裝備機關業(yè)務檔案數(shù)字化管理研究

傅鈺 汪正西

[摘 要] 數(shù)字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。本文分析了軍隊裝備機關業(yè)務檔案資料管理現(xiàn)狀，提出建設裝備機關數(shù)字化業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)，對系統(tǒng)的目標、功能及建設中的關鍵環(huán)節(jié)進行了分析。

[關鍵詞] 裝備機關； 檔案數(shù)字化； 信息系統(tǒng)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 檔案數(shù)字化及其發(fā)展現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術、掃描技術、數(shù)字成像技術、數(shù)據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網絡化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。

近年來，隨著我國基層檔案工作規(guī)范化的推進和社會信息化整體進程的加快，數(shù)字檔案室已成為城鎮(zhèn)、社區(qū)和機關單位檔案信息化建設的重要目標。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機關單位電子文件歸檔管理的試點工作[1]。在此基礎上，2011年初制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求“在試點基礎上推動機關電子文件管理工作，加強對在辦公區(qū)域相對集中機關事業(yè)單位建立‘文件（檔案）管理中心的指導”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機關數(shù)字檔案室試點工作的開展，在標準制定、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推廣、制度規(guī)范等方面取得了一定成績，為機關數(shù)字檔案室建設積累了寶貴經驗。

要實現(xiàn)機關數(shù)字檔案室的順利運行，對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化并對數(shù)字化檔案進行高效管理，最重要的解決方案即是構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)將開發(fā)先進的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強化檔案行政管理職能，可以更加規(guī)范、高效地管理檔案工作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)檔案收集、管理、提供利用、上報移交、年檢、業(yè)務指導及監(jiān)督指導等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監(jiān)督和指導的需求，使檔案管理現(xiàn)代化邁上新的臺階。

2 軍隊裝備機關業(yè)務檔案數(shù)字化管理的內涵

軍隊裝備機關業(yè)務檔案數(shù)字化管理，就是在部隊主管裝備工作的各級機關，改變以紙質資料形式存儲保管業(yè)務檔案資料的傳統(tǒng)方式，采用先進的信息技術，借鑒和運用檔案數(shù)字化管理理論及先進方法，開發(fā)建設裝備機關數(shù)字化業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)，將部隊各級裝備機關日常業(yè)務工作及各專項活動中形成和積累的各種計劃、方案、批示、報告、規(guī)章制度、法規(guī)標準、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進行采集、歸類、整理、維護，實現(xiàn)裝備機關各種業(yè)務檔案資料數(shù)字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務。通過數(shù)字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，可解決裝備保障業(yè)務工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。

3 裝備機關業(yè)務資料管理現(xiàn)狀及問題

軍隊各級裝備機關負責本級部隊軍事裝備建設與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復雜、數(shù)量龐大的工作資料。從內容上講，包括年度業(yè)務工作文件、專項活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發(fā)展，是裝備保障業(yè)務工作的成果積累，對裝備保障的建設發(fā)展具有重要作用，應給予安全存儲和有效利用。

目前，裝備機關文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統(tǒng)的以實物形式保存，手工立卷加紙質目錄的檔案管理方式在裝備保障系統(tǒng)普遍存在。實物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業(yè)務信息系統(tǒng)中分別生成和保存。部分業(yè)務信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲于不同業(yè)務信息系統(tǒng)中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運用。

應用數(shù)據庫技術，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。

4 裝備機關數(shù)字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)建設目標

裝備機關數(shù)字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)的建設目標，是采用先進的計算機技術建設基于數(shù)據庫的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作檔案資料進行集中管理，實現(xiàn)電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統(tǒng)應具有高可靠性和安全性，適應海量存儲需求，易于管理和維護，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務，以利于其他業(yè)務系統(tǒng)的調用，與相關業(yè)務系統(tǒng)緊密耦合，使得業(yè)務數(shù)據能自動歸檔到系統(tǒng)中，提高工作效率。

