淺談醫(yī)院人事檔案管理信息化

劉慧芳 李珂

[摘 要] 人事檔案是醫(yī)院人事安排、薪資調整和職稱評定等相關工作開展的主要依據(jù)，也是職工政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、個人經歷等內容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。隨著我國醫(yī)療水平的提高、人事制度改革的不斷深入及醫(yī)務人員的流動性持續(xù)加大，醫(yī)院人事檔案管理工作應與時俱進，實施檔案的信息化管理，使醫(yī)院檔案工作適應時代發(fā)展的需要。

[關鍵詞] 醫(yī)院； 信息化； 醫(yī)院； 人事檔案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 063

[中圖分類號] R197.3； G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0110- 01

隨著我國醫(yī)療事業(yè)水平的不斷提高，各級醫(yī)院的信息化建設進一步加強。醫(yī)院人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于醫(yī)院的管理和運行減少成本、提高效率。

1 過去醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1 管理手段落后

醫(yī)院的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調取、存放會耗費大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規(guī)模招聘、醫(yī)院人員集體簽訂勞動就業(yè)合同以及人事調動方面，容易出現(xiàn)錯誤和紕漏，而補救措施比較繁復，浪費檔案持有者和管理者的時間和精力。

1.2 材料的完整性與安全性無法保證

人事檔案的材料歷來是紙質的，即使要查閱一些很基礎的信息，也需從檔案保存庫中檢索、調取、審閱和轉入轉出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數(shù)越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進出檔案室，直接導致檔案保存庫很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至會引起火災等重大災難事件的發(fā)生。

1.3 檔案意識淡薄

現(xiàn)代社會，人才流動加速，人檔一體、檔隨人走的格局被打破。實際工作中，人事檔案里的信息很難被醫(yī)院管理者快速有效獲取。隨著時間流逝，往往連工作人員本人也對自己檔案里的內容感到印象模糊。因此，無論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對檔案的重視程度不夠，認為檔案并不能對實際工作起到作用。

1.4 人事科部分人員的業(yè)務水平較低

人事檔案管理需要高素質的人才隊伍，而醫(yī)院一般對醫(yī)務工作者的專業(yè)素養(yǎng)比較重視，卻往往忽視了對人事科人事檔案管理隊伍的技術培訓、業(yè)務水平提高以及責任感、使命感的培養(yǎng)，造成業(yè)務能力的不足。同時，人事科人事檔案管理人員需要相對固定，頻繁的變動也會造成業(yè)務處理能力下降。醫(yī)院是一個特殊的行業(yè)，對醫(yī)務工作者的思想品德、專業(yè)知識、業(yè)務能力等方面具有很高的要求。醫(yī)院在選拔學科帶頭人、技術骨干等人才的時候，會更看重該同志的專業(yè)技術能力及學科領域內的專長，在相關學術領域產生了什么樣的影響。而我們現(xiàn)在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。這就要求人事檔案管理人員掌握文件精神，積極準確收集歸檔材料并正確歸類，使個人檔案內容更加充實，有血有肉。

2 醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用

2.1 節(jié)約成本，提高效率

實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現(xiàn)的錯誤，即使出現(xiàn)錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統(tǒng)一，整齊一致。

2.2 利于保存，安全有保障

實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創(chuàng)立原始數(shù)據(jù)庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內環(huán)境的穩(wěn)定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

2.3 有效利用檔案信息

人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發(fā)展方向，同時方便醫(yī)院管理者對醫(yī)院人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進一步發(fā)展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進行。

2.4 促進檔案管理人員提高業(yè)務水平

檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業(yè)務水平提出了較高的要求。醫(yī)院人事科應定期舉辦培訓講座，提高管理人員的責任感，培養(yǎng)管理人員的電子計算機和網絡的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術的探求和學習能力。

3 人事檔案信息化的實施

3.1 建立詳實的數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息化建設最重要的部分在于建立詳實可信的數(shù)據(jù)庫，其中包含了員工的一切信息。檔案原件的掃描為數(shù)據(jù)的真實性提供了保證，電子檔案的建立則為檔案信息的簡便、高效查詢提供了途徑，同時也規(guī)范、統(tǒng)一了個人信息的頁面格式和采集哪些檔案信息。

3.2 建立醫(yī)院內部網的登錄查詢模塊

數(shù)據(jù)庫建立后，資料仍是封閉的，利用醫(yī)院內部網，建立登錄模塊即可有效查詢，并逐漸實現(xiàn)從HTML或Excel的結論信息化向過程網頁信息化轉型，為保證信息的規(guī)范、安全，還要制定科學的用戶權限管理制度，定期維護應用程序。

3.3 加強檔案管理者的信息安全意識

網絡安全是檔案信息化的管理重點，隨著計算機技術的快速發(fā)展，新型計算機病毒、用戶名及密碼破解器等黑客技術層出不窮，檔案管理人員需要時時防范，定時殺毒、備份重要數(shù)據(jù)，出現(xiàn)問題可及時恢復數(shù)據(jù)，使信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

3.4 硬件保障

要加強基礎設施建設，按時維護、升級硬件設備，減少硬件故障帶來的損失，確保資料的安全。

綜上，醫(yī)院人事檔案管理信息化是醫(yī)院發(fā)展的必由之路，人事檔案信息化建設在保障得力的情況下，將為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展、醫(yī)務人員的進步發(fā)揮重要作用。