fā)霉、鼠患等因素的威脅，造成檔案的破損和丟失。

2.2 檔案管理力量薄弱，管理制度不健全，管理手段落后

部分學(xué)校對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有明確的制度規(guī)范和責(zé)任體系，在管理過(guò)程中隨意性較大，全校教職員工對(duì)檔案資料不能主動(dòng)收集和移交，容易出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、檔案不齊全等現(xiàn)象。同時(shí)，部分學(xué)校檔案管理手段落后，在檔案管理工作中仍采用傳統(tǒng)手工作業(yè)，不僅工作量繁重，效率低下，且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，工作質(zhì)量不高，信息化建設(shè)仍比較薄弱。

2.3 檔案管理人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

部分學(xué)校沒(méi)有設(shè)置專職的檔案管理崗位，管理人員大多由辦公室工作人員兼職，且大部分沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)，工作態(tài)度不夠認(rèn)真。同時(shí)，由于檔案管理人員較為雜亂，在離崗或工作調(diào)動(dòng)時(shí)沒(méi)有做好交接工作，容易造成檔案的遺失。

3 提高學(xué)校檔案管理工作效率與質(zhì)量的策略探討

3.1 全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從制度上和硬件設(shè)施上加強(qiáng)檔案管理工作

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，一方面要建立健全檔案管理制度，完善檔案管理機(jī)制，使檔案管理符合國(guó)家要求，同時(shí)要實(shí)行崗位責(zé)任制，建立專門的檔案管理小組，將每一個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任都落實(shí)到個(gè)人，提高檔案管理人員的責(zé)任心和工作質(zhì)量；另一方面，要加大對(duì)檔案管理的資金投入，做好檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，配備專門的檔案管理室和檔案管理柜，做好防火、防盜、防潮、防蛀等工作，防止檔案丟失和損毀。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的信息化建設(shè)水平

首先，要做好檔案管理組織工作，以系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代科學(xué)理論為指導(dǎo)，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，通過(guò)科學(xué)化的管理方法、高效化的管理機(jī)構(gòu)、現(xiàn)代化的管理工作和標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序來(lái)促進(jìn)檔案管理組織的規(guī)范化；其次，要做好檔案管理技術(shù)工作，在檔案的記錄、整理、分類、存儲(chǔ)、查找、傳遞過(guò)程中充分運(yùn)用現(xiàn)代化的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、印刷技術(shù)、縮微技術(shù)和聲像技術(shù)等，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量；再次，要做好檔案資源信息管理工作，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)水平，將檔案資源和檔案管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和檔案信息資源的社會(huì)共享；最后，要做好檔案保護(hù)工作，除了用傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房進(jìn)行原始檔案資料的保存外，充分利用新型載體如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，運(yùn)用磁帶、磁盤和光盤等新型手段加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的選聘與培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)校應(yīng)注重對(duì)檔案管理人員的選聘與培訓(xùn)工作，要求檔案管理人員須檔案學(xué)、管理學(xué)等專業(yè)出身，擁有充足的專業(yè)知識(shí)，檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其熟練使用現(xiàn)代化管理設(shè)備與辦公工具，提高工作效率和工作質(zhì)量。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的道德教育，使其具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任意識(shí)，愛(ài)崗敬業(yè)，具備良好的服務(wù)意識(shí)，提高檔案管理水平。

4 結(jié) 論

綜上所述，隨著學(xué)校教育、教學(xué)和科研工作的不斷改革發(fā)展，作為記錄和承載學(xué)校歷史的檔案，能夠?yàn)閷W(xué)校各級(jí)檔案使用者提供充足完整的信息和方便快捷的查詢服務(wù)，在學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用。因此，做好學(xué)校檔案管理工作，是適應(yīng)新時(shí)期教育體制改革和學(xué)校健康持續(xù)發(fā)展需要的重要之舉，學(xué)校應(yīng)正視自身在檔案管理工作上的不足，查找原因所在，根據(jù)自身實(shí)際情況彌補(bǔ)在檔案管理工作中的不足。學(xué)校應(yīng)通過(guò)全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，從制度上和硬件設(shè)施上加強(qiáng)檔案管理工作；加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的信息化建設(shè)水平；加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的選聘與培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)等措施，切實(shí)做好學(xué)校檔案管理工作，從而更好地配合學(xué)校教學(xué)科研等工作，促進(jìn)學(xué)校更好更快發(fā)展。