5 裝備機關數(shù)字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

裝備機關數(shù)字化業(yè)務檔案管理系統(tǒng)包含兩大部分：檔案資料數(shù)據庫和檔案資料檢索維護系統(tǒng)。

5.1 檔案資料數(shù)據庫

裝備保障檔案資料數(shù)據庫是以特定方式組織起來的文檔資料數(shù)據集合。裝備保障檔案資料數(shù)據庫由目錄數(shù)據庫、業(yè)務資料數(shù)據庫、文檔資料數(shù)據庫、多媒體資料數(shù)據庫組成。

（1） 目錄數(shù)據庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存形成的數(shù)據集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內容，錄入計算機，形成機檢目錄，以備查詢利用。

（2） 業(yè)務資料數(shù)據庫：是裝備保障業(yè)務數(shù)字資源的數(shù)據集合。具體地講就是借助數(shù)字設備及第三方軟件將以紙質等載體形式存在的、需要存檔的重要業(yè)務文件轉化為可用計算機等數(shù)字設備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應文檔資料、訓練工作文檔資料、科研學術項目情況及文檔資料、經費管理文檔資料、專項重大活動文檔資料等。

（3） 文檔資料數(shù)據庫：具體包括已經頒布實施的裝備保障系統(tǒng)相關行政法規(guī)、規(guī)章制度、標準規(guī)范等的數(shù)字化文檔。

（4） 多媒體資料數(shù)據庫：業(yè)務工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數(shù)據集合。

5.2 裝備保障檔案資料檢索維護系統(tǒng)

（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進行裝備保障檔案資料數(shù)字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。

（2） 數(shù)字檔案錄入功能。系統(tǒng)能對文檔、圖片、音頻和視頻等內容進行錄入、上傳。在錄入時可設立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。

（3） 數(shù)字檔案檢索功能。可以基于資料文件名、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄和關鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準確定位所需文檔。支持聯(lián)網遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，工作人員需要訪問調閱某些文件時，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復傳輸及復印，節(jié)約了成本。

（4） 統(tǒng)計功能。主要根據發(fā)文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統(tǒng)計。

（5） 用戶級權限管理功能。系統(tǒng)應能夠創(chuàng)建用戶，并根據用戶的不同等級，實現(xiàn)對訪問各類檔案數(shù)據的授權和管理，并確保用戶不能越權訪問數(shù)據。

（6） 系統(tǒng)管理功能。主要功能包括：系統(tǒng)數(shù)據的備份、查詢用戶登錄系統(tǒng)情況等。系統(tǒng)管理功能的使用者是系統(tǒng)管理人員。

（7） 系統(tǒng)幫助功能。一是系統(tǒng)操作使用的電子教程，二是系統(tǒng)版本說明。

6 系統(tǒng)建設中的難點與關鍵問題

6.1 檔案文件的系統(tǒng)分類

工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業(yè)務資料，也有首長重要批示和講話、上級機關下發(fā)的各類文件及法規(guī)標準、行政規(guī)范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料?？傮w數(shù)量龐大，種類復雜，需要按照檔案電子化需求重新進行梳理分類，構建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎。

6.2 檔案存儲與檢索技術

一是要科學設計各類檔案資料的存儲方式和存儲結構，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進行存儲時，是將其轉換成圖片進行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進制文件，為了進行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內容進行描述，比如采用關鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進行描述，如何根據用戶輸入的查詢關鍵字進行文檔匹配，保證查全率和查準率，對查詢結果進行排序，保證系統(tǒng)的檢索速度等都是建設系統(tǒng)時需要研究的內容。

6.3 檔案資料數(shù)字化過程控制

將大量的檔案數(shù)字化，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好收藏文件情況的調查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數(shù)字化的科學規(guī)劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化是一項費時較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化過程要實施全程控制，要對文檔資料做全面的質量檢查，加強數(shù)據的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容：一是數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。二是數(shù)字化中的人員業(yè)務培訓。數(shù)字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務培訓不過關，直接導致返工，間接導致成本的增加，時間段的延長。三是數(shù)字化后的數(shù)據質量、圖像質量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描。

主要參考文獻

[1] 楊智勇，何宏甲. 基于“集成”內涵的機關數(shù)字檔案室建設研究[J]. 檔案學通訊，2012（6）.